Brainwriting : le pouvoir du silence pour des réunions plus productives

Le silence - un état que nous n’associons généralement pas à la réussite d'une réunion. Pourtant, la productivité en réunion ne se mesure pas uniquement en fonction des interventions. Dans certains cas, il est tout à fait logique de miser sur des alternatives à la parole. 

Après tout, l'objectif principal des réunions est d'aboutir à une bonne prise de décision et à un plan d’action concret. Pour cela, des idées créatives sont nécessaires, notamment en début de réunion. Le brainwriting est une méthode prometteuse à cet égard.

Elle constitue plus qu'un simple changement par rapport à la réunion de brainstorming bien connue. Le brainwriting consiste à utiliser le silence de manière stratégique pour générer des idées et les classer par ordre de priorité. Ce qui est intéressant, c'est que les réunions d'échanges d'idées non orales donnent souvent de meilleurs résultats que celles de type classique.¹

Cet article se penche plus en détail sur cette méthode. Il illustre les avantages et les raisons pour lesquelles le brainwriting mérite d'être envisagé au sein des réunions. L'objectif est d'acquérir une meilleure compréhension de cette technique afin de pouvoir l'utiliser efficacement.

Brainwriting : définition

Le brainwriting est une technique d'animation de réunion qui repose sur l'écriture créative d'idées. Il s'agit essentiellement d'un échange silencieux entre les participants d'une réunion sur des approches, des démarches et des solutions relatives à un sujet donné.²

Contrairement au brainstorming, les participants n'expriment pas leurs idées à voix haute, mais les notent (sur papier ou sous forme numérique) et les rassemblent ensuite. En termes simples, le brainwriting est donc une écriture créative qui vise à générer de l'inspiration.³

Cela se fait en parallèle, si bien que les participants ne se relaient pas. Comme il n'est pas toujours possible d'attribuer clairement les différentes contributions à une seule personne, il existe ici un certain degré d'anonymat. Un modérateur dirige le processus et veille à ce que les participants restent silencieux pendant la rédaction, car les conversations secondaires peuvent distraire et influencer négativement le brainwriting.⁴

Brainwriting vs Brainstorming

Le brainstorming est l'une des techniques les plus populaires pour stimuler la pensée créative en groupe.⁵ Le brainwriting repose sur la même intention, mais les contributions écrites apportées dans ce cadre ont une dynamique différente de celle des interventions lors du brainstorming. En règle générale, les deux méthodes peuvent être très utiles, de sorte que le brainwriting ne doit pas remplacer totalement le brainstorming ni le rendre obsolète. Il s'agit plutôt d'un outil supplémentaire que les animateurs peuvent utiliser comme technique d'animation de réunion (au même titre que l'ice breaker de réunion, par exemple) pour augmenter leur valeur ajoutée. 

Par exemple, le brainwriting est un bon moyen de former simultanément diverses séries indépendantes d'idées. En revanche, lors d'un brainstorming, il arrive qu'un seul individu influence le reste du groupe.⁶ Par exemple, Leigh Thompson, professeur à la Kellogg School of Management (Illinois), a constaté que lors d'une réunion de brainstorming classique, un petit nombre de personnes s'approprient 60 à 75 % du temps de parole.⁷

Si les brainstormings se déroulent selon ce modèle, des idées précieuses - surtout celles des participants introvertis et à tendance réservée - se perdent rapidement. Ce groupe serait beaucoup plus écouté grâce au processus de création écrite, ce qui profite à l'ensemble de la réunion. En outre, la réunion est ainsi moins vulnérable aux dynamiques préjudiciables telles que l'effet de groupe, qui peut entraîner un "semblant de consensus". D'un autre côté, l'inconvénient du brainwriting est qu'il est impossible de mettre en valeur toutes les idées en même temps.⁸

D'autre part, un brainwriting nécessite plus d'organisation et de préparation des participants qu'un brainstorming, de sorte que le dynamisme et la spontanéité s'y manifestent moins. 

Les avantages du brainwriting 

La comparaison avec les brainstormings nous a déjà permis de mettre en évidence dans quelle mesure le brainwriting peut apporter une valeur ajoutée aux réunions en tant que technique d'animation. Mettons maintenant en évidence les avantages de cette méthodologie.

Voici les trois raisons principales d'utiliser le brainwriting, citées par le Dr Steven G. Rogelberg dans son livre "The Surprising Science of Meetings" :

1. Il n'y a pas de "freins à la production”. Les idées peuvent se perdre lors des brainstormings, car une seule personne peut s'exprimer à la fois. Les contributions sont reléguées au second plan si le moment n'est pas opportun.

2. Grâce aux contributions écrites, nul ne doit craindre l'humiliation sociale - surtout si elles sont anonymes. De plus, les contributions des autres n'influencent pas leur propre façon de penser.

3. Tous les participants doivent s'impliquer et ne peuvent pas se contenter des contributions des autres. Les bonnes idées ont ainsi plus de chances d'émerger.⁹

En résumé, le brainwriting est donc un excellent moyen d'obtenir une vision globale des idées et des solutions lors des réunions. Correctement mis en œuvre, il permet d'utiliser efficacement la force cognitive et la richesse de l'expérience d'un groupe. En d'autres termes, le brainwriting permet de tenir des réunions efficaces.

