Trop de réunions ou fatigue zoom : la porte ouverte vers le surmenage au travail
Il est prouvé que la frustration liée aux réunions est un facteur clé de surmenage professionnel. Dans cet article, nous explorons ce lien étroit et donnons des conseils aux dirigeants pour se préserver eux-mêmes, leurs équipes et leurs organisations.
Un surmenage au travail, et parfois pire, un burn-out : voici ce à quoi l’on s’expose lorsque notre vie professionnelle tire trop sur la corde. Une activité professionnelle trop exigeante, une impression de manque de contrôle, un environnement chaotique ou sous haute pression, voici quelques causes typiques qui y mènent certaines personnes pourtant très motivées et talentueuses. Pour celles et ceux qui ont fait l'expérience d’un surmenage au travail ou encore pire, d’un burn-out, ils ou elles le savent : voilà bien des conditions dont il faut surveiller les signes, qu’il faut prendre au sérieux et éviter à tout prix!
Paradoxalement, il est troublant de constater que la réunionite, un phénomène qui décrit le fait de passer trop de temps en réunions improductives, est omniprésente chez les professionnels. Ce phénomène ne s'est pas amélioré ces dernières années avec l'essor du télétravail, où la fatigue zoom (ou encore "zoom fatigue") est née. On sait toutefois que l'excès de réunions est un facteur d'épuisement professionnel...
Il s'avère que la frustration liée aux réunions et la zoom fatigue (un excès de réunions en ligne) sont même des facteurs clés qui mènent, doucement, mais sûrement, vers un surmenage au travail voire à un burn-out. Une étude de 2021 a révélé que près de 50 % des professionnels s'épuisent à cause de leurs réunions.1 Ce chiffre fait réfléchir...
Il n’est pourtant pas question de supprimer les réunions, piliers d’alignement et de prise de décision stratégique en entreprise. La réunion est un outil incontournable pour tout collaborateur, et donne à tout dirigeant l’occasion de dynamiser les équipes et de les galvaniser derrière une vision commune et des objectifs partagés. Mais encore faut-il les utiliser correctement et à bon escient. Aussi, attaquer de front ces problèmes de zoom fatigue et de réunionite est primordial pour la prévention du surmenage au travail et du burn-out.
Mais, comment les réunions peuvent-elles mener au surmenage au travail et au burn-out ? Quelles en sont les causes ? Quels en sont les signes ? Et comment prévenir ? Dans cet article, nous répondons à ces questions et donnons des conseils pratiques aux dirigeants - pour se préserver eux-mêmes de la réunionite et de la zoom fatigue, ainsi que leurs équipes et leurs organisations.
Qu'est-ce que le surmenage au travail et quel lien avec les réunions?
Fatigue anormale et chronique, insomnies, irritabilité, anxiété : s’ils apparaissent en raison du travail, voici des signes d’un surmenage professionnel qu’il ne faut pas négliger et prendre au sérieux dès qu'ils font leur apparition, et surtout s’ils s’installent. Car l’étape suivante du surmenage, c’est le burn-out : un état d’épuisement extrême qui demande souvent un arrêt total du travail et parfois une longue rémission. Ces conditions concernent généralement des personnes très investies émotionnellement dans leur activité professionnelle, et souvent très talentueuses… donc, beaucoup de cadres et dirigeants.
Et les réunions peuvent en être une des causes principales. Pendant la pandémie de COVID-19, la fatigue zoom a fait son apparition et n'a fait qu'ajouter une couche supplémentaire à ce sentiment d'épuisement qui suit les réunions, qu'elles soient virtuelles ou en personne. Et bien que la fatigue zoom ne soit pas un diagnostic médical officiel, on sait depuis longtemps que les réunions engendrent beaucoup de frustration dans les entreprises du monde entier.
Il est prouvé que cette frustration affecte les entreprises et leurs employés négativement. En effet, elle :
- fait baisser la productivité
- détériore le bien-être individuel
- accroît le stress et l'anxiété
- entraîne parfois des problèmes de santé mentale et des symptômes physiques tels que l'augmentation de la pression artérielle.
