Perché i primi e gli ultimi minuti di una riunione contano più di tutto
In questo articolo spieghiamo perché l’efficacia di una riunione (e della leadership) dipende proprio dalla sua apertura e chiusura.
Di recente, davanti a un caffè in un’iconica area di servizio svizzera, la leggendaria Fressbalken, ho avuto una conversazione con Samuel Schüpbach, membro del CdA, consulente di direzione e collega nell'innovazione delle riunioni.
Pur venendo da percorsi diversi, siamo stati subito d’accordo su un punto: una riunione si vince o si perde nei primi e negli ultimi cinque minuti.
Questo articolo è nato da quel confronto. È una guida per padroneggiare quei momenti chiave, per riunioni che iniziano con chiarezza, finiscono con obiettivi chiari e lasciano i partecipanti energici, non svuotati.
Il circolo vizioso delle riunioni che si trascinano
Vi suona familiare?
La riunione di leadership è fissata dalle 9:00 alle 11:30. Alle 9:05, alcuni posti sono ancora vuoti. Chi è presente chiacchiera. Quando l’ultima persona entra, con dieci minuti di ritardo, si parte subito con il primo punto all’ordine del giorno.
Ma il tempo già stringe. La discussione si prolunga oltre il termine previsto. Uno dopo l’altro, i partecipanti iniziano ad andarsene per altri impegni. Il ciclo si ripete: inizio in ritardo, dibattito frettoloso, finale inconcludente.
Succede molto più spesso di quanto si voglia ammettere. E mina, in modo silenzioso, l’efficacia del vostro momento decisionale più importante.
Perché è importante
Quando una riunione si conclude senza una chiusura chiara, lascia dietro di sé solo confusione. Anche se la conversazione è stata valida, i partecipanti se ne vanno incerti, poco coinvolti e sconnessi.
Le ricerche del professor Joseph Allen quantificano questo disagio: le riunioni senza una vera conclusione generano in media tre follow-up extra. Piccoli gruppi che cercano di ricostruire ciò che avrebbe dovuto essere chiaro fin dall’inizio.
Ma non deve andare per forza così.
Tutta questa ambiguità può essere evitata con una semplice abitudine: una chiusura intenzionale.
Iniziate con forza
I primi minuti determinano il tono di tutta la riunione. Se funzionano, tutto il resto scorre.
Ecco come fare:
Date riconoscimento alle persone. Ringraziatele per il tempo che stanno dedicando alla riunione. È prezioso.
Esprimete l’obiettivo e la durata. In modo esplicito.
Collegate la riunione a qualcosa di più grande. Perché è importante questa riunione? Collegatela agli obiettivi generali.
Fate un check-in veloce. Un giro di domande come “Come state oggi?” può sbloccare tensioni e migliorare la collaborazione.
Chiudete con chiarezza
Gli ultimi minuti sono l'opportunità di collegare il tutto. È il momento in cui le decisioni si fissano e i prossimi passi prendono forma.
Provate così:
Riepilogate i punti salienti. Non lasciate che restino nelle note personali. (Suggerimento: chiedete a qualcuno, a sorpresa, di ripetere le decisioni prese. Mantiene tutti attenti.)
Fate la domanda chiave: “Abbiamo raggiunto ciò che volevamo?” Lasciate che sia il team a rispondere.
Preparate le informazioni per la prossima riunione. Ricordate la data, le aspettative e gli argomenti da preparare.
Ringraziate di nuovo i partecipanti. Fatelo con sincerità.
Create una vera chiusura. Lasciate un attimo di spazio mentale per “staccare”. Farà la differenza.
La leadership sta nei dettagli
A prima vista può sembrare semplice pulizia organizzativa. Ma quando è fatta con intenzione, si trasforma in qualcosa di molto più potente: leadership vera.
Iniziare e finire con chiarezza genera fiducia, attiva l’energia del gruppo e dà alle riunioni il potere di portare risultati concreti.
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