Les résultats suivants peuvent être attendus :

• Un grand nombre d'idées sont générées.

• Des approches précieuses, qui pourraient passer inaperçues dans les discussions, sont consignées par écrit.

• Un caractère inclusif : tout le monde contribue de manière égale.

• Les approches très créatives sont plus probables, car les normes sociales et réglementaires - telles qu'elles prévalent dans les discussions - sont quelque peu mises de côté.

• Une limite de temps met une légère pression, ce qui augmente la productivité.¹⁰

En bref, le brainwriting peut avoir des effets positifs et, s'il est utilisé correctement, il permet d'atteindre plus rapidement les objectifs de la réunion. 

Le groupe de chercheurs dirigé par le professeur Leigh Thompson est arrivé à la conclusion que le brainwriting présente quelques améliorations significatives par rapport aux brainstormings. Il fournit en peu de temps les meilleures idées de nombreuses personnes.¹¹

Voici une série de facteurs négatifs qui n'existent pas dans le brainwriting :¹²

• la dynamique paralysante des grands groupes ;

• la réduction des contenus par une anticipation apparente des idées

• la peur d'un feedback négatif direct ;

• la pression de la conformité, qui n'autorise notamment pas les approches moins classiques ;

• la focalisation unilatérale sur les idées citées en premier lieu ; ou sur les exemples qui ont montré le plus de performance (comme dans le cas connu du biais du survivant).

Dans l'ensemble, le brainwriting favorise donc de bonnes performances, sans pour autant devoir miser sur une pression directe de la performance.

Comment mettre en œuvre le brainwriting ?

Le brainwriting englobe en réalité une série de techniques de créativité en réunion. Il existe donc plusieurs méthodes qui sont plus complexes que la simple mise par écrit d'idées et d'approches. Nous présentons ici brièvement les approches les plus éprouvées et les plus prometteuses. 

Le brainwriting de base

En général, la procédure ne diffère pas beaucoup d'un brainstorming. En effet, il s'agit ici aussi d'un échange productif et d'une inspiration mutuelle. La différence essentielle est que cela se fait par écrit. Si chacun travaille d'abord de son côté, il s'agit néanmoins de trouver des idées ensemble.

Voici quelques étapes à respecter :¹³

1. Préciser la question à laquelle il faut répondre : de manière générale, il ne faut pas définir un thème trop large. Plus la question est précise et limitée, plus les réponses seront utiles. Par exemple, il ne devrait pas s'agir d'idées générales pour des réunions efficaces, mais d'une question concrète sur les mesures à prendre.

2. Planifier la présentation : plusieurs possibilités s'offrent à vous. Il est par exemple possible d'écrire les idées sur des fiches ou de les noter sous forme de document numérique. De cette manière, l'écriture est très simple et peu contraignante. Il est également possible d'utiliser des post-its, des tableaux blancs numériques ou des affiches, qui permettent d'avoir une meilleure vue d'ensemble. 

3. Définir les objectifs et les règles à respecter afin que tous les participants puissent s'exprimer clairement et de manière ciblée. Il doit avant tout être clair qu'il s'agit d'un processus créatif libre, qui n'est pas lié à des directives strictes ou à une forte pression de performance. Les règles de base peuvent inclure un temps imparti pour l'écriture (par exemple, cinq minutes) et une concrétisation des idées (par exemple, les mesures qu'un dirigeant peut prendre).

4. Écrire le texte : idéalement, cette étape s'explique d'elle-même. Il est surtout important de respecter le temps imparti. Afin d'obtenir les idées les plus créatives possibles, personne ne doit se sentir limité par une vision trop étroite de la qualité et de la finesse de la réflexion.

5. Présentation : il s'agit de l'étape la plus importante, puisqu'il s'agit de trouver ensemble de nouveaux concepts et de nouvelles solutions. Il existe plusieurs possibilités : le groupe peut d'une part rassembler les idées, les regarder ensemble et en discuter ensuite. Il peut également être utile de définir un ordre de présentation et de voter pour les idées préférées. 

Brainwriting : exemples d’autres méthodes

Outre la forme de base du brainwriting, il existe plusieurs développements et modifications qui permettent d'affiner cette technique et de l'utiliser de manière encore plus ciblée ou orientée vers un objectif. 

Voici un aperçu de trois techniques différentes de brainwriting :

• La méthode 6-3-5 : dans un (sous-)groupe de six participants, chacun développe trois idées sur une feuille qui est transmise cinq fois au total. Il s'agit de reprendre les idées existantes et de les développer. Dans l'idéal, on obtient ainsi jusqu'à 90 idées (6 x 3 x 5) en peu de temps. Il s'agit ici d'une méthode très structurée, dans laquelle les approches des différents participants se succèdent. L'inconvénient est que, dans la pratique, cette approche donne généralement lieu à relativement peu de nouvelles idées, car le cadre de référence est limité par les approches précédentes.¹⁴

• Le brainwriting interactif : au lieu de simplement écrire des idées sur des cartes ou des documents, les participants transmettent leurs notes aux autres membres de l'équipe. L'objectif est de trouver des commentaires et des compléments. Ce processus peut se poursuivre pendant un nombre indéfini de tours, au cours desquels les participants ne se parlent pas, idéalement.¹⁵ Celle-ci permet également de développer rapidement des structures et des idées sophistiquées.

