Sherpany e Microsoft Teams: riunioni migliori, in sinergia

La varietà di strumenti digitali che supportano il business moderno è sorprendente. Siamo tutti abituati ad abbracciare le nuove tecnologie per aiutare l’efficienza delle nostre attività. E le riunioni non fanno eccezione.

Con l'aumento del lavoro a distanza e l'adozione di una serie di nuovi strumenti in supporto, le riunioni sono sensibilmente cambiate rispetto al passato. Dall’introduzione di software per videoconferenza, agli strumenti di collaborazione, alle soluzioni di gestione delle riunioni, siamo sempre più in grado di organizzare riunioni produttive. Ma allora: come mai in molti fanno ancora fatica a raggiungere buoni risultati?

Quando pensiamo al termine “meeting management” e agli strumenti che aiutano la buona gestione delle riunioni, molte persone pensano ai software per videoconferenza, come Microsoft Teams. A ben vedere, Teams svolge un ottimo lavoro nel supportare la collaborazione che ruota intorno alle riunioni - specialmente in contesti distribuiti -. Tuttavia, non si tratta di una soluzione appositamente dedicata alla gestione delle riunioni, e non è dotata funzioni ad hoc per la produttività nelle riunioni formali di leadership.

In un recente studio di Forrester Consulting commissionato da Sherpany, il 58% dei dirigenti ha dichiarato che l’utilizzo di un software di gestione delle riunioni rientra nell’attuale pianificazione. Emerge che nei prossimi uno o due anni l’implementazione di questi strumenti riceverà una sempre maggiore attenzione.

Sherpany non è un sostituto di Microsoft Teams o di qualsiasi altro strumento di collaborazione. Infatti, Sherpany è un orgoglioso partner di Microsoft e lavora per garantire che i clienti ottengano il meglio dalle diverse capacità integrate. Tuttavia, se è vero che sia Sherpany che Teams possono essere utilizzati per supportare le riunioni, è anche importante riconoscere quale strumento sia più efficace nei diversi contesti di riunione. Il binomio “Microsoft Teams - riunioni”, necessita quindi di essere approfondito.

In questo articolo, esaminiamo le differenze tra Microsoft Teams e Sherpany per una gestione efficace delle riunioni, e forniamo raccomandazioni su come questi strumenti possano essere utilizzati in modo armonico per garantire che la vostra organizzazione ottenga il massimo dalle riunioni.

Per cosa viene utilizzato Microsoft Teams?

Microsoft Teams è uno dei software di collaborazione leader di mercato di MS. La sua funzione è quella di mettere in contatto i team, che siano in presenza o da remoto, permettendo la condivisione di idee, l’inoltro di messaggi diretti e il coordinamento attraverso una piattaforma semplice da usare. MS Teams può essere usato in versione browser o scaricato come app per desktop, mobile e tablet. MS Teams si presenta come un software per videoconferenza, che spesso porta all’errata classificazione dello strumento come una soluzione di gestione delle riunioni. Un’equivalenza che necessita di qualche considerazione. Ed ecco cosa si intende, quando consigliamo di approfondire l’efficienza del rapporto Microsoft Teams - riunioni.

Diamo un'occhiata al supporto che Microsoft Teams fornisce:

Collaborazione

In termini di collaborazione, Microsoft Teams facilita la collaborazione, sia che i team siano in presenza o da remoto. La funzionalità di chat istantanea, così come i gruppi e i canali, permettono alle persone di rimanere connesse. Inoltre, l'applicazione mobile consente le stesse funzioni anche quando le persone sono lontane dalla loro scrivania.

Videoconferenza

Per le conversazioni one-to-one e le chiamate di gruppo, Microsoft Teams offre la funzionalità di videoconferenza in-app, che aiuta a rimuovere la necessità di strumenti di videoconferenza aggiuntivi. Questa funzione sostituisce anche le telefonate tradizionali, poiché i membri del team possono chiamarsi l'un l'altro direttamente nell'applicazione MS Teams. MS Teams permette un massimo di 250 partecipanti in una chiamata, rendendo però visibile sullo schermo solo una selezione dei presenti, come nel caso di altre soluzioni di videoconferenza concorrenti.

Condivisione di documenti

Un vantaggio significativo nell'usare un prodotto Microsoft per la collaborazione e comunicazione è l'integrazione implicita con MS Office. Teams facilita la condivisione di documenti prodotti in qualsiasi altro software MS direttamente con i membri del team, e si integra in modo efficace anche con SharePoint.

A cosa serve Sherpany?

Sherpany è una soluzione di gestione delle riunioni, progettata per aiutare le organizzazioni aziendali e i leader a gestire le loro riunioni formali. Sherpany permette alle organizzazioni di adottare un approccio olistico alle riunioni, abbracciando l'intero processo di riunione per garantire che le persone, i processi e la tecnologia vengano utilizzati per sostenere riunioni produttive.

