Outil de télétravail : pourquoi une solution de gestion des réunions est indispensable
Les équipes de direction en télétravail reposent largement sur la technologie, mais celle-ci peut parfois manquer d'alignement. Voici pourquoi une solution de gestion des réunions formelles est un outil de télétravail essentiel.
Depuis la pandémie, travailler en dehors des bureaux de l’entreprise est devenu une partie intégrante de la routine professionnelle des dirigeants exécutifs. Les avantages du télétravail, aussi bien sur le bien-être au travail que sur la productivité des équipes, ne sont plus à démontrer - à condition, bien entendu, que les processus en place soient efficaces.
Télétravailler repose indéniablement sur la technologie. Avec la digitalisation des entreprises, et le recours massif au télétravail ces dernières années, l’afflux rapide des nouveaux outils a paré les dirigeants d’entreprise avec une myriade d’outils digitaux, accompagnant leurs tâches quotidiennes. En revanche, cette cohorte d’outils laisse également les équipes dirigeantes avec des technologies trop nombreuses, cloisonnées et mal alignées.
En effet, selon un article de Forbes, les organisations se débarrasseront d'un tiers des solutions de leur pile technologique au cours de l’année à venir, dans un but d’optimiser leur recours à la technologie, de la consolider et de la rationaliser.1 Peut-être êtes-vous dans ce cas lors de la lecture de cet article ? Afin de faciliter votre audit technologique à venir, ce billet a pour but de mettre en lumière une technologie indispensable au succès des équipes dirigeantes : une solution dédiée à la gestion des réunions formelles.
Dans cet article, nous verrons en quoi une solution de gestion des réunions formelles constitue un outil de télétravail central, car elle est le point de contact unique regroupant de nombreux aspects de la collaboration des équipes dirigeantes dans le cadre du télétravail - la rendant donc indispensable au sein de votre arsenal technologique futur.
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Une solution de gestion des réunions, point central de la collaboration à distance des dirigeants exécutifs
Une collaboration qui n’est pas près de s’éteindre : selon une étude Expert Market de 2022, 94% des PDG et des preneurs de décision ont déclaré souhaiter continuer à travailler à distance ou de manière hybride.2
En revanche, un des principaux défis actuels du leadership à distance est de combler le fossé technologique qui s’est creusé ces dernières années, la pandémie ayant fait naître de sérieux obstacles technologiques pour les chefs d'entreprise du monde entier : 70 % d'entre eux constatent que leurs efforts de transformation numérique n'atteignent pas les résultats escomptés.3 L'une des principales raisons ? Le manque d'alignement entre les dirigeants de l'entreprise et la technologie disponible.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une technologie unique et puissante pour prendre en charge l'intégralité des processus exécutifs dans un outil de télétravail centralisé : une solution de gestion des réunions formelles. Voyons plus en détail tous les avantages d’une telle solution pour les équipes dirigeantes géographiquement distribuées.
Il existe une technologie puissante pour prendre en charge l'intégralité des processus exécutifs dans un outil de télétravail centralisé : une solution de gestion des réunions formelles.
Des objectifs stratégiques plus clairs
Chaque réunion de direction que vous organisez doit comporter un ou des objectif(s) clairement défini(s). Ceci aura deux effets principaux :
- Vous aider à éradiquer la réunionite, encore trop répandue au sein des équipes de direction. Des recherches récentes ont d’ailleurs montré que la fréquence et la durée des réunions n'ont cessé d'augmenter depuis que les entreprises sont passées au travail à distance, et que les nouveaux dirigeants tiennent 29 % de réunions de plus que leurs homologues expérimentés.4
- Vous permettre de concentrer vos actions en réunion vers la complétion de ces objectifs afin d’augmenter vos résultats de réunion.
Une solution de gestion des réunions vous aidera, lors de l'organisation de la réunion, à avoir cette vérification dès le départ pour vous assurer que la réunion en télétravail est nécessaire, et si oui, de définir clairement, de manière globale et granulaire par point de l’ordre du jour, les objectifs qu’elle doit permettre d’atteindre.
