Dal CdA alla Direzione Generale: storia della collaborazione tra BancaStato e Sherpany

 

La storia del sodalizio fra BancaStato e Sherpany inizia cinque anni fa: anno 2017. Prima di allora l’organizzazione delle riunioni del Consiglio di Amministrazione (CdA) di Banca Stato era affidata a uno strumento sviluppato ad hoc in base alle esigenze della banca. Tuttavia, questa soluzione iniziava a mostrare i suoi limiti, e necessitava di un importante aggiornamento. Non casualmente, l’urgenza di cambiare il passo e di transitare a uno strumento specifico si manifesta a partire dal Consiglio di Amministrazione, vertice dell’azienda, cuore battente e guida del successo aziendale.

È a questo livello apicale che, in prima battuta, BancaStato e Sherpany siglano la loro alleanza. Anche grazie a una determinante spinta reputazionale, che fa di Sherpany un punto di riferimento per altre grandi realtà bancarie della Svizzera.

Questa prima esperienza è stata subito particolarmente positiva e ha indotto BancaStato a utilizzare Sherpany anche per le riunioni di Direzione generale. Successivamente, nel 2021, BancaStato decide di ampliare ulteriormente l’uso di Sherpany, estendendolo anche ad alcuni comitati interni. Il punto di forza di questo sodalizio in crescendo è dato dal miglioramento di un fattore organizzativo in grado di rendere davvero eccellenti le riunioni dei vertici aziendali: un’efficiente, fluida, sicura e confidenziale gestione documentale. Prima, durante e dopo il processo di riunione.

Un’alleanza che si rafforza nel segno della buona gestione documentale

A partire dal 2017, BancaStato mette a fuoco un’esigenza prioritaria: gestire in modo efficace la gestione dei diversi aspetti organizzativi degli incontri formali. Specie sotto il profilo di un sicuro, professionale e confidenziale trattamento dei documenti implicati nel processo di riunione.

La gestione documentale rappresenta dunque la prima e fondamentale sfida che Sherpany aiuta a risolvere. In prima battuta, BancaStato mette alla prova Sherpany all’interno delle riunioni di CdA. A ricordarlo è Laiza Facchini, assistente del Presidente del Consiglio di Amministrazione di BancaStato:

Continua Facchini: “Era necessaria una soluzione in grado di risolvere alcune criticità riscontrate, soprattutto in merito alla gestione dei documenti. I materiali e i processi avevano bisogno di essere gestiti in modo più efficace lungo tutto il “ciclo di vita” delle riunioni, ovvero prima, durante e dopo, permettendo di caricare i documenti in un luogo centralizzato e sicuro”.

Le sfide riscontrate prima dell’adozione di Sherpany riguardano in primo luogo:

• Il trattamento efficace e sicuro dei documenti formali prima e dopo l’incontro;
• La possibilità di condividere i documenti sensibili relativi agli incontri dei vertici aziendali senza ricorrere alle email, a inoltri improvvisati e ad alto rischio di errore;

• L’urgenza di offrire ai consiglieri e ai partecipanti la possibilità di prepararsi in modo rapido, efficiente e opportuno sui diversi punti in agenda, senza rischiare di consultare versioni obsolete dei documenti formali;

• Garantire un ordine del giorno chiaro in tutti i suoi punti, con allegati ordinati per ogni tema oggetto di discussione e tempistiche di riferimento per ciascun argomento;

• Permettere un tracciamento, un controllo e un’archiviazione efficace e di alto livello della documentazione delle riunioni (verbali compresi), anche a distanza di tempo;

• Abbattere l’uso di carta attraverso uno strumento unico di gestione professionale dei documenti digitali.

I benefici introdotti da Sherpany non tardano a manifestarsi e ciò spinge BancaStato a estendere progressivamente il suo utilizzo ad altri gruppi, agevolando così l’operato dei dirigenti coinvolti nelle riunioni. Sherpany permette infatti di gestire - e di risolvere felicemente - alcuni aspetti cruciali legati alla gestione documentale. E questo non solo “nel vivo” delle riunioni. Ma anche prima, e dopo. L’intero processo di riunione ne esce rafforzato.

Stéphane Pellegrini, Vicedirettore e Responsabile Supporto e Comunicazione di BancaStato, conferma il beneficio riscontrato, primo motore nell’estensione dell’uso dello strumento:

“Sherpany consente di far convergere tutto il necessario in un luogo centralizzato e sicuro, il che aiuta la preparazione dei partecipanti in vista dell’incontro. Lo strumento permette di gestire in modo rapido ed efficiente i documenti che devono essere corretti o aggiornati, evitando il ricorso alle email e la conseguente moltiplicazione di diverse versioni dei documenti. Il sistema permette di visionare i documenti nella loro forma definitiva, senza necessità di inoltrare e ricevere email di aggiornamento. Ne risulta un ordine del giorno più ordinato e accessibile. E questo va a vantaggio sia di chi si occupa degli aspetti amministrativi sia di chi partecipa effettivamente alle riunioni”.

