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Étude du cas

Comment Sherpany assure une communication efficace pour le conseil d'administration d'EJOT

L'évolution des processus de gouvernance a encore accru l'importance du rôle du secrétaire général, qui veille à ce que le conseil d'administration reçoive un flux d'information efficace. Dans le monde d'aujourd'hui, où l'information est volatile et abondante, la direction doit toujours avoir accès à la version la plus récente de la documentation.

Anke Zinkann, secrétaire générale de la société allemande EJOT, organise les réunions du conseil d'administration et veille à ce que les documents nécessaires soient mis à la disposition des dirigeants de la société en temps voulu. Rendre disponibles tous les documents à temps est l'un des plus grands défis de sa fonction, nous a-t-elle confié.

Au fil des années, les documents du conseil sont devenus de plus en plus volumineux et ont exigé d'y consacrer plus de temps. Le défi était de gérer ce travail sans perdre trop de temps à imprimer ou à copier des documents. Afin de moderniser ses processus de gouvernance, EJOT devait trouver une solution de partage de fichiers facile, sûre et efficace. " Nous voulions nous assurer que les membres de notre conseil d'administration puissent accéder à la salle du conseil à tout moment, de n'importe où dans le monde ", a déclaré Zinkann.

Du papier au disque en passant par le portail de direction et du conseil d'administration de Sherpany

Dans le passé, EJOT a essayé plusieurs approches pour améliorer le processus des réunions du conseil. Il y a 15 ans, les documents étaient imprimés et placés dans des dossiers papier, puis envoyés aux administrateurs par la poste. Puis plus tard, les documents étaient stockés sur un disque que chaque membre devait consulter afin de récupérer les documents. Cependant, aucune de ces solutions n'était satisfaisante.

Le portail de direction et du conseil d'administration Sherpany a été recommandé par le président du conseil d'administration. Anke Zinkann nous a confié que les administrateurs ont rapidement appris à utiliser Sherpany, car il est très intuitif. Par le passé, d'autres solutions internes ont échoué, précisément en raison d'un manque de praticabilité. Sherpany est rapidement devenu l'outil de travail d'EJOT pour préparer les réunions du conseil et partager les dossiers de celui-ci.

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L'outil intuitif et sécurisé pour gérer les réunions de direction

Lorsqu'il s'agit d'évaluer le portail de direction et de conseil d'administration de Sherpany, le secrétaire général d'EJOT affirme qu'ils ont finalement trouvé l'outil intuitif et sécurisé qu'ils recherchaient. Il permet aux dirigeants d'étudier des rapports et des présentations à tout moment partout dans le monde. Sherpany est même devenu un canal de communication utile chez EJOT pour partager des informations sur des sujets plus larges avec les administrateurs.

Le temps où les membres du conseil d'administration recevaient leurs dossiers de réunion en retard parce qu'ils étaient envoyés par la poste, ainsi que tous les impacts négatifs liés à cela, est terminé. " Avec Sherpany, nous avons pu éviter ces problèmes ", explique Zinkann.

Pour le secrétaire général, la numérisation des réunions formelles a permis une communication " plus efficace et interactive "  entre les différentes parties prenantes. " Je vous recommande Sherpany ".

 

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" Je recommanderais certainement Sherpany "
Anke Zinkann, secrétaire générale d'EJOT

 

En observant de près l'avenir de la gouvernance d'entreprise, Mme Zinkann a un conseil pour ses pairs : " Les secrétaires d'entreprise devraient se tenir informés sur la numérisation et ses avantages. Cela les aidera à travailler de la manière la plus efficace possible. "

 


À propos de EJOT

Fondée en 1922, EJOT est l'un des leaders du marché de la technique de fixation. Actuellement, l'entreprise emploie plus de 3300 personnes dans ses 33 filiales et sert principalement les industries de la construction, de l'ingénierie, de l'automobile et de l'électronique grand public. Le siège social d'EJOT est situé à Bad Berleburg, en Allemagne.

Pour recevoir les commentaires d'EJOT concernant le portail de direction et de conseil d'administration de Sherpany, nous avons eu le plaisir de nous entretenir avec la secrétaire générale Anke Zinkann. Pour en savoir plus sur cette entreprise, visitez le website.

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Voici quelques exemples de ressources d'information :

  • Portails web et logiciels de gestion de réunion
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  • Gestion et conformité
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