Il processo decisionale in azienda: efficacia del decision-making nel business moderno

Un processo decisionale efficace è fondamentale per la leadership. Di più: possiamo senz’altro affermare che il processo decisionale è la funzione primaria di un buon leader. I modelli decisionali consentono ai leader di rispondere alle mutevoli condizioni del mercato, alle sfide e alle opportunità, per garantire un futuro di successo per la loro organizzazione. La crescente velocità con cui circolano nuove informazioni, i cambiamenti nel mondo del lavoro e gli eventi esterni rendono il compito di prendere decisioni efficaci ogni giorno più complicato.

La scienza del management non è più un settore di studio emergente, e gli accademici hanno da tempo messo a fuoco che un buon processo decisionale aziendale è la base del successo di ogni organizzazione. Pertanto, è preoccupante apprendere che in molte realtà il processo decisionale risulta ancora inadeguato, con conseguenti costi elevati. Nella ricerca pubblicata da Gartner, il costo stimato per decisioni non opportune è superiore al 3% dei profitti delle aziende. Tutto questo è sconcertante.¹ 

I leader sono persone impegnate, con priorità contrastanti e spesso con un gran numero di riunioni di lavoro a cui partecipare. Questo significa che il loro processo decisionale strategico deve essere semplice ed efficiente, per massimizzare la loro capacità di prendere decisioni. Fortunatamente, c'è una luce in fondo al tunnel: modelli decisionali funzionali, se associati alla tecnologia, raggiungono esattamente questo obiettivo e consentono ai leader di prendere decisioni informate in modo rapido ed efficace.

In questo articolo esploreremo la struttura del processo decisionale, per spiegare di cosa si tratti e perché è importante. In seguito analizzeremo un modello decisionale già consolidato, e ci assicureremo che venga presentato considerando le caratteristiche della nostra epoca. L’obiettivo di questo articolo è quello di aiutare i leader a ottimizzare il loro processo decisionale nel mondo del lavoro di oggi.

Quindi, prima di tutto: che cos'è il processo decisionale?

Che cos'è il processo decisionale? 

Il processo decisionale nasce dalla necessità di risolvere un problema, o di rispondere a una minaccia o a un'opportunità. Secondo un documento pubblicato dall'Università del Massachusetts, il processo decisionale può essere definito come "il processo di fare delle scelte individuando una decisione, raccogliendo informazioni e valutando soluzioni alternative".² 

Gli step del processo decisionale sono i seguenti:

• Identificare le finalità e gli obiettivi
• Raccogliere tutte le informazioni rilevanti
• Coinvolgere i principali stakeholder e collaboratori
• Valutare le alternative.

Pensiamo al processo decisionale aziendale come a un bivio. La strada corrisponde alla vostra strategia, e il vostro business è il veicolo in cui state viaggiando. L'opportunità di modificare il vostro approccio in base una questione specifica equivale a un incrocio, che permette di cambiare la direzione di marcia o di rimanere sulla rotta esistente. Un chiaro esempio è dato dal recente sviluppo della pandemia COVID-19: un evento esterno, di enorme portata, ha creato una serie di bivi per i leader, che hanno dovuto prendere provvedimenti urgenti. Come ha reagito la loro organizzazione a questa pandemia globale? Quali cambiamenti sono stati necessari per mantenere al sicuro dipendenti e clienti?

Il risultato finale del processo decisionale è quello di tracciare la corretta direzione per il futuro della vostra organizzazione. A ogni incrocio, potreste decidere di continuare per la strada esistente, oppure potreste scegliere di svoltare e procedere in una direzione del tutto nuova.

Tutto questo sembra abbastanza semplice, ma ciò che dobbiamo riconoscere è che per la maggior parte delle aziende, spesso c'è più di un bivio da considerare in uno stesso momento, con numerose decisioni da prendere. La maggior parte delle organizzazioni sono un convoglio, piuttosto che un singolo veicolo. Questo problema è accentuato dalla natura sempre più interconnessa del mondo del lavoro, con flussi di informazioni più veloci che richiedono decisioni più accurate.

Una volta compreso che cosa sia il processo decisionale, possiamo analizzare le fasi che lo costituiscono.

Modelli decisionali efficaci: la sequenza di Drucker

Per contribuire a semplificare il processo decisionale, è utile seguire un modello decisionale, ovvero una guida passo per passo che aiuti ad aumentarne l'efficacia e l'efficienza.

