Comment organiser une réunion à distance efficace en télétravail ?

Aujourd'hui, plus que jamais, les entreprises se tournent vers le télétravail. Cependant, cela peut perturber le fonctionnement des organisations. Le niveau de préparation technique des entreprises au travail à distance et l'impact que ce dernier a sur leur culture et leur productivité présentent de nombreux défis. La question qui se pose est la suivante : comment les équipes peuvent-elles collaborer efficacement à distance? 

La gestion de crise implique un recours massif au télétravail. Mais la plupart des entreprises et ses employés n'ont pas l'expérience nécessaire en matière de management des équipes à distance. En fait, selon l'OCDE, 60 % des Européens déclarent ne pas avoir travaillé un seul jour depuis leur domicile en 2018. 

Chez Sherpany, nous bénéficions d'une expertise pour aider les dirigeants à devenir plus agiles grâce à la gestion agile de réunions. D’ailleurs, en tant qu'employés Sherpany, nous avons tous la possibilité de travailler au moins un jour par semaine depuis notre domicile. Le télétravail est dans notre ADN. Aujourd'hui, en ces temps incertains, nous voulons partager notre expertise avec vous. Cet article montre comment organiser une réunion virtuelle efficace lorsque le télétravail est généralisé.

La réunion à distance : ses principaux enjeux par rapport à la réunion traditionnelle

Une réunion virtuelle, ou vidéoconférence, présente des enjeux particuliers qui sont différents de ceux de la réunion traditionnelle qui se déroule en face à face. Voici trois des enjeux de la réunion virtuelle :

1. Disposer du bon outil pour sa réunion à distance

Skype, Slack, Hangouts et Zoom ne sont que quelques exemples de technologies disponibles pour organiser des réunions virtuelles. Lorsque vous envisagez d'utiliser des outils de réunion en ligne, assurez-vous qu'ils offrent des possibilités de vidéo et d'audio, de partage d'écran et, éventuellement, d'enregistrement, afin que vous puissiez mettre votre vidéoconférence à la disposition de tous si nécessaire.

2. Veiller à une collaboration et une communication transparentes

Le fait d'être physiquement réunis dans la même pièce facilite la collaboration et la communication. Les petites conversations au début d'une réunion peuvent permettre de détendre l'atmosphère, et le fait de percevoir les signaux non verbaux peut prévenir les malentendus. Ainsi, dans une réunion virtuelle, comment s'assurer qu'un groupe communique efficacement ? Une des clés pour des réunions virtuelles efficaces est d'assurer une transparence dans la collaboration ainsi que de veiller à la sécurité psychologique des participants. Ces derniers doivent se sentir en confiance pour s'exprimer et partager leurs opinions, ce qui contribue en outre à la qualité de votre prise de décision au sein de votre vidéoconférence.

3. Rester concentré pour obtenir de bons résultats 

Dans le cadre des réunions en ligne, les participants ont tendance à se sentir moins responsables des résultats de celles-ci. Il est en effet beaucoup plus facile de dissimuler le fait qu'on travaille simultanément sur plusieurs tâches lors d'une vidéoconférence que lors d'une réunion en face à face, ce qui implique généralement que les participants à une réunion virtuelle soient moins impliqués. Par conséquent, nous encourageons les participants à partager leur webcam, afin de renforcer leur engagement et leur sens des responsabilités. Par ailleurs, un ordre du jour bien conçu et des objectifs clairs aident les participants à se concentrer sur ce qui doit être accompli lors de la réunion à distance.

La réunion de travail, tant au bureau qu’en télétravail, doit s'améliorer

Malgré quelques difficultés particulières liées à la vidéoconférence, nous soutenons que le lieu n'est pas un facteur clé de différenciation pour l'efficacité des réunions. Ainsi, lorsque vous doutez de la valeur de vos réunions virtuelles, le véritable problème est très probablement la manière dont vous gérez l'ensemble de vos réunions, qu'elles soient au bureau ou virtuelles. En fait, les réunions improductives constituent un énorme problème dans le monde de l'entreprise d'aujourd'hui. En général, les gens passent trop de temps au sein de réunions inefficaces. Cela a de fortes conséquences : une culture de réunion inadaptée conduit à un ralentissement de la prise de décision, affecte négativement le bien-être des employés et entraîne inévitablement des coûts importants. 