La decisione di estendere l’uso di Sherpany verte dunque su alcuni vantaggi obiettivi. Stéphane Pellegrini definisce la gestione documentale “enormemente migliorata”, alla luce dei seguenti aspetti:

• L’accesso facilitato ai documenti rende la preparazione agli incontri fluida ed efficace, abbattendo l’uso di carta. “Solo per il Comitato rischi che fa capo alla Direzione Generale, non si rende più necessario stampare circa 800 pagine per ogni incontro”.

• Dopo l’estensione, non solo i membri del CdA, ma anche quelli della Direzione Generale hanno più tempo per prepararsi ai loro incontri. Sherpany permette infatti di poter caricare i documenti secondo tempistiche e deadline precise. Il lavoro del Segreteriato ne risulta semplificato. E questo permette ai membri del CdA e della Direzione Generale di essere a conoscenza dell’argomento con un buon anticipo sull’inizio della riunione. 

• Le informazioni sono rese disponibili in formato digitale, rendendo il processo uniforme per tutti. Nel corso dell’incontro, i partecipanti possono vedere lo stesso documento, nella stessa versione e nello stesso momento. È possibile prendere appunti e note su passaggi significativi.

• Per ogni argomento all’ordine del giorno è possibile assegnare una tempistica dedicata, in modo da evitare ritardi, dilatazioni e deragliamenti dei punti in discussione.

• Grazie all’ottimizzazione della fase preparatoria, durante la riunione “si va al sodo” e non sono necessari preamboli per allineare i partecipanti sui punti in agenda. Ne consegue un processo decisionale più rapido ed efficace. “Una buona preparazione permette di affrontare direttamente i punti in discussione durante la riunione, e di prendere decisioni più rapide. Il risparmio di tempo varia a seconda del tipo di argomento, ma è indubitabile.

• La gestione della fase successiva alla riunione è fluida ed efficiente. Tutti i documenti rimangono nello stesso posto: verbale compreso. In questo modo, i materiali restano a disposizione con accessi controllati e selettivi di riservatezza, a futura memoria e per successivi usi.

• L’archiviazione digitale rende i materiali tracciabili e facilmente rintracciabili. Verbali compresi. “I documenti relativi agli incontri sono reperibili nel giro di pochi click, e archiviati in modo sicuro e ordinato. Ciascun partecipante è in grado di rintracciare un documento o di riscostruire lo storico di una discussione anche a distanza di tempo”.

In ultimo. Vale la pena citare la rassicurazione che Sherpany offre sul versante “sicurezza”, assoluta priorità di qualsiasi azienda dello scenario contemporaneo. Già da prima dell’estensione dell’uso di Sherpany alla Direzione Generale, l’alto grado di sicurezza del sistema è stato validato da personale interno specializzato di BancaStato. Tale processo viene rinnovato annualmente, anche grazie ai continui aggiornamenti che Sherpany garantisce sul tema della Cybersecurity.

Conclude Stéphane Pellegrini:

“In alcune riunioni sono infatti invitati collaboratori esperti in tematiche specifiche all’ordine del giorno, che non devono però poter accedere ad altre informazioni riservate. Sherpany ci permette di stabilire accessi graduati e flessibili, semplificando ancora una volta il lavoro del segreteriato. Risultato? Il feedback dei partecipanti è più che positivo”.

In definitiva: grazie alla decisione di espandere Sherpany, un maggior numero di dirigenti può beneficiare di una migliore gestione dei documenti, con un conseguente netto miglioramento dei processi di riunione. L’elevata sicurezza dei processi conferita da uno strumento professionale e dedicato rassicura la dirigenza, e incoraggia la fluidità ed efficienza del suo importantissimo operato. Quella tra BancaStato e Sherpany rappresenta dunque la storia di una virtuosa collaborazione destinata a durare.

A proposito di BancaStato

BancaStato nasce nel 1915 con lo scopo di promuovere lo sviluppo economico del Cantone Ticino e di offrire ai ticinesi la possibilità di investire i propri risparmi in maniera sicura e redditizia. Nel 2010 il controllo di Axion SWISS Bank decreta la nascita del ​“Gruppo BancaStato​”. Il Gruppo offre tutti i servizi e i prodotti di una banca universale grazie a 499 collaboratrici e collaboratori attivi in 4 succursali e 16 agenzie sul territorio cantonale, nonché nella sede di Axion SWISS Bank.

Per la redazione di questa expansion story si ringraziano per la preziosa collaborazione Stéphane Pellegrini, Vicedirettore e Responsabile Supporto e Comunicazione di BancaStato, e Laiza Facchini, assistente del Presidente del Consiglio di Amministrazione di BancaStato.