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Sherpany

Ordre du jour de réunion efficace : le guide étape par étape

Le succès d'une réunion est conditionné avant même qu'elle n'ait commencé. Bien que cela puisse paraître abstrait au premier abord, la phase précédant la réunion - dite de préparation de la réunion - détermine le succès de l'ensemble du processus de réunion. Plus précisément, la phase de pré-réunion est à l'origine de 80% du succès de la réunion elle-même.1

Pour qu'une réunion soit réussie, ses résultats doivent être mesurables. Et pour mesurer les résultats d'une réunion, nous devons d'abord définir quels paramètres utiliser. C'est là qu'interviennent les objectifs : en fixant les objectifs à atteindre, nous définissons le barème qui nous permettra de mesurer le succès de nos réunions. Une fois que ces objectifs sont clairs, nous pouvons commencer à planifier une réunion qui se concentrera sur la réalisation effective de ces derniers. 

Comment faire ? La réponse est simple : en créant un ordre du jour qui débouche sur une réunion d’équipe efficace. L'ordre du jour de réunion est un élément central du modèle Azend® Sherpany, qui aide les organisations à tirer profit de leurs réunions.

Dans cet article, nous allons tout d’abord définir ce qu’est un ordre du jour de réunion. Puis, nous allons explorer son importance avant de passer à sa phase de rédaction, expliquée dans un guide simple étape par étape.

Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion ?

Pour faire simple, un ordre du jour de réunion est une liste d'activités que les participants espèrent réaliser au cours de leur rencontre. Il permet aux participants de savoir à l'avance de quoi ils vont discuter et/ou sur quoi ils vont travailler. Il contribue ainsi à structurer et à faciliter la collaboration. L'ordre du jour est également le moyen idéal de communiquer les objectifs de la réunion, ce qui aide à se concentrer sur leur réalisation.

Pour illustrer cette définition, imaginons que l'ordre du jour de réunion soit la partition d'une symphonie, que chaque participant représente un instrument différent et que la réunion elle-même soit la scène. Lorsque vous présidez une réunion, vous êtes le chef d'orchestre et vous devez guider l'exécution de la partition, en faisant participer les musiciens dans l'ordre et au bon moment afin de qu'une belle symphonie soit jouée.

Il en va de même pour les réunions. En suivant un ordre du jour, les chefs d'orchestre sont en mesure de faire intervenir les bons participants au bon moment pour que la réunion soit productive et que les résultats soient atteints.

Pourquoi l'ordre du jour est-il important pour la réussite d’une réunion ? 

Maintenant que nous savons clairement ce qu'est l'ordre du jour d'une réunion, examinons son impact dans le processus de réunion.

Reprenons l'exemple de l'orchestre. Si une symphonie est mal composée, même le meilleur orchestre du monde ne sera pas capable de la rendre agréable à l’oreille. Il en va de même pour les réunions : si votre réunion n'est pas bien planifiée, les participants ne seront pas en mesure d'exécuter efficacement la stratégie et d'atteindre les objectifs. Pour apprécier le rôle de l'ordre du jour d'une réunion, penchons-nous sur la réunionite. La réunionite est un phénomène, malheureusement trop répandu, qui caractérise le temps perdu dans des réunions improductives.

Steven Rogelberg, l'un des plus grands spécialistes des réunions et Professeur Chancelier à l'Université de Caroline du Nord à Charlotte, estime qu'environ 50 % de toutes les réunions sont improductives.2 Nous connaissons tous le sentiment de sortir d'une réunion et de se dire : « cela aurait pu être une réunion beaucoup plus productive ». Pourquoi en est-il ainsi ? Parce que, très probablement, l'ordre du jour de la réunion était mal conçu. Un ordre du jour déficient conduit souvent à des discussions « qui s'égarent » et à des sujets non résolus, ce qui nuit à la productivité de la réunion. 

L'ordre du jour est un outil de management puissant et il est essentiel dans le processus de gestion de réunions pour les raisons suivantes :

  1. Lutter contre les réunions inutiles et éviter les points non pertinents à l'ordre du jour 

La science des réunions (réuniologie) souligne l'importance d'utiliser un bon ordre du jour lors des réunions pour assurer leur efficacité et la satisfaction des participants. Un ordre du jour clair et efficace est sans doute la caractéristique la plus importante de la conception d'une réunion. Il garantit la compréhension des objectifs de la réunion auprès de tous les participants, ce qui facilite l’obtention de résultats et évite des réunions inutiles. Il évite également l’ajout de points non pertinents à l'ordre du jour, qui ne nécessitent pas d’être discutés en réunion, mais peuvent être résolus par le biais d’autres moyens (ex. : courrier électronique).