Pourtant, les réunions sont essentielles : elles ont le potentiel d'accroître l'engagement des employés, de renforcer la coordination, l'innovation, la productivité et le travail d'équipe. Autant de facteurs qui contribuent à l'agilité d'une organisation, nécessaire dans notre monde des affaires imprévisible. Certains aspects des réunions sont particulièrement importants pour les équipes qui travaillent à distance. En effet, ces équipes n'ayant pas de contacts en personne, elles comptent d'autant plus sur de bonnes réunions de travail qui favorisent un sentiment d'appartenance et augmentent la coordination entre les membres. Sans ces bonnes réunions, les travailleurs à distance inexpérimentés peuvent se sentir personnellement et professionnellement isolés et démotivés.

La bonne nouvelle, c'est que les réunions peuvent être améliorées. Si la plupart des conseils suivants s'appliquent aussi bien aux réunions en personne qu'aux réunions à distance, nous présentons les meilleures pratiques spécifiques aux réunions virtuelles. Cet article se concentre sur les réunions formelles, qui se caractérisent par leur approche structurée et leur orientation vers la réalisation d'objectifs (par exemple, la prise de décision). Suivez ce guide étape par étape pour découvrir comment organiser une réunion en ligne efficace, au sein des trois principales phases de la gestion de réunions : avant, pendant et après la réunion.

Avant la réunion : préparez le terrain pour une réunion à distance réussie

Posez-vous la question : se réunir ou ne pas se réunir ?

Avant d’organiser la prochaine réunion à distance, posez-vous quelques questions clés. Le plus important est de savoir si une réunion est vraiment nécessaire. En particulier dans le cas des réunions virtuelles qui peuvent être programmées en un seul clic et qui n'entraînent pas de coûts directs. Malheureusement, le fait que de nombreuses réunions sont programmées « par défaut », sans plus de réflexion, contribue à une culture de réunion improductive. 

C'est pourquoi vous devez réfléchir stratégiquement et identifier les prochaines étapes nécessaires à la réalisation de votre projet. Considérez que les réunions ne sont pas le seul instrument disponible pour faire avancer un sujet. Aujourd'hui, la technologie nous permet de travailler et de collaborer de manière plus dynamique, tout en économisant un temps précieux aux collaborateurs.

Créez un ordre du jour pour votre vidéoconférence

Un ordre du jour bien structuré est le facteur le plus important pour assurer l'efficacité de la réunion. Divisez l'ordre du jour de votre réunion en points autonomes ayant chacun des objectifs clairs. Le fait de définir des points spécifiques à l'ordre du jour et de leur allouer un certain temps vous permet de planifier la réunion de manière réfléchie. Des objectifs clairs définissent une orientation précise pour l'ensemble du processus de réunion en ligne et permettent de se concentrer sur leur réalisation. Il peut être particulièrement délicat de maintenir le cap dans les réunions à distance, aussi assurez-vous d'avoir un ordre du jour clair pour chaque réunion en ligne.

Définissez les participants à la réunion ainsi que leurs rôles

Assignez pour chaque sujet à l'ordre du jour un responsable. Il identifiera les contributeurs et les décideurs les plus pertinents pour le sujet en question. L'idée est d'impliquer les participants uniquement dans les sujets auxquels ils peuvent contribuer de manière significative. Ainsi, les individus perdent moins de temps dans les réunions et la réunion à distance elle-même devient plus fructueuse et dynamique. La science en matière de réunions montre que les réunions avec moins de participants ont tendance à être plus productives.

Nous vous recommandons d’attribuer ces rôles spécifiques - certains ou chacun d’entre eux - selon le type de réunion :

• Un président de séance qui organise l'ensemble de la réunion
• Un responsable pour chaque point spécifique de l'ordre du jour
• Un gestionnaire du temps qui évite que vous passiez plus de temps que prévu sur un point de l'ordre du jour
• Un rédacteur du procès-verbal

Convenez de règles de base pour chaque réunion virtuelle

Pour que la réunion à distance soit productive, les participants doivent respecter certaines règles de base. Bien que nombre d'entre elles relèvent du bon sens, il est judicieux de les définir avant la réunion et de les partager avec tous les participants. Ces règles de conduite posent les bases de la gestion de la réunion virtuelle et de la manière dont l'équipe doit collaborer à distance.