De plus, au cours de la réunion, chaque prise de décision pourra être associée à des tâches et responsabilités claires de manière centralisée et transparente, elles-mêmes constituant de nouveaux objectifs. Vous avez donc un accès permanent à vos objectifs, décisions, aux tâches qui en découlent et à leur avancement au sein d'une même solution digitale, accessible en ligne et hors ligne, et sur tous vos appareils. Dans le cas du groupe Röchling, utiliser une solution de gestion des réunions leur a permis d’augmenter l’efficacité de leur processus décisionnel à hauteur de 20%.
Une meilleure préparation, et une collaboration plus fluide et efficace
La préparation, que ce soit à titre individuel ou en tant qu'équipe de direction, est fondamentale pour le succès de vos réunions - elle constitue 80% de leur réussite.5 Or, en télétravail, plus que jamais, cette préparation doit être facilitée par des informations claires, efficaces et à jour.
Une solution de gestion des réunions tout-en-un est l’outil de télétravail le plus efficace pour garantir une préparation de pointe de vos réunions de direction.
Fini les e-mails de mise à jour de dernière minute, la recherche d’informations, ou le sentiment de ne pas savoir qui est en charge de quoi : grâce à une solution dédiée à vos réunions de direction, chaque participant pourra mieux se préparer individuellement, en connaissance de son rôle et de ses responsabilités, et aura accès à toute la documentation mise à jour, centralisée sur une seule plateforme.
Parallèlement, toute l'équipe de direction peut mieux se préparer conjointement, en communiquant de manière asynchrone sur les documents, en les commentant, en posant des questions, en y répondant, et même en votant sur certains sujets avant le début de la réunion. Cela fluidifie la communication et l’alignement, permet un gain de temps (et de nerfs) non négligeable, et concentre chaque réunion de direction sur les questions les plus critiques, la rendant plus efficace, plus courte, et axée sur la prise de décision.
Mais la fluidité de la collaboration ne s’arrête pas là : avec une solution de gestion des réunions dédiée, vous avez la possibilité, sur une seule et même plateforme, de :
- Voter de manière sécurisée et conforme, le tout sur un outil de télétravail centralisé ;
- Enregistrer les décisions prises, en leur assignant des actions et des responsables, tout en suivant plus facilement leur exécution.
Des ordres du jour clairs, posant les bases des réunions excellentes
Disposer d'un ordre du jour efficace pour votre réunion de direction est la clé de son efficacité, et ceci est d’autant plus vrai lors d’une réunion à distance. Une solution de gestion des réunions vous fournit un modèle d'ordre du jour intégré à suivre, ce qui vous permet d'être sûr que tout soit en ordre pour poser les bases d’une réunion efficace. Un ordre du jour bien conçu donne un aperçu clair du champ des discussions clés, vous guide dans l'attribution de rôles et de responsabilités en réunion, et vous aide à atteindre vos objectifs.
Plus précisément, une solution de gestion des réunions vous permettra de décomposer les ordres du jour en points clairs et autonomes, chacun étant associé à un responsable de point et à une durée, ce qui est une condition préalable essentielle que de nombreuses organisations négligent. Vous pourrez également modifier l'ordre du jour et ajouter des documents directement dans la solution.
Ce niveau de granularité vous permet de planifier activement vos réunions de direction, en vous aidant à identifier les sujets qui nécessitent le plus d'attention avant et pendant la réunion. Il vous aidera également à sélectionner les participants adéquats pour chaque sujet, et facilitera la collecte des informations pertinentes pour chaque section de votre réunion. Le jour de la réunion, il sert de feuille de route pour que les discussions restent ciblées et se déroulent dans les temps, facilitant ainsi une prise de décision efficace.
Des procès-verbaux augmentant la valeur de vos réunions à distance
Une réunion de direction réussie donne lieu à un procès-verbal clair, permettant de définir plus facilement les actions de suivi et de garantir une meilleure exécution. Le procès-verbal doit être un condensé explicite de ce qui a été discuté, des décisions qui ont été prises, des tâches qui ont été accomplies et des personnes qui en étaient responsables. Il sert également d'enregistrement vérifiable de la réunion. Pourtant, nombreuses sont les organisations qui négligent également cette phase d’une réunion, et se privent ainsi d’une partie cruciale de la valeur qu’elle produit.
