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Bien choisir les participants : la clé d'une réunion efficace

Nous avons tous assisté à des réunions auxquelles nous n'avions pas besoin d'être présents. Des réunions où nous nous sommes sentis comme des spectateurs, et où, malgré le fait de prendre des notes, aucune action réelle n’a jamais été entreprise. 

Il incombe au responsable de la réunion de veiller à ce que cela ne se produise pas. Or, l'une des premières étapes consiste à choisir les bons participants à la réunion et à leur attribuer des rôles. Le choix des participants à une réunion et l'attribution des rôles peuvent être délicats, mais ils représentent une étape essentielle pour garantir une préparation minutieuse, un engagement actif et l'appropriation des résultats de la réunion, ce qui améliore la productivité des réunions dans leur ensemble.

Chez Sherpany, nous avons passé près d'une décennie à travailler avec les dirigeants européens pour comprendre les problèmes liés à leurs processus de réunion, et à collaborer avec eux pour y apporter des solutions.

Dans cet article, nous allons explorer les étapes à suivre pour choisir les participants à une réunion et leur attribuer des rôles en vous offrant les meilleures pratiques, afin que vos futures réunions soient composées de participants engagés et prêts à donner le meilleur d'eux-mêmes.

Participants à une réunion : choisissez les bons joueurs

Le choix des participants à une réunion est très semblable à celui des membres d'une équipe de football. Vous voulez choisir les joueurs qui ont les plus grandes capacités, le plus grand engagement envers l'équipe et le désir de réussir. 

Il est erroné de croire que plus le nombre de participants à une réunion est élevé, meilleure sera la collaboration. Malheureusement, ce n'est tout simplement pas vrai - en fait, c'est plutôt le contraire. Selon Paul Axtell, un expert en réunions, les réunions les plus productives comptent moins de huit participants.1 Par conséquent, la liste des participants sera certainement plus courte que vous ne l’aviez imaginée. 

Un autre élément de mesure, la fameuse « règle des deux pizzas », soutient aussi cette théorie. Instituée par Jeff Bezos dès les débuts d’Amazon, cette règle affirme qu’il ne faut jamais faire de réunions internes où deux pizzas ne peuvent pas nourrir chaque personne qui y assiste.

Avec un nombre limité de sièges autour de la table, comment sélectionner les joueurs qui vont vous aider à sortir victorieux ? Pour commencer, vous devez vous poser les quatre questions suivantes :

  1. Quels sont les objectifs de votre réunion ?

Avant de pouvoir choisir les participants à votre réunion, vous devez clarifier les objectifs que vous souhaitez atteindre. Il est important que les objectifs de chaque réunion soient très clairs dans votre esprit dès le départ. Selon notre méthodologie Azend® pour la gestion de réunions, une réunion n'a lieu que lorsqu'elle est nécessaire. En définissant au préalable vos objectifs, vous éviterez de vous réunir pour le simple plaisir de se réunir.

  1. Qui peut vous aider à atteindre ces objectifs ?

Il est essentiel de tenir compte des compétences, de l'expérience et des intérêts des personnes que vous invitez à votre réunion. Vous devez vous assurer que les participants à votre réunion disposent des compétences nécessaires et que chacun d'entre eux est prêt à apporter sa pleine contribution.

  1. Qui est concerné par les résultats de cette réunion ? 

Lors de l'identification des participants à une réunion, il est impératif de se demander qui sera affecté par les résultats de celle-ci et s'il faut ou non les consulter ou les inclure dans le processus de réunion. Après tout, ces personnes sont souvent les premières à mettre en œuvre les actions décidées lors d'une réunion, et il est donc essentiel de bénéficier de leur soutien.

  1. Qui sont les principaux décideurs dans chaque domaine ?

En choisissant les participants à la réunion, il est important de considérer qui a l'influence nécessaire pour faire avancer les choses au sein de votre organisation. Qu'il s'agisse des chefs de division, qui seront chargés de rallier les troupes derrière un changement, ou des experts thématiques dont les connaissances vous serviront à prendre des décisions, l'identification et l'inclusion des principaux décideurs dans les domaines concernés constituent une étape clé pour atteindre les objectifs de votre réunion.

Rôles des participants : assurez-vous que vos joueurs couvrent le terrain

Maintenant que vous avez sélectionné votre liste de participants, vous devez attribuer des rôles et des responsabilités clairs pour la réunion.

Dans le contexte de notre match de football, l'attribution des rôles de réunion revient à décider de la position que chaque joueur va occuper. Il est essentiel de vous assurer que les personnes remplissent des rôles qui correspondent à leur niveau d'ancienneté, à leurs compétences et à leur expérience. Par exemple, vous ne demanderiez pas à un gardien de but de jouer en tant qu'attaquant. 

Au minimum, les réunions formelles devraient avoir :  

  • un responsable pour chaque point de l'ordre du jour
  • quelqu'un pour rédiger un procès-verbal, et  
  • une personne qui assume la responsabilité globale de l'organisation et du suivi des réunions.  

