Gestion de réunion

Problèmes d'organisation des réunions : les solutions de la licorne suisse wefox

Les problèmes lors de l'organisation des réunions affectent de nombreuses entreprises. Wefox, licorne de l'assurance digitale, a trouvé une solution aux siens grâce à Sherpany. Découvrez ces défis et leurs solutions.

Aurelie Toro
Aurélie Toro
Wefox office

Les problèmes liés à l'organisation des réunions sont omniprésents à tous les niveaux d'une organisation. Les dirigeant(e)s d’entreprise sont particulièrement touchés - ils/elles consacrent jusqu'à 23 heures par semaine aux réunions, dont 71 % sont inefficaces.1,2  Cette situation est très préoccupante car elle coûte des sommes considérables et affecte négativement la prise de décision, entre autres. Manquer de méthodologie pour l'organisation de réunions efficaces entraîne non seulement une perte de temps, mais accroît également la probabilité d'erreurs et de pertes d'informations. 

Établir des processus pour organiser des réunions efficaces en utilisant une solution de gestion des réunions dédiée est un excellent moyen de résoudre les problèmes d'organisation des réunions auxquels vous vous confrontez. Cependant, avec des dizaines de logiciels de gestion de réunion disponibles, choisir le bon fournisseur n'est pas une tâche facile. 

Il y a une série d'aspects à prendre en compte avant de trancher, notamment : 

  • Comment la solution permettra-t-elle une gestion efficace des réunions avant, pendant et après chaque réunion ?
  • Est-elle sécurisée et conforme ?
  • Quelles sont ses fonctionnalités ?
  • Quelle est sa réputation et la qualité de son service ?
  • Quel est le coût de la solution et combien de ressources sont nécessaires pour l'exploiter ?

De manière générale, consulter un guide d'achat peut vous aider à trouver la meilleure solution logicielle pour gérer vos réunions.

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Une autre façon de vous aider à faire votre choix consiste à vous inspirer d'autres entreprises qui ont réussi à passer à une gestion des réunions de pointe, et à tenter de comprendre comment elles y sont parvenues. C'est exactement le sujet de cet article. 

wefox, une des principales licornes mondiales de l'assurance digitale, a choisi la solution de gestion des réunions Sherpany pour diverses raisons, et l'utilise pour gérer ses réunions de direction et du conseil d'administration. Dans un entretien avec leur Directeur Juridique de Groupe, Dr. Marc Olivier Morant, nous avons exploré leur raisonnement et leurs exigences et pourquoi Sherpany était la meilleure option. L'objectif de cet article est de vous aider à comprendre la valeur d'une solution de gestion des réunions comme Sherpany afin de résoudre les problèmes que vous rencontrez probablement dans vos réunions.

 

Problèmes courants dans l'organisation des réunions : le rôle clé d'une solution dédiée

Les difficultés ne manquent pas lorsqu'il s'agit d'organiser des réunions. La réunionite et les réunions improductives sont, malheureusement, encore un statu quo accepté dans de nombreuses entreprises et équipes de direction. Elles sont très coûteuses, ont un impact sur le bien-être des employé(e)s et la productivité des équipes, et réduisent la vitesse et la qualité de la prise de décision. 

Chez wefox, les problèmes de réunions auxquels le Dr Morant était confronté lorsqu'il a rejoint l'entreprise étaient clairs, et concernaient principalement l'efficacité et la sécurité des réunions. Selon lui, "il est rapidement apparu que la façon dont les réunions étaient gérées et organisées suivait une voie très traditionnelle, lente et dépassée" et il a voulu "trouver un moyen plus efficace de procéder".

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Une fois avoir identifié les problèmes auxquels la société était confrontée dans la gestion de ses réunions, le Dr Morant a voulu trouver une solution qui permettrait de les résoudre intégralement. 

