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La gestion de crise à travers les réunions à distance et le vote en ligne : comment s’y prendre?

Les réunions de direction sont fortement perturbées par la crise actuelle, ce qui entrave la prise de décision stratégique. La problématique est simple : il est en ce moment difficile - si ce n'est impossible - de se réunir en raison des mesures de confinement. Les réunions étant un outil crucial en matière de leadership efficace et de prise de décision, comment maintenir la productivité des équipes dans un contexte de télétravail massif, et comment assurer la continuité d'activité au sein de cette gestion de crise? 

Ce contexte oblige les entreprises à trouver de nouvelles solutions pour se réunir, et dans cette optique, le gouvernement français a adapté et simplifié les règles de réunion et de délibération qui s’appliquent aux organisations. Concrètement, des règles temporaires en vigueur depuis le 12 mars 20201 autorisent largement les entreprises, sans distinction, à organiser leurs réunions de direction virtuellement et à utiliser le vote en ligne pour leurs décisions stratégiques. De plus, les conditions de participation à ces réunions ainsi que les règles relatives à la décision sont assouplies, sous réserve que chaque organisation dispose des moyens technologiques assurant l'identification des personnes ainsi que la sécurité et l'intégrité des échanges.

Ce changement peut constituer - malgré l’incertitude de notre environnement qui reste bien présente - une excellente nouvelle pour les dirigeants et leurs entreprises. En effet, bien que ces modes de participation aux réunions et de délibération alternatifs étaient déjà autorisés pour un certain nombre d’organisations, pour d’autres, c’est une grande nouveauté. 

Ainsi, à condition de disposer des moyens techniques et des pratiques de réunions adéquates, les entreprises ont désormais plus d'opportunités pour rester productives et efficace en télétravail. Mais l'organisation d'une réunion virtuelle présente de nombreux défis : quelle technologie utiliser ? Comment partager des informations sensibles et confidentielles en toute sécurité ? Comment assurer une collaboration productive qui favorise la prise de décision, sans être en mesure de se rencontrer ?

Pour trouver les réponses à ces questions, suivez ce guide.

Disposer des bonnes pratiques en matière de réunions et de délibération à distance 

Manque d’engagement, problèmes techniques, manque de cadre et de préparation, pas d’objectifs clairs... organiser une réunion virtuelle efficace quand on n’y est pas habitué peut rapidement devenir un casse-tête. Et ce, d'autant plus que les réunions classiques (en face à face) constituent déjà souvent un problème dans les organisations, qui sont nombreuses à être victimes de « réunionite » : des réunions excessives et improductives qui conduisent à un ralentissement de la prise de décision, affectent négativement le bien-être des équipes, entraînent des coûts énormes et constituent un premier frein à l'efficacité des réunions en ligne. Ainsi, pour avoir des réunions virtuelles efficaces, il faut d’abord veiller à combiner les bonnes pratiques en matière de réunions en général, puis les adapter à ce nouveau contexte en s’appuyant sur la technologie adéquate.

Que ce soit en ligne ou en général, une manière de vraiment repenser sa culture de réunions est d’opter pour la Gestion Agile de Réunions qui s’inspire de la méthodologie agile et applique des principes agiles tout au long du processus de réunion. Elle intervient au niveau des trois piliers organisationnels de l’entreprise : les personnes, les processus et la technologie.

Principes agiles liés aux personnes 

La base de la Gestion Agile de Réunions est de s'assurer que tous considèrent les réunions comme un instrument clé d'un leadership efficace et leur donnent donc plus d'attention. Tous les membres de l’organisation doivent commencer par reconsidérer comment ils perçoivent les réunions. En effet, en raison d'une mauvaise culture de réunion de longue date, il est possible que cette perception soit négative. Pourtant, les réunions sont cruciales pour la collaboration et la prise de décision. Ainsi, il faut veiller à leur re-conférer cette valeur. Une fois cette modification de perception réalisée, il y a deux autres aspects liés aux personnes qu'il est pertinent de considérer : 

  • baser les échanges sur la confiance et le respect mutuel, car les participants à une réunion doivent se sentir à l'aise pour donner le meilleur d'eux-mêmes, être engagés et favoriser une prise de décision plus efficace
     
  • former les équipes aux bonnes pratiques des réunions agiles, afin de développer la compréhension de l’importance des réunions et des manières d’être productifs ensemble au sein de toute l’entreprise. Mettre en place des processus de réunion clairs au sein de l'entreprise aide à favoriser cette compréhension commune. Détaillons ces processus de la Gestion Agile de Réunions dans la section qui suit.

Principes agiles liés aux processus

Une des premières bases est de toujours se poser la question : une réunion est-elle nécessaire ou est-ce que le sujet en question pourrait être traité via un appel téléphonique ou un simple email? 

Une réunion agile n'a lieu qu'en cas de nécessité. Ensuite, elle se déploie à travers trois phases principales : la pré-réunion, la réunion et la post-réunion.

La pré-réunion

Une réunion qui a toutes les chances de réussir nécessite la création d'un ordre du jour détaillé, divisé en points autonomes clairs, assignés à des objectifs précis. Un tel ordre du jour présente plusieurs avantages :

  • Il permet de mieux comprendre qui sont les personnes qui peuvent apporter une contribution significative pour chaque sujet. Ainsi, il sera possible de ne pas inviter des participants supplémentaires qui finiraient frustrés et qui, par leur manque d’engagement, feraient baisser la productivité de la réunion.
     
