Glossario delle riunioni

Si tratta del piano della riunione che viene condiviso con i partecipanti; include tutti i singoli argomenti di una riunione - ciascuno con un chiaro obiettivo - e l’indicazione di chi condurrà ogni punto, a cui si richiede una specifica competenza.
 
Le riunioni somigliano alla performance di un’orchestra. Seguendo questa metafora, l'agenda della riunione è analoga alla partitura che tiene tutti i partecipanti a tempo e sincronizzati. Per rendere questo processo più semplice ed efficace, è consigliabile riferirsi a un modello di ordine del giorno.

Collaborazione tra due o più persone che non avviene necessariamente nello stesso momento, ma si basa invece su un allineamento generale e su canali di comunicazione aperti. La collaborazione asincrona permette ai partecipanti di iniziare a lavorare insieme prima ancora che la riunione inizi. Questo consente ai partecipanti di contribuire all’ordine del giorno, sottoponendo domande importanti prima del meeting, e in alcuni casi risolvendo punti dell'ordine del giorno e argomenti di discussione prima dell’incontro.

Si riferisce all’insieme delle credenze e dei comportamenti che riguardano le riunioni, orientando le interazioni e le azioni dei dipendenti di un’organizzazione.

La cultura delle riunioni è un sottoinsieme della cultura organizzativa. Ha un impatto significativo sul modo in cui i dipendenti interagiscono tra loro e sull'efficacia generale della collaborazione. La cultura delle riunioni di un'organizzazione include il comportamento considerato appropriato, le abitudini su come le riunioni vengono condotte e le aspettative che le persone devono soddisfare quando partecipano agli incontri. Per esempio, una sana cultura della riunione assicura che i partecipanti siano in grado di prepararsi a dovere prima di ogni meeting, evitando improvvisazioni.

Il feedback, o riscontro, si riferisce alle valutazioni dei partecipanti alla riunione, che vengono raccolte per capire punti di forza e di debolezza dell’incontro, al fine di migliorare le riunioni future.

Il feedback delle riunioni è una risorsa vitale, in quanto permette il miglioramento continuo e l’ottimizzazione dei processi di riunione. Ascoltando le esperienze dei partecipanti alle riunioni, le organizzazioni sono in grado di monitorare con regolarità la qualità e l'approccio ai meeting, garantendone l’efficacia. Lo strumento gratuito di valutazione delle riunioni di Sherpany può aiutarti nella raccolta dei feedback.

Il follow-up riguarda il processo di comunicazione con i partecipanti dopo che la riunione ha avuto luogo. Serve per condividere i verbali della riunione, le azioni messe in campo e per richiedere un feedback.

Il follow-up della riunione ha un ruolo cruciale nella fase post-riunione, in quanto fornisce ai partecipanti un riassunto del contenuto dell’incontro sotto forma di verbale. In questo modo si delineano con chiarezza le azioni che devono essere intraprese da ciascuno, portando a termine con successo ed efficacia l’iter decisionale.

Un Framework per la gestione delle riunioni, come Azend®, è un insieme di linee guida validate da studi dedicati, che si concentrano sul miglioramento dell'approccio alle riunioni da parte di un'organizzazione.

Un modello di riferimento per la gestione delle riunioni aiuta la vostra azienda a far sì che tutte le componenti del processo di riunione collaborino in armonia, assicurando che gli incontri siano produttivi e che le persone siano in grado di prosperare. Il Framework Azend® è stato creato a questo scopo, rispettando la "santa trinità" delle riunioni: Persone, Processi e Tecnologia.

La gestione delle riunioni è un concetto relativamente nuovo, e fa parte di un campo di studio in crescita all'interno della cosiddetta “scienza delle riunioni”. La gestione delle riunioni dà struttura e rigore al modo in cui gli incontri sono gestiti: prima, durante e dopo che la riunione abbia luogo. I benefici della gestione delle riunioni includono un'esecuzione più rapida dei compiti e delle decisioni, una maggiore velocità nella commercializzazione di prodotti e servizi e, in definitiva, un maggiore vantaggio competitivo.

