Exemple d'ordre du jour de réunion : votre modèle vers la réussite

Les réunions improductives ne sont pas sans conséquences. De l'érosion du bien-être des collaborateurs à la limitation des performances organisationnelles, les résultats des réunions improductives se font sentir partout. Il n’y a pas de secret : le succès dépend de la préparation. Et à ce titre, l’élaboration d'un ordre du jour de réunion efficace est une étape clé dans la chasse aux mauvaises réunions.

Un ordre du jour de réunion est comme un plan d’une réunion. C’est ce document qui va diriger vos réunions et guider les discussions pour qu’elles restent sur la bonne voie. La bonne nouvelle ? Ce document est facile à créer. 

Nous avons d'ailleurs créé un modèle d'ordre du jour de réunion simple pour aider vos réunions à progresser. De même que toute équipe de construction a besoin d'un plan pour bâtir une maison, tout responsable de réunion a besoin d'un modèle d'ordre du jour pour optimiser ses réunions.

Dans cet article, nous explorons l'utilité d'un modèle d'ordre du jour de réunion, avant de vous expliquer comment en créer un pour vos réunions. Enfin, pour vous faire gagner du temps et de l'énergie, nous partageons avec vous un modèle d'ordre du jour de réunion gratuit pour que vous puissiez commencer dès aujourd'hui à suivre un plan de réunion directeur pour la réussite de vos réunions. 
 

Comment commencer la réunion? Les objectifs d’un exemple d’ordre du jour

Commencer la réunion avec un ordre du jour de réunion bien pensé fournit la structure que suivra une réunion. De la même manière qu'un plan directeur permet de maintenir le cap d'un projet de construction, un exemple d'ordre du jour de réunion décrit les phases d'une réunion et garantit qu'elle atteindra les objectifs souhaités.

Un exemple d'ordre du jour de réunion vous permet donc d'apporter de la cohérence dans la planification de vos réunions, et garantit également que les conditions nécessaires sont remplies avant la tenue d'une réunion. Après tout, la cohérence est un élément essentiel de la préparation des réunions. 

Une  étude de Forrester Consulting commanditée par Sherpany, intitulée "Business Performance In The Modern Era Hinges On Optimised Leadership Meetings", a révélé que cinq fois plus d'équipes de direction se réunissent aujourd'hui chaque semaine qu'avant la mise en place du COVID. Il est donc essentiel de disposer d'un modèle d'ordre du jour de réunion formel pour éviter que cette hausse du nombre de réunions n'entraîne une perte de temps supplémentaire pour les dirigeants. 

L'utilisation d'un exemple d'ordre du jour de réunion signifie également que le même processus sera suivi dans toute votre organisation, garantissant ainsi la cohérence et la synergie entre les différentes approches des équipes en matière de gestion des réunions.

Comment rédiger l'ordre du jour d'une réunion ?

Créer un exemple d’ordre du jour de réunion est un bon exercice. Cela vous force à réfléchir à votre propre approche de l’organisation des réunions, et à passer en revue les pratiques en cours dans votre entreprise. Un modèle d’ordre du jour de réunion doit mentionner trois éléments de base qui garantissent que vos participants savent quand assister à la réunion, combien de temps elle va durer et ce qu'elle va couvrir, qui sont les suivants : 

• La date, l'heure et le lieu de la réunion.
• Les participants qui sont invités et leur rôle à jouer dans la réunion.
• L'objectif général de la réunion et de chaque point de l’ordre du jour. 

Tout comme les bâtisseurs doivent examiner un plan avant de commencer une nouvelle construction, les participants à la réunion doivent examiner l'ordre du jour de la réunion afin de s'y préparer. En ce sens, ces informations fondamentales sont essentielles à une préparation efficace de la réunion.

Plus vous fournirez de détails pertinents aux participants avant la réunion, meilleure sera leur préparation à la réunion. Par conséquent, pour chaque point de l'ordre du jour, vous devez également inclure les éléments suivants : 

1. Les objectifs

Si beaucoup de personnes ne définissent pas le but de leur réunion, elles sont encore moins nombreuses à réfléchir à des objectifs clairs pour chaque point à l’ordre du jour. Une réunion
comporte un certain nombre de sujets à aborder, et un objectif général pour l'ensemble de la réunion ne suffit pas. Dans cette optique, le fait d'avoir un objectif pour chaque point à l'ordre du jour garantit que votre plan de réunion est divisé par phases, au lieu d'une approche globale pour l'ensemble du projet. 

Par exemple, lors de votre réunion de direction trimestrielle, dont l'objectif est de convenir de la stratégie pour le trimestre à venir, un point de l'ordre du jour, idéalement toujours formulé sous forme de question, pourrait être "Quel budget allouons-nous aux activités de marketing au deuxième trimestre afin d'atteindre nos objectifs ?".

Si chaque point de l'ordre du jour n'a pas d'objectif clair, il est difficile de savoir si les résultats souhaités sont atteints, ce qui est essentiel pour que vos réunions restent sur la bonne voie. Si le plan directeur d'une maison donne une vue d'ensemble de la construction, il fournit également des informations détaillées sur les spécifications de chaque pièce. Un modèle d'ordre du jour de réunion doit donc fournir le même niveau d'information pour chaque point de l'ordre du jour, afin d'améliorer la productivité de la réunion et, en fin de compte, d'obtenir de meilleurs résultats. 
 

