Sherpany entra nella Top list 2020 di Forbes Italia

Prestigioso riconoscimento per il nostro VP Sales e Marketing Andrea Ratzenberger, inserito fra i Top 100 Marketing Director italiani. In quest’intervista ripercorriamo le pietre angolari dell’approccio di Sherpany al meeting management e ai bisogni della corporate leadership.

Comparire fra i Top 100 Marketing Director di Forbes Italia attesta Sherpany come un’azienda virtuosa. Qual è stato il “colpo di genio” che ne ha decretato il successo?

Andrea Ratzenberger: Ogni grande risultato umano è probabilmente iniziato da una riunione. Partendo da questo presupposto collaborativo, il punto di svolta è stato mettere a fuoco la necessità di dedicarsi ad uno dei bisogni della corporate leadership odierna: come ottimizzare il processo che porta a decisioni condivise.

Abbiamo voluto comprendere a fondo la quotidianità dei leader, e dare risposta alle domande che restavano ignorate. Ci siamo resi conto che nella maggioranza dei contesti ci si trovava, e spesso ci si trova ancora, a utilizzare tool diversi per le riunioni, come ad esempio un software per invitare i partecipanti, un altro per le videochiamate, un altro ancora per gestire i documenti.

Eppure, dal punto di vista dell’utente, è senza ombra di dubbio più semplice usare un solo strumento per tutte le fasi del processo di riunione: dalla creazione dell’agenda all'invio della documentazione, per favorire la partecipazione fra i membri del team, sostenere le iniziative e mantenere un’efficace panoramica delle decisioni prese in vista della loro attuazione. Poter garantire un’esperienza semplice e unificata ai partecipanti delle riunioni, e portare al massimo livello la loro capacità di collaborare, costituiscono i perni dell’intero processo.

Sherpany è un software dedicato alla gestione delle riunioni, il cosiddetto “meeting management”. Questo processo, da inquadrare fra i metodi di Lavoro Agile e di Leadership Agile, all’estero è definito come una vera e propria “scienza delle riunioni”. In Italia, al riguardo, qual è stata la sfida?

Andrea Ratzenberger: Più che “scienza delle riunioni”, la chiamerei “gestione moderna delle riunioni”, alla luce delle esigenze dettate dal contesto in cui ci troviamo. Alla base del Lavoro Agile, risiede il principio che le riunioni costituiscono un volano per i risultati aziendali: dalla loro efficienza dipende la capacità di portare a termine correttamente i progetti e di mettere in pratica decisioni giuste.

Questo, come è chiaro, vale sia in Italia che all’estero: il valore delle riunioni è un dato universale. Eppure spesso consideriamo le disfunzioni dei meeting come un male senza rimedio. Per noi la sfida principale è stata quella di poter portare alla luce, dati alla mano, il fatto che esiste un modo per gestire le riunioni in modo efficace ed efficiente. E che tale metodo è basato sul buon uso di una tecnologia appropriata.

In che modo Sherpany è riuscita a posizionarsi, e a differenziarsi, rispetto ad altri document management systems e strumenti (ad esempio Zoom, Microsoft Teams, ecc.)?

Andrea Ratzenberger: Una leva del nostro posizionamento è un semplice dato di fatto: gli altri strumenti comunemente utilizzati non sono software per la gestione delle riunioni. Sono senz'altro soluzioni portatrici di grande valore, ma il loro contributo riguarda al massimo attività parziali che fanno parte del processo di riunione, non certo il processo nella sua interezza. Possiamo dunque considerarli tool complementari al nostro servizio, che richiedono dispendiosi processi manuali di coordinamento perché la riunione possa essere organizzata e portata a termine con successo. Con questi strumenti, di fatto, è necessario un notevole sforzo per la gestione delle informazioni e per il reperimento dei documenti necessari agli incontri.

Per questo offriamo un'assistenza dedicata sia prima che durante e dopo la riunione. La chiave di volta del nostro approccio “customer centric”? Inserire persone, processi e tecnologia in un’unica prospettiva. In questo modo siamo in grado di gestire i problemi strutturali del processo classico di riunione elevando il fattore “collaborazione” a strumento continuo. Questo vale fin dall'inizio e per tutti gli step che caratterizzano una buona riunione: dalla creazione dell’agenda, alla capacità di prendere prendere decisioni riguardo ai suoi singoli punti già prima che la riunione abbia inizio.

Perchè questo permette di “sfrondare” l’ordine del giorno, lasciare all’incontro vero e proprio la discussione delle effettive priorità e lasciare al “dopo riunione” lo spazio necessario per le decisioni strategiche. Che risulteranno migliorate dalla razionalità e dall’efficienza del processo. L’esito è non solo una maggiore produttività, ma anche un effettivo risparmio della più preziosa delle risorse: il tempo.

Ricevere questo riconoscimento da Forbes Italia sottintende un approccio al marketing in grado di “fare la differenza”. Qual è l’elemento distintivo di questo approccio?

