Fondation de l'OMS: Des réunions pour répondre aux besoins critiques en ‎matière de santé dans le monde

2020 est une année qui restera à jamais gravée dans les mémoires comme celle d’une crise sanitaire mondiale. L'universalité de la pandémie de COVID-19 a forcé chaque citoyen à réfléchir aux enjeux de santé publique à une échelle sans précédent. 

Nous ne devrions pas avoir besoin d’une pandémie mondiale pour prendre conscience de l’importance à apporter notre soutien aux besoins mondiaux en matière de santé. Pourtant, cette pandémie a été un révélateur.

La Fondation de l'OMS est un organisme indépendant d’octroi de subventions qui s’emploie à protéger la santé et le bien-être de chacun dans toutes les régions du monde. La Fondation de l’OMS travaille aux côtés de l'Organisation mondiale de la santé (OMS) ainsi que de la communauté de la santé à travers le monde.

Au troisième trimestre 2020, la Fondation de l'OMS a pris la décision d’utiliser Sherpany. Nous nous sommes entretenus avec Lara Vila, membre du bureau intérimaire des opérations de la Fondation de l'OMS, pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles ils ont décidé d'optimiser les réunions de direction afin de soutenir les missions essentielles de la Fondation. 
 

Gérer les réunions d’une équipe de direction internationale en pleine expansion

Lorsque la Fondation de l'OMS a été créée en mai 2020, sa direction ne comptait que trois membres. Par conséquent, il était relativement simple de gérer les réunions du conseil d'administration : les documents, les ordres du jour et les procès-verbaux étaient distribués via une combinaison d'e-mails et de logiciels de création de documents. 

Au cours de l'été, la taille de la direction de la Fondation de l'OMS a plus que doublé. Ce changement s'est accompagné d'une foule de défis administratifs, comme la distribution des documents de réunion et la gestion de la collaboration sur plusieurs canaux. La nature du travail de la Fondation de l'OMS implique la répartition délibérée de son équipe dirigeante sur plusieurs zones géographiques. Comme l’explique Lara Vila, « l'objectif est d'avoir un membre du conseil d'administration présent dans chaque région du monde. »

Il est devenu évident que la Fondation de l’OMS avait besoin d’une solution pour les aider à gérer le processus des réunions.

Une gouvernance claire et une plus grande efficacité

L'efficacité est au premier plan des préoccupations de la Fondation de l'OMS lorsqu'elle décide de mettre en œuvre une solution de gestion des réunions. 

La capacité à prendre des décisions en temps opportun est une composante essentielle des objectifs de fonctionnement de la Fondation. Cette prérogative n’en deviendra que de plus en plus complexe à mesure que la Fondation continuera à se développer. Si 2020 nous a appris une chose, c'est bien qu’il est indispensable de savoir faire preuve de réactivité et d’adaptabilité. Dans le cas de la Fondation de l'OMS, dont les actions soutiennent des projets critiques nécessitant souvent une intervention urgente, ce constat n’en est que plus vrai.

La gouvernance figurait également en bonne place sur la liste des priorités lors de la mise en œuvre de Sherpany. Plus le conseil d'administration de la Fondation de l'OMS s'agrandissait, plus le nombre d'approbations nécessaires augmentait. Par conséquent, il était clair que la collaboration par le biais d’e-mails et d’outils de création de documents ne serait pas viable sur le long terme. En tant qu'organisme de financement, la Fondation de l’OMS doit satisfaire à des exigences juridiques et opérationnelles dans l’enregistrement et l’archivage de ses décisions. 

Sherpany fournit tout cela en une seule plateforme, garantissant ainsi que la conservation des informations permet leur consultation et leur audit.
 

Gestion des réunions : un élément central pour créer une nouvelle culture

Lara indique que la culture était également centrale dans la décision de mettre en œuvre une solution de gestion des réunions.

La Fondation de l'OMS dispose de toute la latitude pour construire sa propre culture, et ses réunions en font partie. « Nous voulons que la Fondation soit moderne, agile et tournée vers l’amélioration continue. Il est important que nous incarnions cela dès le début, et c'est pourquoi nous n'avons sélectionné que des outils qui soutiendront la construction de cette culture », explique Lara Vila.

Cette situation est quelque peu inédite. Souvent, Sherpany est mis en place comme un remède aux frustrations engendrées par la réunionite. Ce n’est pas le cas de la Fondation de l'OMS, qui ne connaissait pas ce type de problèmes. Au contraire, Sherpany a été choisi pour soutenir la création délibérée d'une culture de réunion fonctionnelle et saine. 

Premières impressions : préparer les réunions pour qu’elles soient couronnées de succès

Alors que la Fondation de l'OMS n'en est qu'au début de son apprentissage dans la gestion des réunions, les premières impressions comptent. À ce jour, Sherpany a été utilisé pour accroître l’efficacité des réunions du conseil d’administration de la Fondation de l’OMS, qui a commencé à implémenter la solution dès le quatrième trimestre 2020. 

Lara souligne que l’équipe de support clients de Sherpany a été en contact permanent à chaque étape du processus d’onboarding. « Nous nous sommes sentis bien accompagnés durant tout le processus d'onboarding, même si l’outil en lui-même est intuitif et nécessite peu d'explications. » Et d’ajouter que : « Même lorsque nous avons rencontré des problèmes dans l'utilisation de la plateforme, l'équipe de support clients de Sherpany a été présente pour nous aider. »

Travailler avec une organisation aussi unique et influente que la Fondation de l'OMS est un défi passionnant, que nous avons relevé à bras le corps. Sherpany est heureux de pouvoir jouer un petit rôle dans la mission de la Fondation. Cette étude de cas est la première partie d'une série qui en comptera deux. 

Merci à Lara d’être revenue avec nous sur les réunions au sein de la Fondation de l'OMS.