2. Le ou les responsables

Tout comme la réunion elle-même a un responsable de réunion, qui est chargé de fournir le plan d’une réunion, d'encourager la résolution des problèmes, de définir les règles de base pour la réunion et de permettre aux participants de s'approprier les points de l'ordre du jour, chaque point de l'ordre du jour doit également avoir un responsable. Il s'agira probablement d'un expert en la matière dans le domaine couvert par le point de l'ordre du jour. 

Dans l'exemple précédent, ce serait probablement le vice-président du marketing qui serait chargé du point concernant l’approbation du budget de son département. Cette personne a non seulement le plus de connaissances dans ce domaine, mais elle est également la mieux à même pour répondre aux questions et donner plus d'informations si nécessaire. En outre, le résultat des discussions autour de ce point revêt une importance toute particulière pour cette personne. Il est donc logique qu’elle soit pleinement impliquée dans le processus.

3. La nature de chaque point

Il est important d’indiquer la nature de chaque point figurant à l’ordre du jour. En règle générale, les points à l’ordre du jour se divisent en trois catégories :

Information

Un point informatif a pour but d’informer les participants sur un sujet en particulier, de manière à ce que chacun dispose des informations les plus récentes. Dans l’exemple précédent, on pourrait imaginer que le responsable de la transformation digitale fasse un point d’avancement sur le déploiement d’une nouvelle technologie. 

Ce sujet ne nécessite pas de discussion en direct entre les participants, mais le responsable peut informer les personnes invitées à la réunion et les discussions peuvent avoir lieu de manière asynchrone à l'avance. Cela permet de s'assurer que chacun est au courant de l'état d'avancement du projet en question et que les doutes et les questions sont clarifiés. 

Discussion  

Un point est inscrit dans la catégorie « discussion » lorsqu’il nécessite la contribution active de tous les participants. Une équipe de direction peut, par exemple, avoir besoin de discuter de la mise en œuvre d'une nouvelle technologie afin de recueillir les différents avis sur les risques et les opportunités de ce déploiement et de décider, ou non, de la pertinence de ce projet. 

Par exemple, une équipe de direction peut avoir besoin de discuter de la mise en œuvre d'une nouvelle technologie afin de recueillir l'avis de la direction sur ses risques et ses opportunités, avant d'aller de l'avant avec le projet. Dans ce cas, le point de l'ordre du jour doit (comme toujours) être formulé sous la forme d'une question, telle que "Devrions-nous investir dans la solution de réunion Sherpany pour nous aider à gérer nos réunions formelles ?" et la discussion qui suivra passera probablement en revue les informations clés, telles que les études de cas d'entreprises similaires qui ont déjà pris la décision, et une évaluation des autres facteurs déterminants de la décision, tels que les contraintes budgétaires. 

Vote  

La troisième catégorie dans laquelle un point de l'ordre du jour peut souvent entrer est le vote. Le vote est un outil essentiel de prise de décision, et l'obtention d'un consensus n'est pas seulement un moyen efficace de prendre des décisions, mais aussi de démocratiser le processus et de favoriser l'adhésion des parties prenantes. Après tout, il est difficile pour un individu d'être en désaccord avec une décision lorsqu'elle a été prise à la majorité lors d'un vote et enregistrée dans un module de suivi des décisions. 

Le vote est également important du point de vue de la conformité, et pour les sujets sensibles, comme le remplacement d'un PDG par exemple, un registre clair et transparent des votes doit être conservé. 

Documents 

Tout modèle d’ordre du jour doit faire mention des documents associés à chaque point. Dans notre exemple de réunion de direction, cela pourrait inclure un plan marketing pour le deuxième trimestre, ainsi que le budget prévisionnel et le planning du projet de transformation digitale.

Les documents sont essentiels au succès d'une réunion, car ils fournissent un contexte aux points de l'ordre du jour et permettent aux participants de se préparer de manière adéquate avant chaque réunion. Il est important de choisir une technologie qui prenne en charge ce processus, afin de garantir que les participants à la réunion disposent toujours de la dernière version de chaque document et de minimiser la charge administrative de l'organisateur de la réunion.  

Évaluation de la réunion

Enfin, il est important d'inclure le feedback de la réunion dans votre exemple d'ordre du jour de réunion formelle. Comme pour tous les processus, le feedback est essentiel au succès, et il est important de le faire après chaque réunion. Pour recueillir le feedback de la réunion, il suffit de poser un certain nombre de questions pour évaluer la performance des différents aspects de la réunion. 

Par exemple, comme point de départ, vous pouvez demander : 

• L'objectif de la réunion était-il clair ? 
• Les documents de la réunion étaient-ils bien préparés ? 
• Les animateurs étaient-ils engageants ? 
• Y a-t-il eu suffisamment de pauses ? 

Votre exemple d'ordre du jour de réunion gratuit

Créer un modèle d’ordre du jour pour vos réunions n’a rien d’une tâche compliquée. Il suffit simplement de procéder par étape. Pourquoi ne pas faire passer dès aujourd’hui vos réunions à la vitesse supérieure grâce à notre modèle d’ordre du jour de réunion gratuit ?

Sherpany a plus d'une décennie d'expérience dans l'amélioration de l'efficacité des réunions formelles. Pour vous aider à améliorer vos réunions, nous sommes heureux de vous fournir un exemple d'ordre du jour gratuit - basé sur les recherches les plus récentes en matière de science des réunions - qui vous permettra d'atteindre de nouveaux sommets. Depuis plus de dix ans, nous développons les meilleures pratiques en matière de gestion des réunions. Vous pouvez donc être sûr qu'en utilisant le modèle d'ordre du jour de réunion Sherpany, vous construirez vos réunions sur des bases solides. 

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.