Andrea Ratzenberger: Credo si tratti di mantenere una vera e propria ossessione per la soddisfazione dei bisogni del cliente. E in parallelo, dimostrare la capacità di “pensare in grande”, sapendo creare un ecosistema che accolga e promuova gli interessi dei diversi stakeholder.

Un esempio? Nel 2017, in Italia, ci siamo resi conto che per le diverse figure di leadership e per i segretari dei consigli di amministrazione non esisteva un’associazione di sostegno alla corporate governance italiana, il cui ruolo è importantissimo. Abbiamo realizzato che per mettere in connessione gli esperti e i professionisti del nostro network era necessario promuovere la creazione di un’associazione nazionale. E così abbiamo fatto. Da questa intuizione è nata Aisca, Associazione Italiana Segretari del Consiglio di Amministrazione, che in soli 3 anni è diventata un punto di riferimento per la corporate governance nazionale. La nascita di Aisca è un esempio di come un approccio che faccia davvero la differenza debba essere versatile, dimostrare cura per il contesto, attenzione per le domande emergenti. E anche consapevolezza delle differenze.

È necessario mettere a fuoco che il marketing odierno non si accontenta più degli strumenti tradizionali di promozione, e richiede la capacità di riconoscere la fase in cui il cliente si trova, qual è la sua maturità digitale e - a seconda delle diverse esigenze - rispondere con soluzioni dedicate e personalizzate. Lo vediamo ogni giorno: i bisogni informativi che ci troviamo a considerare possono cambiare sensibilmente a seconda degli interlocutori. In alcuni casi abbiamo clienti che non hanno mai davvero riflettuto su come le riunioni a livello dirigenziale vengano condotte e attuate. In altri casi ci interfacciamo con esperti del processo di riunione, che dimostrano elevate conoscenze in materia di gestione degli incontri. E tuttavia gli iter di riunione possono essere ulteriormente ottimizzati e valutati nelle loro potenzialità. Possiamo quindi spingerci a dire che nel nostro approccio al marketing oltre agli strumenti cambiano anche gli scopi. La parola “promozione” non riguarda più una mera esperienza di vendita, in cui il cliente è più strumento che fine. La visione che Sherpany sposa connette l’esperienza emotiva delle persone alla mission aziendale, costruita su valori solidi e illuminati.

È fondamentale guidare le persone a diventare clienti prendendo in carico le loro necessità e richieste, le loro - come dicevamo - domande rimaste senza risposta. La stella polare della nostra strategia è l’accompagnamento.

Parlando di valori “illuminati”, quali sono le parole chiave che guidano la strategia di Sherpany? E quale valore rispecchia più profondamente l’approccio al marketing di Andrea Ratzenberger?

Quando si tratta di riconoscere le pietre angolari del nostro operato, non abbiamo dubbi. Ci guidano: Riconoscenza, Orientamento al Servizio, Curiosità, Motivazione in vista del risultato, Affidabilità. Il “manifesto dei valori” di Sherpany attraversa ognuna di queste importantissime parole chiave, ciascuna connessa a un punto cardinale della nostra strategia, e sempre nel rispetto dei crismi del Lavoro Agile.

Riconoscenza, perché l’apprezzamento del lavoro degli altri significa porre le basi per una costruttiva collaborazione: i migliori risultati si ottengono dimostrando un approccio aperto e onesto, ma delicato.

L’Orientamento al Servizio permette di pianificare coralmente le attività, per poter affrontare i problemi, e cogliere le occasioni, fin dalle fasi iniziali del processo. Si tratta di qualcosa di diverso dall’approccio tradizionale, più orientato all’efficienza dell’individuo che alla buona sinergia dei team di lavoro. L’ingrediente per procedere in questa direzione è la Curiosità: la spinta di migliorarsi cercando nuovi approcci e punti di vista alternativi. Saper quindi ragionare “out of the box”, per alimentare il grande motore della Motivazione: il vero punto di innesco di ogni processo che porti a un buon risultato.

E poi: l’Affidabilità. Perchè su di noi il cliente può contare. Manteniamo le promesse, e non mentiamo. In caso di errori, sappiamo prendere atto del problema, per una risoluzione tempestiva.

Credo in definitiva che questi assi valoriali confluiscano in quella grande risorsa che è la Collaborazione. Questa parola chiave, che sostituisce alle gerarchie tradizionali rapporti più orizzontali e orientati alla condivisione di idee e di contributi, riflette al contempo l’approccio di Sherpany e il mio personale strumento di lavoro. Come amiamo ripetere, ogni leader dovrebbe essere in grado di incarnare il cambiamento di cultura che vuole introdurre nel proprio team. Una convinzione profonda.

Andrea Ratzenberger

L'autore

Andrea Ratzenberger è Vicepresidente Sales e Marketing di Sherpany, nonchè co-fondatore e membro del Consiglio Direttivo di AISCA (Associazione Italiana Segretari del Consiglio di Amministrazione). È esperto di economia e di internazionalizzazione delle imprese. Parla correntemente cinque lingue, ha conseguito tre master ed è responsabile del supporto al processo di digitalizzazione dei team esecutivi e dei CDA.