  • ​​​​​​​Il aide à identifier les potentielles questions qui peuvent être résolues avant même que la réunion n'ait lieu et donc à focaliser la réunion sur la prise de décisions. 

​​​​​​​Il est conseillé de partager cet ordre du jour agile en amont, et il incombe à chacun de se préparer de manière adéquate pour les points sur lesquels il intervient. C’est aussi pendant cette phase de préparation qu’une collaboration asynchrone peut avoir lieu en clarifiant les questions ouvertes, en anticipant les discussions, et en commençant déjà à partager des opinions. De même, lorsque c’est possible, certaines actions peuvent déjà être décidées et/ou approuvées. 

La réunion

Grâce à l'établissement d’un meilleur ordre du jour, d’une meilleure préparation et d’une collaboration asynchrone avant la réunion, les participants sont plus concentrés lorsque la réunion a lieu. Ainsi, celle-ci se focalise sur la réalisation efficace des objectifs et des sujets les plus critiques nécessitant une discussion entre les participants. Toutes les décisions sont ensuite enregistrées au sein d'un procès-verbal qui sera idéalement approuvé et publié aux yeux de tous pendant ou juste après la réunion. 

La post-réunion

Le fait de valider et de diffuser rapidement le procès-verbal contenant les actions décidées en réunion permet de mieux les assigner et de mieux suivre leur mise en oeuvre. Aussi, il est recommandé de mettre en place un système de feedback sur chaque réunion, dans une optique d'amélioration constante des processus. 

Après avoir détaillé les principes de la Gestion Agile de Réunions liées aux processus et aux personnes, détaillons maintenant en quoi disposer d’une technologie adaptée est important pour avoir une bonne culture de réunions. 

Disposer d’une technologie adéquate et sécurisée  

Le fait d’avoir une solution dédiée pour la gestion de réunions attire de plus en plus l’attention des dirigeants, la technologie pouvant les guider vers des processus de réunions plus agiles et vers de meilleurs résultats en termes de prise de décision et d'exécution. Également, une telle solution leur permet de préparer efficacement leurs réunions, de partager des documents et d’y faire des annotations en toute sécurité. Et cette dimension sécuritaire est primordiale, car, que ce soient les données des dirigeants ou les documents sensibles et confidentiels directement liés à la prise de décision comme les procès-verbaux, ces informations doivent être protégées intégralement d'éventuelles fuites ou de cyberattaques

Ceci est d’autant plus vrai dans le cadre des réunions virtuelles, où ces informations sensibles doivent nécessairement être partagées via d'autres méthodes que les documents papier traditionnellement remis en main propre aux équipes dirigeantes. Il est donc primordial d’opter pour une solution soumise à des protocoles de sécurité avancés, qui protège intégralement vos données et documents en suivant les normes les plus strictes.2  Par ce biais, vous vous assurez également d’être en conformité avec les règles en vigueur que nous mentionnions en introduction, qui doivent assurer l'identification des personnes ainsi que la sécurité et l'intégrité des échanges. 

Repenser sa culture de réunions pour un retour au bureau plus agile

« Ce qui est fait n'est plus à faire » : cette maxime qui exprime la satisfaction d'avoir terminé une tâche nécessaire et pesante peut prendre tout son sens en ce moment. Mettre en place une gestion de crise en tant que dirigeant est une épreuve personnelle, professionnelle, et économique. Cependant, le fait de devoir repenser profondément sa culture de réunions et de prise de décisions stratégiques présente tout de même des bénéfices à long terme. En effet, en adoptant une approche agile pour vos réunions à distance, vous pourrez bénéficier de ce travail de fond réalisé et de cette meilleure culture de réunions une fois la crise passée, lors de votre au retour au bureau. 

Ne pas hésiter à se faire accompagner en ces temps inédits

Il peut être difficile de repenser sa culture et de choisir de nouvelles solutions lorsque toutes nos habitudes de travail sont déjà bouleversées. Ainsi, se faire accompagner dans la conduite du changement avec une approche consultative peut présenter une vraie plus-value. 

Dans votre choix de solutions pour soutenir vos réunions en ligne et leurs processus, gardez en tête qu’il est essentiel d'opter pour une entreprise qui comprend vos besoins en ces temps difficiles et qui peut être là pour vous 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 afin de vous accompagner dans cette gestion de crise, et d’assurer ensemble votre plan de continuité d'activité

 

Organisez votre première réunion virtuelle agile en 1h.


 


1. et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
2. La solution Sherpany est soumise au Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD) ainsi - en raison de l’origine Suisse de la société - qu’aux normes suisses les plus strictes. De plus, en optant pour Sherpany, votre société ne sera pas soumise au Cloud Act américain, qui fait débat au sein des discussions sur la protection des données. 

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Connaissances et Ressources

Sherpany présente des actualités d'entreprise, des articles d'experts, des entrevues exclusives, des études de cas et des pratiques exemplaires sur la numérisation et la transformation de la culture des réunions du conseil d'administration, des cadres supérieurs, des secrétaires généraux et des conseils généraux.

Voici quelques exemples de ressources d'information :

  • Portails web et logiciels de gestion de réunion
  • Numérisation et réunions virtuelles
  • Gestion et conformité
  • Leadership efficace

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