Comex, Codir, Copil, Comop et autres comités : un rôle vital dans l’organisation

Les comités et leurs réunions ont une fonction extrêmement importante dans la vie des entreprises. Elles constituent le mécanisme par lequel des sous-groupes spécifiques au sein d'une organisation sont galvanisés derrière un objectif commun et atteignent des buts précis - souvent vitaux - qui aident une organisation à fonctionner et à avancer. Il existe de nombreux types de comités, que ce soit dans le cas des comités du conseil d’administration ou des comités impliquant les dirigeants exécutifs. Mais tous les types de comités ont un but en commun : tracer la voie à suivre pour leur organisation sur un sujet spécifique.

Cependant, beaucoup comprennent mal la définition d’une réunion de comité et sous-estiment son importance dans les réalisations organisationnelles. Une compréhension insuffisante de ce qu’est une réunion de comité et de son fonctionnement peut conduire à une impuissance stratégique et à un manque de suivi de la charte préétablie en vertu de laquelle un comité fonctionne.

Dans cet article, nous listons les principaux comités et les expliquons, puis, nous nous penchons sur le sujet des réunions de comité, afin d'aider les organisations à clarifier ce qu'elles sont, comment elles doivent être menées et comment en tirer le meilleur parti.

Qu’est-ce qu’un comité et quels sont les principaux comités ? Clarifications.

Un comité est un sous-groupe au sein d'une organisation qui forme une équipe spécifique et qui a pour but d’atteindre un objectif prédéfini. Les comités portent généralement un titre et il en existe de multiples déclinaisons - qui peuvent parfois prêter à confusion. Tentons donc dans cette première partie de clarifier quels sont les différents comités existants en entreprise.

Si on essaie de faire au plus simple pour visualiser les comités en entreprise, on peut dire qu’ils se situent à deux niveaux principaux : au niveau de l’exécutif et au niveau du Conseil d’Administration. Du côté des comités impliquant les dirigeants exécutifs, on retrouvera surtout le Comex, le Codir, le Comop, ou encore le Copil. Mais il existe aussi des comités au sein du Conseil d’Administration, comme par exemple le Comité de Gouvernance, le Comité d’Audit, le Comité des Rémunérations, le Comité d’Éthique, ou encore le Comité de Sécurité. Détaillons-les ci-dessous.

Les comités rassemblant les cadres dirigeants

Les Comex et Codir, à la vision globale et stratégique, et les Comop et Copil, créés pour des projets spécifiques, sont les principaux comités rassemblant les cadres dirigeants dans les entreprises. Nous expliquons leur rôle plus en détail dans les paragraphes qui suivent.

1. Le Comex et le Codir

Le Comité exécutif (Comex) et le Comité de direction (Codir) sont des comités chargés de la vision stratégique de l’entreprise. Ils se réunissent en général régulièrement, souvent, mensuellement. Ils sont composés de cadres dirigeants responsables, par exemple, des finances, du marketing, etc. Dans ces comités, les dirigeants discutent des défis à haute valeur stratégique de l’entreprise, prennent des décisions et donnent une vision commune à toute l’organisation.

On peut se demander quelle est la différence entre le Comex et le Codir ? Fondamentalement, leur principe est le même. Mais l’appellation de ce comité peut varier d’une organisation à l'autre en fonction de sa taille, de sa culture. Certaines entreprises peuvent cependant avoir les deux : dans ce cas, souvent, le Comité exécutif est plus restreint et sélectif, quand le Comité de direction est plus ouvert à des cadres et managers de différents niveaux. Il existe même parfois le scénario de plusieurs Codir et d’un seul Comex en entreprise. Cela dépend vraiment de l’organisation en question. 

Enfin, il peut arriver qu’une entreprise ait un “shadow Comex” ou “shadow Codir”. Ici, le principe est de donner la parole aux dirigeants de l’organisation qui ont moins d’expérience, comme une sorte de “comité junior”, où des dirigeants moins expérimentés peuvent toutefois avoir la possibilité de générer de nouvelles idées.

