Gestione delle riunioni

Guida al verbale di riunione: quando, perché e come scrivere un verbale

La verbalizzazione delle riunioni è un compito fondamentale. Eppure in molte aziende la stesura del verbale risulta frustrante. Perchè? Questa guida vi aiuta a capire quando, perché e come stilare al meglio un verbale di riunione.

Robert Mitson
Robert Mitson
Executive reviewing the minutes of the previous meeting using Sherpany software

La verbalizzazione delle riunioni è un compito fondamentale. Eppure la stesura del verbale di riunione risulta essere frustrante e problematica per molte organizzazioni di tutto il mondo, impegnate a gestire quelle attività importantissime che tutti ben conosciamo: i meeting aziendali. Tuttavia, questa difficoltà può essere superata. Sia che siate i responsabili della verbalizzazione e di come scrivere un verbale, sia che siate stati nominati “segretario esecutivo” o “segretario del consiglio di amministrazione” della vostra azienda, la redazione del verbale di riunione può smettere di essere un compito laborioso. Seguendo semplici linee guida, utilizzando un modello appropriato e condividendo buone pratiche all’interno della vostra organizzazione, la stesura del verbale può diventare un processo semplice ed efficace. 

 

In cosa consiste il verbale di riunione?

Partiamo dalle basi: che cos’è il verbale di riunione? Il verbale di riunione è universalmente riconosciuto come una registrazione del processo decisionale, e delle decisioni prese, all’interno delle riunioni formali. Tipicamente, viene redatto da un segretario o da un responsabile incaricato. Il verbale di riunione, e in particolare quello del comitato esecutivo e del consiglio di amministrazione, è anche riconosciuto dai tribunali e dai revisori dei conti come un documento legale. In molti casi, se una società ha bisogno di presentarsi in tribunale, il verbale di riunione costituisce una fonte. Ciò significa che se una decisione presa non è stata registrata all’interno del verbale di riunione, in sede di processo quella decisione non è mai esistita. 

 

Quando redigere il verbale di riunione?

Il momento della stesura di un verbale di riunione può variare a seconda di una serie di fattori, tra cui: 

  • Il tipo di riunione
  • Dove si svolge la riunione
  • Il settore in cui opera l’organizzazione 
  • La costituzione individuale dell'organizzazione.

Di conseguenza, prima che si svolga il meeting è importante che tutte le parti coinvolte comprendano il senso della riunione, il ruolo di ciascun membro e i rispettivi doveri legali.

In Francia, per fare un esempio, l’Institut Français des Administrateurs (IFA) raccomanda di formalizzare il verbali di riunione del consiglio di amministrazione.1 Mentre l’Istituto per la Governance (ICSA), dal canto suo, definisce le riunioni del Consiglio come "la più alta forma di decisione interna di un'organizzazione".2 Sulla base di queste definizioni, il verbale di riunione è considerato un vero e proprio rapporto di ciò che accade nel corso degli incontri.

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Un altro obiettivo dei verbali: migliorare la produttività delle riunioni

La redazione del verbale di riunione svolge anche altre importanti funzioni: il fatto che qualcuno registri il verbale di riunione va a beneficio della qualità del processo. I verbali svolgono quindi un ruolo cruciale a livello di qualità degli iter decisionali, e sapere come scrivere un verbale contribuisce a contrastare il rischio di riunioni inefficienti.

L'archiviazione del verbale di riunione aiuta infatti a mantenere il programma dell’ordine del giorno, registrando i progressi compiuti. Incentiva la partecipazione attiva, poiché i partecipanti all’incontro si rendono conto che ciò che viene discusso è effettivamente importante e merita di essere menzionato. Non sorprende che gli esperti delle riunioni abbiano trovato una correlazione significativa tra la verbalizzazione e l'efficacia percepita di una riunione.

 

I verbali delle riunioni aiutano a garantire il successo dell'azione di follow-up

La verbalizzazione aiuta inoltre i partecipanti della riunione a concludere ogni punto all'ordine del giorno definendo e assegnando punti di azione chiari. 

Come definire e assegnare azioni chiare?

Cosa? Definire un'azione specifica.
Chi? Assegnare una persona che se ne assuma la responsabilità.
Quando? Definire il momento in cui l'azione deve essere eseguita.

Queste domande-guida aumentano la probabilità che gli accordi presi nel corso delle riunioni siano attuati secondo le tempistiche stabilite e con successo. I verbali e i punti di azione sono quindi lo strumento più importante per garantire il follow-up e la preparazione della riunione successiva. Non a caso, uno dei principi del Framework Azend suggerisce di stilare i verbali assegnando punti d'azione chiari e concisi.

 

Come scrivere un verbale di riunione? La nostra guida 

Quali sono allora gli elementi da prendere in considerazione per quanto riguarda lo stile e il formato del verbale di riunione? Chi si occupa di approvare il verbale di riunione dopo la sua stesura? Come vengono pubblicati i verbali e chi vi ha accesso in seguito?

Scaricate la nostra guida per avere una panoramica su come scrivere un verbale di riunione. Avrete anche accesso a una checklist del verbale di riunione e ad alcuni esempi di applicazione.

Guida al verbale di riunione

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Vuole saperne di più sulla Gestione delle riunioni?

1 The Institut Français des Administrateurs.

2 “The Practice of Minuting Meetings”, ICSA The Chartered Governance Institute, 2016.
 


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Robert Mitson
Robert Mitson
L'autore
Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.