Ascom: Organizzare riunioni di leadership formali con uno strumento sicuro

Organizzare una riunione formale e un business meeting comporta una serie di passaggi impegnativi. La pianificazione di un ordine del giorno efficace, la distribuzione di documenti di supporto e la gestione dei verbali sono solo alcuni esempi. Anche se sempre più organizzazioni si stanno rendendo conto del potenziale della tecnologia per organizzare business meeting efficaci, ci sono ancora molti difetti nel modo in cui vengono gestite le riunioni formali. Alcune organizzazioni si affidano ancora molto ai documenti stampati delle riunioni e altre utilizzano diverse soluzioni digitali non progettate nello specifico per le riunioni.

Daniel Lack, membro esecutivo e segretario della società quotata in borsa Ascom Holding AG, ha personalmente riscontrato questi problemi nelle riunioni. Quando ha assunto l'incarico di segretario della società nel 2001, i documenti dei business meeting venivano stampati e inviati in cartelle ai membri del consiglio di amministrazione. In seguito, Ascom è passata alla posta elettronica come principale strumento per la condivisione dei documenti di riunione. Tuttavia, questo modo di gestire gli incontri compromette la produttività dei team di leadership e la sicurezza dei dati. Il presente caso di studio approfondirà questi problemi delle riunioni e il modo in cui Sherpany aiuta le organizzazioni a risolverli.

Dare una struttura ai processi di riunione formale

Senza uno strumento unitario per l'accesso e l'archiviazione di tutti i documenti delle riunioni, i membri del consiglio di amministrazione di Ascom perdevano tempo a cercare informazioni nei loro documenti stampati e nelle loro caselle di posta elettronica. Molti tenevano anche un archivio personale. Inoltre, l'aggiornamento dei documenti stampati richiedeva molto tempo, mentre le diverse versioni nelle caselle di posta elettronica generavano confusione.

Oggi, Ascom organizza le riunioni dei suoi direttori con Sherpany, il nostro software per la gestione delle riunioni formali di tutti i team di leadership. "Sherpany ci ha aiutato a rendere più strutturato il processo di riunione", ha riscontrato il Signor Lack. A suo avviso, la gestione dei documenti dei business meeting è diventata molto più conveniente. Attraverso Sherpany, i membri del consiglio di amministrazione possono accedere facilmente ai materiali, e in qualsiasi momento. Sono anche in grado di fare annotazioni sui loro iPad e dispositivi mobili mentre sono in movimento, cosa che il signor Lack definisce "molto pratica".

In qualità di organizzatore degli incontri, Lack sottolinea che Sherpany gli permette di “risparmiare tempo durante l'organizzazione delle riunioni". Inoltre, i documenti possono essere aggiornati senza confusione e tutti gli amministratori del consiglio di direzione hanno sempre a portata di mano le informazioni necessarie.

Garantire riunioni formali efficaci attraverso l'ordine del giorno

Gli strumenti non progettati nello specifico per le riunioni, come ad esempio la posta elettronica o gli strumenti di gestione dei dati e del team, mostrano l'inconveniente di non supportare in modo corretto ed efficace i processi di riunione. Un caso particolare è rappresentato dall'ordine del giorno dei business meeting. La letteratura sulle riunioni identifica un ordine del giorno chiaro come la caratteristica più importante nella progettazione dei meeting. Tuttavia, l'ordine del giorno delle riunioni formali è ancora troppo spesso molto semplice, e viene gestito, ad esempio, come una nota in Outlook.

Come esperto organizzatore di business meeting, il signor Lack è consapevole dell'importanza di un ordine del giorno chiaro e ben strutturato. Per questo motivo collabora con l'Amministratore Delegato e con il Presidente del Consiglio di Amministrazione per organizzare un ordine del giorno efficace. Sherpany, ci ha detto, facilita questo passaggio permettendo agli utenti di definire il tipo di attività (ad es. condivisione d’informazioni, discussione, decisione) e il tempo pianificato per ogni punto all'ordine del giorno. I partecipanti alla riunione possono inoltre accedere facilmente ai documenti disponibili per ogni punto all'ordine del giorno, cosa che li aiuta a prepararsi meglio.

Durante la riunione i membri del Consiglio di Amministrazione possono aprire i documenti nell'app di Sherpany, seguendo l'ordine del giorno. Inoltre, di solito utilizzano un videoproiettore. “Sherpany ci aiuta ad essere sempre sulla stessa pagina", ha garantito il signor Lack.

Proteggere i dati sensibili con i più elevati standard di sicurezza

Secondo Lack, la sicurezza dei dati è stato uno degli aspetti centrali per cui Ascom ha adottato Sherpany. I documenti delle riunioni contengono informazioni altamente riservate, e farle finire nelle mani sbagliate potrebbe rivelarsi molto pericoloso. Affidarsi a documenti stampati aumenta le possibilità che i documenti vadano persi. Inoltre, la posta elettronica come altri strumenti sono inclini a una varietà di violazioni della sicurezza informatica.

Sherpany, invece, garantisce i più elevati standard di sicurezza e di conformità svizzeri ed europei per quanto riguarda la protezione dei dati riservati. Numerose certificazioni di sicurezza ne sono la prova. Sherpany è inoltre conforme alla GDPR e non è interessata dalla legge statunitense CLOUD Act.

Questo caso di studio ha mostrato i vantaggi di uno strumento sicuro per organizzare riunioni formali e business meeting efficaci. Le organizzazioni possono ora lasciarsi alle spalle i rigidi e lunghi processi di riunione del passato. Daniel Lack, segretario e membro esecutivo dell'azienda Ascom, evidenzia: “Siamo molto soddisfatti di Sherpany. Il software è particolarmente facile da usare e ha reso le nostre riunioni più strutturate".

Ascom valuterà presto se adottare il software anche per le riunioni del comitato esecutivo. Questo perché tutti i team di leadership possono trarre profitto da riunioni formali più efficaci.