Vous trouverez ci-dessous les problèmes de réunion que rencontrait wefox et comment la solution Sherpany a permis de les surmonter. Pour toutes ces raisons, le Dr. Morant a voulu conduire le changement chez wefox et digitaliser la gestion des réunions dans toute l'organisation :

Problèmes de réunions

 

  • Processus de réunion manuels et chronophages
  • Partage chaotique de documents et d'ordres du jour de réunions par email

  • Manque de rapidité et de coordination, erreurs fréquentes

  • Sécurité faible

  • Informations éparpillées par email, manque de clarté sur les décisions et actions

  • Responsabilités et rôles de réunion peu clairs

  • Une mauvaise gestion des réunions nuit à la rapidité et à la qualité de la prise de décision

La solution Sherpany

 

  • Centralise les processus de réunion dans une seule solution numérique
  • Permet de créer des ordres du jour et de distribuer les documents simplement
  • Permet une collaboration asynchrone via une plateforme centralisée, améliorant et accélérant l'alignement 
  • Est sécurisée et conforme, certifiée par les normes les plus élevées en matière de sécurité des données (avec des serveurs basés en Suisse ; non affectés par le Cloud Act)

  • Rend l’ensemble des décisions, documents et réunions disponibles dans une seule et même solution, et auditables dans le temps

  • Distribue clairement les rôles de réunion, les autorisations d'accès, ainsi que les responsabilités

  • Clarifie les étapes de l'organisation des réunions efficaces (avant, pendant et après la réunion) et donne une vue d'ensemble des tâches, des décisions et des délais

Sherpany et wefox : un partenariat solide

Le Dr Morant accorde un grand mérite à la façon dont Sherpany gère ses relations avec ses client(e)s, et apprécie vraiment la réactivité de notre équipe et sa volonté de résoudre rapidement tout problème. Sherpany offre une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour vous aider à évaluer vos réunions et à trouver la bonne solution pour votre entreprise. 

 

 

C'est un outil adapté à nos besoins. La fonction principale, la façon dont on peut créer des salles et des ordres du jour, inviter des participants, créer des sous-groupes. Tout y est.

Dr Marc Olivier Morant
Directeur juridique du groupe wefox

 

Il a ajouté que "par rapport aux autres fournisseurs, Nina, l'experte en réunions de Sherpany, était exceptionnelle. Elle était très réactive, et on pouvait vraiment et authentiquement sentir qu'elle voulait aider." Il a également déclaré que "cela a fait une grande différence lors de l'achat de Sherpany".

 

Une solution qui permet d'accroître l'efficacité des réunions

En fin de compte, la bonne solution de gestion des réunions devrait contribuer à rendre vos réunions plus efficaces, à la fois au sein de votre équipe et même dans l'ensemble de l'organisation, de haut en bas, ce qui facilite la communication, la collaboration et la prise de décisions. 

C'est exactement ce que le Dr Morant recherchait : une efficacité accrue des réunions chez wefox. Rendre les processus de réunion plus efficaces, plus rationnels, centralisés, plus rapides et moins sujets aux erreurs, ainsi que plus sûrs pour les dirigeant(e)s, les membres du conseil d'administration et les assistant(e)s. Tels étaient les principaux éléments qui devaient être transformés. Et grâce à Sherpany, wefox a pu y parvenir.

Le Dr Morant a affirmé : "Nous sommes maintenant rassemblés sur une seule et même plate-forme. Les dirigeants et les membres du conseil ont accès aux informations pertinentes au même endroit, comme dans une salle virtuelle. Les rôles de réunion sont également beaucoup plus clairs."

Aujourd'hui, le Dr Morant et wefox utilisent Sherpany dans deux pays, mais ils prévoient de l'étendre à l'échelle mondiale. Nous tenons à remercier le Dr Morant pour son temps et ses conseils, qui sont très instructifs et pourraient profiter à d'autres entreprises. 

Votre organisation rencontre-t-elle des problèmes avec ses réunions ? Découvrez comment vous pouvez les résoudre. Parlez à nos experts en réunions dès aujourd'hui.

Voulez-vous en savoir plus sur notre solution ?

1 ‘The Science and Fiction of Meetings', S. Rogelberg for MIT Sloan Management Review, 2007.

'Stop the Meeting Madness', Harvard Business Review, 2017.


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Aurelie Toro
Aurélie Toro
A propos de l'auteur
Aurélie met à profit son expérience en création de contenu et en marketing digital pour aider les dirigeants francophones dans leurs pratiques quotidiennes. Toujours en quête d'accomplir des choses qui ont un sens pour la société et passionnée par la recherche, l'écriture et le partage utile d'informations, elle fait son maximum pour apporter une vision nouvelle aux dirigeants qui nous lisent sur les thèmes du management agile, de la gestion de réunions et de la transformation digitale.