Comment accèder aux documents du conseil d'administration de manière simple et sécurisée

Premier chimiste français, Arkema est un acteur majeur de la chimie mondiale et est une des sociétés françaises qui utilisent la solution Sherpany pour améliorer leurs réunions de direction. Avant la mise en place de la solution Sherpany en 2017, la société gérait toutes ses réunions du conseil d'administration de façon traditionnelle - soit en préparant, en mettant à jour et en distribuant à tous ses membres une pochette de documents au format papier. Qu'est-ce qui a changé et pourquoi ?

Les réunions de direction peuvent s'avérer être un véritable défi pour les dirigeants au quotidien. Ceci était une des principales problématiques d’Arkema, lorsqu’ils sont entrés en contact avec Sherpany. Pour Raphaëlle de Ruffi de Pontevès, secrétaire du conseil d'administration d’Arkema, le plus grand défi était d'assurer confidentialité et sécurité des documents des réunions du conseil d'administration et des comités . Elle devait s'assurer que ces derniers lui seraient remis en toute sécurité, ce qui l’amenait à devoir les recevoir en personne, et ce, de façon répétée.

Cette situation ne convenait pas non plus aux membres du conseil d’administration, qui avaient beaucoup de difficultés à consulter leurs documents en format papier, contenant jusqu'à 300 pages, à tout moment et en tout lieu.

Solution en interne vs Sherpany: pourquoi opter pour un SaaS?

Dans un premier temps, Arkema a opté pour une solution en interne qui permettait le stockage des documents du conseil d'administration, mais qui ne pouvait être utilisée qu'en ayant accès au wifi. Mais pour les dirigeants d'Arkema, souvent en voyage d'affaires, cela s’est avéré au final peu pratique.

Cette expérience a amené l'entreprise à considérer Sherpany - notre solution de gestion de réunions SaaS. Après une transition "en douceur et efficace" vers Sherpany, les administrateurs d'Arkema ont pu bénéficier d'un accès sécurisé à l'ensemble des documents numérisés du conseil dans n'importe quel environnement, permettant ainsi plus de flexibilité et un gain de temps considérable. Pour Arkema, Sherpany est aujourd'hui un outil de communication important pour la gestion des leurs informations confidentielles.

La secrétaire du conseil d'administration, Raphaëlle de Ruffi de Pontevès, utilise désormais le même logiciel pour programmer les réunions du conseil et des comités, ainsi que pour télécharger et mettre à jour tous les documents en quelques secondes. Avec l’adoption de la solution Sherpany, "Arkema a gagné en sécurité, confidentialité, temps et facilité d'utilisation", a déclaré Raphaëlle de Ruffi de Pontevès, qui considère cet outil comme une solution à forte valeur ajoutée pour les entreprises françaises.