Conseil d'administration : comment optimiser votre mandat ?

Afin de soutenir au mieux leurs entreprises dans le cadre de leurs mandats, les membres des conseils d'administration modernes doivent s'adapter à un large éventail de défis : nouvelles technologies, menaces de sécurité, questions géopolitiques et économiques et, sans oublier, les questions émergentes telles que l'ESG (gouvernance environnementale, sociale et d'entreprise) et la GRC (gouvernance, gestion des risques et conformité). Pour y parvenir, il est essentiel pour les conseils d'administration d'être pleinement digitalisés et d'utiliser les bons outils technologiques pour gérer à la fois la gouvernance et les réunions du conseil d'administration de manière efficace, conforme et sécurisée. 

Un portail du conseil d'administration spécialement conçu à cet effet offre de multiples avantages. Conçu avec précision par des experts qui prennent en compte les besoins des membres du conseil d'administration, un portail du conseil d'administration dédié permet de gagner en efficacité et apporte une méthodologie pour implémenter les meilleures pratiques en termes de gouvernance et de réunions du conseil d'administration. En outre, les fonctionnalités de ce type de logiciel pour conseil d'administration évoluent constamment pour garantir le plus haut niveau de sécurité des données et conformité des processus. 

Au sein de cet article, nous rappelons pourquoi votre organisation a tout intérêt à s'orienter vers l'utilisation d'un portail de conseil d'administration dès aujourd'hui et détaillons ses avantages. Vous aurez également la possibilité de télécharger un guide gratuit qui vous aidera à choisir le meilleur outil pour votre conseil d'administration en précisant les différents critères à prendre en compte lors de votre sélection.

Outil du conseil d’administration : pourquoi est-ce important ?

Comme nous venons de le voir, les conseils d'administration modernes sont soumis à une pression continue pour améliorer leur efficacité et superviser un éventail de sujets dont la taille ne fait que croître. Les défis auxquels font face les membres des conseils d’administration ont été récemment encore plus fortement accrus par la pandémie de COVID-19 et la crise géopolitique actuelle. Dans ce contexte de remise des entreprises sur le chemin de la croissance, la contribution du conseil d'administration au succès de l'entreprise est cruciale.

Afin de relever ces défis et de faire face à la nouvelle normalité du monde hybride, la grande majorité des entreprises ont déjà dématérialisé leur conseil, ce qui constitue un premier pas vers l'avenir. Cependant, la dématérialisation - dans le sens du passage du papier au numérique - ne suffit pas. L'utilisation d'une myriade d'outils numériques au sein du conseil crée en réalité des problèmes de travail en silo et expose l'entreprise à des failles de sécurité. La seule solution viable pour l'avenir de la gouvernance est de numériser entièrement le conseil d'administration d'une manière centralisée, sécurisée, conforme et efficace. C'est là que le portail du conseil d'administration intervient.

L’utilisation d’un portail du conseil d’administration a de nombreux avantages: 

• Préparation centralisée et plus efficace des réunions du conseil d'administration ;
• Création, annotation et distribution plus rapides des documents (y compris les ordres du jour et les procès-verbaux) ;
• Un renforcement du contrôle et de la sécurité des documents et des informations ;
• Communication transparente et asynchrone entre les membres du conseil ;
• Rédaction simplifiée des documents du conseil (par exemple, les procès-verbaux) conformément aux normes réglementaires ;
• Accès aux informations actuelles et passées par les membres du conseil depuis n'importe quel endroit et à tout moment ;
• Possibilité de recherche dans les dossiers archivés du conseil ;
• Amélioration de la prise de décision, de l'exécution, du suivi des tâches et de la gouvernance ;
• Réduction de l'utilisation du papier et des déchets : mener la digitalisation par l'exemple ;
• Importants gains de temps et d'efficacité pour tous les membres du conseil ;
• Plus grande flexibilité du conseil d'administration en cas de bouleversements.

Pour le conseil d'administration de toute entreprise, qu'elle soit privée, publique, à but non lucratif ou gouvernementale, une solution de gouvernance entièrement intégrée, telle qu'un portail du conseil d'administration, permet à l'organisation de relever tout défi, toute crise ou toute opportunité avec souplesse et précision stratégique. Un tel outil pour conseil d'administration est également essentiel pour garantir une vision holistique de la gouvernance, de l'atténuation des risques, de la conformité réglementaire et de la prise en compte des initiatives ESG.

Vous avez toujours un doute quant à la nécessité d’utiliser un portail du conseil d’administration pour votre CA? Afin de comprendre plus en détail : 

• Quels sont les avantages d’un conseil d’administration pour votre entreprise et ; 
• Quels sont les avantages spécifiques pour chaque membre du conseil d’administration (Président du conseil, Administrateur et Secrétaire général) ; 

Lisez le guide complet : Digitalisation du conseil et portail du conseil d'administration.

Comment choisir votre portail du conseil d’administration ?

Lorsque vous êtes prêt à choisir un portail du conseil d'administration, il est essentiel d'identifier un outil pour conseil d'administration qui offrira une expérience utilisateur fluide et sécurisée.

Cela vaut pour les membres du conseil qui en seront les utilisateurs directs, mais aussi pour le secrétaire général, le directeur juridique, les équipes chargées des risques et de la conformité, ainsi que les professionnels de l'administration et du droit qui l'utiliseront également. 

Pour choisir votre portail du conseil d'administration, nous vous recommandons d'accorder une attention particulière aux 5 critères clés suivants : 

1. La gestion des réunions du CA : optimisez-les tout au long du processus de réunion et prenez de meilleures décisions.
2. La sécurité et la conformité : protégez-vous des cyberattaques, sécurisez vos documents & vos données et maximisez les profits de votre organisation.
3. Les fonctionnalités : gagnez un temps précieux dans tous vos processus du conseil et concentrez-vous sur l’essentiel.
4. L'adaptabilité de la solution : facilitez votre travail quotidien au sein de votre/vos mandats. 
5. La réputation et le service : reposez-vous sur un fournisseur sur lequel vous pouvez compter. 

Au sein du guide suivant, nous détaillons chacun de ces 5 critères afin de comprendre en quoi ils sont importants à prendre en compte dans le choix de votre portail du conseil d’administration. Nous vous proposons également une checklist d'aspects à vérifier lors du choix de votre fournisseur.

Aurélie Toro

A propos de l'auteur

Aurélie met à profit son expérience en création de contenu et en marketing digital pour aider les dirigeants francophones dans leurs pratiques quotidiennes. Toujours en quête d'accomplir des choses qui ont un sens pour la société et passionnée par la recherche, l'écriture et le partage utile d'informations, elle fait son maximum pour apporter une vision nouvelle aux dirigeants qui nous lisent sur les thèmes du management agile, de la gestion de réunions et de la transformation digitale.