È il momento in cui la riunione ha luogo. Durante la riunione avvengono le votazioni e le discussioni dal vivo. In questa fase si condividono idee e conoscenze: si tratta quindi di una componente vitale della cultura organizzativa, specie nelle attuali circostanze, in cui i team sono sempre più distribuiti. Scoprite di più su come stabilire le regole di base per le vostre riunioni, facendo sì che voi e il vostro team restiate concentrati e produttivi.

È ciò che una riunione si prefigge di raggiungere. Viene definito nei punti all'ordine del giorno, e delinea il modo in cui il successo sarà misurato.

Prima di essere organizzate, le riunioni dovrebbero avere uno scopo chiaro. Esempi di obiettivi di riunione includono la definizione della strategia del dipartimento, o la discussione di proposte per l'introduzione di nuove tecnologie. È impossibile determinare il successo di una riunione senza che i suoi obiettivi siano stati definiti.

Il processo decisionale è l’iter di raccolta delle informazioni, che prevede il coinvolgimento di esperti della materia, la valutazione delle alternative, il calcolo dei rischi e, infine, la decisione su quale linea d'azione intraprendere. 
 
Un processo decisionale efficace è una componente fondamentale della buona leadership. Per mettere in atto la strategia e rispondere in modo efficace ai cambiamenti dell'ambiente esterno, le organizzazioni si basano infatti sulle decisioni.

Cosa sono i punti d’azione all’interno dei verbali di riunione? Si tratta dei compiti, delle attività, degli argomenti o delle azioni da affrontare, come definito e documentato nel corso della riunione. 

Dopo la riunione, punti d’azione chiari aiutano a garantire e a promuovere la responsabilità delle diverse iniziative, facendo sì che i compiti siano completati e i risultati raggiunti. Per rendere uniforme questo processo, è utile seguire un template standard con voci chiare.

Un “punto all’ordine del giorno” (o “punto in agenda”) si riferisce ad ogni argomento in discussione all’interno di una riunione. Ogni punto deve essere deciso prima che la riunione abbia luogo, riportando con chiarezza: descrizione, obiettivo, partecipanti dedicati, quanto tempo è dedicato alla sua trattazione, materiale di riferimento.
 
Organizzare una riunione attraverso singoli punti in agenda aiuta ad evitare che le conversazioni si dilunghino su alcuni argomenti a scapito di altri. In questo modo ci si assicura che ogni tema risponda a un obiettivo e che la sua presenza all’interno della riunione sia giustificata. Inoltre, punti dell'ordine del giorno ben organizzati permettono di coinvolgere in ogni fase della riunione solo le parti interessate. Per saperne di più, puoi scaricare il nostro modello di ordine del giorno da utilizzare in riunione.

Si tratta dell’impatto che una riunione ha, intenzionale o meno, sulle persone e sui processi di un'organizzazione. Il risultato di una riunione include tutte le azioni decise nel corso del meeting e tutti gli effetti, intenzionali o non intenzionali, a cui l’incontro dà impulso.

Per esempio, il risultato di una riunione potrebbe essere una serie chiaramente definita di iniziative per il trimestre successivo, che hanno un impatto sia sulla performance dell'azienda che sulle persone che la realizzeranno. Migliorare i risultati delle riunioni è un obiettivo chiave di Sherpany e del framework Azend®, per garantire risultati tangibili in termini di efficienza ed efficacia.

Una riunione formale è un incontro pianificato da parte di due o più professionisti che condividono la necessità di raggiungere un obiettivo comune. Spesso rispondono ad alcuni requisiti legali - come l’obbligo di redigere un chiaro verbale di riunione - e includono diverse tipologie di incontro: riunioni del consiglio di amministrazione, riunioni di gestione regolari, riunioni di comitato. Le riunioni formali richiedono ruoli e responsabilità predefiniti. 
 