2. Le Comop et le Copil 

Ces deux comités sont des comités opérationnels. Respectivement appelés Comité opérationnel et Comité de pilotage, et ici encore - instances similaires - ces comités travaillent sur la réalisation d’un projet concret. Ses participants sont donc chargés de ce projet au quotidien sur le terrain, ce qui implique que toute personne de l’entreprise peut s’y retrouver, en fonction de la nature du projet, pour apporter sa vision. Ici encore, Comop ou Copil, tout dépend de l’entreprise et de l’appellation choisie - mais il s’agit du même type de comité.

Par exemple, un projet qui pourrait faire l’objet de la formation d’un Comop ou d’un Copil est le lancement d’un nouveau produit : dans ce cas, il faudrait impliquer plusieurs métiers pour comprendre quelles sont les ressources financières, matérielles et humaines dont ce lancement a besoin.

À noter que dans le cadre de PME, les comités à vocation opérationnelle et ceux à vocation stratégique peuvent réunir les mêmes personnes.

Les comités du Conseil d’Administration

Après s’être focalisés sur les principaux comités rassemblant les cadres dirigeants dans les entreprises, faisons maintenant un focus sur les différents comités du Conseil d’Administration. Voici ci-dessous les principaux comités concernés.

1. Le Comité Directeur

Appelé “Steering Committee” en Anglais, trouver une traduction univoque pour ce comité reste un défi en lui-même - d’où la confusion fréquente entre les différents comités dont nous parlions plus haut. En effet, il pourrait s’appeler “Comité Exécutif”, “Comité de Pilotage” par exemple, mais il ne s’agit pas exactement de la même instance que le Comex ou Copil mentionnés plus haut. Nous l’appellerons ici le Comité Directeur. 

Ce Comité Directeur est généralement constitué de cadres supérieurs et de parties prenantes de haut niveau, dans le but de guider un projet ou une initiative, ainsi que les chargés du projet en question. Ce comité n'est pas lui-même impliqué dans la gestion quotidienne du projet ou de l'initiative, mais fournit plutôt une vision globale et une orientation stratégique, par le biais de délibérations, d'idées, de recommandations et de prises de décision. Par conséquent, une réunion du Comité Directeur se traduit par un échange en temps réel entre ces parties prenantes dans le but de remplir leurs fonctions collectives, ce qui leur permet de "piloter" efficacement le projet ou l'initiative en question. 

2. Le Comité de Gouvernance

Le Comité de Gouvernance est au cœur de la question de la conformité des organisations à but lucratif et non lucratif. Le Comité de Gouvernance joue un rôle de supervision auprès du Conseil d'Administration d'une organisation, tout comme le Conseil supervise l'organisation dans son ensemble. 

Le Comité de Gouvernance veille à ce que le Conseil d'Administration respecte ses obligations, aide à recruter de nouveaux membres et formule des recommandations sur la réélection, le maintien ou la révocation des membres. 

Par conséquent, une réunion du Comité de Gouvernance est une réunion formelle qui permet aux membres du comité de délibérer, de discuter et de prendre des décisions sur les questions qui sont au cœur de leur fonction. Les participants à ces réunions comprendront un certain nombre d'administrateurs exécutifs de l'organisation, ainsi qu'un certain nombre d'administrateurs non exécutifs, étant donné l'étendue des pouvoirs de ce comité. 

3. Le Comité des Rémunérations

L'importance du Comité des Rémunérations ne peut être sous-estimée, car il contribue à définir la manière dont les administrateurs sont incités et récompensés. Ce comité définit la politique de rémunération de l'organisation, y compris la rémunération individuelle totale de chaque administrateur et les objectifs associés qui doivent être atteints pour la rémunération liée aux performances.

Les réunions du Comité des Rémunérations sont donc plus restreintes que les autres réunions, car elles ne comprennent que deux ou trois administrateurs non exécutifs indépendants. Dans de nombreux cas, les réunions du Comité des Rémunérations n'auront lieu que deux ou trois fois par an. La première réunion a pour but de convenir des indicateurs clés de performance de chaque administrateur et de s'assurer qu'ils sont conformes aux objectifs généraux de l'entreprise.

La deuxième réunion a généralement pour but d'évaluer chaque administrateur par rapport à ces KPI afin de voir ce qui a été réalisé. Dans certains cas, une troisième réunion peut avoir lieu entre les deux pour voir si les progrès sont en bonne voie et si des mesures correctives sont nécessaires.