Ainsi, adopter une meilleure culture de réunions au sein de votre organisation n’est pas seulement élémentaire pour la productivité de vos employés, mais aussi pour leur bien-être.
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Pour claquer la porte au nez de cet "assassin silencieux" dans votre organisation et lui éviter de mener vos talents vers le fond, vous devez d'abord comprendre le mécanisme entre frustration liée aux réunions et surmenage au travail. Malheureusement, il n'y a pas d'explication unique, mais il existe un certain nombre de causes dont nous sommes certains.
Les voici ci-dessous :
1. Trop de réunions
La fréquence des réunions a augmenté considérablement en raison de la pandémie. La Harvard Business Review a constaté que les entreprises assistent aujourd'hui à 13 % de réunions de plus qu'en 2019.2 On sait notamment que les cadres passent jusqu'à 23 heures par semaine, en moyenne, en réunion.3 Passer tout son temps en réunion n'est pas seulement éprouvant sur le plan émotionnel, mais érode également le temps dont disposent les individus pour accomplir leur travail, ce qui entraîne des sentiments de stress et d'épuisement. Cela devient vite un cercle vicieux.
Une bonne façon de surmonter ce problème est de réserver des plages de temps dans votre agenda pour éviter les réunions et afin de pouvoir rester concentré. Certaines organisations mettent en place un "jour sans réunion" chaque semaine. Une idée dont on peut s’inspirer ? Aussi, demandez-vous toujours si une réunion est vraiment nécessaire. Les mêmes objectifs pourraient-ils être atteints d'une autre manière (via email, par exemple, ou via document collaboratif) ? Si vous avez décidé d'organiser une réunion, veillez à bien choisir les participants : seulement ceux dont la présence est requise.
2. En plus de leur nombre, les réunions s’enchaînent...
Passer de réunion en réunion : beaucoup d’entre nous connaissent. Non seulement c’est désagréable, mais cela laisse très peu de temps pour se préparer correctement pour chaque réunion. Ce qui en découle :
- un sentiment de manque de contrôle, à la fois sur nos tâches et sur notre temps
- du stress pendant et après la réunion. Les réunions ont un impact global émotionnel sur leurs participants : on parle aussi de “Syndrome de récupération des réunions”.4
Comment y faire face ? La solution consiste à instaurer une politique d'entreprise qui décourage fortement, voire interdit, les réunions qui s’enchaînent. Même une pause de dix minutes entre deux réunions ou appels vidéo suffit à réduire une grande partie du stress et de la fatigue professionnelle engendrés. Ce changement doit être initié de haut en bas et communiqué efficacement pour faire prendre conscience à toute l’entreprise de sa nécessité.
3. L’essor des appels vidéo
La montée en masse du travail à distance (et donc des appels vidéo) qui s'est produite pendant la pandémie de COVID-19 était à la fois inattendue et sans précédent. Du jour au lendemain, jusqu'à 90 % de la main-d'œuvre mondiale a dû organiser ses réunions en ligne. Il a été démontré que ces interactions virtuelles ont un impact plus important sur les individus que les réunions physiques.
Selon le MIT Sloan Review, les professionnels "ne sont pas habitués à l'absence non naturelle de signaux non verbaux, au contact visuel prolongé ou à la surcharge de visages (y compris le nôtre !) à traiter sur l'écran".5 Et pour renforcer le tout, comme nous l'avons déjà mentionné, le volume des réunions a également augmenté de façon spectaculaire - encore une fois en remplaçant les interactions physiques du bureau!
L'utilisation d'outils de collaboration tels que Slack ou Microsoft Teams pour créer des liens entre les équipes à distance est un bon moyen d’atténuer ces effets néfastes des réunions en ligne, parfois mal utilisées à des fins de vérification et qui conduisent à beaucoup d’appels vidéos inutiles.