Voici les dix règles de base de la réunion à distance que vous pouvez utiliser avec votre équipe :

• Nous commençons nos réunions virtuelles à l'heure
• Nous nous assurons que notre équipement technologique (vidéo/audio/Wi-Fi) fonctionne avant la réunion
• Nous activons la vidéo pour nous voir et renforcer l'engagement
• Nous éteignons ou neutralisons les dispositifs qui ne soutiennent pas directement la réunion à distance
• Nous suivons l'ordre du jour de la réunion virtuelle et gardons un œil sur le temps alloué
• Nous ne faisons pas de multitâches
• Nous encourageons tous les participants à participer activement afin que toutes les opinions soient entendues
• Nous veillons à ce qu'une seule personne parle à la fois
• Nous exprimons une attitude positive et évitons les plaintes récurrentes
• Nous intervenons si une discussion s'éloigne du sujet

Préparez-vous individuellement pour chaque vidéoconférence

Préparez à l'avance toutes les informations nécessaires et les documents de référence pour la réunion, et les partager avec tous les participants. Communiquez sur la façon dont les participants doivent se préparer, y compris sur la répartition des tâches avec des délais précis. Veillez à arriver bien préparé à la réunion et à faire des annotations personnelles sur les documents. Une préparation minutieuse augmente les chances d'une réunion virtuelle efficace.

Faites avancer certains points avant la réunion

Utilisez la technologie pour dialoguer de manière asynchrone avec vos pairs sur les points à l'ordre du jour. Demandez des éclaircissements sur l'ordre du jour et discutez au préalable des sujets controversés avec les participants adéquats. En faisant avancer certains sujets déjà avant le début de la réunion à distance, votre équipe arrive à une compréhension commune des sujets à l'ordre du jour et des défis les plus importants à relever. Cela vous permet de mieux vous concentrer sur les questions les plus urgentes pendant la réunion.

Pendant la vidéoconférence : l’importance d’un leadership efficace à l'ère du télétravail

Brisez la glace lors des réunions virtuelles : mettez les participants à l'aise

Lorsqu'elles travaillent dans le même bureau, les équipes ont des conversations informelles, ce qui augmente leur sentiment de confiance et leur ouverture. En face à face, les participants sont plus susceptibles de se sentir à l'aise et de partager leurs opinions lors des réunions - même sur des sujets controversés. En contexte de télétravail, cela peut être plus délicat. Alors, que faire pour mettre les équipes à l’aise?

Soyez proactif et créez des opportunités pour que les gens se sentent confortables dans leur communication. Prenez quelques minutes (et réservez ce temps dans l'agenda) au début de votre réunion à distance pour resserrer les liens entre les membres de l'équipe avec un ice breaker de réunion. Vous pouvez encourager chaque personne à parler brièvement de sa vie professionnelle et/ou personnelle, engager une conversation informelle, ou encore détendre l'atmosphère en demandant à quelqu'un de poser une question amusante au groupe. Vous vous ferez rapidement une idée de ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe.

Et, pensez également à rappeler aux participants les règles de base de la réunion virtuelle convenues au préalable.

Faites participer les individus afin d’assurer une collaboration virtuelle fructueuse

Impliquer les participants, maintenir leur engagement et assurer une collaboration fructueuse est un défi particulièrement difficile à relever dans le cadre des réunions en ligne. Alors, comment favoriser l’engagement des participants lors d’une réunion à distance ? En posant une question précise à une personne en particulier et en l'invitant à partager son opinion de manière proactive. Cette communication active et ciblée présente trois grands avantages dans les réunions virtuelles :

1. Les individus sont plus attentifs, car ils ne veulent pas être pris au dépourvu
2. Les introvertis participent également à des conversations et partagent activement leurs opinions
3. Le genre de situation où plusieurs personnes répondent en même temps après une longue pause silencieuse peut être évité

Pour favoriser une collaboration fructueuse, faites signe de la main ou bien n'hésitez pas à prononcer le mot « question » ou « commentaire » avant de donner votre avis. De même, faites des pauses dans votre élocution et évitez de parler trop vite.

