Innovazione, reattività e resilienza: il ruolo della tecnologia e delle riunioni in logistica e trasporti
Il settore “logistica e trasporti” è basato sull'efficienza dei movimenti e dei flussi di informazioni. In che modo le riunioni contribuiscono a una buona analisi dei dati, all'allineamento del team e al processo decisionale?
La logistica e i trasporti sono la spina dorsale di molte attività commerciali e industriali. Senza di essi, non ci può essere nessun approvvigionamento, né operazione di movimento, nè consegna. Duramente colpito dalla recente crisi sanitaria, il settore “logistica e trasporti” ha dimostrato la sua resilienza e la sua capacità di adattarsi all'esplosione del commercio, sia elettronico che ibrido.
Trasversale per sua natura, i processi logistici si basano sui flussi di informazioni per gestire i flussi fisici. In un contesto di dispersione geografica, di molteplici attori e di incertezze sulla ripresa, che ruolo giocano la tecnologia e le riunioni nell'organizzazione delle attività, nell'allineamento delle squadre e nelle performance del settore? Vantando oltre 20 anni di esperienza nello sviluppo di catene di approvvigionamento end-to-end per aziende come Amazon, Danzas (ora DHL) e FDS France, Philippe Hemard ha condiviso con noi la sua visione del futuro di logistica e trasporti, facendo luce sulla funzione delle riunioni all'interno di questo settore.
La crisi sanitaria ha colpito duramente la catena di approvvigionamento. Come possono la logistica e i trasporti creare ancora valore per i consumatori e le organizzazioni?
Philippe Hemard: Il settore “logistica e trasporti” sta creando più valore che mai, sia per i consumatori che per le organizzazioni. Come in tutti i settori, anche i processi logistici hanno sofferto l’impatto della crisi sanitaria, soprattutto alla luce di alcune carenze. Tuttavia sono stati in grado di adattarsi, riorganizzando reti e catene di approvvigionamento. La logistica e i trasporti hanno in parte permesso la trasformazione del commercio tradizionale in una forma di commercio a distanza, rendendo accessibili le scorte attraverso la creazione di canali di distribuzione e punti di raccolta.
Questo mutamento non fa che rafforzare la tendenza omni-channel che si è sviluppata negli ultimi tre anni. Gli inventari dei negozi sono disponibili su Internet, i clienti possono scegliere di ritirare il prodotto in negozio, in un punto di ritiro o di farselo consegnare a casa. Questa accessibilità dei prodotti in diverse forme è ciò che ha permesso, e continuerà a permettere, ai rivenditori di continuare a operare nonostante gli ostacoli. Tuttavia dobbiamo essere realistici: ci saranno vincoli per un bel po'di tempo. Tutti continueranno a perfezionare le loro tecniche di vendita a distanza, ma spetterà alle reti logistiche sostenere gli sforzi delle imprese.
Quando si parla di processi logistici, si pensa immediatamente ai flussi fisici. Tuttavia, la gestione della logistica e dei trasporti richiede anche l'analisi e l'uso di molte informazioni. Secondo lei, cosa facilita la condivisione delle informazioni?
Philippe Hemard: Prima di tutto, e ovviamente, il Cloud e tutta le capacità offerte da Internet costituiscono grandi facilitatori. Oggi è possibile memorizzare molti dati attraverso soluzioni on-demand. Ma non è tutto: questi spazi quasi infiniti di stoccaggio permettono anche la manipolazione dei dati e le analisi. Il Cloud ha rivoluzionato i processi logistici, che sono grandi creatori e consumatori di dati.
Anche la legislazione è stata adattata alla digitalizzazione. I trasporti possono ora fare a meno dei documenti cartacei obbligatori. La tecnologia Blockchain permette l'autenticazione avanzata e la sicurezza di informazioni e documenti per renderli non falsificabili. Non si tratta dell’unico vantaggio offerto dalla Blockchain, che permetterà di codificare e stratificare gli scambi intorno a standard e nomenclature condivise.
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Come si sta reinventando il settore “logistica e trasporti” attraverso la tecnologia?
Philippe Hemard: Il Cloud e la potenza di calcolo dei computer hanno già avuto un grande impatto su logistica e trasporti. Ma la tecnologia sta influenzando anche i mezzi fisici, come vediamo con veicoli autonomi, droni, robot nei magazzini o nei sistemi di stoccaggio. Anche i camion tradizionali stanno diventando sempre più sofisticati, grazie al contributo dell'intelligenza artificiale e del machine learning, che permettono di ottimizzare i percorsi di consegna. Inoltre, i sistemi di gestione del magazzino (WMS) stanno ottimizzando il lavoro e lo spazio per aumentare la produttività. I sistemi informatici si sono sempre evoluti, ma l'arrivo dell'intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico sta accelerando il cambiamento e rendendo la logistica più efficiente, più veloce e più economica.
A mio parere, l'intelligenza artificiale sarà usata sempre di più. Un esempio è dato dalla previsione delle vendite, che costituisce ancora una sfida difficile anche per l'AI. Tuttavia, i sistemi di approvvigionamento o di gestione dell'inventario dotati di un livello di intelligenza artificiale volto a integrare dati esogeni all'azienda - non solo dati storici - sono molto più reattivi. Appare evidente che nessun sistema, per quanto evoluto, avrebbe potuto prevedere l'impatto del COVID-19. Ma sistemi connessi, flessibili e basati su calcoli probabilistici sono capaci di proporre vendite potenziali esplorando diverse alternative di fronte all'incertezza.
Una delle caratteristiche del settore logistico è la sua dispersione geografica. Le riunioni hanno un ruolo nell'allineamento di tutte le parti interessate?
