Pourquoi les premières et dernières minutes d'une réunion sont les plus importantes
Dans cet article, nous explorons pourquoi le succès d’une réunion (et d’un leadership) dépend largement de la manière dont elle commence et se termine.
Lors d’une pause café au mythique Fressbalken en Suisse, j’ai échangé avec Samuel Schüpbach, membre de conseil, consultant en management, et fervent défenseur d’une meilleure culture des réunions.
Malgré nos parcours différents, nous nous sommes rapidement rejoints sur une évidence : l’efficacité d’une réunion se joue dans ses cinq premières et cinq dernières minutes.
Cet article est né de cette conversation. Il s’agit d’un guide pour maîtriser ces moments cruciaux, afin que vos réunions commencent avec clarté, se concluent avec précision, et laissent vos équipes motivées, pas épuisées.
Le cercle vicieux des réunions qui débordent
Cela vous semble familier ?
Votre réunion de direction est prévue de 9h00 à 11h30. À 9h05, certaines chaises sont encore vides. Les personnes présentes échangent quelques banalités. Dix minutes plus tard, lorsque tout le monde est enfin là, vous attaquez directement le premier point de l’ordre du jour.
Mais l’horloge ne joue déjà plus en votre faveur. La discussion s’éternise et dépasse l’heure prévue. Progressivement, les participants quittent la salle pour assister à d'autres réunions. Et le cycle recommence : démarrage tardif, débat précipité, conclusion floue.
Cela arrive bien plus souvent qu’on ne l’admet. Et cela sape silencieusement l’efficacité de votre forum de direction le plus stratégique.
Pourquoi c’est important
Quand une réunion se termine sans véritable conclusion, elle laisse une traînée de confusion. Même si la discussion a été brillante, les participants repartent incertains, peu engagés et déconnectés.
Les recherches du professeur Joseph Allen mettent un chiffre sur ce malaise : une mauvaise clôture de réunion entraîne souvent trois suivis supplémentaires. De petits groupes tentent de reconstituer ce qui aurait dû être clair dès le départ.
Pourtant, cela peut être évité.
Toute cette ambiguïté disparaît grâce à une simple habitude : conclure avec intention.
Ouvrir avec impact
Les premières minutes donnent le ton de toute la réunion. Si vous les réussissez, le reste suivra naturellement.
Voici comment :
Reconnaissez la présence des participants. Remerciez-les d’être là. Leur temps est précieux.
Énoncez clairement l’objectif et la durée. Rendez-le explicite.
Faites le lien avec une vision plus large. Pourquoi cette réunion est-elle importante ? Reliez-la aux priorités stratégiques.
Faites un tour de table rapide. Un simple “Comment chacun arrive aujourd’hui ?” peut révéler des blocages et renforcer la collaboration.
Clore avec clarté
Les dernières minutes sont cruciales pour tout rassembler. C’est là que les décisions s’ancrent et que les prochaines étapes prennent forme.
Essayez ceci :
Récapitulez l’essentiel. Ne laissez pas les points clés se perdre dans des notes personnelles. (Conseil : désignez au hasard une personne pour résumer les décisions, cela maintient l’attention.)
Posez la grande question : “Avons-nous atteint notre objectif ?” Laissez l’équipe répondre.
Projetez-vous vers la suite. Indiquez la prochaine réunion, ce qui est attendu d’ici là, et les sujets à préparer.
Remerciez à nouveau. Sincèrement.
Offrez une vraie clôture. Accordez un moment pour mentalement “signer” la fin de la réunion. Cela fait toute la différence.
Le leadership se joue dans les marges
Cela peut sembler relever de la simple hygiène de réunion. Mais, fait avec intention, c’est bien plus que ça : c’est du leadership.
Commencer et terminer avec clarté renforce la confiance, donne de l’énergie à l’équipe, et permet aux réunions de devenir de vrais moteurs d’action.
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