Le riunioni formali sono caratterizzate da una struttura chiara, argomenti predeterminati, obiettivi definiti e una precisa registrazione dei verbali, delle decisioni e delle azioni. Costituiscono una parte essenziale della pianificazione, della direzione e del controllo di un'organizzazione. Contribuiscono agli obiettivi dell'azienda aiutando gli individui a comprenderli, discuterli e modificarli, mettendo in campo azioni volte a raggiungerli.

Si definisce informale un incontro non pianificato, che non ha una struttura o uno scopo definito.

Le riunioni informali includono gli incontri casuali che possono avvenire all'interno di un'organizzazione, come le conversazioni al distributore d'acqua o alla macchinetta del caffè. Costituiscono senz’altro una parte importante della vita aziendale, ma non richiedono la struttura richiesta per le riunioni formali.

I materiali di riunione raccolgono tutta la documentazione relativa all’incontro, compresi l'ordine del giorno, i documenti in prelettura, ricerche e approfondimenti, e i verbali di riunione.

In passato, i materiali di riunione consistevano di tutte le stampe cartacee necessarie per il meeting. Più recentemente, nella maggioranza dei casi questi materiali sono stati digitalizzati e condivisi tramite e-mail. Ad oggi, tutti i materiali delle riunioni possono essere interamente gestiti in formato digitale, attraverso modalità chiare, ricercabili e verificabili. Questo è reso possibile da software dedicati alla gestione delle riunioni e del materiale documentale, come Sherpany.

L’organizzazione della riunione è un processo costituito da un insieme di fasi che conducono alla realizzazione dell’incontro, e che si conclude con la sua valutazione. La responsabilità dell’iter è di solito assunta da un assistente esecutivo che opera per conto del CEO, o da un segretario aziendale.

Per organizzare una riunione è importante avere una chiara comprensione degli obiettivi della riunione e predisporre un ordine del giorno ben definito con scopi, partecipanti e tempi dedicati ai diversi punti della discussione. Questo approccio strutturato permette il corretto coinvolgimento delle persone chiamate a contribuire sui singoli argomenti all'ordine del giorno. Scoprite come ottimizzare i vostri processi di gestione delle riunioni, riducendo il tempo dedicato alla preparazione.

È la fase successiva alla riunione, in cui il contenuto dell’incontro viene tradotto in azione. Dopo l’incontro i verbali di riunione vengono fatti circolare e le azioni di follow-up vengono implementate e controllate. Nella fase post-riunione vengono raccolti feedback e riscontri da parte dei partecipanti, in vista del miglioramento continuo del processo.

È la fase che precede la riunione. Comprende i diversi step organizzativi e preparatori, compresa la creazione dell'agenda, la collaborazione asincrona, e la preparazione individuale (ad esempio la pre-lettura di documenti e materiali). 

Si definisce così il processo di preparazione individuale e di collaborazione asincrona fra partecipanti prima di un incontro.

Per molte organizzazioni, sapere come prepararsi in modo adeguato per una riunione è un punto dolente. La preparazione alle riunioni è complicata dalla mancanza di struttura del processo e dall’assenza di una tecnologia adeguata a supporto. L'esistenza di diversi sistemi di gestione dei documenti digitali, di documenti fisici e di canali di comunicazione conduce a una generalizzata mancanza di preparazione e a un processo decisionale inefficace. Sherpany e Azend® affrontano questo problema semplificando e ottimizzando la fase pre-meeting, per consentire una preparazione più approfondita e riunioni più produttive.

Idee di base, presupposti e regole guida su come gestire le riunioni. I principi delle riunioni sono chiariti da Azend®, che fornisce una panoramica delle best practice e del protocollo che aiuta a rendere le riunioni efficaci.

Si definisce “improduttiva” una riunione che non raggiunge i suoi obiettivi, portando alla frustrazione dei partecipanti.

Le riunioni improduttive costituiscono un problema ricorrente all’interno delle organizzazioni, per questo la loro risoluzione rappresenta il centro esatto della nostra attività ed esperienza. Un mix di riunioni inefficienti e troppo numerose porta a quel fenomeno che è stato ribattezzato “riunionite”.

Si definisce come produttiva una riunione che raggiunge i suoi obiettivi e/o porta alla soddisfazione dei partecipanti all’incontro.