Grâce à une solution de gestion des réunions, dotée d'un modèle de procès-verbal de réunion intégré efficace, vous êtes en mesure de :
- Rédiger des procès-verbaux de réunion précis et vérifiables de manière très simple ;
- Expliciter les décisions, les actions et les responsabilités conformément aux normes en vigueur pour les réunions formelles ;
- Partager le procès-verbal de manière simple afin que chacun puisse l'approuver avant la réunion suivante, ce qui fait gagner un temps précieux au début de celle-ci, puisque cela n'est plus à faire ;
- Veiller à ce que chaque réunion organisée produise des résultats tangibles, améliorant ainsi l'efficacité globale de votre équipe de direction.
Une prise de décision plus efficace, et un meilleur suivi des tâches et des décisions
Après chaque réunion de direction, des actions de suivi doivent être assignées à des personnes spécifiques afin de renforcer l'engagement et l'appropriation, et de produire des résultats réels.
Lorsqu'elles travaillent à distance, les équipes de direction ont besoin d'encore plus de clarté et de convergence. À cet égard, une solution de gestion des réunions est un outil de télétravail très utile, qui vous permet de disposer d'un journal des décisions intégré et de leurs actions résultantes, contenant :
- Une liste de toutes les décisions et la manière dont elles ont été prises (options envisagées, heure, lieu et responsable) ;
- Une liste de toutes les actions résultant de ces décisions, associées à leur contexte (nature de l'action, pourquoi elle est importante, destinataire, niveau de priorité et délai d'exécution).
En plus d’augmenter l’efficacité globale de votre processus décisionnel, ces atouts préparent également votre organisation à un potentiel audit, ce qui est un plus non négligeable afin de travailler de la manière la plus conforme, tournée vers l’avenir et préventive.
Une sécurité accrue
Les informations que vous partagez au sein de vos réunions de direction sont précieuses et doivent être protégées. Or, il est trop fréquent de constater que les équipes de direction présentent des failles en termes de sécurité des données : ils multiplient en effet les canaux de communication pour effectuer leur travail, et surtout à distance (emails, outils hébergés sur le cloud, et comme nous le mentionnions plus haut - une panoplie d’outils technologiques trop large). En plus de créer des silos, cette dernière expose l’entreprise à des cyber risques : selon une enquête Gartner sur les DSI de 2021, la croissance du télétravail nécessite une refonte totale des politiques et des outils afin de mieux atténuer les risques.6
Une solution de gestion de réunions, en regroupant la majorité des processus de travail de leadership en un seul outil, constitue une solution technologique hautement sécurisée, tout en réduisant considérablement les silos technologiques et les cyber risques.
La solution Sherpany : un outil de télétravail indispensable
La solution Sherpany, leader en Suisse depuis plus d’une décennie, est spécifiquement développée pour les réunions formelles de direction et du conseil d’administration. Au fil des ans, nous avons aidé des milliers de dirigeants à transformer leurs réunions improductives - et tous les processus qui les entourent comme par exemple la collaboration et la prise de décision - en un facteur clé de succès pour leur organisation, et notre solution constitue aujourd’hui un outil de télétravail essentiel pour de nombreux dirigeants en Europe.
Avec la solution Sherpany, votre équipe dirigeante est certaine de posséder la bonne technologie pour soutenir l’ensemble des processus de réunion de direction :
- La collaboration avant, pendant et après chaque réunion de direction ;
- Le partage de documents sécurisé ;
- La création d’ordres du jour et de procès-verbaux de réunion conformes aux normes en vigueur;
- Les votes sur les décisions (avec résolutions circulaires numériques) ;
- Les tâches et actions résultant des décisions prises;
- Le tout en conformité avec les normes de sécurité les plus élevées du secteur.
Se doter de la bonne technologie est essentiel pour le succès de votre entreprise et de votre équipe dirigeante : investir dans une solution de gestion des réunions formelles comme Sherpany peut véritablement, comme cela a été le cas pour des milliers de dirigeants en Europe, faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
1 "5 Predictions For B2B CMOs To Win In 2023", Forbes, Octobre 2022.
2 "Despite Known Challenges, CEOs Willing to Continue with Hybrid and Remote Work", HR Tech, Juin 2022.
3 "Closing The Business-IT Alignment Gap In Digital Transformations", Forbes, Décembre 2021.
4 "Dear Manager, You’re Holding Too Many Meetings", HBR, Mars 2022.
5 "Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings", Universität des Saarlandes.
6 "The Top 8 Security and Risk Trends We’re Watching", Gartner, Novembre 2021.
