Voici pourquoi la réunion informelle ne doit pas tomber dans l'oubli

Avec l'essor du travail à distance et du travail hybride, le profil du lieu de travail a changé pour de bon. Nous sommes désormais beaucoup plus habitués à participer à des réunions ou à travailler depuis notre domicile qu'à nous rendre dans des lieux physiques.

Et cela présente de nombreux avantages. Pour les employés, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est plus facile à gérer lorsque le travail se fait indépendamment des contraintes géographiques. Pour les organisations, la productivité est également influencée positivement par la possibilité pour les employés de choisir comment, quand et où ils accomplissent leurs tâches. Mais qu'est-ce que cela signifie pour les réunions informelles ? Après tout, ces dernières années, une grande partie de la conception du lieu de travail s'est concentrée sur le "lieu de travail informel" et le monde s'est considérablement éloigné de la co-localisation permanente.¹

On peut soutenir que la réunion informelle est une partie de la vie de l'entreprise qui ne s'est pas adaptée aussi naturellement aux arrangements récents. En effet, la réunion informelle est dorénavant souvent négligée par les dirigeants, ce qui peut potentiellement nuire à la culture d'entreprise et entraver les relations humaines qui ont probablement pris des années à se développer.

Dans cet article, nous allons décortiquer le sujet de la réunion informelle, expliquer pourquoi elle est si vitale pour la santé de votre organisation, et comment la faire fonctionner dans des environnements de travail à distance et de travail hybride.

Réunion informelle : définition

Qu’est-ce qu’une réunion informelle, exactement ?

Malgré la croyance populaire, lorsque la plupart d'entre nous utilisent le terme de "réunion", nous faisons en fait référence à des réunions informelles. Une réunion informelle est une réunion qui ne présente pas les caractéristiques d'une réunion "formelle", c'est-à-dire la présence :

• D’une personne chargée de la présidence,
• D’une planification et réglementation soignées,
• D’un ordre du jour fixe,  
• D’un procès-verbal de la réunion.

La réunion informelle, c’est en fait ce que nous vivons au quotidien dans le monde de l’entreprise : les réunions régulières comme les réunions d’équipe hebdomadaires, les rencontres occasionnelles, les discussions autour de la machine à café, les brainstorming, les points avec le manager, etc. Toutes ces réunions informelles sont monnaie courante dans l’organisation mais passent souvent inaperçues. Elles sont pourtant vitales dans la vie de l’entreprise : c’est là que les idées naissent, se développent et prennent vie.

Pourquoi la réunion informelle au travail est-elle importante ?

La réunion informelle remplit une série de fonctions importantes au sein des organisations, mais son avantage le plus important peut être résumé en un seul mot : la sérendipité. La sérendipité définit les rencontres non planifiées entre deux ou plusieurs personnes de manière positive ou bénéfique. Si ce terme a une large portée en dehors du contexte de l'entreprise, sa valeur au travail est indéniable et ne peut être ignorée.

Historiquement, la sérendipité a eu lieu sur les lieux de travail physiques, aux points d'intersection évidents entre les personnes : machines à café, distributeurs d'eau, cantines et aux entrées et sorties des bureaux. Elle s'est également manifestée par des conversations dans les couloirs des bureaux, ce qui donnait souvent l'occasion aux gens d'intervenir, d'apporter leur contribution ou simplement de profiter de ce qu'ils entendaient.

Et pourquoi la sérendipité est-elle si importante ? Bien souvent, c'est ainsi que les idées naissent et progressent, mais aussi que des liens solides se tissent entre collègues et collaborateurs, qui se découvrent des expériences et des intérêts communs grâce à ces rencontres fortuites, et développent des amitiés qui dépassent le cadre du travail. Ces liens plus profonds améliorent considérablement les capacités des individus à travailler les uns avec les autres, et favorisent un environnement de confiance et d'inclusion. Ceci améliore l'expérience des employés et donne un plus grand sentiment de satisfaction et de bonheur sur le lieu de travail, mais contribue aussi à la sécurité psychologique en entreprise. 

Ces points de rencontre n'existent pas dans les contextes éloignés, avec des personnes physiquement réparties - souvent aux quatre coins du globe. Alors comment les dirigeants peuvent-ils s'assurer que le phénomène de sérendipité existe toujours dans les équipes distantes et hybrides ?

Bien mener une réunion informelle, vitale pour votre organisation

À l'heure du travail à distance et du travail hybride, les interactions fortuites ont diminué pour des raisons évidentes - après tout, comment faire en sorte que les choses se produisent par hasard lorsqu'il n'y a pas de conversations à entendre ou à découvrir ? Par conséquent, pour les équipes distribuées, il est devenu nécessaire de formaliser les communications informelles.² 

Qu'il s'agisse de discussions aléatoires autour d'un café, de réunions d'équipe hebdomadaires ou d'activités de teambuilding à l'aide de jeux de type jackbox ou de karaoké virtuel, les lieux où la communication informelle peut avoir lieu doivent être pensés et construits de manière très délibérée. Et malheureusement, les dirigeants ne sont pas toujours de dignes architectes de ces structures. C'est pourquoi des postes ont été spécialement créés dans le monde à distance, comme celui de responsable du travail à distance.³ Ces personnes sont chargées de créer des procédures de réunion informelle et de veiller à ce qu'elles soient utilisées et respectées.

