Organiser et diriger un projet de transformation digitale en 5 étapes

Un projet de transformation digitale peut changer fondamentalement la façon dont une organisation crée de la valeur. L'adoption de la technologie, le recours croissant aux systèmes numériques et le développement de la "quatrième révolution industrielle" présentent chacun des avantages importants pour la conduite des affaires. De l'analyse prévisionnelle à l'automatisation des processus robotiques, en passant par l'intelligence artificielle et les logiciels qui améliorent la collaboration, les organisations tirent parti de la technologie. Ce pour créer, identifier et fournir de la valeur de manière nouvelle et innovante.

Cependant, pour de nombreuses organisations, les défis de la transformation digitale restent bien présents, et les dirigeants ont du mal à trouver la meilleure façon de mener leurs projets de transformation. Une étude récente publiée par le Wall Street Journal a révélé que les risques liés à la transformation digitale étaient la préoccupation numéro 1 des PDG et des cadres supérieurs en 2019.¹ Cela se comprend : les transformations, quelles qu'elles soient, sont rarement simples, en particulier les transformations digitales. Les données montrent que les organisations qui se lancent dans une stratégie digitale ont un taux de réussite inférieur à 30 %.² Et les chiffres ne sont pas plus brillants si l'on y regarde de plus près, car la même étude révèle que même les organisations qui maîtrisent les technologies, comme les médias et les télécommunications, ont un taux de réussite inférieur à 26 % en ce qui concerne les projets de transformation digitale.

Les 5 étapes d'un projet de transformation réussi

Bien comprendre et anticiper les étapes nécessaires pour mettre en œuvre avec succès une stratégie digitale dans votre propre organisation sera vital pour assurer l'avenir de votre entreprise. Un projet de transformation digitale réussie peut être décomposé en cinq étapes :

1. Stratégie - être clair sur ce que vous espérez réaliser
2. Culture - veiller à entretenir une culture qui favorise la transformation
3. Leadership - s'assurer que vous avez les bonnes personnes pour diriger votre projet numérique
4. La communication - être clair et transparent tout au long de la transformation
5. Technologie - sélectionner la technologie la plus adaptée et l'utiliser pleinement

Cet article présente les différentes questions auxquelles vous devez répondre avant de vous lancer, les étapes à suivre et les domaines que vous devez comprendre afin de vous engager avec succès dans la transformation digitale.

1. La stratégie : ayez des objectifs clairs

Avant de se lancer dans un projet de transformation, il est important que les dirigeants comprennent ce qu'ils veulent réaliser grâce à leur stratégie de transformation digitale. La clarté des objectifs de votre transformation et la capacité à les communiquer efficacement sont essentielles pour promouvoir les changements au sein de votre organisation. Considérez ce processus comme la réalisation d'un film, et vous devez donc commencer par écrire le scénario. Quels sont les personnages impliqués ? Quelles sont les situations qu'ils vont vivre ? Et quel devra être le résultat final ?

Pour vous aider à vous y retrouver dans cette phase préliminaire de votre projet de transformation digitale, il y a un certain nombre de questions importantes que vous devez vous poser :

Qu'espérez-vous réaliser avec votre projet de transformation et comment celui-ci s'inscrit-il dans votre stratégie commerciale globale ?

Avant de pouvoir diriger efficacement un projet de transformation digitale, vous devez être absolument clair sur les raisons qui vous poussent à le faire. Commencez par vous demander "qu'est-ce que la transformation digitale" et réfléchissez à ce qu'elle signifie dans le contexte de votre organisation. Un projet de transformation digitale représente un investissement important en termes de temps et d'argent. Ainsi pour le mener à bien, vous devez définir clairement les bénéfices escomptés et vous assurer qu'ils sont alignés avec votre stratégie commerciale globale.

Quelles sont les forces de votre stratégie commerciale actuelle ?

En examinant les avantages attendus de votre transformation digitale par rapport à votre stratégie commerciale globale, vous serez en mesure de déterminer les forces de votre stratégie et pourrez mettre en évidence ses faiblesses et ses incohérences. Votre stratégie commerciale est-elle adaptée aux objectifs fixés ? Vous guide-t-elle vers un avenir prospère, ou risque-t-elle de distancer de vos concurrents ? Il sera important d’aborder ces questions avant d'investir dans une transformation digitale, afin de vous assurer d’être sur la bonne voie.

Votre stratégie commerciale est-elle bien comprise par ceux que vous prévoyez d'impliquer dans la transformation ?

