Gestione delle riunioni

Modello di ordine del giorno per una riunione: il primo passo per il successo

Un'agenda delle riunioni altro non è che un piano strategico per le vostre riunioni. Ecco perchè avere un modello di ordine del giorno delle riunioni è un elemento cruciale di successo aziendale. Questo articolo entra nel dettaglio e fornisce un modello gratuito di agenda delle riunioni. Per imboccare la strada giusta oggi stesso.

Robert Mitson
Robert Mitson
Architect working on a house blueprint

Le insidie delle cattive riunioni non possono essere sottovalutate. Dall'impatto negativo sul benessere dei dipendenti, agli effetti deleteri sulla performance organizzativa, le conseguenze delle riunioni improduttive si manifestano a tutti i livelli dell’organizzazione aziendale. Non di rado, anche i clichè nascondono un nucleo di verità, come nel caso della massima per cui "non prepararsi è prepararsi a fallire". E in effetti, un passo fondamentale nel percorso di risoluzione dei meeting difettosi è proprio la preparazione di un'efficace agenda delle riunioni. ​

Un'agenda per le riunioni altro non è che un piano di programmazione: una traccia da seguire nel corso delle riunioni formali, per condurre in modo appropriato le discussioni e assicurarsi che gli argomenti trattati rimangano in pista. Data la sua importanza, abbiamo creato un semplice modello di ordine del giorno perché le vostre riunioni possano migliorare. Così come una squadra di costruttori ha bisogno di un progetto per costruire una casa, questo esempio di ordine del giorno aiuterà il vostro team a perseguire il prezioso obiettivo di riunioni migliori.

In questo articolo, andiamo a spiegare a cosa serve un modello di ordine del giorno, offrendo suggerimenti per crearne uno efficace. Inoltre, abbiamo scelto di condividere con voi un modello di ordine del giorno gratuito, che vi permetterà di impostare da subito un programma strutturato per il successo delle riunioni.

Modello di ordine del giorno: lo scopo

È proprio vero: partecipare a una riunione priva di un'agenda è come costruire uno stabile senza avere un progetto. Un ordine del giorno fornisce la struttura che la riunione seguirà, e assicura che le discussioni rimangano focalizzate sul raggiungimento degli obiettivi. Così come un progetto delinea le fasi di una costruzione, l'agenda è il filo che connette le fasi di una riunione.

Disporre di un modello di ordine del giorno vi permette quindi di portare coerenza al modo in cui le vostre riunioni sono pianificate, garantendo che i requisiti necessari siano rispettati già prima che l’incontro abbia luogo. Dopo tutto, la coerenza è una parte vitale della preparazione delle riunioni. E questa consapevolezza si è dimostrata particolarmente importante dopo la pandemia da COVID-19. Un recente studio di Forrester Consulting commissionato da Sherpany ha rilevato che, rispetto all’era pre-pandemica, oggi i team di gestione hanno quintuplicato i loro incontri settimanali. Ecco allora che disporre di un esempio di ordine del giorno per le riunioni può risultare vitale, per garantire che questo incremento di riunioni non causi ulteriori perdite di tempo a leader e team aziendali.

La frequenza delle riunioni dirigenziali pre-post pandemia

 

Utilizzare un modello di ordine del giorno significa anche dare modo a tutta l'organizzazione di seguire un comune processo, garantendo coerenza e sinergia nell’approccio dei diversi team alla gestione delle riunioni.

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Come creare un modello di ordine del giorno

Creare un modello di ordine del giorno per se stessi è un esercizio utile, così come usare un esempio di riferimento, come quello che forniamo più avanti in questo articolo. Passare attraverso il processo di sviluppo di un proprio modello di ordine del giorno vi aiuta ad analizzare il vostro approccio personale all'organizzazione delle riunioni, analogamente a quanto dovrebbe fare la vostra azienda.

Per iniziare, ci sono alcuni elementi di base che ogni modello di agenda per le riunioni di squadra dovrebbe includere: 

  • La data, l'ora e il luogo della riunione
  • I partecipanti che sono invitati e il ruolo che svolgeranno nella riunione
  • L'obiettivo generale della riunione. 


Questi tre elementi di controllo assicurano che i partecipanti sappiano quando partecipare alla riunione, quanto durerà e cosa motiva l’incontro. Proprio come i costruttori hanno bisogno di rivedere un progetto prima di iniziare una nuova costruzione, i partecipanti alla riunione hanno bisogno di rivedere l'agenda della riunione per prepararsi. In questo senso, queste informazioni sono centrali per una preparazione efficace della riunione.

Più dettagli rilevanti potete fornire ai partecipanti già prima dell'incontro, meglio saranno preparati. A questo scopo, per ogni punto dell'ordine del giorno dovreste includere anche quanto segue: 

 

1. Obiettivi

Se già è vero che molti non hanno familiarità con il concetto di avere obiettivi chiari per le riunioni, avere obiettivi chiari per ogni punto all'ordine del giorno è ancora più raro. Spesso un meeting propone una serie di argomenti da discutere, e un obiettivo generale per l'intera riunione. Ma questo non è sufficiente. 

Avere un obiettivo per ogni punto all'ordine del giorno assicura che il vostro piano di riunione segua delle fasi, anziché fornire un approccio generale - e generico - per l'intero arco di riunione. Per esempio, nel corso di una riunione trimestrale del management, che ha l'obiettivo di concordare la strategia per il prossimo trimestre, un punto all'ordine del giorno potrebbe essere "Discutere il budget di marketing per il Q2". L'obiettivo specifico di questo punto all'ordine del giorno sarebbe allora "concordare l'allocazione del budget di marketing del Q2".