  1. Identifier les bons participants

Pour une réunion réussie, il est essentiel d'impliquer uniquement les personnes qui peuvent réellement y contribuer. Il faut à tout prix éviter les participants « spectateurs » afin de vous assurer que tous les participants à la réunion soient activement engagés. Cela permet d'avoir des réunions plus productives avec des discussions ciblées. La taille de la réunion est également importante, car les réunions de grande envergure ont une plus grande propension à perdre de vue l'essentiel. Il est donc important de bien choisir les participants pour favoriser la productivité de vos réunions.

  1. Favoriser une préparation approfondie des réunions

En faisant circuler l'ordre du jour de votre réunion à l'avance, vous permettez aux participants de se mettre au travail avant même le début de la réunion. Certains points de l'ordre du jour peuvent être finalisés au sein de la phase de préparation de la réunion, en collaborant de manière asynchrone, ce qui permet à chacun de gagner du temps. 

La collaboration asynchrone consiste à donner aux participants les moyens de collaborer individuellement, à leur rythme, grâce à des canaux de communication définis et prévus à cet effet. De plus, si l’ordre du jour clarifie aussi les rôles et les responsabilités, vous vous assurez que les participants arrivent bien préparés et prêts à contribuer de manière significative à chaque sujet.

  1. Garantir des réunions productives qui restent focalisées sur les objectifs

S'éloigner du sujet est l'un des problèmes de réunions les plus fréquemment cités. En suivant un ordre du jour clair pendant la réunion, on peut éviter ce problème. Une étude réalisée sur les réunions de direction3 a révélé une corrélation positive significative entre :

  • le fait d'avoir un objectif clair pour chaque point de l'ordre du jour,
  • le fait de ne pas s'éloigner du sujet lors de la discussion de ce point, et 
  • les trois indicateurs de l'efficacité de l'équipe : la performance vis-à-vis des tâches, la qualité de la collaboration et la satisfaction des membres.

Maintenant que nous savons pourquoi un ordre du jour de réunion efficace est essentiel, découvrons comment le rédiger. Dans la section suivante, nous explorons les étapes nécessaires à l'élaboration d'un ordre du jour de réunion qui fera de vos réunions des atouts pour la création de valeur, et plus jamais des pertes de temps. 


Comment rédiger un ordre du jour de réunion ?

Après avoir étudié la définition et l'importance de l’ordre du jour de réunion, nous sommes maintenant prêts à passer à sa phase de rédaction. Les étapes essentielles sont les suivantes : 

  1. Identifier les objectifs de la réunion

Le premier point à considérer lorsque vous établissez l'ordre du jour d'une réunion est de se demander si les objectifs de la réunion pourraient être atteints d'une manière différente et plus efficace. Plus les objectifs de la réunion sont clairs, plus la prise de décision est rapide. 

Selon notre modèle Azend®, « une réunion n'a lieu qu'en cas de nécessité ». C’est donc la première question à se poser lors de la rédaction de l'ordre du jour. Les objectifs de la réunion pourraient-ils être atteints d'une manière différente et plus efficace ? Plus les objectifs de la réunion sont clairs, plus la prise de décision est rapide.  

Comme nous l'avons déjà mentionné, une réunion doit avoir des objectifs clairs dès le départ, sinon elle ne devrait pas avoir lieu du tout. Afin de mettre fin à la réunionite, nous devons soumettre chaque réunion à un examen « go/no-go » avant qu'elle n'ait lieu, pour être sûrs que la réunion est le moyen le plus efficace d'atteindre les résultats souhaités. Personne n'aime être dans une réunion qui aurait pu être remplacée par un e-mail. L’objectif de la réunion doit donc être parfaitement clair pour tous les participants. Suivre un modèle d’ordre du jour de réunion permet de s'assurer que chaque point de votre ordre du jour ait un objectif clair. 

