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Datenschutzerklärung

1. Worum geht es?

Diese Datenschutzerklärung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website (www.sherpany.com) entstehen. Die meisten Inhalte können ohne Registrierung genutzt werden. Für die Messung und Verbesserung unserer Dienstleistungen verwenden wir jedoch branchenübliche Technologien, weshalb zu diesem Zweck Daten gesammelt werden können.

Der Zweck dieser Datenschutzerklärung ist es, zu erläutern, welche Arten personenbezogener Daten wir von Ihnen oder über Sie von einem Dritten erheben, wie wir diese Daten verwenden, offenlegen, schützen und verarbeiten, an wen wir sie im Rahmen unserer Dienstleistungen und der Website weitergeben, sowie Ihnen die gewissen Rechte darzulegen, die Sie in diesem Zusammenhang haben.

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig, weshalb wir uns an die geltenden Datenschutzgesetze halten, einschliesslich der Datenschutz-Grundverordnung der EU ("DSGVO"), die seit dem 25. Mai 2018 in Kraft ist und die Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend "personenbezogene Daten") von (natürlichen) Personen regelt. Personenbezogene Daten sind in diesem Zusammenhang alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

 

2. Was sind Ihre Kontaktdaten bei Datenschutzfragen?

Agilentia AG ist eine Holdinggesellschaft, welche Beteiligungen an mehreren Unternehmen hält, darunter auch an der Sherpany AG (zusammen im Folgenden "Sherpany" genannt). Agilentia AG ist für die in dieser Erklärung beschriebene Datenverarbeitung verantwortlich, sofern im Einzelfall nicht anders angegeben. 


Anfragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu anderen Datenschutzfragen richten Sie bitte an folgende Koordinaten: 
Postalisch an: Agilentia AG, Datenschutz, Niederdorfstrasse 88, 8001 Zürich (Schweiz); oder 
per E-Mail an: privacy@sherpany.com 

 

3. Welche rechtlichen Gründe haben Sie, um meine personenbezogenen Daten zu verarbeiten, welche Daten werden über mich erhoben und zu welchen Zwecken?

Wir sammeln und verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen der Kommunikation mit uns zur Verfügung stellen (so z.B. Name, Kontaktinformationen, Spracheinstellungen, Berufsbezeichnung, direkte Geschäftsverbindungen und andere Informationen, die Sie uns entweder direkt oder indirekt zur Verfügung stellen). Die personenbezogenen Daten können sich sowohl auf Sie selbst als auch auf Ihre Mitarbeiter und/oder Ihre Vertreter beziehen. In einigen Fällen werden die personenbezogenen Daten durch Daten aus anderen öffentlichen Quellen, wie z.B. Unternehmenswebsites oder Online-Medien, ergänzt, um Ihre Identität oder Position zu bestätigen oder weitere Informationen zu erhalten, die uns die Kommunikation mit Ihnen erleichtert. 

Wenn Sie ein potenzieller neuer Mitarbeiter von uns sind, können wir z.B. die folgenden Daten verarbeiten: Name, Berufsbezeichnung, Kontaktinformationen, einschliesslich E-Mail-Adresse, Anschrift und Telefonnummer, Lebenslauf, Ausbildungsdaten, berufliche Werdegang und/oder ähnliche Informationen, die Sie uns im Rahmen der Kommunikation zwischen uns zur Verfügung stellen. Es kann für uns aus folgenden Gründen notwendig sein, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten oder zu verwenden: 

  • Vertrag: zur Erfüllung unserer Verpflichtungen aus einem Vertrag oder Auftrag, den wir mit Ihnen oder Ihrer Organisation haben (z.B. Registration von Ihnen als (potentieller) Kunde, zur Dienstleistungserbringung, Bearbeitung von Rechnungen etc.)
  • Berechtigte Interessen: Es kann in unserem berechtigten Interesse, respektive dem berechtigten Interesse eines Dritten liegen, personenbezogene Daten zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass wir unsere Dienstleistungen auf die bestmögliche Art und Weise erbringen (z.B. Beziehungsmanagement, sei es durch Buchhaltung, Audits oder andere Schritte, die mit der Leistung unserer Geschäftsbeziehung verbunden sind; um unsere Kommunikation, Produkte und/oder Dienstleistungen zu analysieren und zu verbessern und unsere Richtlinien einzuhalten; und/oder um das Arbeitsprodukt oder die Produkte und/oder Dienstleistungen zu liefern, mit deren Bereitstellung Sie uns beauftragt haben.
  • Rechtliche Verpflichtungen: Es kann eine rechtliche Verpflichtung von uns sein, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, damit wir den uns auferlegten rechtlichen Bestimmungen nachkommen können, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf die Bekämpfung der Geldwäscherei, des Betrugs oder zur Vorbeugung von Verbrechen.
  • Einwilligung: Wir können uns auf Ihre freiwillig erteilte Zustimmung zum Zeitpunkt, an dem Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt haben, stützen.

