Les différents rôles dans une réunion : pourquoi ils sont la base de son succès

Même si nous n'en avons pas toujours conscience, chacun d'entre nous a un rôle à jouer dans chaque réunion à laquelle il participe. Cependant, nous ne sommes pas toujours en mesure de le faire au mieux de nos capacités. Et c'est compréhensible - après tout, moins de 25 % des dirigeants ont reçu une formation formelle à la gestion des réunions, et ce chiffre diminue encore si l'on considère le simple fait de participer à une réunion. 

Dans le but de mieux comprendre l'importance des différents rôles dans une réunion, spécifiquement dans une réunion formelle, prenons l'exemple de la réalisation d'un grand film. Nous n'attendrions pas d'un réalisateur qu'il joue le rôle principal, et nous ne demanderions pas à l'équipe de tournage d'écrire le scénario - quelle que soit leur expérience ou leur expertise dans leurs domaines respectifs. Chaque individu possède une expertise précise et peut ainsi apporter une contribution spécifique - ici, il en va de même pour les réunions. 

Pour que les réunions atteignent leur plein potentiel, nous devons avoir une compréhension approfondie des différents rôles de réunion, et les attribuer. Cela permettra aux dirigeants d'impliquer les personnes appropriées au bon moment, et aux participants de savoir clairement quelles sont leurs responsabilités dans la poursuite collective des résultats souhaités.  

Dans cet article, nous allons explorer en profondeur les différents rôles dans une réunion, afin de mieux organiser, animer et participer aux réunions, pour finalement obtenir plus de résultats et transformer chacune d’elles en films à succès.  

Les 5 rôles clés de réunion à assigner systématiquement

Afin de vous assurer que vous déployez correctement toutes les compétences de votre équipe dans les réunions, vous devez d'abord comprendre les différents rôles qui doivent être attribués lors d'une réunion. Voici cinq rôles essentiels à répartir lors de chaque réunion formelle : 

1. L’organisateur de réunion

L'organisateur de la réunion est chargé de s'assurer que tout soit en place pour que la réunion ait lieu. Il collabore avec le responsable de la réunion pour choisir et inviter les participants, coordonner la création de l'ordre du jour de la réunion, rassembler la documentation nécessaire auprès des participants et s'assurer que la préparation des participants soit adéquate, ainsi que de faire en sorte qu’ils soient bien informés de leurs responsabilités pour la réunion. Comme un producteur le fait dans le cas d’un film, l'organisateur de la réunion joue un rôle fondamental avant même que la réunion ne commence, et ses responsabilités se poursuivront jusqu'à la fin de la réunion, et même après.  

Différentes personnes peuvent être chargées d'organiser les réunions. Dans le cas du conseil d'administration, il se peut que ce soit le secrétaire général (ou son assistant) qui organise les réunions. Dans le cas d'autres types de réunions de direction, la responsabilité peut incomber à l'assistant exécutif du PDG ou à un membre de l'équipe du comité de direction.  

L'organisateur de la réunion joue un rôle crucial en veillant au bon déroulement de celle-ci et à la collecte de la documentation nécessaire. Il communique avec les différentes parties prenantes pour répondre à leurs questions et s'assurer qu'elles soient pleinement informées de tout élément nouveau dans le processus de préparation de la réunion. Il compile l'ordre du jour de la réunion, qui doit être divisé en points distincts avec des objectifs associés, des informations pour aider les participants à se préparer à la réunion, et un temps alloué. 

2. Le responsable de réunion

Dans le contexte de notre métaphore cinématographique, le responsable de la réunion (également appelé animateur de la réunion) est le réalisateur. Sa responsabilité consiste à permettre à tous les participants de contribuer pleinement à la réunion afin d'atteindre les résultats souhaités. Il veille à ce que les discussions restent centrées sur l'ordre du jour et les fait avancer - ou y met fin lorsqu'elles s'écartent des objectifs de la réunion ou qu'elles prennent trop de temps. 

Pour une réunion du conseil d'administration, cependant, le responsable de la réunion sera probablement le président. Pour une réunion de direction, le PDG est susceptible de jouer ce rôle, et pour d'autres types de réunions plus spécifiques, le responsable de la réunion est susceptible d'être un expert du domaine abordé. Par exemple, lors d'une réunion financière mensuelle, le responsable de la réunion sera probablement le directeur financier, qui est le plus familier avec le sujet abordé. 