  1. Solliciter rapidement un feedback/une contribution

Lorsqu'on préside une réunion, demander la contribution des autres est le meilleur moyen de s'assurer que l’on est sur la bonne voie. La combinaison de l'expertise et des contributions d'un éventail de parties prenantes garantira que rien n'est négligé et que seuls les points essentiels seront discutés. Notre expérience en matière d'aide aux organisations en vue d’une gestion de réunions efficace nous a appris que cette étape est souvent négligée. Demander une contribution dès le début signifie que les participants ont la possibilité d’optimiser l’organisation et le bon déroulement de vos réunions.

  1. Décomposer les réunions en points indépendants avec des objectifs clairs

L'ordre du jour de réunion aide les dirigeants à décomposer les réunions en éléments indépendants, ce qui contribue à leur donner une structure claire. En décomposant l'ordre du jour de votre réunion en sujets distincts, vous vous assurez que chacun d’eux a un objectif clair et, en fin de compte, une raison d'être inclus dans votre réunion. 

Pensez également à l’exemple de l’orchestre mentionné plus haut : chaque symphonie jouée est décomposée en mouvements musicaux, tandis que chaque partie nécessite des instruments différents et une gamme distincte de techniques musicales telles que la tonalité, le tempo et le timbre, afin de donner vie à la vision du compositeur. Il en va de même pour l’ordre du jour de réunion : il doit être décomposé en éléments indépendants avec des objectifs clairs afin de permettre aux participants les plus pertinents d'être impliqués. Chaque point peut nécessiter une approche nuancée, utilisant différents formats tels que des ateliers, des discussions ou des votes, afin d'atteindre les objectifs.

Enfin, chaque point de l'ordre du jour doit être assorti d'un minutage, ce qui contribue à maintenir la réunion sur la bonne voie et à tenir les délais. Ainsi, une gestion efficace des réunions implique de les diviser en points indépendants, ce qui est le quatrième principe du modèle Azend® de Sherpany.

  1. Attribuer des rôles et des responsabilités

Une fois que votre réunion est divisée en points indépendants avec un minutage précis, vous pouvez commencer à attribuer des rôles et des responsabilités. Dans la partition musicale de votre réunion, il sera essentiel de répartir clairement les musiciens et leurs rôles pour diriger la symphonie. Lors du choix des solistes, le chef d'orchestre sélectionne l'instrumentiste le plus compétent.

Le cas des réunions n’est pas différent. En veillant à ce que chaque point de l'ordre du jour soit dirigé de manière appropriée et à ce que chaque participant comprenne le rôle qu'il doit jouer, on s'assure que sa participation sera engagée, préparée et apportera sa pleine contribution. Il peut être difficile de décider comment choisir  les participants pour vos réunions, c'est pourquoi il est important de se rappeler que chaque point de l'ordre du jour de votre réunion doit être clair :

  • Qui dirigera le point ?
  • Quelles sont les compétences et les connaissances qui sont essentielles pour atteindre les objectifs ?
  • Quelle est la nature du point à l'ordre du jour - un atelier qui nécessitera une participation active, ou une section informative qui informera les participants sur une question particulière ? 

En attribuant des rôles et des responsabilités, vous permettez une dynamique de participation active, ce qui contribue à accroître l'efficacité de vos réunions, à faire bon usage du temps des participants et à favoriser un climat de sécurité psychologique propice aux échanges fructueux. La dynamique de participation active signifie que les participants ne sont impliqués que dans le ou les point(s) de l'ordre du jour au(x)quel(s) ils peuvent contribuer.

Cela signifie qu’ils assisteront à certaines parties de la réunion et pas à d'autres, ce qui réduit le risque de participants spectateurs et augmente le niveau d'engagement, et enfin contribue à l'efficacité globale de la réunion. 

  1. Rassembler toutes les informations pertinentes et les mettre à la disposition de tous les participants 

Les choses peuvent changer rapidement et fréquemment. C'est pourquoi, pour diriger efficacement une réunion, vous devez vous assurer que vous disposez de toutes les informations pertinentes et mises à jour. C’est comme si vous vous familiarisiez avec la partition avant de vous produire en concert. En rassemblant toutes les informations nécessaires avant votre réunion, vous vous assurez que l'orchestre joue les bonnes notes et évite toute discordance. En garantissant que les informations dont vous disposez sont à jour, vous vous assurez que tous les sujets et leurs détails soient toujours d'actualité.