 

Beim Besuch der Website: 

  • Prinzip: Grundsätzlich können Sie unsere Website (www.sherpany.com) besuchen, ohne dass Sie Daten oder Informationen aktiv offenlegen müssen. In bestimmten Bereichen der Website werden wir Sie auf zusätzliche Kontaktmöglichkeiten hinweisen, damit Sie weitere Informationen über unser Produkt und/oder unsere Dienstleistungen erhalten können. Wenn Sie unsere Website aufrufen, speichert der Server unserer Website temporär Informationen über Ihre Zugriffe. Es handelt sich dabei u.a. um die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name, URL der abgerufenen Datei, Angaben zur Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), Gerätetyp, Betriebssystem des Endgerätes, Typ des verwendeten Browsers und Name des Zugangsproviders. Diese Daten verwenden wir zur Sicherstellung einer reibungslosen Verbindung und der bestmöglichen Nutzung unserer Website, zur Evaluierung der Systemsicherheit sowie der Stabilität und zu sonstigen administrativen Zwecken. Grundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (oder das berechtigte Interesse eines Dritten), personenbezogene Daten zu verwenden, um sicherzustellen, dass wir unsere Dienstleistungen auf die bestmögliche Art und Weise erbringen.
  • Cookies: Wir verwenden Cookies auf unserer Website. "Cookies" sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die es uns ermöglichen, die Nutzung unserer Website zu analysieren. Neben einem optimierten Angebot können Cookies auch dazu dienen, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten (Benutzerfreundlichkeit). Sie können die Installation der Cookies durch ein entsprechendes Deaktivierungs-Add-on verhindern (http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de). Zudem kann die Installation von Cookies durch entsprechende Einstellungen verhindert werden. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden. Als Folge davon erhalten Sie eine Meldung, bevor ein Cookie installiert wird. Eine vollständige Deaktivierung der Cookies kann dazu führen, dass unsere Website für Sie nicht vollständig funktionsfähig ist. Grundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (oder das berechtigte Interesse eines Dritten), personenbezogene Daten zu verwenden, um sicherzustellen, dass wir unsere Dienstleistungen auf die bestmögliche Art und Weise erbringen.
  • Werkzeuge zur Webanalyse (Google Analytics): Um unsere Website Ihren Bedürfnissen entsprechend zu gestalten und diese stetig zu optimieren, verwenden wir Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc., (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA-94043, USA; nachfolgend "Google"). Die Nutzung dieses Dienstes ermöglicht es uns, die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und auszuwerten. Diese Informationen können auch an Dritte weitergegeben werden, wenn dies gesetzlich vorgesehen ist oder wenn Dritte diese Daten in unserem Auftrag verarbeiten. In diesem Zusammenhang werden pseudonymisierte Nutzungsprofile erstellt und Cookies verwendet. Die durch den Cookie erzeugten Informationen beinhalten den Browsertyp und die Browserversion, die Grösse des Browserfensters, die Sprache des Browsers, die Installation von Java, die installierte Flash-Version, die verwendete Auflösung, das verwendete Betriebssystem, den Namen und die URL der aufgerufenen Datei, den Titel der Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer-URL), die (anonymisierte) IP-Adresse des zugreifenden Endgerätes, den ungefähren Ort des Zugriffs und die Uhrzeit der Serveranfrage. Die Daten werden an einen Server von Google in die USA übertragen und dort gespeichert. Wir verwenden Google Analytics nur bei aktivierter IP-Anonymisierung. Grundlage dieser Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (oder das berechtigte Interesse eines Dritten), personenbezogene Daten zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass wir unsere Dienstleistungen auf bestmögliche Weise erbringen können.
  • Newsletteranmeldung: Wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, um Ihnen den gewünschten Newsletter zuzusenden. Wenn Sie den Newsletter abonnieren, können wir den Inhaltstyp oder die Website, von der aus Sie den Newsletter abonnieren, identifizieren. Wir verwenden diese Informationen, um Ihnen diejenigen Inhalte darzustellen, die auf Ihre spezifischen Interessen zugeschnitten sind. Eine Abmeldung vom Newsletter kann jederzeit über den Link, welchen Sie in der E-Mail mit den News erhalten, respektive über privacy@sherpany.com abbestellt werden. Grundlage dieser Datenverarbeitung bildet Ihre Einwilligung.
  • Kontaktformular: Bei Fragen aller Art bieten wir Ihnen auf unserer Website die Möglichkeit, per Formular mit uns in Kontakt zu treten. Um das Kontaktformular nutzen zu können, ist es notwendig, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihren Namen angeben. Die Angabe zusätzlicher Daten erfolgt auf freiwilliger Basis Ihrerseits.  Grundlage dieser Datenverarbeitung bildet Ihre Einwilligung.
  • Download von der Website: Wir stellen teilweise Inhalte auf unserer Website zur Verfügung, welche von den Website-Besuchern heruntergeladen werden können (z.B. Whitepapers, Factbooks, Leitfäden). Vor dem Herunterladen dieser Inhalte fragen wir bestimmte personenbezogene Daten und Informationen an, die von uns einzig für die zum Zeitpunkt der Datenerhebung angegebenen Zwecke verwendet werden. Auf freiwilliger Basis kann sich der Besucher vor dem Herunterladen auch für den Newsletter oder andere Dienste registrieren, die zu der dort genannten Datenverarbeitung führen können. Grundlage dieser Datenverarbeitung bildet Ihre Einwilligung.
  • Social-Media-Plattformen: Linkedin, Xing, Facebook, Instagram, Twitter und YouTube verwenden unter anderem Cookies und/oder andere Speichertechnologien, um ihre Websites bereitzustellen, zu schützen und zu verbessern. Wir erhalten von diesen Plattformen Berichte, die anonymisierte Daten oder Auswertungen der Informationen zu unseren Social-Media-Seiten enthalten. Diese Informationen werden durch uns verwendet, um unsere Unternehmensseite auf den Social-Media-Plattformen im Hinblick auf die angebotenen Inhalte und Dienste zu optimieren. Die Verantwortung für die in diesem Zusammenhang anfallende Datenverarbeitung liegt in erster Linie bei den Social-Media-Plattformen. Sollten Sie Fragen oder Unklarheiten bezüglich der Analysedienste der Social-Media-Plattformen haben, wenden Sie sich bitte direkt an diese. 
  • Andere Zwecke: Wir behalten uns das Recht vor, Ihre personenbezogenen Daten für andere als die oben genannten Zwecke zu verarbeiten. Wir würden Sie jedoch an geeigneter Stelle darüber informieren und, falls aus etwaigen Gründen notwendig, Sie vorab um Ihre Zustimmung ersuchen.