Une autre tactique pour engager les participants consiste à leur confier différentes tâches et à les faire alterner régulièrement : rédacteur de procès-verbaux, gestionnaire du temps, personne en charge de l’introduction ou encore responsable des règles de base (qui intervient si celles-ci ne sont pas respectées). Faites preuve de créativité. Plus les participants interagissent, plus la productivité de votre réunion sera élevée et plus des mécanismes psychologiques négatifs comme l'effet de groupe seront évités. Il faut au maximum éviter les participants « spectateurs » dans votre réunion à distance.

Concentrez-vous sur la réalisation des objectifs de la visioconférence

Respectez l'ordre du jour établi et restez concentrés sur les objectifs de réunion fixés au préalable. Il est important de trouver le bon équilibre entre le suivi de l'ordre du jour et la prise en compte des questions, des préoccupations et des notes annexes au fur et à mesure qu'elles se présentent. Intervenez lorsque trop de temps est consacré à des questions non pertinentes et mettez fin immédiatement aux cycles de plaintes récurrentes qui peuvent avoir pour effet de réduire la productivité de votre réunion à distance.

Définissez des actions de suivi concises et rédigez un procès-verbal

Clôturez chaque point de l'ordre du jour par la définition et l'attribution de points d'action clairs.

Rédigez également des procès-verbaux de réunion efficaces et intégrez-y les actions de suivi définies.

Après la réunion : suivez les actions, et améliorez continuellement votre processus de reunion

Distribuez immédiatement le procès-verbal de la réunion

Publiez - et approuvez si nécessaire - le procès-verbal de la réunion et les points d'action immédiatement après la réunion. Rendez-les facilement accessibles à toutes les personnes concernées. Les procès-verbaux favorisent le respect des décisions prises lors de la réunion. Ils sont un outil essentiel pour garantir la réalisation efficace des actions de suivi.

Collectez et donnez du feedback sur l'efficacité des réunions

Recueillez et donnez du feedback sur la réunion afin de créer une base pour l'amélioration continue de votre processus de réunion à distance. Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu'est-ce qui aurait pu être amélioré ? Ces informations alimentent les rétrospectives de réunions régulières, dans lesquelles les équipes déterminent des points d'attention pour améliorer leurs réunions jusqu'à la prochaine rétrospective. Évaluez régulièrement vos réunions virtuelles par rapport aux trois dimensions de la productivité organisationnelle :

Les individus 

• Comment pouvez-vous accroître la confiance et le respect au sein de votre équipe ? 
• Avez-vous besoin d'une formation sur la manière de mener des réunions à distance efficaces ?

Le processus

• Disposez-vous des meilleures pratiques en matière de réunions virtuelles ?
• Comment pouvez-vous améliorer continuellement votre gestion de réunions à distance ?

La technologie

• Comment utilisez-vous la technologie afin de soutenir vos processus de réunions ?
• Comment pouvez-vous en exploiter pleinement le potentiel?

Comment organiser une réunion à distance efficace en période de télétravail massif

Les équipes en télétravail sont confrontées à des défis particuliers lorsqu'il s'agit de collaborer efficacement. Par conséquent, il est crucial que leurs réunions soient bien menées. Non seulement elles renforcent la communication au sein de l'équipe, mais elles augmentent également l'engagement et le bien-être des individus. Étant donné que de plus en plus d'équipes se tournent vers le télétravail, il est nécessaire d'acquérir davantage de connaissances sur la manière d'organiser des réunions virtuelles efficaces. Heureusement, ce n'est pas si compliqué qu’on le pense. Suivez les étapes de ce guide et faites passer vos réunions virtuelles au niveau supérieur.

Simon Städeli

A propos de l'auteur

Son expérience de journaliste et d'entrepreneur aide Simon à créer un contenu didactique de haut niveau sur les thèmes de la transformation digitale, de la gestion de réunions et du leadership agile.