4. Le Comité Budgétaire

Une réunion du Comité Budgétaire a généralement lieu une fois par an, pour l'année fiscale à venir. Ces réunions servent à définir le processus de budgétisation pour l'année à venir, et la manière dont le budget doit être réparti entre les différents départements. Le résultat des réunions du Comité Budgétaire doit être une recommandation solide sur les budgets de l'entreprise et des départements, qui peut être présentée au conseil d'administration.  

5. Le Comité des Litiges

Un Comité des Litiges est généralement formé en réponse à une question juridique spécifique faisant l'objet d'un litige, telle qu'une violation des droits d'auteur. Une réunion du Comité des Litiges comprend donc généralement des membres de l'équipe juridique interne de l'entreprise, ainsi que d'autres cadres qui ont une expertise spécifique dans le domaine faisant l'objet du litige. L'objectif de ces réunions est de préparer une réponse à l'affaire en cours qui peut être communiquée au conseil d'administration.

À chaque entreprise ses comités

Tous les comités énoncés ci-dessus sont quelques-uns des principaux comités existants en entreprise. Cette liste ne se veut pas exhaustive, et il se peut que certains comités n’y soient pas mentionnés. En effet, chaque entreprise définit ses propres comités, en fonction de sa taille et de sa façon de procéder. 

Si l’on va même plus loin dans nos explications, nous nous devons d’ajouter que les comités en entreprise ne se limitent pas aux cadres exécutifs et au Conseil d’Administration. En réalité, des comités peuvent se créer à n'importe quel niveau dans une entreprise en fonction de ses besoins. 

Au final, il y autant de façons de bâtir des comités dans une entreprise qu’il y a d’entreprises. Une bonne manière de comprendre quels sont les comités existants dans une entreprise en particulier est de regarder son organigramme. 

Comité permanent ou ad hoc ?

Maintenant que nous avons compris ce qu’est un comité, quels sont les différents comités principaux et quelle est leur importance en entreprise, prenons une minute pour différencier les notions de comités permanents ou ad hoc. Comme leur nom l’indique, leur distinction est plutôt simple. Les comités permanents sont ceux que l’organisation utilise de façon continue. La grande majorité du travail effectué par les comités provient de comités permanents. Il s’agira par exemple, si on reprend les comités expliqués ci-dessus, du Comex, du Codir ou encore du Comité de Gouvernance, Comité des Rémunérations, par exemple, du côté du Conseil d’Administration. 

Les comités ad hoc sont généralement utilisés pour effectuer des travaux qui sortent de l'ordinaire. Ils se réunissent souvent après la genèse d’un projet en particulier. On y retrouvera par exemple le Comop ou le Copil mentionnés ci-dessus, ou encore le Comité des Litiges. Du côté des comités du Conseil d’Administration, cela peut être par exemple un projet comme la modification des statuts d'une organisation, le recrutement d'un nouveau PDG ou encore la création d'une nouvelle filiale. Les comités ad hoc ont une durée limitée, car ils n'entreprennent pas de travaux permanents comme le font les comités permanents. Dans cette optique, il s'ensuit que les comités ad hoc se réunissent moins souvent que les comités permanents.

Qu’est-ce qu’une réunion de comité ?

Une réunion de comité est un rassemblement formel d'un comité d'une organisation dans le but d’atteindre un objectif prédéfini. Les réunions sont un forum d'échange d'idées pour qu'un comité puisse mener à bien son ensemble de tâches. 

Les réunions de comité, qui constituent - dans le cas des comités du Conseil d’Administration - l'un des types de réunions formelles, ne doivent être suivies que par les personnes sélectionnées par la direction ou le conseil d'administration. Dans tous les cas, les réunions de comités n’ont pour participants que des experts dans le domaine sur lequel travaille le comité, ou de membres de la direction ou des équipes qui seront chargées de réaliser le travail à l'appui des objectifs que le comité s'efforce d'atteindre. 