Se ogni punto all'ordine del giorno non ha un obiettivo chiaro, diventa difficile comprendere verificare la fattibilità degli scopi prefissati, che dovrebbe essere la chiave per mantenere le riunioni sulla strada giusta. Il progetto di una casa offre una panoramica della costruzione, ma fornisce anche approfondimenti dettagliati sulle specifiche di ogni stanza. Analogamente, un modello di ordine del giorno ben fatto dovrebbe fornire lo stesso livello di informazioni per ogni punto in agenda: per migliorare la produttività della riunione e, in definitiva, ottenere più risultati. 

2. Leader 

Proprio come la riunione ha un leader, che ha la responsabilità di stabilire e far rispettare le regole garantendo che ci si attenga all'agenda e agli obiettivi, anche ogni punto dell'ordine del giorno dovrebbe avere una figura responsabile. Potrebbe ad esempio trattarsi di un esperto della materia nell'area a cui il punto all'ordine del giorno si riferisce.

Se ci riferiamo all’esempio precedente, il vicepresidente del marketing probabilmente guiderà il punto dell'ordine del giorno riguardante l'approvazione del budget di marketing. Questa persona non solo avrà il più alto livello di conoscenza in questo campo, ma sarà anche meglio attrezzata per rispondere a qualsiasi domanda, dando se necessario maggiori dettagli. Inoltre, il risultato di questo specifico punto dell'ordine del giorno costituisce la priorità per questo referente, che quindi dovrebbe essere completamente coinvolto nel corso del processo. Una buona gestione del cambiamento parte da questo.

3. Tipo

La prossima componente che ogni punto all'ordine del giorno dovrebbe avere è un'indicazione della sua natura. Il che significa includere informazioni di contesto sull’argomento trattato. In linea generale, un tema all’ordine del giorno può rientrare in tre categorie:

Informazione

Un punto all'ordine del giorno di tipo informativo è progettato per aggiornare i partecipanti alla riunione su un particolare argomento, garantendo che tutti siano allineati e aggiornati. Nell'esempio che facevamo, potrebbe essere necessario un aggiornamento da parte del Digital Transformation Lead sui progressi fatti nell’acquisizione di una nuova tecnologia. Questo argomento non ha bisogno di una discussione dal vivo tra i partecipanti. Piuttosto il responsabile può aggiornare gli invitati alla riunione e gestire eventuali commenti in modo asincrono, e prima che l’incontro abbia luogo. Questo assicura che tutti siano al corrente dello stato del progetto in questione e che qualsiasi dubbio sia chiarito. 

Discussione  

Un argomento di discussione è qualcosa che richiede un contributo attivo da parte dei partecipanti alla riunione in vista del raggiungimento degli obiettivi. Rispetto a un punto informativo, un elemento di discussione avrà bisogno di un input più articolato. Per esempio, un team di leadership potrebbe aver bisogno di discutere l'implementazione di una nuova tecnologia per raccogliere le opinioni del management su quali potrebbero essere i rischi e le opportunità, prima di portare avanti il progetto. 

Voto 

La terza categoria in cui un punto all'ordine del giorno può rientrare riguarda le votazioni. Il voto è uno strumento vitale per il processo decisionale, e raggiungere il consenso non è solo un modo efficace per raggiungere le decisioni, ma democratizza il processo, e aiuta a raggiungere il buy-in degli stakeholder coinvolti. Dopo tutto, è difficile che un individuo non sia d'accordo con una decisione quando questa è stata raggiunta ottenendo la maggioranza in sede di votazione. Il voto è importante anche dal punto di vista della conformità, e per argomenti sensibili, come ad esempio la sostituzione di un amministratore delegato, è necessario tenere un registro chiaro e trasparente dei voti. 

4. Documenti 

Qualsiasi modello di ordine del giorno dovrebbe includere un'indicazione di quali documenti della riunione sono associati ad ogni argomento in agenda. Nel nostro esempio relativo alle riunioni di leadership, potrebbe essere incluso un piano di marketing per il Q2 per il punto all'ordine del giorno precedentemente menzionato. Ma può essere utile annettere anche i conti dell'anno in corso per l'aggiornamento finanziario, e un piano di progetto aggiornato dal Digital Transformation Lead. I flussi documentali sono vitali per il successo di una riunione, in quanto forniscono un contesto ai punti all'ordine del giorno e assicurano che i partecipanti possano prepararsi adeguatamente prima di ogni riunione. È importante selezionare una tecnologia che supporti questo processo, per garantire che i partecipanti alla riunione abbiano sempre l'ultima versione di ogni documento e per ridurre al minimo il carico amministrativo dell'organizzatore della riunione.

Valutazione della riunione

Infine, è importante includere il feedback della riunione nel modello di ordine del giorno che la riguarda. Come per tutti i processi, il feedback è un elemento fondamentale, ed è importante offrirlo dopo ogni riunione. Un suggerimento, questo, molto insistito da parte di opinion leader ed esperti in cambiamento organizzativo.

Per raccogliere il feedback della riunione, basta porre una serie di domande per valutare le prestazioni dei diversi aspetti dell’incontro. Potete iniziare provando il nostro strumento di valutazione delle riunioni, progettato per aiutarvi a ottenere gli approfondimenti necessari al miglioramento delle vostre riunioni formali.

 

Il vostro modello di ordine del giorno gratuito per le riunioni

Come il nostro esempio di ordine del giorno dimostra, creare un’agenda formale per le riunioni non è complicato. Seguendo una serie di passi, si può arrivare a un modello che aiuterà a preparare riunioni ben strutturate e produttive.

Per iniziare insieme questo viaggio, siamo lieti di fornire un modello gratuito. Per permettere alle vostre riunioni di raggiungere nuove vette.

Modello di ordine del giorno della riunione

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Robert Mitson
Robert Mitson
L'autore
Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.