Bien que l'animateur de la réunion soit chargé de veiller à ce que les réunions atteignent les objectifs convenus, il n'est pas responsable de la gestion de chaque point de l'ordre du jour. Pour chaque point de l'ordre du jour, il y a un responsable convenu à l'avance. 

3. Le responsable de point de l'ordre du jour

Dans de nombreuses réunions, il est tout simplement impossible pour une seule personne de diriger efficacement chaque point de l'ordre du jour. De fait, les réunions comportent souvent des sujets variés et étendus. Chaque sujet doit être convenablement discuté, approuvé et mis en œuvre. C'est pourquoi, une fois l'ordre du jour formulé, le responsable de la réunion, ainsi que l'organisateur de la réunion, doivent nommer un responsable de point de l'ordre du jour pour chaque sujet.

Cette personne est idéalement experte dans le domaine abordé. Elle fournira la documentation nécessaire pendant la phase de pré-réunion et se préparera à diriger le point de l'ordre du jour de telle sorte qu'il puisse atteindre ses objectifs. 

4. Le rédacteur de procès-verbaux

Le rédacteur de procès-verbaux ou rédacteur de compte rendu est sans doute le rôle qui nous est le plus familier (en théorie, du moins), mais il est rarement exercé de manière systématique, de sorte que les procès-verbaux des réunions sont, au mieux, fragmentaires. Le rédacteur du procès-verbal d'une réunion joue un rôle essentiel dans toute réunion formelle, car non seulement le procès-verbal est une obligation légale dans de nombreux secteurs, pays et comités, mais il constitue également un élément essentiel pour saisir la valeur créée par votre réunion. Le rédacteur de procès-verbaux est donc chargé de documenter le contenu des discussions, les résultats des votes, les actions convenues et les questions ou doutes qui doivent être clarifiés avant la prochaine réunion. Le rôle du rédacteur de procès-verbaux peut être fixe au sein d'une organisation ou d'un comité, ou partagé entre plusieurs participants, qui se relaient pour assumer cette tâche au sein de leurs réunions régulières. 

Non seulement le rédacteur du procès-verbal doit être organisé quant à la façon dont il consigne les informations (nous recommandons d'utiliser un exemple de procès-verbal de réunion pour cela), mais il doit également être très précis quant aux actions à entreprendre une fois la réunion terminée. Le rédacteur du procès-verbal de la réunion doit : 

• Finaliser le procès-verbal de la réunion, en veillant à ce qu'il soit facilement compréhensible par tout lecteur, et 
• Distribuer le procès-verbal finalisé dans un délai raisonnable, afin que tous les participants aient une vue d'ensemble claire des décisions et sachent quelles actions doivent être entreprises jusqu'à la prochaine réunion.

Bien que de nature apparemment administrative, le rôle du rédacteur du procès-verbal est aussi important dans les réunions que celui du régisseur sur un plateau de cinéma, qui assure la continuité entre une scène et la suivante. 
 

5. Le participant à la réunion

Le dernier rôle, mais non le moindre, est celui de participant à la réunion. Il s'agit d'un rôle que nous sommes tous amenés à jouer régulièrement au cours de notre carrière, mais très peu d'entre nous le considèrent avec intention. Commençons par nous rappeler un fait essentiel : si nous sommes invités à participer à une réunion, cela signifie exactement cela - nous devons participer. Cela ne signifie pas que nous nous contentons d'occuper une chaise dans la salle ou un carré sur l'écran, mais que nous devons contribuer activement au déroulement de la réunion, nous préparer de manière adéquate et nous engager dans les actions de suivi qui en découlent. 

Si, pour quelque raison que ce soit, la raison pour laquelle vous avez été invité à participer à une réunion n'est pas claire, il est essentiel de demander des précisions à l'organisateur de la réunion bien avant celle-ci. Cela facilite la phase de préparation, car cela permet de savoir exactement ce que l'on attend de vous en tant que participant. 

Nous sommes tous, en tant que participants aux réunions, les personnages d'un film. Nous avons des répliques à préparer, une expertise à apporter et des moments où l'on attend de nous que nous occupions le devant de la scène. 

Rôles de réunion : la clé pour faire plus et mieux

Tout comme un bon film, les bonnes réunions reposent sur la présence des bonnes personnes, remplissant les bonnes fonctions, au bon moment. En ayant une compréhension claire des différents rôles dans une réunion et de leur importance, ainsi que du moment où ils doivent être joués et de qui doit les jouer, les dirigeants sont en mesure de maîtriser leurs réunions et, en fin de compte, d'obtenir de meilleurs résultats. 

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.