Réunion de lancement ou kick-off meeting : l'étape clé pour débuter chaque projet avec brio

La réussite d'un projet ou d'un travail d'équipe repose sur la communication, les objectifs clairs et la compréhension de ces derniers. Une réunion de lancement, aussi appelée kick-off meeting, est un instrument efficace pour permettre aux équipes de consolider leur collaboration, de s'accorder sur leurs tâches et leurs objectifs et de renforcer leur cohésion. Chaque réunion de kick-off marque généralement le lancement d'un projet ou le début d'une année commerciale ou d'un trimestre.

Un kick-off meeting pose la première pierre à l'édifice pour la réussite future d'un projet ou de la collaboration constructive au sein de l'équipe. Une bonne réunion de lancement est synonyme de motivation, de cohésion d'équipe, d'orientation vers les objectifs et de compréhension générale des tâches à accomplir.

Cet article explique clairement ce qui se cache derrière les différents types de réunions de lancement et à quoi elles servent concrètement. Il présente la manière d'organiser un kick-off meeting efficace et donne de précieux conseils pour la réussir, ainsi qu'une checklist pour vous assurer de ne rien oublier.

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement (ou kick-off meeting) ?

Kick-off meeting : définition

Une réunion de lancement (ou kick-off meeting) est une réunion de projet spécifique qui marque le début de la phase d'exécution, une fois la planification terminée. Elle a pour but de présenter l'objectif, la pertinence et le déroulement du projet en question. Elle permet également à l'équipe de renforcer sa connaissance mutuelle et sa motivation. 

Tous les membres de l'équipe de projet concernée et, le cas échéant, d'autres parties prenantes participent généralement à la réunion de lancement ; un éventuel client peut également y prendre part. Outre les objectifs et les détails, il s'agit de positionner le projet dans un contexte plus large.

Moment et durée

Le moment choisi est généralement le début de tout exercice commercial, lorsque les équipes et les services se penchent sur les objectifs de l'entreprise et planifient leurs activités pour l'année, ou le trimestre. Ainsi, un kick-off meeting constitue souvent le point de départ des activités, ce qui lui confère inévitablement une grande importance. 

La durée d'une réunion de lancement est hautement individuelle ; il existe de fortes variations en fonction des besoins de discussion. En général, le kick-off meeting est une réunion approfondie qui dure plusieurs heures, voire toute une journée de travail. Les réunions de lancement peuvent également s'étendre sur plusieurs jours, voire sur une semaine entière de lancement.  

Quel est l'objectif d'une réunion de lancement ?

Une réunion de kick-off doit avant tout permettre de lancer un projet avec succès. Située entre la phase de planification et la phase de mise en œuvre, la clarté sur les étapes à venir et la motivation des participants sont des points importants. Le but est ainsi d'établir une base de connaissances commune et d'intégrer le projet dans un cadre plus large. Ainsi, la relation avec les objectifs stratégiques de l'entreprise est souvent importante.

Voici ce qui est important lors d'un kick-off meeting :

• Partage d'informations : une réunion de lancement est le meilleur moyen de partager des informations importantes sur le projet entre les membres de l'équipe. Les participants peuvent poser directement des questions qui seront - en partie - résolues immédiatement. C'est également un moyen idéal d'éviter les malentendus dès le début d'un projet. En outre, il est possible de partager des conditions cadres telles que les budgets, les délais (sprints) et l'information sur un éventuel soutien externe. 

• L'objectif du projet : si l'on ne connaît pas un objectif, il est peu probable qu'on l'atteigne. La connaissance d'un objectif global est très utile, en particulier pour éviter la "pensée en silo" et le travail non structuré. Il faut communiquer clairement ce qu'il faut atteindre exactement et comment le succès de chaque projet est défini.  

• La stratégie globale : pour que les parties prenantes puissent comprendre l'objectif du projet et le replacer dans son contexte, des informations complémentaires sont nécessaires. En premier lieu, il convient d'indiquer quel est le rôle du projet en question au niveau de l'entreprise. En d'autres termes, de quelle manière le projet contribue-t-il à la stratégie de l'entreprise ?

• La motivation : si les participants sont informés, mais pas vraiment ambitieux et engagés, une réunion de lancement n'a pas atteint ses objectifs. Le véritable défi consiste à motiver l'équipe. Pour cela, il est nécessaire de faire preuve d'authenticité et d'estime, d'offrir des perspectives de succès (y compris personnels) ou de revenir sur les réussites passées. 

