Le feedback sur vos réunions : zoom sur ce qui marche (ou pas)
Cet article explore le concept du feedback sur les réunions et son rôle dans la mise en œuvre de réunions plus productives.
Nos capacités à mesurer, à analyser et à optimiser tous les processus d’entreprise n’ont cessé de croître de manière exponentielle. Nous pouvons désormais étudier avec précision les performances de différentes initiatives, campagnes et projets, d'une façon presque inimaginable il y a encore une décennie.
Grâce à ces capacités, la majorité des processus d’entreprise peuvent être scrutés à la loupe, afin d’identifier les modes opératoires les plus efficaces et contribuer ainsi à l’augmentation des profits et à la réduction des coûts. Les recherches menées par la MIT Sloan Management Review montrent que la mesure de la performance des entreprises est « davantage axée sur les données, plus flexible, plus continue et plus orientée vers le développement » et « met l'accent sur la technologie et l'amélioration continue ».1
Pourtant, dans beaucoup d’entreprises, les réunions continuent à ne pas être prises en compte. Elles restent considérées comme un mal nécessaire que les dirigeants doivent tout simplement endurer. Leur performance passe à la trappe, sans même être évaluée. Cet état de fait est surprenant lorsqu’on sait que 79 % des collaborateurs jugent leurs réunions improductives.2 Pour que les entreprises prospèrent dans des environnements de plus en plus complexes, ce constat doit changer. C’est tout l’intérêt de récolter et d’exploiter les feedbacks sur vos réunions.
Dans cet article, nous allons explorer le concept du feedback dans le contexte des réunions, en nous concentrant sur son rôle, ainsi que la manière dont vous pouvez recueillir et utiliser ces données pour initier la procédure d'optimisation de vos réunions.
Une définition du feedback sur les réunions
Les réunions sont l'outil de leadership le plus puissant à la disposition des dirigeants. Ce sont des espaces de partage d’idées et de connaissances, ainsi que de mise en œuvre des initiatives et des projets.
Dans ce contexte, les feedbacks sur les réunions agissent comme un miroir grossissant. Ils permettent aux managers de savoir quels aspects de leurs réunions sont efficaces et quels aspects peuvent être améliorés. Ils apportent le niveau de granularité nécessaire à l’identification d’éventuelles failles ou peuvent signaler la nécessité d’opérer un changement d’approche.
En bref, les feedbacks sur les réunions sont le mécanisme à travers lequel les dirigeants prennent réellement en compte la performance de leurs réunions qui, sans cela, resterait invisible. Mais de quoi s'agit-il exactement ?
Les feedbacks sur les réunions sont l’opinion honnête des participants quant à leur présence à une réunion.
Dans un monde parfait, les feedbacks seraient toujours anonymes pour que l’avis des participants soit le plus honnête possible. Si ces derniers sont correctement recueillis, ils vous donneront une idée claire et détaillée de l’expérience vécue par les participants à vos réunions.
Cette pratique peut sembler un peu intimidante de prime abord, surtout pour les entreprises qui n'ont pas l'habitude d'évaluer la performance de leurs réunions. Il est pourtant essentiel de mettre un terme à la réunionite. Récolter les feedbacks à l’issue de chaque réunion est la première étape vers des réunions réellement productives.
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Pourquoi les feedbacks sur les réunions sont-ils si importants ?
Collecter des feedbacks après chaque réunion est le seul moyen d’en améliorer la productivité. Sans eux, un dirigeant peut penser que ses réunions sont efficaces, alors qu'en réalité, elles ne le sont pas. Il se fie à des impressions personnelles lorsqu’une étude plus approfondie serait préférable. En recueillant les feedbacks des participants, vous commencerez à avoir une idée précise de la façon dont vos réunions se déroulent, sans vous en remettre à votre propre intuition, qui risque d'être quelque peu moins fiable.
Les feedbacks sont l’instantané d’un instant T qui vous permet d’évaluer la situation au regard de ce que vous aimeriez qu’elle soit à l’avenir. En se faisant, vous identifiez les lacunes à combler ou les problèmes à résoudre pour atteindre votre objectif, à savoir des réunions de « meilleure qualité » (ou « plus productives ») qui améliorent la prise de décision stratégique et, par ricochet, la performance de votre entreprise.
Voyons comment recueillir correctement les feedbacks sur les réunions.
Recueillir les feedbacks après une réunion
Comme souligné précédemment, les feedbacks sur les réunions doivent être recueillis de manière anonyme. La procédure doit cependant être expliquée clairement aux participants avant qu'ils ne partagent leur avis. L'idée de cette procédure est de recueillir des feedbacks constructifs et exploitables qui pourront aider vos équipes à gagner en efficacité.
Pour ce faire, les feedbacks sur vos réunions doivent être recueillis en gardant deux principes en tête :
1. La régularité
Pour que les feedbacks sur vos réunions soient les plus efficaces possible, il est essentiel de les recueillir régulièrement. Cela signifie que vous devez faire circuler des formulaires ou des questionnaires d’évaluation après chaque réunion, puis enregistrer les réponses de manière claire. Sur une période relativement courte, vous obtiendrez une base de données qui vous donnera une image exacte de la situation. C’est en prenant un peu de hauteur que vous y verrez plus clair.