Essendo i leader eccezionalmente impegnati, e costretti a rivolgere la loro attenzione in molteplici direzioni nello stesso momento, il modello decisionale costituisce uno strumento potente. Vanno sempre tenuti presenti gli scenari di rischio. Non è possibile prendere una decisione senza correre rischi, ma seguendo modelli decisionali affidabili i leader possono essere messi in grado di valutare, ed eventualmente mitigare, i rischi associati a ciascuna decisione. I modelli decisionali aiutano anche a sfruttare al meglio il tempo dei leader e, se implementati in modo efficace, garantiscono che venga sempre adottato un approccio strutturato e strategico al processo decisionale.

Uno dei primi modelli decisionali è attribuito ai quaccheri del XVII secolo, promotori di un processo che, anche per gli standard moderni, è considerato un "modello di efficienza, apertura e rispetto".³ Un altro esempio originario è dato dal bilancio decisionale di Benjamin Franklin nel 1776, che utilizzava un processo tabulare basilare per valutare i pro e i contro di una decisione. Tuttavia i modelli decisionali vennero usati per la prima volta nel mondo degli affari con il "The Function of the Executive" di Chester Barnard nel 1938. Fu qui che il termine “modello decisionale” iniziò a sostituire il lessico più limitato dell'economia politica, come "allocazione delle risorse" ed "elaborazione delle politiche". Nel corso del XX secolo, numerosi teorici del management hanno anticipato il concetto di modello decisionale, tra cui, in particolare, Peter F. Drucker, che è indicato come il padre della moderna teoria del management.⁴ 

Nel suo pezzo fondamentale della Harvard Business Review del 1967, "The Effective Decision", Drucker delinea i punti del suo processo decisionale.⁵ Secondo Drucker, il processo alla base di modelli decisionali efficaci può essere suddiviso in una sequenza di sei fasi.

Esaminiamo brevemente la sequenza di Drucker per un buon processo decisionale, prima di inquadrarla nel contesto del business moderno:

1. Chiarire il problema

Il problema è unico o generico? Si è già riscontrato un problema simile o è necessario formulare un nuovo approccio? Potrebbe darsi che la criticità risulti di un evento una tantum, ma potrebbe anche essere il sintomo di un problema strutturale più ampio che deve essere affrontato.

2. Definire il problema  

Con cosa avete a che fare esattamente? In questa fase è importante concentrarsi sulla causa della questione e focalizzare l'attenzione su ciò che è importante. Secondo Drucker, una fase fondamentale per modelli decisionali efficaci è garantire che si definisca correttamente il problema ed evitare diagnosi errate. 

3. Fornire una risposta specifica 

Come direbbe la comunità scientifica, dovete stabilire le "condizioni limite" per il vostro problema. Dovete essere molto chiari su ciò che dovete ottenere con il vostro processo decisionale nel contesto del vostro problema. Come saprete quando sarà risolto? Quali sono le condizioni minime che devono essere soddisfatte?

4. Decidere cosa è "giusto" piuttosto che accettabile 

È importante partire con ciò che è ottimale, poiché il compromesso è inevitabile. Pertanto, più la vostra visione è focalizzata all'inizio, meno sarà ridotta una volta che dovrete accettare i compromessi.

5. Integrare le azioni nella decisione

La quinta fase di questo processo riguarda il passaggio dalle decisioni alle azioni concrete. Molte decisioni sono sbagliate perché non prevedono alcun impegno nel passaggio all’azione. Qual è la strada che avete deciso di seguire, e chi è il responsabile per la sua esecuzione?

6. Verificarne la validità 

Misurate le vostre decisioni in base al corso degli eventi che seguiranno. È importante comprendere l'efficacia del vostro processo decisionale e individuare eventuali lacune o aree di miglioramento. La decisione ha avuto il risultato desiderato? C'è qualcosa che vi è sfuggito? Utilizzate queste informazioni per valutare il vostro approccio al processo decisionale e per assicurarvi di migliorare continuamente.

Pertanto, solo quando il problema è stato chiarito e definito, la risposta è stata specificata, i risultati sono stati resi operativi e la sua validità è stata testata, possiamo sapere se la decisione presa è stata efficace. 