Un élément clé de la réussite de votre projet de transformation digitale est de s'assurer que votre équipe reste unie derrière une vision commune. Avant de pouvoir transformer votre organisation, il est essentiel que vos employés comprennent la stratégie qu'ils mettent en œuvre et les objectifs que vous espérez atteindre en tant que collectif. Ces objectifs devront être distillés dans le contexte de la transformation, afin de garantir que vos collaborateurs comprennent le besoin de changement et l’adoptent.

Quelles sont les éventuelles objections et craintes concernant une transformation digitale ?

Une transformation digitale constitue un changement radical dans la façon dont votre organisation fonctionne et aura un impact important sur la culture de votre entreprise dans son ensemble. Le changement peut générer de l'anxiété, des peurs, et peut également entraîner des objections et des désaccords. Il est recommandé d’avoir une vision claire de toutes les craintes et objections possibles qui peuvent découler de votre projet de transformation et réfléchir à la manière dont vous allez traiter ces oppositions et atténuer les appréhensions. Pour y parvenir efficacement, vous devez d'abord répondre à vos propres préoccupations. Cela vous permettra de montrer l'exemple, en démontrant que les changements de votre organisation ne sont pas à craindre.

Qui devrait diriger votre transformation digitale ?

Avant de se lancer dans une transformation digitale, il est important de se poser cette question. Vous aurez probablement une intuition rapide quant à la personne qui devrait diriger votre projet de transformation digitale, cependant, c'est une tâche importante et une décision qui ne doit pas être prise à la légère. La direction de votre projet de transformation digitale nécessitera un large éventail de compétences pour assurer le bon déroulement et la réussite du projet numérique. Nous y reviendrons plus en détail plus loin dans cet article.

2. La culture : établissez et maintenez une culture de la transformation

La culture est un facteur essentiel, et souvent négligé, des projets de transformation. Selon le Boston Consulting Group, les organisations qui se concentrent sur la culture en tant que composante de leur stratégie digitale ont cinq fois plus de chances d'y parvenir.³ Afin d'intégrer de nouvelles pratiques de travail et de favoriser l'innovation et la collaboration, il est impératif de créer et de maintenir une culture de la transformation, où les employés sont engagés et contribuent pleinement au processus de transformation. Il faut notamment permettre à votre personnel d'expérimenter, de faire des erreurs, d'apprendre et de se développer, afin de générer de nouvelles idées et de tester de nouvelles approches. Il faut que vous encouragiez vos équipes à se tourner vers l'extérieur et à se concentrer sur la valeur pour les clients, plutôt que d'être centrées sur l'entreprise.

En matière de culture, il est important de récompenser l'audace plutôt que la prudence, car on veut que les personnes échouent le plus rapidement possible, qu'ils en tirent des leçons et qu'ils grandissent. L'échec de la création d'une culture de transformation dans le cadre de votre projet de transformation digitale peut entraîner un certain nombre d'inconvénients :

• Avant tout, une équipe désengagée ne sera pas prompte à adopter de nouveaux processus et de nouvelles technologies. Pourtant, l'adoption des changements à tous les niveaux de votre entreprise sera déterminante.
• Deuxièmement, un mauvais alignement entre vos équipes ira à l'encontre des buts et objectifs de votre stratégie, ce qui est dangereux à un moment où vous chercherez des exemples de réussite à communiquer à l'ensemble de l'entreprise comme preuve des avantages du projet de transformation.

3. Le leadership : choisissez les bonnes personnes pour mener votre projet de transformation

Qui devrait diriger votre transformation digitale ? Comme nous l'avons déjà mentionné, être responsable de la transformation n'est pas une mince affaire, et cela nécessite à la fois des compétences techniques et humaines spécifiques, nécessaires pour galvaniser les employés derrière votre vision. Les organisations choisissent souvent de faire appel à des consultants externes pour mener leurs projets de transformation. Cependant, même si un soutien et une expertise externes peuvent être nécessaires, ils doivent être complétés par une équipe interne qui connaît l'entreprise et ses objectifs, et en qui vous pouvez avoir confiance. Organiser des sessions de formation des responsables est un moyen efficace d'ancrer le changement et de s'assurer qu'il est communiqué dans le langage de votre organisation.

Les dirigeants doivent faire preuve de prudence dans le choix des pistes de transformation. Les projets de transformation digitale nécessitent une équipe polyvalente, alliant expertise technique et intelligence émotionnelle. En outre, les dirigeants doivent s'assurer que leur stratégie commerciale digitale est mise en œuvre par une direction unifiée plutôt que de poursuivre des objectifs distincts.

