Gestion de réunion

Le guide du compte rendu de réunion

Ce guide vous donne toutes les clés pour rédiger un bon compte rendu de réunion : format, éléments essentiels, checklist et plus encore.

Robert Mitson
Robert Mitson
Executive reviewing the minutes of the previous meeting using Sherpany software

Un compte rendu de réunion, procès-verbal de réunion ou encore “PV de réunion”, contient un résumé des discussions, des décisions prises et des actions de suivi d'une réunion. Le procès-verbal d'une réunion est un outil très utile - s'il est utilisé correctement. Il est généralement consigné par un secrétaire ou un autre employé désigné. Les procès-verbaux de réunion, en particulier ceux du conseil d'administration, sont également reconnus par les tribunaux et par les commissaires aux comptes comme documents juridiques. Dans de nombreux cas, si une entreprise doit s'adresser au tribunal pour défendre ou nier une position, le tribunal se fondera sur le procès-verbal de réunion. Si une décision prise par la société n'a pas été consignée dans le PV de réunion, elle peut être considérée devant le tribunal comme n'ayant pas eu lieu.

 

À quoi sert un compte rendu de réunion (PV de réunion) ?

Mais le compte rendu de réunion remplit également de nombreuses autres fonctions importantes. Le fait que quelqu'un rédige le procès-verbal d'une réunion est bénéfique pour la qualité de la réunion. Les procès-verbaux jouent ainsi un rôle important dans l'élimination des réunions d'affaires improductives de notre vie quotidienne.

La rédaction d'un procès-verbal permet de maintenir la réunion sur la bonne voie en enregistrant les progrès réalisés. Elle encourage également une participation active, car les participants à la réunion se rendent compte que ce qui est discuté est en fait important et mérite d'être mentionné. Il n'est pas surprenant que les scientifiques en réuniologie aient constaté une corrélation significative entre la prise de comptes rendus et l'efficacité perçue d'une réunion.

La tenue d'un procès-verbal aide également les participants à la réunion à conclure chaque point de l'ordre du jour par la définition et l'attribution d’actions de suivi claires.

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Comment faire un compte rendu de réunion et quand le rédiger ? 

Le moment où le procès-verbal de réunion doit être rédigé est une question qui dépend de nombreux et différents facteurs, notamment du type de réunion, de la région où la réunion a lieu, du secteur de l'organisation et de la constitution individuelle de l'organisation. Par conséquent, avant la tenue d'une réunion du conseil d'administration, il est important que toutes les parties concernées comprennent l'importance de la réunion, le rôle de chaque membre et leurs obligations légales respectives. 

Par exemple, en France, la recommandation officielle de l'IFA, l'Institut français des Administrateurs, est de formaliser les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.1 D'autre part, l’ICSA, l'Institut sur la Gouvernance, définit spécifiquement les réunions du conseil d'administration comme “la forme la plus élevée de prise de décision interne d'une organisation”.2 Selon cette définition, le procès-verbal de réunion est considéré comme le compte rendu interne le plus exact de ces réunions pour l'organisation concernée et n’est pas consigné explicitement pour être interprété par un tiers.
 
Quels sont donc les éléments à prendre en compte en ce qui concerne le style et le format du compte rendu de réunion ou PV de réunion ? Qui approuve le procès-verbal de réunion une fois qu'il a été établi ? Comment les procès-verbaux sont-ils publiés et qui y a accès par la suite ? 

Téléchargez le guide pour avoir une réponse à ces différentes questions. Vous aurez également accès à une checklist et à des exemples d'applications pratiques pour la rédaction de votre compte rendu de réunion ou PV de réunion. 

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Voulez-vous en savoir plus sur la gestion des réunions ?

1 The Institut Français des Administrateurs.

2 “The Practice of Minuting Meetings”, ICSA The Chartered Governance Institute, 2016.
 


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Robert Mitson
Robert Mitson
A propos de l'auteur
Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.