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Gestione dei documenti

Stabilire le basi
Archivi dati sicuri e affidabili.

Il sistema di gestione digitale dei documenti (DDMS - Digital Document Management System) rappresenta la struttura portante di una gestione ottimale delle riunioni con il fine ultimo di facilitare i processi decisionali. Il DDMS viene utilizzato per tracciare, gestire e archiviare i documenti, riducendo l’uso della carta. Consente di tenere traccia delle diverse versioni create e modificate dai vari utenti (tracciamento della cronologia). Viene spesso considerato un componente dei sistemi di gestione dei contenuti aziendali e associato alla gestione delle risorse digitali e della documentazione.

Per quanto riguarda Sherpany, il DDMS consente di: 

  • Archiviare e catalogare le versioni dei documenti
  • Limitare l’accesso ai documenti relativi alle decisioni 
  • Gestire i livelli di sicurezza dei documenti (ad es. con l'uso di filigrane)
  • Strutturare i documenti in cartelle (etichette) e argomenti
  • Recuperare i documenti e le relative meta informazioni
  • Cercare e trovare le informazioni relative ai documenti

Gestione delle riunioni

Miglioramento dei processi
Gestione efficiente delle sedute.

Il sistema di gestione delle riunioni aggiunge un livello procedurale al sistema di gestione dei documenti. Garantisce che le riunioni siano organizzate in modo efficace e che i materiali siano distribuiti in modo sicuro sui dispositivi dei partecipanti (iPad, Surface). Consente la preparazione individuale, compresi segnalibri, annotazioni e riassunti dei documenti. Durante la riunione, semplifica la gestione per i responsabili e promuove una maggior rapidità dei contributi dei partecipanti. Infine, agevola l’amministrazione, compresa la creazione e approvazione dei verbali nonché il sigillo del fascicolo della seduta. 

Per quanto riguarda Sherpany, la gestione delle riunioni consente di:

  • Creare una pianificazione annuale delle riunioni mantenendo aggiornati tutti i membri
  • Assegnare i ruoli (presidente, partecipante, ospite, relatore) ai membri
  • Gestire la cronologia degli argomenti e creare modelli per l’ordine del giorno 
  • Creare l’ordine del giorno, assegnare documenti alle varie voci e generare la documentazione per il CdA
  • Distribuire materiali tramite pubblicazione o ripubblicazione
  • Distribuzione digitale dei materiali della riunione sui dispositivi degli utenti finali 
  • Impostazione e invio di notifiche e promemoria
  • Preparazione personale dei materiali, tra cui annotazioni e segnalibri 
  • Creazione, distribuzione e approvazione dei verbali
  • Ratifica/archiviazione delle riunioni ai fini della piena conformità

Gestione delle decisioni

Favorire i risultati
Collegamenti tra sedute, visuale degli sviluppi e maggior interazione tra gli organi.

La gestione delle decisioni migliora il flusso orizzontale e verticale della comunicazione tra le commissioni e tra gli amministratori. Tutte le informazioni sono rese disponibili agli amministratori in modo da consentir loro di svolgere il proprio compito primario: porre la domanda giusta. La gestione delle decisioni comporta la selezione delle informazioni dal punto di vista del problema da risolvere. Infine, si tratta di risparmiare tempo per le riflessioni critiche, così da consentire agli amministratori di prendere la decisione giusta. La gestione ottimale delle decisioni consente di tracciare l’avanzamento di una decisione e fornisce un sistema di avviso precoce per i progetti che potrebbero avere esito negativo. 

Per quanto riguarda Sherpany, la gestione delle decisioni consente di: 

  • Strutturare i contenuti in base all’argomento e alla tempistica
  • Creare collegamenti tra parti rilevanti di contenuto 
  • Ricevere suggerimenti proattivi di contenuti pertinenti durante la preparazione della successiva riunione
  • Creare modelli di proposte standardizzati per decisioni e punti di intervento
  • Tracciare in modo trasparente le attività relative a decisioni e rapporti