Alors, comment introduire formellement les réunions informelles dans votre organisation ? Voici quelques conseils utiles :

1. Créer des forums de discussion ouverts

Personne n'aime être forcé à s'amuser. Et si la communication informelle n'est pas toujours sans rapport avec le travail, il est important qu'elle soit plus libre que vos réunions formelles. Vous devez donner à vos collaborateurs les moyens de participer à ces communications comme ils le souhaitent - et créer des structures qui leur permettent de le faire. La mise en place de canaux Slack ou Microsoft Teams dédiés à la communication informelle est un excellent point de départ, de même que l'organisation de réunions informelles régulières dans les calendriers de vos collaborateurs, afin que ces échanges puissent avoir lieu. Ces réunions peuvent prendre la forme d'un check-out hebdomadaire, au cours duquel vous partagez les apprentissages, les défis et les actualités de la vie personnelle - ou même les plans pour le week-end.

Il est également important de donner aux collaborateurs des indications sur l'usage qui peut en être fait, et de montrer l'exemple. Par exemple, prenez en charge la première réunion informelle prévue dans l'agenda et montrez à quel point cet échange peut être utilisé librement. Si vos équipes vous voient, en tant que leader, utiliser ces réunions de manière ouverte, elles se sentiront capables de faire de même à l'avenir.

2. Établir des KPIs autour de la culture

Préserver votre culture est important pour votre réussite à long terme, mais sans une certaine forme de mesure, il est difficile de savoir si vous êtes sur la bonne voie. Définir des indicateurs clés de performance (KPI) autour de votre culture est un excellent moyen de partir dans la bonne direction, et de mesurer vos progrès en cours de route. L'inclusion de questions relatives à la culture de votre organisation dans les enquêtes anonymes sur le NPS des employés est un excellent point de départ, car elle vous permettra de prendre la température de la situation réelle. En outre, en créant et en communiquant des indicateurs clés de performance pour la culture à l'échelle de l'entreprise, vous envoyez un message à vos équipes : la culture compte. 

3. Investir dans les relations

Les réunions informelles jouent un rôle fondamental dans le développement des relations entre vos collaborateurs, ce qui améliore leur capacité à travailler ensemble. Si vos équipes se concentraient à 100% sur le travail lors de leurs réunions, le résultat serait une compréhension très bidimensionnelle de l'autre. Les humains sont des êtres tridimensionnels, et plus vos collaborateurs se comprennent, mieux ils sont équipés pour travailler ensemble. Par conséquent, vous devriez utiliser vos réunions informelles comme une occasion pour les individus de partager leurs expériences, qu'elles soient liées ou non au travail.

4. Donner de la structure

Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, étant donné tout ce que nous avons déjà couvert, les communications informelles - surtout à distance ou dans un monde hybride - ont besoin d'une certaine structure. Bien que vos réunions informelles soient plus libres et moins planifiées que les réunions formelles, il est important que votre organisation adopte certaines normes et structures qui aident chaque réunion informelle à atteindre son objectif de réunion. Il est donc impératif d'avoir un ordre du jour souple pour les échanges informels, tout en veillant à ce que les réunions informelles aient un objectif global, afin d'éviter qu'elles ne se transforment en trous noirs pour le temps dont disposent vos collaborateurs.

Cela dit, ne laissez pas cette structure rendre vos réunions informelles rigides. L'objectif d'une réunion informelle peut être d'entrer en contact avec un nouveau membre de l'équipe, ou l'ordre du jour peut être de faire le point sur le plan humain, par exemple.

La réunion informelle : un outil à ne pas négliger pour retrouver la sérendipité

Les réunions informelles sont le moyen par lequel les dirigeants peuvent créer de la sérendipité dans les équipes distantes et hybrides, et elles favorisent des liens plus profonds entre les individus qui porteront leurs fruits à long terme. Par conséquent, si les dirigeants ne sont pas toujours les personnes les plus aptes à formaliser la communication informelle dans leur organisation, il est essentiel qu'ils en reconnaissent la nécessité et qu'ils trouvent les bonnes personnes pour s'approprier ces points d'inflexion.

Après tout, vos employés sont des êtres humains avant tout, et la sérendipité est extrêmement importante pour les relations humaines - alors, lui créer un espace dans l’organisation est un choix éclairé pour assurer le succès de l’entreprise toute entière. 

¹ ‘Informal meetings are key to innovative ideas’, T. L. Desai, Mint, 2019.

² ‘Informal Communication in an all-remote environment’, Gitlab, 2021.

³ ‘New roles created by the remote work environment’, L. Jones, Building Remotely, 2021.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.