Comment optimiser la prise de décision dans l’entreprise ?

La prise de décision efficace est fondamentale pour le leadership. C’est même l’une de ses fonctions premières. Les décisions permettent aux dirigeants de répondre aux conditions changeantes du marché, aux menaces et aux opportunités, afin d'assurer le succès futur de leur organisation. Avec la vitesse croissante de l'information, les changements dans l'environnement commercial et les événements extérieurs, la prise de décision efficace devient chaque jour plus compliquée.

La science du leadership n’en est plus à ses balbutiements. Les universitaires affirment depuis longtemps qu'une bonne prise de décision est l'ADN des entreprises qui réussissent. Il est donc surprenant de constater que bon nombre d’organisations sont toujours en proie à une prise de décision déficiente qui entraîne des coûts énormes. Dans une étude publiée par Gartner, le coût estimé des mauvaises décisions s'élève à plus de 3 % des bénéfices des entreprises.¹ 

Les dirigeants sont des personnes qui jonglent avec de nombreuses priorités et avec souvent, un grand nombre de réunions d’entreprise. Cela signifie que leur processus de prise de décision stratégique doit être rationalisé et efficace afin d’en maximiser la portée. L’association de la prise de décision à la technologie permet aux dirigeants d’atteindre cet objectif, ce qui se traduit par des décisions éclairées et plus rapides.

Cet article explore l'ADN de la prise de décision, pour en comprendre sa signification et son importance. Il détaille également un modèle de prise de décision établi et donne des pistes pour le mettre en œuvre.

Qu'est-ce que la prise de décision ? 

La prise de décision découle de la nécessité de résoudre un problème, ou de répondre à une menace ou à une opportunité. Selon un document publié par l'Université du Massachusetts, la prise de décision peut être définie comme « le processus consistant à faire des choix en identifiant une décision, en rassemblant des informations et en évaluant des résolutions alternatives ».² 

Le processus de prise de décision peut être décomposé comme suit : 

• Identification des buts et des objectifs
• Collecte de toutes les informations pertinentes
• Engagement des principaux acteurs et contributeurs
• Évaluation des alternatives

Imaginons que la prise de décision soit un carrefour. La route est votre stratégie, votre entreprise est votre véhicule, et le carrefour est l'occasion de changer votre approche sur une question spécifique, de modifier l’itinéraire de votre voyage, ou de conserver votre trajectoire actuelle. La pandémie de COVID-19 en est un exemple clair : un événement extérieur d'une ampleur sans précédent a créé un certain nombre de carrefours pour les dirigeants. Comment leur organisation allait-elle réagir à cette pandémie mondiale ? Quels changements dans les activités habituelles étaient nécessaires pour assurer la sécurité de leurs employés et de leurs clients ? 

Le résultat final de la prise de décision est de fournir à votre organisation un moyen d'avancer dans la situation à venir. À chaque carrefour, vous pouvez décider de poursuivre dans la direction actuelle ou de tourner et de prendre une nouvelle direction. 

Tout cela semble assez simple, mais ce qu'il faut savoir, c'est que pour la plupart des entreprises, il y a souvent plus d'un carrefour à considérer à un moment donné, avec de nombreuses décisions à prendre. La plupart des organisations constituent un convoi plutôt qu'un seul véhicule. Ce problème est accéléré par la nature de plus en plus connectée du monde des affaires, avec des flux d'informations plus rapides nécessitant des décisions plus précises.

Différents processus de prise de décision

Pour simplifier le processus de prise de décision, il est utile de suivre un modèle de prise de décision, qui peut aider à accroître son efficacité et son efficience.

Les dirigeants sont des personnes très occupées dont l’attention est mobilisée dans plusieurs directions (parfois contradictoires) à la fois. Les modèles de prise de décision sont des outils puissants pour les aider dans leur pratique. Il y a aussi la question du risque. Le risque est indissociable du concept de prise de décision, et en suivant des modèles décisionnels solides, les dirigeants sont en mesure d'évaluer et d'atténuer les risques associés à chaque décision. Les modèles de prise de décision aident également à tirer parti du temps des dirigeants. Lorsqu'ils sont mis en œuvre efficacement, ils sont le garant d’une approche structurée et stratégique de la prise de décision.