Se è vero che questa sequenza è consolidata e ampiamente accettata come modello decisionale efficace, è anche vero che Drucker scriveva in tempi molto più semplici. Infatti, nel suo libro "The Effective Executive", Drucker riconobbe con anticipo che i computer avrebbero facilitato il processo decisionale rendendolo più rapido, svolgendo molti dei compiti più comuni.⁶ 

È quindi necessario inquadrare questi principi nel contesto attuale, in cui la tecnologia ha accelerato drasticamente la velocità di cambiamento, il flusso di informazioni e la necessità di un processo decisionale preciso. 

Ottimizzare i vostri modelli decisionali per il business moderno

Il processo decisionale di Drucker è stato scritto circa dieci anni prima che Steve Wozniak completasse l'Apple-1, e quattro anni prima dell'invenzione della posta elettronica. Si può quindi affermare con certezza che il suo mondo non è paragonabile al crogiolo tecnologico del business moderno. Questo non significa che i pensieri di Drucker siano irrilevanti - al contrario -, ma è necessario inquadrare i suoi modelli decisionali nel contesto attuale.

Al giorno d'oggi, i grandi mutamenti sono all'ordine del giorno. Sia che si tratti di abbracciare le nuove tecnologie, di rispondere alle mutevoli condizioni di marketing o di reagire quando le industrie vengono sconvolte dall'innovazione e dai nuovi ingressi sul mercato, le aziende hanno spesso la sensazione che “frani la terra sotto i piedi”, per le situazioni difficili che si profilano all’orizzonte. Quindi, in che modo il nostro processo decisionale deve essere perfezionato, per prendere questi problemi in considerazione nel modo più opportuno?

In questa sezione, esamineremo come questo processo decisionale possa essere applicato con successo esaminando le aree di business che, probabilmente, sono cambiate in modo più radicale.

1. Leadership

La leadership moderna è un risultato del contesto in cui opera. Nella forza lavoro avviene un passaggio generazionale, e al contempo vengono messi in discussione nuovi valori e create nuove aspettative. La leadership ha dovuto adattarsi per rimanere al centro. Poiché il mondo del business abbraccia nuove tecnologie e modi di lavorare agili, i leader devono adattarsi per diventare agili. Una leadership agile comporta apertura, fiducia e una gerarchia organizzativa orizzontale, il che consente agli esperti del settore di utilizzare le proprie competenze nel modo più efficace possibile.

Di conseguenza, il processo decisionale ha subito significativi cambiamenti: ora comporta un processo molto più democratico, che coinvolge gli esperti in materia indipendentemente dal loro status o dal loro titolo. A ciò si aggiunge una maggiore sicurezza durante il processo decisionale, come ad esempio la Business Judgement Rule. Il processo decisionale non è più di esclusiva responsabilità dei leader, ma è diventato responsabilità dell'intera forza lavoro, soprattutto per quanto riguarda il processo decisionale consensuale, in cui i team prendono le decisioni come un collettivo.

2. Comunicazione

Negli anni '60, la comunicazione era o estremamente semplice o drasticamente inefficiente, a seconda del punto di vista. Le possibilità di comunicare erano molto più limitate e comprendevano conversazioni di persona, telefonate, fax o posta. Tutto questo significava che le comunicazioni avvenivano molto più lentamente - specialmente quando si tiene conto di più geografie e fusi orari nell'equazione. Al giorno d'oggi, siamo tutti abituati a una comunicazione immediata e diretta, facilitata da progressi tecnologici come le riunioni virtuali, i servizi di messaggistica istantanea, la posta elettronica e software più specializzati come strumenti di gestione delle riunioni.

L'impatto di tutto ciò sul processo decisionale è enorme. Il divario tra il processo decisionale e la sua attuazione è stato ridotto in modo significativo, e la capacità di coinvolgere gli stakeholder e gli esperti nel processo, indipendentemente da dove si trovino nel mondo, è aumentata in modo esponenziale. Anche la capacità di invocare il sesto principio del modello decisionale di Drucker è notevolmente migliorata. Con la disponibilità di dati e di analisi, siamo in grado di testare la validità delle decisioni prese in modo molto più profondo rispetto al passato. Questo aiuta a imparare e ottimizzare il processo decisionale.

3. Riunioni  

Le riunioni sono sempre state il punto d'incontro di un'azienda e la loro importanza non accenna a diminuire. Nel nostro esempio del bivio, le riunioni sono il mezzo usato per dirigere il traffico una volta raggiunto l’incrocio, garantendo che ogni veicolo del vostro convoglio, quindi i vostri collaboratori, rimangano sulla giusta rotta.