• Vision et signification : il est important de savoir où l'on veut aller avec le projet. Outre l'objectif et la cohérence avec la stratégie de l'entreprise, la vision plus profonde compte également. À quoi ressemblera "le monde" si le projet est un succès ? Quelle est la signification du projet ? Quel est le sens supérieur sur lequel l'équipe travaille ? 

• La méthodologie : pour atteindre un objectif, il faut aussi connaître le chemin à suivre, à savoir la méthodologie et les pratiques de travail. Que doivent faire exactement les participants pour réaliser des progrès ? Comment les mesurer ? Comment le reporting doit-il se présenter concrètement ? Comment intervenir si l'équipe est en retard sur les réalisations du projet ?

• La communication au cours du projet : les réunions de lancement sont souvent une exception en matière de communication. Elles réunissent des équipes et des collaborateurs qui, sinon, utilisent la collaboration asynchrone ou échangent par visioconférence. Ces réunions représentent donc une bonne occasion de définir les voies de communication au cours du projet. Quelle doit être la plate-forme de communication centrale ? De quelle manière les mises à jour doivent-elles être diffusées ? Comment éviter les réunions trop fréquentes ? 

Si un éventuel client est présent, il peut informer l'équipe en détail sur l'objectif et les besoins pendant le déroulement du projet. Les participants ont alors la possibilité de poser directement leurs questions, ce qui permet d'éviter tout malentendu dès le début. 

À quoi ressemble l'ordre du jour d'une réunion de lancement ?

En règle générale, chaque réunion formelle devrait avoir un ordre du jour. Si nous utilisons les réunions comme des instruments pour atteindre des objectifs, il est essentiel que les objectifs de la réunion soient fixés à l'avance. Comment faire une réunion de lancement efficace, donc ? Pour qu'un kick-off meeting soit clairement orienté vers des résultats et promette un bon démarrage de projet, il est recommandé de formuler l'ordre du jour sous forme de questions. Notre modèle d'ordre du jour gratuit offre une vue d'ensemble précieuse sur la manière de concevoir un ordre du jour efficace.

Avant une réunion de lancement, vous devez réfléchir très précisément à ce que vous voulez atteindre :

• Quelles informations doivent être partagées ?

• Quels sont les points à clarifier ? Comment peut-on y répondre ?

• Quelles suggestions et courtes présentations peuvent faire avancer l'équipe ?

• Comment susciter une dynamique d'équipe et une interactivité ?

• Quelles initiatives pourraient motiver les participants ?

Conseil : le plus efficace est de lier directement l'ordre du jour au procès-verbal de réunion. Ainsi, il est possible de prendre l'ordre du jour comme modèle de procès-verbal et de le compléter par des notes. C'est non seulement un moyen simple d'obtenir des procès-verbaux de réunion de qualité, mais cela offre également une grande clarté au sein de l'équipe. Dans l'idéal, on peut poser des questions dans l'ordre du jour, auxquelles on voit ensuite une réponse dans le procès-verbal. Cela offre une excellente réassurance qu'une réunion de lancement a été productive.

Un ordre du jour qui contribue à la réalisation des objectifs

Un ordre du jour efficace met la réunion sur les rails et la rend productive.

Par exemple, une réunion de lancement pourrait avoir pour objectif de répondre à la question suivante : Comment mettre en œuvre une campagne de marketing sur notre nouveau produit XY afin de générer le plus grand nombre possible de leads ? Une question sur un point de l'ordre du jour pourrait alors être formulée comme suit : Quel outil utiliser pour que tout le monde ait une vue d'ensemble du projet ?

Un exemple d'ordre du jour d'une réunion de lancement pourrait se présenter comme suit : 

1. Ouverture

1.1 Allocution de la direction du projet
1.2 Check-in et ice-breaker de réunion

2. Quelles sont la vision et la portée du projet ?

2.1. Vision : que voulons-nous réaliser ?
2.2. Que signifie ce projet pour l'entreprise ?
2.3. Comment les projets similaires précédents ont-ils abouti ? Un bref aperçu

3. Quels sont les objectifs du projet et comment s'articulent-ils avec les objectifs de l'entreprise 

3.1. Quels sont les différents objectifs du projet ?
3.2. Quels sont les objectifs globaux de l'entreprise ?
3.3. Comment les deux vont-ils ensemble ?
3.4. Qui est le mieux informé sur le projet ? Quiz interactif rapide

4. Qui travaille avec qui ? Rapide présentation mutuelle des équipes au sein du projet

4.1. Comment les différentes équipes sont-elles composées ? Quels sont les rôles et les responsabilités de chacun ?
4.2. Rapide présentation entre les membres des équipes

5. Quel est le planning du projet ? Par quelles étapes faut-il passer ?

5.1. Que voulons-nous atteindre ?
5.2. Quelles étapes et quels sprints sont prévus ?
5.3. Quels problèmes et risques peuvent survenir ?
5.4. Que peuvent faire concrètement les différents collaborateurs ?
5.5. Quels outils va-t-on utiliser ?