Le riunioni produttive permettono a un'azienda di raggiungere i suoi scopi, e aiutano gli individui a portare a termine con successo i loro compiti. L’efficienza e la produttività delle riunioni costituiscono il fine ultimo di Sherpany e di Azend®, per un mondo in cui ogni riunione conta.

I partecipanti alle riunioni possono ricoprire diversi ruoli al loro interno, fra cui leader, responsabile della verbalizzazione, conduttore. In qualsiasi riunione, stabilire i ruoli è essenziale per garantire l’efficacia del processo. Essi infatti aiutano a garantire che la riunione proceda in modo fluido, senza deragliare e quindi raggiungendo i suoi obiettivi. 

Ad esempio, il ruolo del leader di una riunione è quello di facilitare le discussioni, far rispettare le regole di base e mantenere gli argomenti sul giusto binario.

Si definisce “ricorrente” un incontro con uno scopo specifico che si ripete su base regolare. Le riunioni ricorrenti spesso riguardano riunioni di gestione, riunioni di strategia, riunioni del consiglio e molti altri tipi di riunioni. 

Che siano settimanali, mensili, trimestrali o con altra cadenza, le riunioni ricorrenti possono offrire un contributo significativo per il coinvolgimento dei gruppi, permettendo loro di tenere traccia del progresso dei progetti e di mantenere la responsabilità sui compiti. Se non eseguite in modo appropriato, le riunioni regolari possono diventare una perdita di tempo e una fonte di frustrazione. Per ottimizzarle è importante stabilire e mantenere una visione olistica dell'intero processo, prevedendo una tecnologia dedicata a supporto di ogni fase.

La cosiddetta “scienza delle riunioni” è lo studio di ciò che accade prima, durante e dopo le riunioni di lavoro.
 
La scienza delle riunioni rappresenta la porta d'accesso al successo organizzativo. Aiuta i leader a capire meglio come funzionano le loro organizzazioni, esaminando i fondamenti psicologici, sociologici e antropologici delle riunioni e le loro conseguenze su un piano organizzativo, produttivo e motivazionale.

Le riunioni vengono così analizzate non solo come un meccanismo/strumento per la comunicazione e per il lavoro, ma anche come un'attività che definisce l'esperienza dei dipendenti, delle persone e del loro tempo.

Si tratta di una tecnologia specifica, nota anche come “software di gestione delle riunioni”, che aiuta le persone a organizzare, attuare e analizzare le riunioni.

Gli strumenti tecnologici nati per la buona gestione delle riunioni hanno trasformato il modo in cui le persone si incontrano sul posto di lavoro. La tecnologia è dunque il catalizzatore per far progredire una cultura produttiva delle riunioni, e soprattutto in un assetto ibrido. Quello che prima era un evento fisico ora può avvenire virtualmente: un software per la gestione delle riunioni è in grado di aumentare l'efficacia dell’intero processo.

Il verbale di riunione è un riassunto chiaro e verificabile dei contenuti di un meeting, che riporta chi ha partecipato, le discussioni, le decisioni, i voti e le azioni.

I verbali di riunione hanno un ruolo legale e amministrativo. Nei consigli di amministrazione, una traccia chiara e verificabile delle discussioni, dei voti e dei risultati delle riunioni deve essere conservata per motivi formali e di conformità. Questi materiali aiutano inoltre i partecipanti a tenere traccia delle discussioni già avvenute e ad evitare ripetizioni. Per saperne di più sui verbali di riunione, clicca qua.

Questo termine tecnico indica il responsabile della registrazione del verbale di riunione. Potrebbe trattarsi di un partecipante alla riunione, o di un responsabile designato che si unisce alla riunione.

Quello del verbalizzatore è un ruolo molto importante all’interno del processo di riunione. Non solo soddisfa i requisiti legali per un verbale chiaro, ma assicura anche che i compiti, le decisioni e le discussioni siano registrate per la distribuzione post-riunione. Il che incoraggia il senso di proprietà e di responsabilità tra chi deve riportare i risultati della riunione.