Chaque réunion de comité doit donc être au plus claire et allégée, susceptible de compter moins de participants que d'autres types de réunions, voire que les réunions du conseil d'administration lui-même. Le but est de ne compter que des participants impliqués dans la direction du projet ou de l'initiative en question, ainsi que des conseillers qui peuvent contribuer à fournir un contexte ou une expertise au projet. 

L'importance des réunions de comité est donc évidente, car elles remplissent une multitude de fonctions dans le fonctionnement d'une organisation. Pourtant, de nombreuses réunions de comité sont mal gérées, ce qui réduit leur impact et nuit à leur performance. Dans la section suivante, nous examinerons comment gérer efficacement les réunions de comité, afin que les organisations puissent en tirer toute la valeur. 

Comment gérer efficacement une réunion de comité ?

Les réunions de comités sont, par nature, des réunions formelles - et en tant que telles, elles doivent suivre une structure claire et prédéfinie qui permet aux participants de contribuer et de collaborer efficacement à la poursuite de leurs objectifs communs. 

Il est important de suivre un certain nombre d'étapes qui s'ajoutent à la façon dont une réunion d’équipe ordinaire est organisée. Il s'agit notamment d’avoir : 

1. Un objectif de réunion clair

Comme pour toute réunion formelle, une réunion de comité doit avoir un objectif de réunion clair avant d'être organisée. Toutefois, les réunions de comité présentent quelques différences essentielles, car leur objectif est généralement fixé par le conseil d'administration ou par les équipes de direction. Par conséquent, si l'objectif d'une réunion de comité n'est pas clair, on peut soutenir que le comité lui-même n'aurait pas dû être formé.

 
2. Un ordre du jour de réunion communiqué à l'avance

Bien préparer une réunion est fondamental pour son succès, et les réunions de comité ne font pas exception à cette règle. Il est essentiel de s'assurer qu'un ordre du jour de réunion clair soit formulé et distribué à tous les participants bien avant la réunion. Ceci permet à chacun d'entre eux de se préparer individuellement avant la réunion, de poser des questions de clarification à l'avance et de collaborer de manière asynchrone avec les autres participants si nécessaire. 

L'ordre du jour de réunion doit comprendre un responsable de la réunion (ou président), un objectif général, un objectif et un responsable pour chaque point de l'ordre du jour, ainsi qu'un créneau horaire, une description et tout document connexe. En suivant un ordre du jour clair lors de la réunion de comité, le président veille à ce que chaque point soit traité dans les temps. En effet, étant donné que les participants aux réunions de comité sont généralement des personnes exceptionnellement occupées, il est impératif de faire bon usage de leur temps. 

3. Un procès-verbal de réunion

Les procès-verbaux de réunion sont une obligation légale pour les réunions du conseil d'administration et des comités connexes. Ils jouent également un rôle central dans la sécurité et dans la valeur que vos réunions de comité créent. Le procès-verbal de réunion doit suivre la même structure que l'ordre du jour de la réunion, et doit donner une indication de ce qui a été discuté, délibéré et décidé - y compris les résultats de tout vote qui a eu lieu. Il doit également inclure les détails des actions découlant de la réunion, ainsi qu'une indication claire des personnes responsables de leur mise en œuvre.  

Pour la plupart des comités, le procès-verbal de réunion fournira également les détails de la prochaine réunion, afin que les participants soient informés le plus tôt possible. Il est important que le procès-verbal de chaque réunion de comité soit partagé non seulement avec les participants, mais aussi avec le président du conseil d'administration - dans le cas de comités du Conseil - ou avec le haut dirigeant à l’origine de la création du comité - dans le cas de comités exécutifs. En suivant un exemple de procès-verbal de réunion, il est possible de garantir l'étanchéité de votre processus de rédaction de vos procès-verbaux de comités.

Réunions de comités : un élément central pour bien mener votre barque

Par conséquent, les réunions de comité sont un outil varié et puissant pour aider les dirigeants à diriger leurs organisations vers le succès - lorsqu'elles sont utilisées correctement. 

En ayant une compréhension claire du rôle des réunions de comité et en utilisant correctement quelques éléments importants, les administrateurs et les exécutifs peuvent s'assurer que leurs équipes soient alignées sur des objectifs communs, et mener leurs organisations vers le succès.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.