Un peu d’histoire

L'un des premiers modèles de prise de décision est attribué aux Quakers au XVIIe siècle, qui ont établi un processus qui, même selon les normes modernes, est considéré comme un « parangon d'efficacité, d'ouverture et de respect ».³ Un autre exemple précoce est le bilan décisionnel de Benjamin Franklin de 1776, qui utilisait un processus tabulaire de base pour évaluer les avantages et les inconvénients d'une décision.

La transplantation des modèles décisionnels dans le monde des affaires a toutefois commencé avec « The Function of the Executive » de Chester Barnard en 1938. C'est à cette époque que les modèles de prise de décision ont commencé à remplacer des termes plus étroits d'économie politique tels que « allocation des ressources » et « élaboration des politiques ». Tout au long du XXe siècle, un grand nombre de théoriciens du management ont fait progresser le concept de modèle de prise de décision, dont le plus connu est peut-être Peter F. Drucker, que l'on considère comme le père de la théorie moderne du management.⁴

L’apport de la séquence de Drucker

Dans son article fondateur paru dans la Harvard Business Review en 1967, « The Effective Decision », Drucker décrit les étapes de son modèle de prise de décision.⁵ Selon Drucker, la prise de décision efficace peut être décomposée en une séquence de six étapes. Passons brièvement en revue la séquence de Drucker pour une prise de décision efficace, avant de voir comment on peut la mettre en pratique dans le contexte des affaires modernes : 

1. Clarifier le problème 

Le problème est-il unique ou générique ? Un problème de ce type a-t-il déjà été rencontré auparavant, ou faut-il formuler une nouvelle approche ? Il se peut que le problème soit le résultat d'un événement ponctuel, mais il peut aussi être le symptôme d'un problème plus large qui doit être traité.

2. Définir le problème 

De quoi s'agit-il exactement ? Il est important à ce stade de se concentrer sur le fond du problème et de concentrer votre attention sur ce qui est important. Selon M. Drucker, une étape clé d'une prise de décision efficace consiste à s'assurer que vous définissez correctement le problème et que vous évitez les erreurs de diagnostic.

3. Spécifiez la réponse

Comme le dirait la communauté scientifique, fixez les « conditions limites » de votre problème. Vous devez être très clair quant à ce que votre prise de décision doit réaliser dans le contexte de votre problème. Comment saurez-vous quand il sera résolu ? Quelles sont les conditions minimales qui doivent être remplies ? 

4. Décider de ce qui est « juste » plutôt qu'acceptable  

Il est important de démarrer en ayant pour objectif « ce qui est optimal », car les compromis seront inévitables. Par conséquent, plus votre vision est concentrée au départ, moins elle sera diluée une fois les compromis réalisés. 

5. Intégrer des actions 

La cinquième étape de ce processus consiste à transposer votre décision en actions. De nombreuses décisions sont erronées car elles ne comportent aucun engagement d'action. Quelle est la voie à suivre et qui va la concrétiser ? 

6. Tester la validité  

Mesurez vos décisions par rapport au cours des événements qui suivent. Il est important de comprendre l'efficacité de votre prise de décision et d'identifier les lacunes ou les domaines à améliorer. La décision a-t-elle eu le résultat escompté ? Y a-t-il quelque chose qui vous a échappé ? Utilisez ces informations pour réitérer votre approche de la prise de décision afin de vous assurer que vous vous améliorez en permanence.

Ce n'est qu'une fois que le problème est clair et défini, que la réponse est précisée, que les résultats sont rendus opérationnels et que la validité est testée, qu'une décision peut être évaluée comme ayant été efficace. S'il est vrai que cette séquence est établie et largement acceptée comme un modèle de prise de décision efficace, il est également vrai que Drucker écrivait à une époque beaucoup plus simple à gérer.