2. La structure
Vous devez recueillir les feedbacks sur vos réunions de manière structurée. En pratique, cela demande de consacrer un certain temps à la formulation des questions qui vous permettront de mesurer véritablement l’impression laissée suite à vos réunions. Vous devrez utiliser les mêmes questions lors de chaque réunion. Si vous modifiez ces dernières trop souvent, votre base de données sera dispersée et moins précise, ce qui risque de rendre l’analyse plus difficile.
Une fois que vous aurez une idée claire des questions que vous voulez poser, et que vous aurez établi la fréquence à laquelle les feedbacks sur vos réunions seront recueillis, vous pourrez décider du mécanisme à utiliser pour sonder vos participants.
Par exemple, allez-vous utiliser des formulaires papier ? Probablement pas, car ce serait quelque peu archaïque et il sera difficile de préserver véritablement l'anonymat. Comptez-vous plutôt utiliser une solution en ligne ? Il existe de nombreux outils de sondage en ligne. Il vous suffira simplement de vous assurer que les pré-requis mentionnés plus haut puissent être pris en compte.
Il peut également être judicieux de faire appel à un expert pour avoir un avis externe et ainsi éviter de vous retrouver pris au piège de la chambre d’écho de votre entreprise.
Chez Sherpany, nous avons découvert que le fait de poser automatiquement une série de questions simples à chaque participant, et ce, à la fin de chaque réunion, est un moyen efficace d'intégrer leurs avis dans le processus de réunion. Nous sommes convaincus que ces questions peuvent aider les entreprises à apporter de la valeur aux feedbacks de leurs collaborateurs.
Mettez à profit les feedbacks sur vos réunions
Maintenant que vous avez commencé à recueillir les feedbacks des participants à vos réunions, que devez-vous en faire ?
1. Stocker efficacement les données
Avant tout, vous devez vous assurer que les données collectées soient stockées de manière à ce qu'elles soient faciles à trouver, à classer et à interpréter. La collecte de données est inutile si elles ne sont pas facilement accessibles, consultables et analysables.
2. Analyser régulièrement les feedbacks
Dans un deuxième temps, vous devez faire en sorte de prendre connaissance des feedbacks au fur et à mesure qu'ils sont recueillis. Cela vous aidera à déterminer la tendance de vos réunions. S'améliorent-elles ? Se détériorent-elles ? Devez-vous prendre des mesures immédiates si les résultats sont extrêmes ou alarmants ? L’analyse des feedbacks sur vos réunions doit être effectuée dans des délais assez brefs pour être pertinente.
3. Mesurer
Enfin, il est important de mesurer les feedbacks au regard des objectifs de vos réunions. Dans la plupart des cas, il s'agit de productivité. Vos réunions atteignent-elles leurs objectifs ? Sont-elles animées de manière optimale ? Personne n'aime assister à des réunions qui n'aboutissent à rien (ou presque). Utilisez les feedbacks pour mesurer la distance qui vous sépare, ou pas, des objectifs de vos réunions.
4. Agir, Agir, Agir
À quoi cela pourrait-il bien vous servir de recueillir des feedbacks, de les interpréter et de les stocker si vous n’en exploitez pas les résultats ? Il est essentiel de traiter rapidement les problèmes relevés et d’utiliser les prochains feedbacks pour vérifier s’ils ont bien été résolus aux yeux de vos collaborateurs ou si vous devez, au contraire, continuer à agir.
5. Ne vous arrêtez pas en si bon chemin
Une fois la qualité de vos réunions améliorée (ou la confirmation de leur bon fonctionnement), il peut être tentant de ne plus collecter les feedbacks et de se reposer sur ses lauriers. Ce serait une grave erreur. Ce n'est pas parce que vous avez reçu des feedbacks positifs et que vos réunions sont devenues plus productives qu’il faut vous arrêter là. Il est important de continuer à évaluer vos réunions, car les feedbacks vont vous aider à continuer de progresser.
Le feedback sur les réunions contribue au succès de votre entreprise
Et c’est bien pour cela que les feedbacks jouent un rôle crucial dans l'amélioration de la productivité de vos réunions, qui sont, elles-aussi, essentielles au succès de l’entreprise. Les feedbacks donnent une image claire de la réalité de vos réunions, et permettent de mettre en lumière les aspects qui requièrent votre attention.
Trop souvent, les réunions ne sont pas incluses dans l’évaluation générale des performances de l'entreprise, et c’est bien dommage. Il est temps de commencer à recueillir les feedbacks des participants à vos réunions, afin de pouvoir améliorer celles de demain. S'en remettre à des impressions est la porte ouverte à l’échec. Seule une analyse approfondie peut vous apporter des résultats tangibles.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la collecte des feedbacks et sur les moyens d'améliorer la performance de vos réunions, essayez dès aujourd'hui notre outil gratuit d’analyse des réunions.
1 “Performance Management’s Digital Shift”, M. Schrage, D. Kiron, B. Hancock, and R. Breschi, MIT Sloan Management Review, 2019.
2 “Why Your Meetings Stink - and What to Do About It”, S. Rogelberg, HBR, 2019.