 

4. Wohin können meine Daten transferiert werden? 

Wir nehmen die Datenverarbeitung sehr ernst. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von Sherpany und/oder an Dritte nur dann weiter, wenn Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung dazu gegeben haben, wenn die Weitergabe gesetzlich erlaubt, für die Durchführung der (Vertrags-) Beziehung mit Ihnen notwendig ist, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe der Daten besteht, wenn die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen notwendig ist und/oder kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der Nicht-Weitergabe der Daten haben.


Im Falle einer Offenlegung werden Ihre Daten ausschliesslich in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen verarbeitet. Erfolgt die beauftragte Datenverarbeitung in Ländern, die im Verhältnis zur Schweiz und/oder zur EU kein gleichwertiges Datenschutzniveau aufweisen, stellen wir einen gleichwertigen Schutz sicher, indem wir während der gesamten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entsprechende angemessene Vorkehrungen treffen.

 

5. Welche Vorkehrungen treffen Sie in Bezug auf die Datensicherheit?

Wir haben technische und organisatorische Massnahmen ergriffen, um personenbezogene Daten, welche wir verarbeiten und welche sich in unserer Verwahrung und Kontrolle befinden, zu schützen. Obwohl es uns ein grosses Anliegen ist, unsere Systeme, Einrichtungen, Websites und Informationen vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Nutzung, Änderung und Offenlegung zu schützen, können wir aufgrund der Natur des Internets als offenes globales Kommunikationsmittel sowie aufgrund anderer Risikofaktoren jedoch nicht garantieren, dass die übermittelten Daten während der Verarbeitung oder Speicherung zu jeder Zeit absolut sicher vor einem externen Eingriff sind.


Auf unserer Website verwenden wir das weit verbreitete Transport Layer Security Procedure (TSL) in Verbindung mit der höchsten von Ihrem Browser unterstützten Verschlüsselungsstufe. I.d.R. handelt es sich dabei um eine 256-Bit-Verschlüsselung. Wenn Ihr Browser keine 256-Bit-Verschlüsselung unterstützt, verwenden wir stattdessen die 128-Bit v3-Technologie. Ob eine einzelne Seite unserer Website verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Anzeige des Schlüssel- oder Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers. Darüber hinaus setzen wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung und/oder unberechtigten Zugriff durch Dritte zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert und sind nach ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert.