• Le brainwriting collaboratif : dans ce cas, tous les participants travaillent ensemble sur une feuille de papier ou dans un document. Par exemple, quelqu'un écrit une question sur une grande feuille de papier. Ensuite, tous les participants notent directement en dessous des idées pour résoudre le problème ou pour développer des procédures. Ensuite, l'équipe discute des idées émises.¹⁶

Le brainwriting : une question de contexte

Dans l'ensemble, il existe donc plusieurs possibilités d'utiliser le brainwriting de manière productive. La pertinence de cette technique de créativité et la forme qu'elle prend dépendent toujours du contexte. D'une manière générale, le brainwriting s'impose dans ces deux conditions :

1. une réunion qui cherche à émettre des idées

2. un groupe plus important (à partir d'environ six personnes)

Cette technique d'animation, qui se présente avant tout comme une alternative au brainstorming, offre un cadre productif pour générer un maximum d'idées en un minimum de temps. Ce qui se perd parfois lors d'un brainstorming se révèle ici. Face à une multitude d'idées et d'approches, le défi consiste justement à filtrer les approches particulièrement appropriées et prometteuses. Par conséquent, l'évaluation et la définition des priorités deviennent essentielles.

D'autre part, la dynamique de groupe est en jeu : la productivité individuelle d'un participant à une réunion est d'autant plus faible que le groupe est grand. Si nous jouons logiquement un rôle moteur dans un entretien traditionnel en tête-à-tête, nous avons davantage tendance à tomber dans l'arrière-plan lorsque le groupe atteint 20 à 30 participants. Le brainwriting est un excellent moyen de briser cette dynamique et d'augmenter la productivité individuelle.

Le brainwriting, un élargissement de vos horizons

Le silence est souvent d'une profondeur insoupçonnée. C'est précisément ce principe que nous utilisons avec le brainwriting pour obtenir davantage de bonnes idées et donc de meilleurs résultats de réunion. D'éminents chercheurs en créativité sur le lieu de travail, comme Leigh Thompson, soulignent l'importance du brainwriting par rapport au brainstorming.¹⁷ La créativité est ainsi plus variée et plus débridée.

En outre, l'échange d'idées par écrit profite surtout aux participants réservés, dont les approches ont tendance à être moins dominantes dans les entretiens. Ainsi, le brainwriting crée plus d'égalité et de diversité, ce qui a une influence positive sur les résultats d'une séance.

Toutefois, les méthodes de brainwriting ne rendent pas obsolètes les brainstormings classiques. Il est question d'enrichir vos horizons en termes de techniques permettant de générer de nouvelles idées. Dans certains cas, par exemple lors de la résolution de problèmes en petits groupes, le brainstorming est en revanche plus approprié. 

Ainsi, considérez le brainwriting pour ce qu'il est : un outil efficace et créatif pour générer des idées et augmenter le succès de vos réunions.

1. The Surprising Science of Meetings, Steven G. Rogelberg, Oxford University Press, 2019, Chapter 9, No more Talking!.

2. Se référer à la source 1.

3. Brainstorming und Brainwriting, Guten-Morgen-Gazette, Michael Behn, blue prints, 2022.

4. The Surprising Science of Meetings, Steven G. Rogelberg, Oxford University Press, 2019, Chapter 9, No more Talking!.

5. Brainstorming und Brainwriting, Guten-Morgen-Gazette, Michael Behn, blue prints, 2022.

6. Brainwriting, Dr. Georg Angermeier, projektmagazin, 2016. 

7. The Surprising Science of Meetings, Steven G. Rogelberg, Oxford University Press, 2019, Chapter 9, No more Talking!.

8. Brainwriting, Dr. Georg Angermeier, projektmagazin, 2016. 

9. The Surprising Science of Meetings, Steven G. Rogelberg, Oxford University Press, 2019, Chapter 9, No more Talking!.

10. Brainwriting – Das effektivere Brainstorming, Mareen Lorenz, BRAINEFFECT, 2010.

11. Wie man Brainwriting für die schnelle Ideengenerierung verwendet, Losa Jo Rudy, envato tuts+, 2021. 

12. Se référer à la source 11.

13. Se référer à la source 11.

14. 6-3-5-Methode, Kreativitätstechniken.info, 2016.

15. Wie man Brainwriting für die schnelle Ideengenerierung verwendet, Losa Jo Rudy, envato tuts+, 2021. 

16. Brainstorming-Techniken: (M)eine Übersicht, Stephanie Kowalski, 2020.

Tobias Kortas

A propos de l'auteur

Tobias est un rédacteur expérimenté qui aime créer du contenu de valeur. Son expérience journalistique lui permet de s'intéresser de près à des sujets tels que la gestion des réunions, la transformation numérique et le leadership agile.