Philippe Hemard: La logistica e i trasporti sono per definizione basati su reti ad ampio raggio, che richiedono l'uso di mezzi di comunicazione per scambiare informazioni tra diversi luoghi. Non c’è dubbio che una parte di questo scambio debba avvenire attraverso le riunioni.
Ma, nei processi logistici come in altri settori, i meeting non servono solo a scambiare informazioni. Sono anche un modo per riunirsi, per allinearsi e per far sì che ci sia una comune comprensione della performance.
Questo è il caso, per esempio, delle riunioni di reporting. Va sottolineato che perché queste riunioni abbiano valore, tutti i partecipanti devono presentare i dati secondo una comune modalità: uno standard condiviso è necessario per convalidare le interpretazioni. Questo è particolarmente importante quando l'organizzazione è geograficamente dispersa.
Inoltre: in altri tipi di riunioni, come le riunioni di progetto, l'allineamento deve avvenire prima ancora che la riunione sia iniziata, attraverso la redazione di un ordine del giorno. Le persone si incontrano per prendere decisioni, trovare nuove soluzioni o lavorare insieme su una questione specifica: è quindi essenziale definire l'obiettivo in anticipo.
Ritiene che le riunioni contribuiscano a un processo decisionale più rapido e/o meglio informato? In che modo?
Philippe Hemard: Se la riunione è efficace, contribuirà naturalmente a un migliore processo decisionale. Se la riunione è scadente, il suo contributo sarà nullo. Una questione importante, è se sia sempre necessario convocare una riunione per prendere decisioni. Questo dipende molto dall'organizzazione e dal livello di autonomia degli impiegati. In generale, penso che più grande è l'organizzazione, più necessaria è la riunione. In questo tipo di struttura è molto raro che le persone, qualunque sia il loro livello di responsabilità, siano completamente autonome dagli altri dipartimenti nel prendere decisioni.
Una domanda analoga si pone a livello di squadra. Qui, tutto dipende dal tipo di gestione. In alcune aziende, la gerarchia ha una forte influenza sulla distribuzione del potere decisionale. In questo caso i manager tenderanno a non vedere il senso delle riunioni, dato che la presa in carico delle decisioni sarà - a torto o a ragione - accentrata nelle loro mani. D'altra parte, ci sono ambienti più collaborativi dove è necessario cercare l'allineamento della squadra per prendere una decisione. Una riunione sarà allora un ottimo modo per cercare l'allineamento e/o la convalida.
In ultimo, la necessità di passare attraverso una riunione per prendere decisioni è anche legata al valore che essa apporta. Prendiamo l'esempio di una spesa in conto capitale. Se c'è un processo solido in cui il richiedente deve compilare dei documenti per giustificare la spesa al fine di ottenere l'approvazione, una riunione non è necessaria. È tutta una questione di struttura e di qualità dell'informazione.
C'è qualcosa che distingue una pessima riunione da una buona riunione? Cosa ci si aspetta dalle riunioni a cui si partecipa o che si organizzano (in termini di risultati, preparazione dei partecipanti, disponibilità delle informazioni, ecc.)
Philippe Hemard: A mio parere, una pessima riunione è quella in cui non ci sono i partecipanti giusti. Questo vale per le riunioni in cui sono state invitate troppe persone, o in cui mancano figure chiave. Nel primo caso, se immaginiamo che 50 persone siano state invitate quando in realtà ne servivano solo 10, possiamo supporre che la riunione porterà comunque al risultato atteso. Tuttavia, rimane il fatto che 40 persone avranno perso tempo alla riunione e se questa è un'abitudine, si annoieranno e alla fine smetteranno di partecipare.
A parte la scelta dei partecipanti, una riunione può essere pessima perché è stata mediata in modo sbagliato. Può accadere quando le discussioni deviano dall'ordine del giorno, o anche quando l'ordine del giorno non era ben scritto o l'incontro è stato preparato male - per esempio, la documentazione non è stata messa a disposizione.
Sono buone riunioni quelle in cui i partecipanti sono stati accuratamente selezionati e in cui l'organizzatore si è preso il tempo necessario per mettere a fuoco l’obiettivo. Definire l’obiettivo, infatti, aiuta anche a selezionare i partecipanti. E poi, da non tralasciare: una buona riunione è anche quella che inizia e finisce in orario, rispettando l'agenda di tutti.
Naturalmente, bisogna anche essere ben preparati in vista dell’incontro. Uno dei metodi usati in Amazon è stato quello di incorporare un tempo di lettura all’interno della riunione. La ragione è semplice: le persone che hanno riunioni ogni giorno non hanno il tempo di leggere i documenti prima di ognuna, sempre assumendo, inoltre, che tutti i documenti siano disponibili. Una soluzione, quindi, può essere quella programmare una riunione - ad esempio - dalle 16:00 alle 17:30, allegando un messaggio che avverte: la prima mezz'ora sarà stata dedicata alla lettura dei materiali. In questo modo, chi ha tempo di leggere i materiali prima, può decidere di presentarsi in riunione mezz’ora dopo dell’inizio.
Un altro aspetto importante delle buone riunioni è il modo in cui vengono realizzate. Se sono state invitate 10 persone, spetta all'organizzatore assicurarsi che ognuna di loro abbia l'opportunità di condividere la propria opinione. Il rendimento di una riunione non si misura dal tempo trascorso in una stanza, ma dall'efficienza del lavoro che genererà. E perchè questo scopo sia rispettato, non c'è alcun mistero: è necessaria una buona preparazione, informazioni di qualità, un registro delle discussioni e una lista di azioni da intraprendere. Questi sono gli ingredienti per la realizzazione di una buona riunione.