Dans son ouvrage, « The Effective Executive », Drucker anticipe même la datation de son travail, en reconnaissant que les ordinateurs faciliteront une prise de décision plus rapide en effectuant de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée.⁶ Il est donc nécessaire de transposer ces principes dans le contexte actuel, où la technologie a considérablement accéléré le rythme du changement, la circulation de l'information et la nécessité de prendre des décisions précises.

Entreprises modernes : comment optimiser votre modèle décisionnel 

Le modèle décisionnel de Drucker a été écrit environ dix ans avant que Steve Wozniak n'achève l'Apple-1, et quatre ans avant l'invention de la messagerie électronique. On peut donc affirmer, sans se tromper, que son monde n’a plus grand-chose à voir avec celui des entreprises modernes. Cela ne veut pas dire que les pensées de M. Drucker ne sont plus pertinentes - bien au contraire - mais il est nécessaire de remettre ce modèle de prise de décision dans le contexte du monde actuel.

Aujourd'hui, les disruptions sont devenues monnaie courante, qu'il s'agisse d'adopter de nouvelles technologies, de répondre à des conditions de commercialisation changeantes ou de réagir lorsque les industries sont perturbées par l'innovation et les nouveaux arrivants sur le marché. Alors, comment affiner notre modèle de prise de décision pour tenir compte de cela ?

1. Leadership

Le leadership moderne est le produit de son environnement. Avec le changement de génération qui s'opère au sein de la population active, de nouvelles valeurs et attentes sont mises sur la table, et le leadership doit faire preuve de souplesse. Alors que le monde des affaires adopte de nouvelles technologies et des méthodes de travail agiles, les dirigeants doivent, eux aussi, gagner en agilité. Le leadership agile implique l'ouverture, la confiance et une hiérarchie organisationnelle plate, ce qui permet aux experts de déployer leurs compétences de la manière la plus efficace possible.

La prise de décision a donc subi une mise à jour importante : elle implique désormais un processus beaucoup plus démocratique, impliquant les experts concernés, quel que soit leur statut ou leur titre. En outre, une plus grande protection est accordée lors de la prise de décision, comme la Business Judgement Rule. La prise de décision n'est plus l'apanage des dirigeants, elle est devenue la responsabilité de l'ensemble des collaborateurs, notamment en ce qui concerne la prise de décision par consensus, où les équipes prennent des décisions en tant que collectif.

2. Communication

Dans les années 1960, la communication était bien différente d’aujourd’hui : soit vraiment simple, soit radicalement inefficace, selon les points de vue. Les voies de communication étaient beaucoup plus étroites, impliquant des conversations en face à face, des appels téléphoniques, des télécopies, ou des courriers. Tout cela signifiait que le rythme de communication était beaucoup plus lent - a fortiori si l'on tient compte des multiples régions géographiques et fuseaux horaires.

Aujourd'hui, nous sommes habitués à une communication immédiate et directe facilitée par les progrès technologiques tels que les réunions virtuelles, les services de messagerie instantanée, le courrier électronique et les logiciels plus spécialisés comme les solutions de gestion de réunions. Ces progrès impactent positivement la prise de décision. Aujourd’hui, le délai entre la prise de décision et la mise en œuvre a été considérablement réduit, et la capacité à impliquer les parties prenantes et les experts dans le processus, où qu'ils se trouvent dans le monde, a augmenté de manière exponentielle.

La capacité à invoquer le 6^ème principe du modèle de prise de décision de Drucker s'est également améliorée de manière significative. Grâce à la disponibilité des données et des analyses, nous sommes en mesure de tester la validité des décisions prises d'une manière beaucoup plus approfondie et implicite que par le passé. Cela permet d'apprendre, d'itérer et d'optimiser la prise de décision de manière très puissante.