Sherpany guida la produttività nelle tre fasi delle riunioni:

Pre-riunione

In questa fase gli ordini del giorno vengono elaborati e finalizzati, i partecipanti collaborano in modo asincrono e vengono poste domande di chiarimento. La - fondamentale - preparazione alle riunioni avviene proprio in questa fase: Sherpany permette di concentrare tutti i documenti e di controllare le loro diverse versioni in modo che la preparazione e l'organizzazione siano impeccabili.

Durante il meeting 

Nel corso della riunione, Sherpany supporta i leader in diversi modi. Prima di tutto, assicura che ci sia un ordine del giorno chiaro da seguire, raccogliendo in un unico ambiente tutti i documenti correlati e le discussioni precedenti. La funzione “Presenter Mode” di Sherpany assicura che la condivisione dello schermo avvenga senza stress, che tutti i partecipanti siano allineati e seguano gli stessi passaggi della presentazione. La funzione “Verbale” assicura inoltre che sia mantenuto un chiaro resoconto delle discussioni, e che i compiti e le decisioni siano registrati accuratamente.

Infine, la nuova funzionalità di videoconferenza Sherpany Meet consente ai partecipanti di concentrare tutte le attività di riunione in un unico software, sostituendo il mosaico di soluzioni su cui spesso si fa affidamento. La funzione di valutazione delle riunioni raccoglie e distribuisce in maniere fluida il feedback, in modo che le organizzazioni possano migliorare continuamente il loro approccio alle riunioni.

Post-riunione

Una volta che la riunione si è conclusa, Sherpany rende la distribuzione dei verbali - compresi i compiti e le decisioni - il più semplice possibile. Questo assicura che tutti sappiano cosa devono fare, aiuta l'allineamento e favorisce la responsabilità e la proprietà di contenuti e decisioni.

Sherpany e Microsoft Teams: riunioni migliori, in sinergia. In che modo?

Sherpany è appositamente pensato per supportare una componente centrale dell’iter decisionale: la gestione delle riunioni. Per questo, non è corretto considerarlo un concorrente di strumenti come Microsoft Teams, che si configura come software per videoconferenza. Piuttosto, si dovrebbero pensare i due diversi tool come ideali protagonisti di una virtuosa sinergia. Mettendo a fuoco il fatto che, sebbene spesso Microsoft Teams venga utilizzato a supporto delle riunioni formali, potrebbe non essere lo strumento migliore per questa tipologia di incontro.

Proprio come un'auto e un aereo possono entrambi trasportarvi dal punto A al punto B, nessuno utilizzerebbe mai un aereo per ritirare la spesa settimanale. E analogamente: a nessuno verrebbe mai in mente di guidare da Londra a New York. Questo per dire che ogni strumento ha una sua funzione, ed è importante capire qual è la possibilità di prendere il meglio da ogni mezzo, sfruttando le possibilità di integrazione: "guidare" verso l’aeroporto per poi "volare" sull'Atlantico, è la scelta che fa per noi.

Quindi, quando è il caso di utilizzare Sherpany, e quando invece Microsoft Teams si rivela più appropriato? La risposta dipende interamente dalla natura della riunione, dai partecipanti e dai team che sono coinvolti. Non si tratta di ragionare in bianco o nero: i due strumenti possono essere utilizzati in sinergia per sostenere la produttività della vostra organizzazione. 

Sherpany, infatti, nasce per affiancare le riunioni formali di leadership, mentre Microsoft Teams non ha una funzione specifica in questo senso. Avendo un approccio “generalista” alla gestione delle riunioni, Teams non è quindi ideale per una serie di aspetti: ad esempio la creazione e gestione dell'ordine del giorno, la preparazione della riunione, la gestione dei feedback e la distribuzione dei verbali, così come la gestione dei compiti e delle decisioni dopo che la riunione si è conclusa. È proprio su questi aspetti che Sherpany può venire in aiuto. Mentre MS Teams è utile per supportare la comunicazione diretta, e può candidarsi ad essere il software per videoconferenza scelto da un'organizzazione, il supporto per la riunione nel suo insieme dovrebbe essere affidato a strumenti più specifici. 

D'altra parte, per riunioni informali o di livelli non manageriali della gerarchia aziendale, la gestione olistica delle riunioni potrebbe non essere richiesta. In questi casi, MS Teams può probabilmente supportare l'intero processo.

Scegliere i migliori strumenti per ogni riunione 

Come possiamo osservare, sia Microsoft Teams che Sherpany hanno un loro ruolo nel sostenere riunioni produttive. Tuttavia, il successo organizzativo e la produttività delle riunioni dipendono interamente dalla scelta degli strumenti adatti all'interno dei corretti contesti di riunione. Affidarsi a MS Teams per le riunioni formali di leadership porterà, senza dubbio, a risultati non ottimali. Così come sostituire con Sherpany la comunicazione diretta che Teams garantisce, in quanto software per videoconferenze, sarebbe altrettanto inefficiente. 

Per questo è importante mantenere una visione globale dell'infrastruttura tecnologica della vostra organizzazione, e capire il ruolo che ogni strumento gioca nel supportare il vostro business in generale. 

Se volete saperne di più su come Sherpany può integrarsi con le tecnologie in uso, e aiutarvi ad ottenere di più, contattateci.

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.