Comment faire un sondage pour évaluer vos réunions, et pourquoi est-ce important

Anticiper le futur est une chose ; apprendre du passé en est une autre. L’analyse de nos succès et de nos échecs est source de progrès. Pourtant, pour une raison ou une autre, les dirigeants se penchent rarement sur l’efficacité de leurs réunions de direction. Une récente étude révèle que seulement 56 % des dirigeants estiment que les réunions auxquelles ils participent sont productives.¹ Cet apparent désintérêt est peut-être dû au fait que les réunions, en tant que sujet d’analyse, est un concept quelque peu abstrait. Faute d’informations tangibles, l’efficacité des réunions est rarement discutée, et encore moins analysée.

Et c’est une erreur. Les réunions ont une valeur considérable, à la fois en termes de coûts pour les entreprises, mais aussi lorsque l’on considère leur impact sur la réalisation des objectifs. Aux États-Unis et au Royaume-Uni, le coût des réunions improductives est estimé à près d’un demi-billion de dollars par an.² 

La réunionite est le terme couramment utilisé pour décrire des réunions trop nombreuses et improductives.³ Ce phénomène est fréquent dans le monde de l'entreprise où il est communément accepté que les réunions soient subies plutôt qu’améliorées. C’est un point de vue paradoxal lorsque l’on sait que les réunions sont l’un des outils de leadership les plus puissants à la disposition des dirigeants. Bien préparées et bien animées, les réunions favorisent la collaboration et la coopération. Elles deviennent un espace d’échange dans lequel les stratégies se bâtissent et les décisions sont prises.

Les sondages à l’issue des réunions offrent une vue d’ensemble qui vous aident à évaluer et à optimiser leur performance afin de tendre vers une collaboration accrue, en appui de la stratégie organisationnelle, de la rapidité des prises de décisions et de la mise en œuvre des actions.

Cet article vous explique pourquoi et comment faire un sondage après vos réunions. Il explore également la pertinence des réunions dans le cadre de la collaboration et détaille comment utiliser ces sondages pour améliorer vos propres réunions dès aujourd’hui.

Sondage après une réunion, évaluation d’une réunion, analyse d’une réunion ?

Les dénominations ne manquent pas mais tous ces termes ont le même objectif : comprendre les performances de vos réunions. Faire un sondage pour évaluer vos réunions est un excellent moyen de collecter, d'agréger et d'interpréter les feedbacks sur vos réunions. C’est une règle d’or pour obtenir des informations précieuses, en mesurer leur performance et décider des changements à apporter ou des aspects à renforcer.

Mais pourquoi faire un sondage pour évaluer vos réunions est-il si crucial ?

Pourquoi est-il si important de faire un sondage pour évaluer vos réunions ?

Sans la capacité de mesurer, les scientifiques seraient incapables de tester des hypothèses et de développer des théories. Cela vaut également pour les réunions. En l'absence de mesures précises, nous sommes tout simplement incapables de déterminer leurs performances et naviguons à vue. 

Les sondages à l’issue des réunions doivent faire partie de l’ADN de la culture de réunion de votre entreprise. Ceux-ci sont essentiels pour ne pas continuer à répéter à l’infini les mêmes erreurs. Selon la Harvard Business Review, « la sagesse d'apprendre de l'échec est incontestable. Pourtant, les organisations qui le font bien sont extrêmement rares. » Les erreurs font inévitablement partie de l’apprentissage, mais la répétition des mêmes erreurs est la recette d’un échec assuré. Par exemple, le fait de ne pas systématiquement suivre les tâches et les décisions a, pour conséquence, une mauvaise exécution.

Il est également important de s'interroger sur le but des réunions récurrentes. Continuons-nous à assister aux mêmes réunions parce que nous l'avons toujours fait ? Le PDG de New Relic, Lew Cirne, déclare : « Je me demande « Pourquoi ? » et j'encourage mes collaborateurs à remettre également en question leurs agendas. »

En faisant un sondage à l’issue de chaque réunion, vous êtes sûr d'apprendre de vos erreurs - et d'apprendre rapidement. Vous identifierez le but de vos réunions, éviterez de perdre du temps et mettrez un terme au cycle des réunions improductives. Cette amélioration continue favorise, en outre, l’agilité et est la porte d’entrée vers des réunions d’équipe efficaces.

