Optimisez votre performance grâce à la prise de notes en réunion
Les réunions ont beau reposer sur une dynamique de groupe, elles n’en restent pas moins dépendantes de la performance individuelle de chaque participant. Prendre des notes en réunion est un excellent moyen de maximiser votre participation et votre implication dans les discussions.
Nos habitudes déterminent notre productivité, et les réunions n’échappent pas à la règle. La mise en place de systèmes et de processus est essentielle à l’atteinte de nos objectifs, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle. Il suffit de regarder nos listes de choses à faire au travail comme à la maison pour s’en convaincre.
Lorsqu’il s’agit de collaboration professionnelle, la prise de notes durant les réunions est un système que nous devrions tous adopter. Ces notes nous permettent de disposer d’un petit historique pour chaque réunion et constituent autant de points de référence sur lesquels nous pouvons revenir à notre guise.
Cet article vous explique pourquoi il est important de prendre des notes durant vos réunions et vous montre comment le faire afin d’optimiser votre performance individuelle dans le cadre de la réussite collective.
Prendre des notes en réunion : pourquoi est-ce important ?
La prise de notes en réunion est un facteur de productivité encore largement sous-estimé. Ce constat est d’autant plus surprenant lorsque l’on sait que les notes participent directement à la transmission des informations échangées lors des réunions, bien au-delà des personnes présentes autour de la table.
La concision et la précision sont les caractéristiques de notes de réunion bien prises. Elles doivent donner un aperçu de haut niveau de l’historique de la réunion. En ce sens, il existe des similitudes entre les comptes rendus de réunion et les notes. Dans les deux cas, ces documents relatent le déroulement de la réunion.
Les principales différences entre les comptes rendus et les notes de réunion sont les suivantes :
| Procès-verbal | Notes de réunion | Procès-verbaux et notes de réunion |
|---|---|---|
| Pour tous les participants | Pour une personne en particulier | Fournir un compte rendu des discussions, des décisions et des actions. |
| Formel | Plus informel | Donner des informations sur l'heure, la date, le sujet, le lieu et les participants d'une réunion. |
| Structuré | Plus de liberté d'action | Contribuer à assurer la responsabilité individuelle sur les tâches et les résultats. |
Si les notes de réunion ont tendance à être moins structurées et moins formelles, elles doivent néanmoins posséder un certain cadre afin de garantir leur cohérence et leur clarté.
Prendre des notes en notes en réunion contribue à la performance individuelle. Ce sont elles qui fournissent une vue d'ensemble claire de votre rôle dans les projets et les initiatives. Elles aident également à mieux comprendre les différentes synergies entre votre rôle et celui des autres participants à la réunion. En prenant des notes, vous gardez une trace des discussions et des actions qui en découlent, et pourrez vous y référer à une date ultérieure. Au fil du temps, ces notes construisent une rétrospective des discussions autour des projets et des initiatives et permettent même de tirer des leçons des erreurs et des succès.
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Comment prendre des notes de manière efficace ?
La prise de notes en réunion est bien plus libre que la rédaction de comptes rendus. Cependant, il est utile de les structurer de manière cohérente.
1. Appuyez-vous sur l'ordre du jour de la réunion
Le sujet des discussions devrait vous être familier grâce à l’ordre du jour de la réunion. Dès que ce document est finalisé, le processus de prise de notes peut commencer. Vous pouvez soit utiliser l'ordre du jour lui-même comme point de départ et l'annoter, soit vous en servir pour structurer vos notes. A partir de celui-ci, vous devez inclure :
- L'heure, la date, le titre et le lieu de la réunion.
- Les participants à la réunion.
- Les buts et objectifs de la réunion et de chaque point de l'ordre du jour.
Ces détails vous seront extrêmement utiles lorsque vous consulterez vos notes ultérieurement.
2. Adoptez la bonne structure
Si les notes de réunion sont un espace de réflexion personnelle, de rappels et de détails, elles doivent néanmoins être rédigées de manière claire. Les structurer vous permettra de retrouver rapidement les informations clés.
Par exemple, en inscrivant systématiquement tous les éléments de base de la réunion en haut de la page (heure, date, lieu, titre et objectifs), vous n’aurez qu’à y jeter un œil pour savoir quand cette réunion en question a eu lieu et sur quoi elle portait. Il est également essentiel de mentionner très clairement les actions, les initiatives et les décisions prises durant chaque réunion afin de bien vous les approprier et contribuer ainsi à l’atteinte des objectifs.
3. Place à la créativité
Nul besoin de faire preuve de formalisme dans la prise de notes en réunion : ces annotations ne sont destinées qu’à vous. C’est donc un espace parfait pour laisser libre cours à votre créativité. Vous pouvez, par exemple, noter vos idées dans une colonne située à côté de chaque point à l’ordre du jour, ou résumer les grandes lignes de la réunion d’une couleur différente de celle utilisée pour vos notes. Cette étape est complètement libre et personnelle, mais est un excellent moyen d’apporter davantage de valeur à votre participation.
4. Utilisez des abréviations
Comme vos notes sont destinées à un usage personnel, libre à vous de les écrire de la manière qui vous fera gagner le plus de temps. La sténographie ou le recours à des abréviations qui vous sont propres rendront votre prise de notes plus rapide, et vous permettra de rester concentré sur les échanges.
5. Choisissez le format que vous préférez
Prendre des notes en réunion doit vous permettre d’améliorer votre productivité individuelle. Il est donc naturel que vous les rédigiez sur le support qui vous convient le mieux. Beaucoup de personnes préfèrent prendre des notes à la main, puis les retranscrire sur ordinateur ultérieurement. D’autres choisissent d’annoter directement l’ordre du jour ou les documents de la réunion. Il est plus efficace de prendre des notes dans un format numérique car celles-ci sont disponibles immédiatement et ne risquent pas de s’égarer. Cependant, le choix du format vous appartient.
6. Prenez le temps d'écrire
Une étape importante de la prise de notes de réunion est la consolidation de vos idées à l’issue de la réunion. Prévoyez du temps dans votre agenda pour mettre vos notes au propre, résumer les principales idées et mettre à plat les différentes actions de suivi. Vous transformerez ainsi votre participation en résultats concrets.
Faites passer vos notes de réunion à la vitesse supérieure
Le fait que les réunions fassent appel aux contributions de plusieurs personnes n’enlèvent rien à la recherche de la performance individuelle. Au contraire, l’efficacité des réunions repose sur l’engagement de tous les participants.
Une prise de notes efficace en réunion vous permet d’apporter votre pleine contribution aux échanges et crée une dynamique de groupe positive. Les notes participent à l’amélioration de vos performances pendant et après les réunions et contribuent ainsi à un renforcement de la productivité, à la fois pour vous et pour votre entreprise.
Pour en savoir plus sur la gestion des réunions et découvrir comment optimiser les vôtres pour les faire gagner en productivité, n’hésitez pas à consulter nos ressources.