 

6. Welche Rechte habe ich im Zusammenhang mit meinen Daten?

Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, die wir über sie verarbeiten: 

  • Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, uns zu bitten, Ihnen eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zur Verfügung zu stellen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir berechtigt sind, eine angemessene Gebühr zu erheben, wenn Sie zusätzliche Kopien benötigen oder wenn die Anfrage übertrieben oder missbräuchlich ist.
  • Recht auf Berichtigung: Wenn die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, ungenau oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, von uns eine Berichtigung zu verlangen.
  • Recht auf Löschung: Sie können unter bestimmten Umständen (z.B. wenn Sie Ihre Zustimmung nach den geltenden Datenschutzgesetzen relevant ist und Sie diese widerrufen) von uns die Löschung oder Vernichtung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. 
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können uns bitten, die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten unter bestimmten Umständen zu sperren oder zu unterlassen (z.B. wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten oder dagegen Einspruch erheben).
  • Recht auf Übertragbarkeit der Daten: Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben (in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format), zu erhalten und an anderer Stelle wiederzuverwenden oder uns zu bitten, sie an einen Dritten weiterzugeben.
  • Recht auf Widerspruch: Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen. 
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise zu widerrufen, wenn Sie Ihre Zustimmung zur Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben. In einem Newsletter können Sie u.a. in der E-Mail, welche sie von uns erhalten haben, auf den Link "Abmelden" klicken. Sie können auch unser Kontaktformular für die Abmeldung verwenden.
  • Recht auf Einreichung einer Beschwerde: Sie haben das Recht, sich an uns sowie an die zuständige Aufsichtsbehörde (in der Schweiz an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten) zu wenden, wenn Sie mit unserer Datenverarbeitung nicht einverstanden sind.

Wenn Sie eines der oben aufgeführten Rechte ausüben möchten, nehmen Sie via die Kontaktdaten in Ziffer 2 Kontakt mit uns auf.  

 

7. Wie lange bewahren Sie meine Daten auf?

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck, für den sie erhoben wurden, erfüllt, respektive nicht mehr gegeben ist. Wenn Sie die Website besuchen, beträgt der Zeitraum maximal 2 Jahre ab der letzten Interaktion mit Ihnen. Wenn Sie in einer (potenziellen) vertraglichen Beziehung zu uns stehen (z.B. als Kunde oder Mitarbeiter), können wir Ihre personenbezogenen Daten bis zu 10 Jahren ab dem Datum unserer letzten Interaktion mit Ihnen und in Einwilligung oder länger, wenn dies aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, aufbewahren. Nach dieser Zeit vernichten wir die Akten ohne weitere Benachrichtigung. 


Für Rekrutierungszwecke werden Ihre personenbezogenen Daten während des gesamten Rekrutierungsprozesses bei uns aufbewahrt, wobei wir diese nach Abschluss der Rekrutierung löschen, spätestens jedoch, sobald wir kein berechtigtes Interesse mehr daran haben.

 

8. pro memoria: Bestimmungen zum Datenschutz bei der Verwendung von Sherpany

Wenn Sie als autorisierter Nutzer einer unserer Kunden über eine der verschiedenen Schnittstellen (Browser, iOS App, Windows App und/oder die Sherpany Outlook-Add-In "Dokumente senden" und "Meetings erstellen") auf unsere Sherpany-Software zugreifen und diese nutzen möchten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Zugriff und Ihrer Nutzung als Auftragsdatenverarbeiter (und nicht als Verantwortlicher) zum Zwecke der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen aus dem Leistungsvertrag zwischen uns und dem betreffenden Kunden. Letzterer ist als Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang verantwortlich. Wenn Sie Fragen, Auskunftsersuchen etc. bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Zugang und der Nutzung der Sherpany-Software haben, wenden Sie sich bitte direkt an den Kunden, für den Sie auf die Sherpany-Software zugreifen.

 

9. Wie steht es mit Änderungen in der Datenschutzerklärung?

Wir können die Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit abändern. Dies würden wir tun, um Änderungen in der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu berücksichtigen oder um regulatorische Änderungen umzusetzen. Wo immer es praktikabel ist, werden wir Sie per E-Mail über wesentliche Änderungen informieren. Wir empfehlen Ihnen trotzdem, unsere Datenschutzerklärung in regelmässigen Abständen zu konsultieren, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und darüber informiert zu sein, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.


Diese Datenschutzinformationen sind derzeit gültig und haben den Stand Mai 2020, und wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Die aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf unserer Website (www.sherpany.com) abgerufen werden.