Comment faire un sondage pour évaluer vos réunions : l’intérêt des questions post-réunion

La façon la plus simple pour évaluer la performance de vos réunions est de poser un ensemble structuré de questions à l’issue de chacune d’elles, puis d'agréger les réponses. Vous obtiendrez ainsi une une image fidèle de la réalité de vos réunions. Après tout, l’opinion d’une personne n’est peut-être pas suffisante pour en tirer des conclusions, mais l’opinion de tous les participants est représentative de ce qui fonctionne, ou ne fonctionne pas.

Votre sondage peut prendre la forme d’une série de questions « oui/non » qui reviennent sur différents aspects de votre réunion.

Chez Sherpany, nous utilisons les questions suivantes :

• L'ordre du jour avait-il des objectifs clairs ?
• Les documents étaient-ils bien préparés ?
• Les participants étaient-ils bien préparés ?
• Les discussions ont-elles été constructives ?
• Les actions et décisions ont-elles été convenues ?
• Les objectifs de la réunion ont-ils été atteints ?
• Avez-vous atteint vos objectifs en assistant à cette réunion ?

Au fil du temps, et à condition d’effectuer ces sondages systématiquement, vous constituerez une base de données qui vous renseignera sur la performance de vos réunions. Vous pourrez ainsi changer votre manière d’animer vos réunions et en améliorer leur organisation. Chez Sherpany, les réponses au sondage sont agrégées, puis partagées avec l’organisateur de la réunion, en plus d’être enregistrées dans notre solution de gestion des réunions.

Comment faire des sondages pour évaluer les réunions au sein de votre organisation ?

Effectuer un sondage à l’issue de chaque réunion doit faire partie des processus de votre organisation, au même titre que l’instauration de règles à respecter lors des réunions. Comme l’explique notre méthodologie Azend®, ces étapes doivent figurer en bonne place dans la culture de réunion de votre entreprise.

La réalisation systématique d’un sondage à l’issue de chaque réunion est une pratique simple à mettre en place. Il suffit pour cela de suivre les cinq étapes ci-dessous :

1. Identifiez les aspects de vos réunions que vous souhaitez évaluer

Chez Sherpany, nous posons sept questions pour vous aider à évaluer ce qui fonctionne, ou pas, dans vos réunions. Vous pouvez, bien sûr, les reprendre telles quelles, ou les adapter pour qu’elles correspondent parfaitement à des aspects propres à votre organisation.

2. Créez un questionnaire court 

« Court » est ici le mot clé. Plus un questionnaire est long, et moins vos participants prendront le temps d’y répondre. Chez Sherpany, nous pensons que « sept » est le nombre magique. Cela vous donne une vue d’ensemble de vos réunions, sans demander beaucoup d’efforts à vos participants. Pour encore plus de simplicité, nous vous conseillons d’utiliser une échelle pour chaque question, de sorte que les répondants n’aient qu’à donner une note plutôt qu’à formuler une réponse.

3. Faites circuler ce questionnaire à l’issue de chaque réunion

Cette étape est simple. Il vous suffit d’envoyer votre questionnaire par e-mail aux participants une fois la réunion terminée. 

4. Regroupez les résultats et faites une moyenne pour chaque question

L’outil d’analyse des réunions de Sherpany peut effectuer ce calcul à votre place. Vous pouvez aussi, bien sûr, calculer vous-même le score moyen pour chaque question.

5. Interprétez les résultats et identifiez les axes d’amélioration

À quoi sert d’évaluer vos réunions si les résultats ne débouchent sur aucune amélioration ? Appuyez-vous sur le score obtenu pour chaque question et mettez en place des actions claires pour améliorer vos prochaines réunions.

Évaluations des réunions : mettez fin aux réunions improductives dès aujourd’hui

Évaluer la performance de vos réunions à l’aide d’un sondage n’a rien de compliqué. Pourtant, cette méthode simple se révèle extrêmement efficace pour mettre un terme, une fois pour toutes, aux réunions improductives au sein de votre organisation.

En évaluant systématiquement la performance de vos réunions, vous saurez exactement quels sont leurs points forts et leurs points faibles et pourrez ainsi prendre des mesures correctives pour les améliorer. Cette pratique est une source d’amélioration continue encore inexploitée par de nombreuses entreprises. 

¹ 'The state of meetings report: Consequences of poorly organised meetings', Doodle, 2019.

² 'Stop the Meeting Madness', L. Perlow, C. Noonan Hadley, and E. Eun, HBR, 2017.

³ 'Strategies for Learning from Failure', A. C. Edmondson, HBR, 2011.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.