Le riunioni hanno tuttavia subito notevoli cambiamenti, e mentre nel XX secolo implicavano l’incontrarsi in un luogo e in un momento specifici, ora non sono più legate a un luogo fisico. Il processo di riunione consente ai partecipanti di collaborare in modo asincrono, prima, durante e dopo le riunioni.

Tutto ciò significa che l’importanza delle riunioni nel processo decisionale aziendale è stata rafforzata, con una comunicazione più facile e una migliore collaborazione. Inoltre, grazie alla capacità di ottimizzare il processo di riunione con una tecnologia costruita ad hoc, i leader sono in grado di coinvolgere gli esperti più importanti all'interno della loro organizzazione per garantire che vengano prese decisioni informate.

4. Tecnologia 

Come dicevamo, la tecnologia a nostra disposizione supera i sogni più ambiziosi del XX secolo. Lo sviluppo esponenziale del personal computing, di internet e di sofisticati dispositivi sotto forma di smartphone e tablet ha rivoluzionato il nostro modo di comunicare, collaborare, lavorare, valutare ed eseguire. Il ruolo della tecnologia nel processo decisionale è sfaccettato e tocca diverse fasi di questo processo. 

Consideriamo l'esempio del bivio di prima. Con i continui flussi di informazioni e cambiamenti che portano a un numero crescente di decisioni, o bivi, si può affermare con certezza che la complessità della strada che si percorre è aumentata drasticamente. Oltre a questo, le organizzazioni sono diventate sempre più complesse, con l'aggiunta di un numero sempre maggiore di veicoli al convoglio. Di conseguenza, il volume e quindi la probabilità che si trovi traffico, è aumentata in modo esponenziale. In questo esempio, il software di gestione di riunioni Sherpany può essere visto come la rotatoria che mantiene il traffico in modo ordinato, consentendo ai leader di prendere decisioni informate regolando il processo di riunione nel modo in cui una rotatoria regola i bivi.

La tecnologia, quindi, consente ai leader di continuare a prendere decisioni efficaci, nonostante la crescente complessità del mondo degli affari.

Il processo decisionale: i principi del XX secolo all'opera nei tempi moderni

Il mondo di oggi è irriconoscibile se confrontato con il XX secolo, ma i principi del processo decisionale rimangono in gran parte immutati. Un modello decisionale sviluppato negli anni '60 è forse ancora più potente ai giorni nostri, grazie ai progressi compiuti nel mondo del lavoro in termini di leadership, comunicazione, riunioni e tecnologia.  

Pertanto, avendo esplorato il DNA del processo decisionale, possiamo dire con certezza che l'importanza di un processo decisionale efficace non può essere sottovalutata. Un processo decisionale efficace aiuta i leader a mitigare i rischi, a sviluppare ed eseguire la strategia aziendale e a rispondere ai cambiamenti del contesto aziendale e degli eventi esterni. In questo processo, i crocevia sono inevitabili, come dimostra la recente pandemia globale. Seguendo modelli decisionali solidi, i leader possono formulare risposte tempestive e di impatto, offrendo alle loro organizzazioni una chiara strada da seguire.

Le riunioni svolgono un ruolo vitale in questo processo e, grazie ai progressi della tecnologia, si sono sviluppate per offrire maggiori opportunità di collaborazione, indipendentemente da dove si trovino i partecipanti nel mondo. La tecnologia di gestione delle riunioni di Sherpany assicura che il traffico di informazioni delle organizzazioni scorra attraverso ogni incrocio che si raggiunge. Regolando e ottimizzando i processi di riunione, i leader sono in grado di raggiungere decisioni efficaci e informate più velocemente di prima.

Se desiderate saperne di più su come Sherpany sta aiutando i leader ad ottimizzare il loro processo decisionale, contattateci.

¹ Corporate DNA: Using Organizational Memory to Improve Poor Decision-making, A. Kransdorff, 2007. 

² The Effective Decision, P. F. Drucker, HBR, 1967. 

³ A Brief History of Decision-Making, L. Buchanan et al, HBR, 2006

⁴ Peter F. Drucker, British Library, 2005. 

⁵ The Effective Decision, Peter F. Drucker, HBR, 1967. 

⁶ The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right Things Done, Peter F. Drucker, 1966. 

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.