Il se peut qu'une personne joue plus d'un rôle dans votre réunion, ou que la même personne dirige toute la réunion. Il y a ici une certaine souplesse et la liberté de choisir les personnes qui sont en mesure de remplir le rôle de la manière la plus efficace. Examinons ces rôles individuellement pour comprendre leur objectif.  

Responsable de la réunion

Chaque réunion a besoin d'un responsable. Dans certains cas, il s'agit du « président » de la réunion. Les responsabilités de cette personne consistent notamment à établir les règles de base, à respecter les délais, à garantir l'engagement et à s'assurer que chaque participant à la réunion contribue de manière égale. 

Responsable de point à l'ordre du jour
 

Chaque point de l'ordre du jour doit être dirigé par un responsable distinct de celui qui dirige la réunion. Il s'agira probablement d'un expert de la question. Sa responsabilité est de faire en sorte que l'objectif de son point à l'ordre du jour soit atteint, en facilitant une discussion efficace, en encourageant l'engagement et en décidant du moment où les conversations doivent être mises « en suspens ». Cela permet de garantir que les discussions ne durent pas trop longtemps et que chacun a la possibilité d'y contribuer pleinement.

Rédacteur du procès-verbal

La rédaction des procès-verbaux est un élément essentiel des réunions officielles de direction, en particulier lorsqu'il s'agit de management. Dans certains cas, un rédacteur de procès-verbaux désigné peut se joindre à la réunion, et dans d'autres cas, un autre participant à la réunion peut assumer cette responsabilité. En effet, certains dirigeants alternent de sorte que ce ne soit pas la même personne à chaque fois. 

Les procès-verbaux de réunion jouent un rôle juridique en fournissant un compte-rendu vérifiable des discussions, des votes et des décisions. Ils remplissent également une fonction administrative importante, en permettant aux dirigeants de se rappeler les réunions précédentes pour éviter les chevauchements. Suivre un modèle de procès-verbal de réunion est un excellent moyen de s'assurer de tirer le meilleur parti de votre compte-rendu de réunion. 

Organisateur de la réunion
 

L'organisateur de la réunion est la personne chargée de l'organisation générale, de la logistique et du suivi. Il coordonne les agendas, rédige l'ordre du jour de la réunion, distribue les documents et assure le suivi des communications. L'organisateur de la réunion est souvent un secrétaire général ou un président, assisté par les assistant(e)s de direction des autres participants. 

Participant à la réunion

Un participant à une réunion est une personne choisie pour participer à tout ou partie d'une réunion. Les participants aux réunions doivent être ceux qui peuvent apporter une valeur ajoutée à la discussion dans son ensemble ou à un point spécifique de l'ordre du jour. Ils doivent être équipés pour préparer la réunion de manière approfondie. Cela leur permet de collaborer de manière asynchrone avec d'autres participants avant la réunion elle-même.

En outre, grâce à la dynamique de participation active, les participants aux réunions peuvent s'y joindre uniquement pour les points spécifiques de l'ordre du jour auxquels ils peuvent apporter leur expertise et leur connaissance, et partir pour ceux qui ne sont pas pertinents. 

Dans certains cas, il peut être nécessaire d'intercaler vos réunions avec des rôles moins formels pour promouvoir un plus grand engagement. Cela peut être particulièrement efficace pour les réunions d'équipe. Par exemple, dans un article récent de Forbes, il a été suggéré d'attribuer des rôles tels que celui de « Porte-parole des clients ».2 La responsabilité de cette personne est de se demander en permanence « Que penserait le client? » et de contribuer aux discussions sur cette base, en faisant entendre la voix du client.  

Participants à une réunion : il n'y a pas de modèle unique

Lors de la sélection des participants à une réunion, il est essentiel que vous preniez le temps de considérer la pertinence de cette rencontre pour ces personnes, ainsi que la contribution qu'elles peuvent apporter. Il est également très important de veiller à ce que les participants à une réunion soient aussi peu nombreux que possible - pour reprendre les termes intemporels de Dieter Rams : moins, mais mieux.3 La qualité est ici plus importante que la quantité, car des participants supplémentaires diluent la concentration et l'engagement de votre réunion dans son ensemble.

En ce qui concerne l'attribution des rôles de réunion, il n'y a pas d'approche uniforme. Chaque réunion est unique, et les rôles des participants doivent être clairement alignés sur les objectifs généraux de chaque point de l'ordre du jour. Si certains rôles de réunion sont standardisés, vous pouvez en envisager d'autres, qui doivent être adaptés à votre culture, à votre organisation et à vos objectifs.

Si vous avez investi du temps dans l'identification des objectifs de chacun de vos points à l'ordre du jour et si vous avez soigneusement établi votre liste de participants, il devrait être plus facile d'attribuer soigneusement les rôles pour votre réunion. 

 


1. The Most Productive Meetings Have Fewer Than 8 People, P. Axtell, HBR, 2018.
2. Bringing The Voice Of The Customer Into Your Meetings, Forbes, 2018.
3. Less, But Better, D. Rams, 1995.

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