La collecte d'informations pertinentes permet également de prendre des prises de décision stratégiques fondées sur des données, en veillant à ce qu’elles reposent sur des faits et soient aussi précises et éclairées que possible. 

Enfin, il est essentiel de veiller à ce que les informations soient stockées de manière claire et accessible. Tous les participants doivent être en mesure de trouver les documents pertinents pour chaque point de l’ordre du jour afin de pouvoir se préparer de manière approfondie avant la réunion et d'exécuter les actions suite à la réunion. Pour cela, il est recommandé de choisir une solution sur mesure. Un dépôt centralisé des documents de réunions, organisé de manière à soutenir le processus de réunion et à fournir des fonctionnalités de recherche, garantira que tous les documents sont facilement accessibles et que le contrôle des versions est assuré. 

Maintenant que nous avons examiné l'importance de l'ordre du jour d'une réunion et que nous avons détaillé comment le créer, nous pouvons expliquer comment l’utiliser au fil des trois différentes phases du processus de réunion : pré-réunion, réunion, et post-réunion.


Comment utiliser l’ordre du jour de réunion ?

Une fois l'ordre du jour établi, il jouera un rôle central pendant tout le processus de la réunion. Passons en revue son rôle au sein des trois étapes de la réunion :

  • Pré-réunion: Un ordre du jour bien structuré permettra à tous les participants de collaborer de manière asynchrone et d'assurer une préparation optimale de la réunion, sans contraintes de temps ni de lieu. En étant divisé en parties indépendantes, avec une définition claire des rôles et des responsabilités, l'ordre du jour montrera aux participants ce qu'ils doivent faire pour bien se préparer, et permettra même d’avancer certains sujets avant que la réunion ne commence.
     
  • Réunion: 
    Rester sur la bonne voie: Pendant la phase de réunion, l'ordre du jour vous servira de carte pour vous aider à vous orienter. Il est important de suivre l'ordre du jour afin de concentrer les discussions sur la réalisation des objectifs. Le temps attribué à chaque sujet de votre ordre du jour vous permettra de respecter les délais, et vous aidera à identifier le moment où une discussion doit être recentrée.
    Définir des actions et rédiger le procès-verbal: Votre ordre du jour peut servir de modèle pour la rédaction du procès-verbal de réunion et vous aider à définir, attribuer et suivre les actions décidées. Il vous permet de vous assurer que chacun sait clairement ce qui a été discuté et quelles sont ses responsabilités pour la suite. Ce processus contribue à favoriser l’appropriation des résultats et l’engagement des participants.
     
  • Post-réunion: Dans la phase qui suit la réunion, votre ordre du jour vous permettra non seulement de suivre les actions, mais aussi de recueillir un feedback sur la réunion, ce qui est un élément essentiel pour améliorer continuellement vos processus de réunions en vue d’une amélioration continue.

Ordre du jour de réunion efficace : la passerelle vers une « standing ovation »4

En mettant l'accent sur la réalisation des objectifs, en faisant contribuer les participants en amont et en permettant une collaboration efficace tout au long du processus de réunion, l'ordre du jour d'une réunion est fondamental pour sa réussite. En parallèle, il est également essentiel d'utiliser la technologie adaptée pour garantir l'efficacité de l'ordre du jour. Le choix d’une solution dédiée à gestion de réunions vous permettra d’augmenter l'efficacité de votre processus de réunions, depuis la création de vos ordres du jour et au fil des différentes phases des réunions. 

Par conséquent, en suivant notre guide étape par étape et en sélectionnant une technologie puissante pour vous aider, il est possible de créer un ordre du jour efficace qui s'avérera révolutionnaire lorsque vous présidez une réunion, vous garantissant une « standing ovation » à l’issue de votre symphonie. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont nous aidons les organisations à transformer leurs réunions, n'hésitez pas à nous contacter. 

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1. ‘Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings’, by Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2010.
2. ‘Half Of All Meetings Are A Waste Of Time - Here’s How To Improve Them’, Forbes, 2019.
3. ‘Effectiveness in top management group meetings: the role of goal clarity, focused communication, and learning behavior’, by Henning Bang et al., Scandinavian Journal of Psychology, 51, 253–261, 2010.
4. Anglicisme. En français, « une “ovation debout » est une forme d'applaudissement où les spectateurs initialement assis se mettent debout pendant qu'ils applaudissent.

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