6. Comment pouvons-nous atteindre les objectifs du projet ?

6.1. Répartition des participants en groupes sur des questions spécifiques
6.2. Brainwriting
6.3. Vote pour les meilleures idées
6.4. Comment faire avancer ces idées ?

7. Check-out et feedback

Cet exemple d'agenda de lancement est volontairement général. En fonction du projet spécifique et des objectifs individuels, l'ordre du jour devrait aller plus loin dans les détails. Par exemple, il peut aborder des questions spécifiques sur un nouveau système ou sur une solution logicielle à mettre en œuvre. 

Kick-off meeting : en personne ou à distance ?

Les réunions de lancement sont décisives et constituent donc généralement une bonne occasion de se rencontrer physiquement. C'est même souvent le cas pour les équipes travaillant à distance ou de manière hybride. Enfin, le lancement d'un projet, à l'occasion duquel des réunions de lancement sont organisées, constitue une bonne occasion de renforcer les liens entre les membres de l'équipe sur place, d'atteindre le même niveau d'information et d'élaborer ensemble des concepts en toute tranquillité. Cela peut s'avérer particulièrement important pour les équipes qui ne sont habituellement connectées que virtuellement.

Les réunions de kick-off peuvent aussi être organisées en ligne

Néanmoins, dans certains cas, il peut être judicieux d'organiser des réunions de lancement en ligne. Et celles-ci peuvent être tout à fait satisfaisantes même à distance. C'est le cas, par exemple, lorsque les équipes concernées sont trop dispersées géographiquement et que les frais de déplacement ne sont pas proportionnels aux résultats. Dans ce cas, une réunion en ligne est plus judicieuse, car elle permet d'économiser du temps, qui peut par exemple être consacré à un travail individuel important. 

Pour qu'un kick-off meeting ait du succès sous forme numérique, il faut un supplément d'énergie créative et veiller à l'inclusion en réunion : en fin de compte, il est particulièrement important qu'il interpelle les participants, les motive et conduise à des dialogues précieux.

Comment réussir votre réunion de lancement ?

Une réunion de lancement doit donner de l'énergie, clarifier et lancer le processus de travail et, si possible, être source d'inspiration. En tant que lancement de projet, elle revêt généralement une importance capitale :

1. Chaque démarrage a sa part de magie : en tant que première étape d'un projet, une réunion de lancement peut avoir un effet particulier sur les participants. Si la conception est convaincante et que l'étincelle jaillit, une base importante pour le succès de l'ensemble du projet est déjà créée. Car, comme souvent, le démarrage est décisif.
2. Il s'agit d'une occasion généralement rare pour les équipes de projet de se rencontrer, de discuter, de se mettre d'accord sur les objectifs et de créer des liens. Si une réunion de lancement se déroule de manière positive, elle peut avoir un impact considérable sur l'atmosphère générale et la manière de travailler ensemble.

Les problèmes liés aux réunions, tels que le manque de coordination, la diffusion d'informations et le flou des responsabilités et des rôles en réunion, sont désormais bien connus. Voyons donc comment faire les choses correctement dès le début.

Conseil n°1 : investir suffisamment de temps dans la préparation

Les citations éloquentes et pleines de sagesse sur l'importance de la préparation sont nombreuses. Et en effet, sans une préparation adéquate, l'utilité d'une réunion est très limitée. Au-delà de la planification, une réunion de lancement mérite un peu plus d'attention.

Comment préparer une réunion de lancement ? En règle générale, plus un kick-off meeting doit être formel, plus les préparatifs doivent être importants. Cela commence par les invitations, un point particulièrement délicat. Il ne fait aucun doute que le noyau dur de l'équipe doit être impliqué. Mais qu'en est-il des dirigeants, des commanditaires éventuels ou des participants externes ? Alors qu'il est en principe plus facile de discuter dans des cercles restreints, aucune personne impliquée ou pouvant donner de précieuses impulsions ne devrait être laissée de côté.