3. Réunions 

Les réunions ont toujours été l’un des outils stratégiques les plus importants d’une entreprise. Dans le contexte de notre exemple précédent, les réunions sont le moyen de diriger la circulation à l'arrivée à chaque carrefour, pour vous assurer que chaque véhicule de votre convoi reste sur sa trajectoire, ou que votre personnel reste aligné.

Les réunions ont toutefois subi des changements importants et, alors qu'au XXe siècle, elles impliquaient une congrégation physique dans un lieu et à un moment précis, elles ont maintenant été élargies pour être exemptes de toute contrainte géographique. Le processus de réunion permet désormais aux participants de collaborer de manière asynchrone, avant, pendant et après les réunions.

Tout cela signifie que l'importance des réunions dans la prise de décision a été renforcée, avec une communication plus facile et une collaboration accrue. En outre, grâce à la possibilité d'optimiser le processus de réunion à l'aide d'une technologie spécialement conçue à cet effet, les dirigeants sont équipés pour faire participer les experts les plus compétents de leur organisation afin de garantir que des décisions éclairées en résultent.

4. Technologie 

L'explosion de l'informatique, d'internet et le développement d'appareils sophistiqués comme les smartphones et les tablettes ont révolutionné notre façon de communiquer, de collaborer, de travailler, d'évaluer et d'exécuter nos tâches. Le rôle de la technologie dans la prise de décision est multiple et touche toutes les étapes du processus décisionnel.

Reprenons encore et toujours notre exemple. Avec des flux d'informations continus et des changements constants qui conduisent à un nombre croissant de décisions, ou de carrefours, la route est devenue de plus en plus compliquée. En outre, les organisations sont de plus en plus complexes, avec davantage de véhicules dans le convoi. Par conséquent, le volume du trafic, et donc la probabilité de congestion, a augmenté. Dans cet exemple, la solution de gestion de réunions Sherpany peut être considérée comme le rond-point qui régule ce trafic, en permettant aux dirigeants de prendre des décisions en connaissance de cause. 

La prise de décision : les principes du XXe siècle appliqués à l'heure actuelle

Le monde d’aujourd’hui est peut-être méconnaissable par rapport à celui du XXe siècle, mais les principes de la prise de décision restent largement inchangés. Un modèle de prise de décision développé dans les années 1960 est encore plus puissant aujourd'hui, grâce aux progrès réalisés par le monde des affaires en matière de leadership, de communication, de réunions et de technologie.

L'importance d'une prise de décision efficace ne peut être sous-estimée. Une prise de décision efficace aide les dirigeants à réduire les risques, à élaborer et à mettre en œuvre une stratégie commerciale, à réagir aux changements dans les environnements commerciaux et à s’adapter aux événements extérieurs. Sur ce chemin, les carrefours sont inévitables, comme l'illustre la récente pandémie mondiale. En suivant un modèle décisionnel solide, les dirigeants peuvent formuler des réponses opportunes et percutantes qui offrent à leur organisation une voie claire vers l'avenir.

Les réunions jouent un rôle essentiel dans ce processus. Grâce aux progrès technologiques, elles ont évolué pour accroître la collaboration, quel que soit l'endroit dans le monde où se trouvent les participants. La solution de gestion de réunions Sherpany garantit que les informations circulent de manière transparente. En régulant et en optimisant les processus de réunion, les dirigeants sont en mesure de prendre des décisions efficaces et éclairées plus rapidement que jamais. Pour aller plus loin, retrouvez les 5 clés pour prendre les bonnes décisions en gérant correctement vos réunions.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Sherpany aide les dirigeants à optimiser leur prise de décision, n'hésitez pas à nous contacter. 

¹ Corporate DNA: Using Organizational Memory to Improve Poor Decision-making, A. Kransdorff, 2007. 

² The Effective Decision, P. F. Drucker, HBR, 1967. 

³ A Brief History of Decision-Making, L. Buchanan et al, HBR, 2006

⁴ Peter F. Drucker, British Library, 2005. 

⁵ The Effective Decision, Peter F. Drucker, HBR, 1967. 

⁶ The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right Things Done, Peter F. Drucker, 1966. 

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.