Des outils digitaux pour gérer vos réunions et renforcer votre leadership
Dans un monde où le travail à distance est devenu omniprésent, disposer des bons outils digitaux pour la gestion des réunions n'a jamais été aussi important. Cet article donne des pistes aux dirigeants afin de les aider à tirer le meilleur parti de leurs réunions virtuelles.
Alors que l’économie arrive à la fin d’un cycle et que le monde subit encore les conséquences d’une pandémie mondiale, savoir mettre en œuvre un leadership efficace n’a jamais été aussi important. Et pour cause : confrontés aux défis et aux opportunités créés par la situation actuelle, les dirigeants doivent prendre rapidement des décisions pour assurer l'avenir de leur entreprise.
En cette période de remise à plat, la tendance est aux audits des processus organisationnels et aux examens des coûts et des méthodes de travail. Les réunions restent les grandes laissées pour compte de ces évaluations. Selon la Harvard Business Review, le coût annuel des réunions improductives s'élèverait à 30 milliards de dollars rien qu'aux États-Unis, et d'autres études estiment que ce chiffre est beaucoup plus élevé.1 Ce coût est d’autant plus colossal qu’il est évitable en mettant en place une culture de réunion saine, et en utilisant les bons outils de gestion.
Les outils digitaux peuvent permettre de mettre fin aux réunions improductives, à la condition que leur utilisation soit accompagnée d’une nouvelle façon de penser et d’agir pour exploiter pleinement le potentiel des nouvelles technologies.
De nos jours, les organisations peuvent améliorer leurs réunions en adoptant les nouvelles technologies. L'utilisation de nouveaux outils est une partie de la solution aux mauvaises réunions et à la réunionite. Cependant, il convient aussi de changer sa façon de penser de manière à opérer des changements profonds pour pouvoir exploiter pleinement le potentiel des nouvelles technologies et tirer parti du principal outil de leadership à la disposition des managers : les réunions.
Notre dépendance croissante à l'égard des outils de gestion
Alors que les pratiques de travail se transforment, se mélangent et évoluent, une chose est certaine : le télétravail ne va pas disparaître de sitôt et les réunions à distance ne feront que gagner en importance à mesure que les environnements commerciaux deviendront de plus en plus distribués. Un certain nombre de défis attendent donc les dirigeants lorsqu’il s’agit de mettre les méthodes de travail au diapason des nouvelles contraintes et de sélectionner les bonnes solutions numériques.
1. Solutions de vidéoconférence
La vidéoconférence est sans doute le composant le plus familier de l'écosystème des outils de réunion en ligne. Nous sommes habitués à participer à des réunions avec des personnes situées dans un autre lieu géographique grâce à des fournisseurs tels que Zoom, Google Hangouts et Skype for Business.
Ce sont des acteurs majeurs des environnements de travail puisque la dispersion croissante des équipes nécessite l'utilisation de ces systèmes afin de faciliter les échanges.
2. Outils de production de documents et de collaboration
Le temps est révolu où il fallait imprimer des documents et les annoter manuellement. Désormais, l'heure est aux documents numérisés - l'un des principaux axes de la transformation digitale.
Des outils tels que Google Docs et Microsoft Office 365 permettent aux équipes de collaborer sur la production de documents, où qu'elles se trouvent dans le monde. Cela facilite le contrôle des versions, ainsi que la collaboration asynchrone - autant d'éléments cruciaux pour des réunions efficaces, et plus largement, pour travailler. Qu'il s'agisse d'un texte, d'une présentation ou de la gestion de feuilles de calcul, ces outils font partie intégrante de notre quotidien.
3. Outils de communication
La transition vers le télétravail s'est faite à des rythmes différents selon les secteurs et les zones géographiques. Les entreprises tech de la Silicon Valley sont depuis longtemps habituées à ce qu'une partie de leurs équipes travaille à distance. Elles ont été les premières à utiliser des outils tels que Slack, Microsoft Teams et Google Hangouts.
Ces outils digitaux offrent aux équipes la possibilité de communiquer directement par le biais de messages instantanés, de forums et de vidéoconférences, souvent mieux adaptés à des conversations individuelles ou en petits groupes. Ces services sont essentiels pour promouvoir la culture d'entreprise à l'heure du télétravail, pour la gestion de crise ainsi que pour passer outre la barrière géographique.
4. Outils de gestion des réunions
Bien qu'elles soient souvent une source de frustration et de perte de productivité, les réunions constituent de puissants outils de leadership à la disposition de chaque organisation. Les dirigeants ont donc tout intérêt à se pencher sur l'efficacité et la productivité de leurs réunions, plutôt que de les ignorer. Lorsqu'elles sont bien gérées, ces discussions sont une source de valeur ajoutée considérable pour l'entreprise. Les outils de gestion des réunions jouent un rôle fondamental à cet égard.
Ces outils de gestion des réunions, tels que Sherpany, aident à structurer l'ensemble du processus de réunion, en guidant les parties prenantes de manière transparente à travers les phases de pré-réunion, de réunion et de post-réunion. Cela garantit que tout, depuis la préparation de l'ordre du jour de la réunion jusqu'à la distribution du procès-verbal, est géré de manière à créer de la valeur et à minimiser les frictions.
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Outils digitaux pour gérer vos réunions : exploitez tout le potentiel de vos réunions
Les réunions sont la force motrice d'une entreprise. Elles contribuent au partage des connaissances, à la prise de décision, à la collaboration et, in fine, au succès de l'entreprise. Notre monde étant de plus en plus distribué et connecté, nous avons plus que jamais besoin de rendre productive chacune de nos réunions.
La productivité des réunions est trop souvent négligée par les organisations et elles sont généralement exclues des discussions portant sur l'efficacité, contrairement à d’autres processus organisationnels. Un changement dans la culture de réunion passe par l'utilisation des bons outils de gestion. C'est par ce biais que les dirigeants peuvent reprendre la main sur leur principal outil de leadership : leurs réunions.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Sherpany aide déjà plus de 7 000 dirigeants à faire passer leurs réunions à la vitesse supérieure, n'hésitez pas à nous contacter.
1 Why your meetings stink - and what to do about it, Steven Rogelberg, HBR, 2019.