Il est également très important de choisir le bon moment : en principe, les réunions de lancement ont lieu de préférence en début d'année. Toutefois, des dates très différentes sont envisageables en fonction du projet. En d'autres termes, la phase du projet - début de la mise en œuvre - doit être correcte. De même, toutes les personnes impliquées doivent avoir le temps de participer ; il est recommandé de planifier le lancement à l'avance et d'envoyer les invitations suffisamment tôt.

Il convient en outre de tenir compte des points suivants :

• Un ordre du jour ciblé (voir ci-dessus) ;
• La désignation d'une personne chargée de rédiger le procès-verbal (les réunions en ligne peuvent également être enregistrées) ;
• La définition d'objectifs clairs ; 
• La compilation des documents pertinents ;
• La clarification des questions critiques à l'avance, afin que les discussions soient plus fructueuses ;
• Des informations sur le déroulement de la réunion, en particulier pour les intervenants ;
• Une identification précoce des facteurs de blocage potentiels, tels que le manque d'informations et les priorités contradictoires ; 
• Une description des attentes ; demander aux participants de donner leur avis ;
• Pour les réunions sur place : une réservation des locaux ainsi que la préparation de l’équipement est nécessaire.

Conseil n°2 : briser la glace

Les réunions de lancement font partie des réunions qui durent particulièrement longtemps. Plus une réunion est longue, plus il vaut la peine d'investir dans un "icebreaker" au début. Non seulement cela stimule la discussion, mais l'ambiance s'en trouve également améliorée. Les personnes qui entrent dans une réunion avec un sentiment positif y participent plus activement et assimilent mieux les informations. 

Pour briser la glace en réunion, il est possible de poser des questions ouvertes ou d'organiser de courts jeux. Il est important qu'ils ne soient pas trop axés sur le contenu. Par exemple, il n'est pas judicieux de demander aux participants d'énumérer leurs récents succès professionnels. Il est plus judicieux d'utiliser des associations positives et privées, comme par exemple une question sur l'endroit personnel préféré de chacun. 

Dans les jeux, les questions de type quiz sont idéales. Que diriez-vous d'un jeu pour faire connaissance sous forme de quiz ? Si des points sont attribués et qu'un vainqueur est désigné, le plaisir et la motivation augmentent.

Des entrées en matière créatives peuvent avoir une influence essentielle sur l'effet global des réunions. 

Conseil n°3 : clarifier les rôles et les responsabilités

Il est essentiel de définir clairement les rôles et les responsabilités, tant lors de la réunion de lancement que pendant le déroulement du projet. Les rôles les plus importants sont ceux de responsable de la réunion et de rédacteur du procès-verbal. Lors des réunions de lancement formelles, il peut également être utile de faire appel à un modérateur externe.

Les autres rôles de la réunion sont les suivants : 

• Organisateur de la réunion ;
• Responsable de point de l'ordre du jour ;
• Participant.

En général, une répartition claire des rôles aide les participants à se concentrer sur des objectifs clairs et spécifiques et à apporter des contributions significatives. Le succès de votre réunion de lancement en sera d'autant plus grand.

De même, il est possible de définir les responsabilités pour le déroulement du projet lors d'une réunion de lancement. Il devrait y avoir un responsable général. De même, certaines personnes - comme les dirigeants ou les clients - doivent être informées. Les questions suivantes doivent être posées :

• Qui est responsable du projet ?
• Qui devra avoir connaissance de tous les éléments ? 
• Qui doit être informé ? 
• Qui peut / doit être consulté ? 
• Qui prépare les données du projet et les mises à jour ?

Conseil n°4 : indiquer les modalités de mise à jour du projet

Il est essentiel que toutes les personnes concernées soient suffisamment informées. Cela s'avère souvent plus difficile que prévu. En effet, de nombreux participants sont souvent impliqués dans d'autres projets et consacrent leur attention à de multiples sujets. De toute façon, la surinformation règne, dans le monde du travail comme ailleurs.

Il est donc essentiel de définir la manière dont les mises à jour seront effectuées lors d'une réunion de lancement :

1. Quelle est la régularité des mises à jour ? À qui sont-elles destinées ?
2. Quelle est la forme et l'étendue des mises à jour ?
3. Quelle plate-forme ou solution logicielle peut-on utiliser ?
4. Comment savoir rapidement si l'objectif du projet est menacé ?
5. Comment collecter, évaluer et intégrer le feedback ?