4. Réunions inutiles
Rien n'est plus frustrant que d'assister à des réunions qui sont une perte de temps. Du temps qui pourrait être consacré à avancer dans notre travail et à réduire les charges dans d'autres domaines de notre vie professionnelle. Reprenons le “syndrome de récupération des réunions” dont nous parlions plus haut : en moyenne, les individus ont besoin de 45 minutes pour se remettre d'une réunion négative - et dans de nombreux cas, il n'y a pas assez de temps avant la prochaine réunion pour le faire, de sorte que les effets secondaires sont aggravés.6
Pour prévenir ce cercle vicieux, assurez-vous de bien préparer les réunions que vous organisez. Il faut veiller à ce qu’elles aient un objectif clair, un ordre du jour clair et qu'elles soient bien menées. Cela contribuera à préserver le bien-être de vos participants et à réduire les niveaux de frustration qu'ils éprouvent à la suite de leurs réunions.
5. Un peu d’intimité, s’il vous plaît !
Avec nos nouvelles habitudes de télétravail et de travail hybride, nous avons tous adopté la technologie comme moyen pour assurer la continuité des affaires et pour nous aider à rester connectés les uns aux autres dans les moments où la distance physique est nécessaire.
Cependant, l'un des principaux facteurs de la zoom fatigue est la nécessité d'avoir toujours notre webcam allumée. Alors que de nombreux dirigeants utilisent cette fonctionnalité pour prendre des nouvelles de leurs équipes, elle renforce en fait l’épuisement général. Une étude en psychologie réalisée en 2021 a révélé qu'il existe une corrélation significative entre le fait d’avoir sa webcam connectée pendant les réunions et la fatigue professionnelle qui en résulte.7
Par conséquent, donner à vos collaborateurs la possibilité d'éteindre leur caméra pendant les réunions - au moins une partie du temps - peut être un moyen efficace de prévenir le surmenage au travail dans votre organisation. Une fois de plus, il s'agit d'un changement qui devra être mené depuis la hiérarchie et au sein de toute l’organisation afin que les individus se sentent à l'aise pour l'adopter.
Pour que réunions ne riment plus avec épuisement professionnel
En tant que dirigeant, il vous incombe de créer un environnement de travail qui tire le meilleur parti de vos collaborateurs. Le surmenage au travail et le burn-out sont des conditions sérieuses qui peuvent gaspiller vos meilleurs talents. Pour prévenir au mieux ces conditions, la réduction (voire l'élimination) de la frustration liée aux réunions dans votre collaboration doit être considérée comme une composante essentielle du leadership.
En commençant par comprendre et identifier les causes profondes des dysfonctionnements des réunions dans votre entreprise, vous pouvez améliorer réellement votre culture de réunions et éradiquer pour de bon les phénomènes de réunionite et de fatigue zoom. Très vite, ce ne sera plus avec “épuisement”, mais avec “énergie” et “inspiration” que vos réunions rimeront.
1 ‘The Webcam Survey: Exhausted or Engaged?’ Virtira Consulting, 2021.
2 ‘How to Combat Virtual Meeting Fatigue’, K. Kavanagh, N. Voss, L. Kreamer, and S. G. Rogelberg, 2021.
3 ‘You're Right! You Are Working Longer and Attending More Meetings’, D. Kost, Harvard Business School, 2020.
4 ‘Réunionite : comment lutter contre le “Meeting recovery syndrome”.’ Concept de l’expert en réunions Steven Rogelberg, expliqué par le réuniologue Louis Vareille pour Courrier Cadres, 2020.
5 ‘Stop the Meeting Madness’, L. A. Perlow, C. N. Hadley, and E. Eun, HBR, 2017.
6 ‘Blame your worthless workdays on ‘meeting recovery syndrome’’, P. Rubenstein, BBC, 2019.
7 ‘Videoconference Fatigue? Exploring Changes in Fatigue After Videoconference Meetings During COVID-19’, A. A. Bennett. E. D. Campion, K. R. Keeler, and S. K. Keener, American Psychological Association, 2021.