L'intelligence émotionnelle est souvent négligée dans le processus de transformation ; pourtant, les pistes de transformation émotionnellement intelligentes contribueront :

• à obtenir l'adhésion de vos employés
• à dissiper les inquiétudes et apaiser les craintes
• à susciter l'intérêt des employés pour les possibilités qui existent dans votre organisation nouvellement transformée

4. La communication : le secret d’un projet de transformation digitale bien aligné

La communication est un élément essentiel à la transformation digitale dans votre organisation. Sans l'adhésion des employés, il sera impossible pour les dirigeants de tirer parti des avantages d'un projet de transformation digitale. C'est pourquoi une communication claire doit être une priorité absolue tout au long du processus de transformation. Afin de communiquer efficacement tout au long de votre transformation digitale, les techniques suivantes méritent d'être prises en considération :

• Informer régulièrement par e-mail sur l'avancement du projet digital
• Créer un blog interne pour partager les mises à jour et les points de vue
• Maintenir des forums de discussion sur des outils tels que Slack et Teams
• Utiliser des sondages et enquêtes pour encourager le feedback
• Examiner les analyses et les données pour suivre l'adoption et mettre en évidence les domaines à améliorer

Cela vous permettra non seulement de clarifier les objectifs du projet de transformation, mais aussi d'instaurer la transparence dans la manière dont vous dirigez la transformation digitale dans son ensemble. Cette transparence sera extrêmement précieuse, car, une fois transformée, votre organisation devra valoriser la délégation et la transparence en matière de contrôle et de hiérarchie.

5. La technologie : choisissez les outils qui soutiendront le processus de transformation

D'ici 2022, il est estimé que les organisations vont dépenser près de 2 000 milliards de dollars dans des projets de transformation digitale, une grande partie de cet investissement étant consacrée à la technologie elle-même. Lorsqu'ils mènent une transformation digitale, les dirigeants cherchent à :

• accroître l'efficacité
• réduire les coûts
• et trouver de nouveaux moyens de créer, de capter et d'offrir de la valeur à leurs clients.

Par conséquent, il est clair que les entreprises doivent être très sélectives dans le choix des outils numériques pour leurs projets de transformation. En tant que dirigeant, il est primordial de rechercher, d’évaluer et de budgétiser la technologie dont l’organisation aura besoin pour une transformation efficace :

Déterminer comment la technologie sera utilisée

Cela devrait être clairement lié à la stratégie globale de l'entreprise et à la transformation digitale. Il est très important que les responsables de la transformation digitale comprennent parfaitement le potentiel des outils qu'ils évaluent. N'ayez pas peur de poser des questions, même si elles vous paraissent “bêtes", au cours de ce processus, car une compréhension complète est cruciale avant de prendre une décision.

Évaluer les capacités des employés

Avec un nombre considérable de plateformes et de logiciels différents, il est facile de se perdre dans une multitude de fonctionnalités, d'interfaces et de solutions. Lors de la sélection des outils, il est important d'évaluer les capacités de vos employés et de vous assurer que la solution choisie est simple d'utilisation, qu'elle offre un soutien solide et qu'elle permet aux individus d'utiliser l'outil à son plein potentiel. Quel que soit leur niveau de familiarité avec la technologie.

Tirez le meilleur des vos projets de transformation

S'il est clair qu'il n'existe pas de solution miracle pour mettre en œuvre une transformation digitale, il existe un certain nombre d'étapes simples que vous pouvez suivre pour vous assurer que votre projet de transformation démarre le mieux possible. En vous préparant soigneusement, en cultivant une culture de la transformation, en vous assurant que les bonnes personnes soient impliquées et en choisissant la technologie qui convient à vos besoins et à vos collaborateurs, vous serez en mesure de mener à bien votre projet de transformation digitale.

Nous sommes heureux d'accompagner les leaders de la transformation digitale à travers le monde, en leur donnant toutes les clés pour qu’ils réussissent leurs projets. Notre solution de gestion de réunions améliore la collaboration et permet aux dirigeants de montrer la voie de la transformation digitale.

¹ 'The role of Culture in Digital Transformation', WSJ, 2019.

² 'The people power of transformations', McKinsey, 2017.

³ 'How to drive a digital transformation: culture is key', BCG, 2018.

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.