Conseil n°5 : un suivi bien pensé

Les réunions de lancement ont un objectif précis : elles doivent permettre de lancer un projet avec succès. Il s'agit donc en premier lieu de créer les conditions nécessaires à un déroulement favorable.

Pour que les résultats de la réunion soient résumés de manière adéquate et que les mesures à prendre soient claires, il vaut la peine de procéder à un suivi approfondi. Un compte rendu des résultats devrait dans tous les cas être partagé. Pour les réunions formelles de lancement, le compte rendu détaillé du déroulement est également utile. 

Ce qu'il faut éviter lors des réunions de lancement

Lors des réunions de lancement, les responsables et les participants peuvent rapidement tomber dans des schémas de comportement qui ne mènent pas vraiment au but recherché. 

Voici ce qu'il faut éviter de faire lors des réunions de lancement :

• Mettre trop l'accent sur les présentations : il est vrai que les présentations font partie des événements de lancement. Toutefois, il faut éviter d'en abuser. Il est préférable d'opter pour de courtes présentations plutôt que pour de longs monologues d'orateurs. Ces derniers vont à l'encontre de l'intention première, qui est de créer des dialogues vivants et ciblés. Ainsi, une réunion de lancement devrait moins ressembler à un cours magistral et davantage à un atelier. Après tout, il s'agit d'une plateforme importante pour faire connaissance, échanger au sein de l'équipe et poser des questions.

• Donner trop d'informations : La devise "moins, mais mieux" s'applique parfaitement aux réunions de lancement. Souvent, le lancement d'un projet s'accompagne d'une multitude d'informations, les attentes sont élevées et la pression de devoir se lancer à fond est clairement ressentie. Dans ce contexte, il arrive rapidement que trop d'informations diffuses soient partagées. Il est souvent impossible pour les participants de s'en souvenir et ils commencent le projet avec un sentiment de malaise. Au lieu de cela, il est recommandé de communiquer peu de messages clairs. De cette manière, les flux créatifs sont également mieux mis en valeur.

• Négliger la mise en œuvre : une erreur fréquente lors des réunions de lancement consiste à laisser son esprit vagabonder - et à développer ainsi des idées irréalistes. Les ambitions élevées, en particulier, font rapidement apparaître des objectifs qui ne peuvent pas être atteints de cette manière. Il est donc préférable de garder un regard sobre : un plan n'est bon que s'il peut être exécuté correctement. Dans le cas contraire, l'euphorie est vite suivie de la déception.

Il existe encore de nombreux autres points de conception et comportements défavorables que vous devriez éviter autant que possible lors des réunions de lancement. La situation la plus répandue est celle où le kick-off meeting n'a pas d'objectif clair et où les participants n'ont pas le sentiment de pouvoir apporter des contributions utiles. 

Les éléments suivants permettent d'y remédier :

1. Des objectifs clairs et connus des participants ;
2. Une focalisation sur les résultats, par exemple par le biais d'un ordre du jour formulé sous forme de questions ;
3. Une orientation vers le dialogue et des questions ouvertes sur l'input ;
4. Un environnement favorisant l'inclusion et la diversité de pensée ;
5. Un feedback intégré.

Check-list de contrôle : les éléments essentiels d'une réunion de lancement

Nous avons vu ce qu'est exactement une réunion de lancement, quels sont ses objectifs, quel pourrait être son ordre du jour et ce qu'il faut faire ou ne pas faire. Nous espérons que vous avez pu vous faire une idée claire de ce qu'est un kick-off meeting et de la manière dont il doit être organisé.

En fin de compte, les réunions sont productives et efficaces lorsqu'elles sont bien planifiées, qu'elles présentent une structure solide et qu'elles ont un objectif clair. Pour vous faciliter la tâche, nous avons élaboré une check-list pour les réunions de lancement. Grâce à elle, vous serez certain de ne rien oublier. De même, vous pourrez vérifier la qualité de votre préparation à la réunion. Bien entendu, la check-list peut être adaptée, raccourcie ou complétée selon vos besoins.

Tobias Kortas

A propos de l'auteur

Tobias est un rédacteur expérimenté qui aime créer du contenu de valeur. Son expérience journalistique lui permet de s'intéresser de près à des sujets tels que la gestion des réunions, la transformation numérique et le leadership agile.