Les techniques d'animation de réunion participative

Pour paraphraser Simone de Beauvoir, on ne naît pas bon animateur de réunion, on le devient. Les réunions jouent un rôle éminemment social au sein des entreprises. Le partage des connaissances, la multiplicité des points de vue et la diversité des expertises sont une véritable richesse. A condition, bien sûr, que le cadre, l’animation en elle-même et les outils utilisés durant ces réunions favorisent la participation active de toutes les personnes conviées.

Cet article fait un tour d’horizon des différentes compétences et techniques d’animation dans le cadre de réunions participatives.

Pour animer une réunion participative, il faut d’abord en définir le cadre

La réussite d’une réunion participative repose d’abord sur sa préparation : plus votre réunion sera bien préparée, et plus les personnes que vous y inviterez auront envie d’y participer et de s’impliquer.

1. Avant la réunion

Il va s’agir ici de créer une attente chez les participants, de leur donner un avant-goût des échanges à venir et de les aider à préparer leur contribution. L’étape préparatoire de la réunion est loin d’être anodine puisqu’elle va donner le ton à vos futurs échanges. Avant de faire quoi que ce soit, prenez le temps de :

• Définir les objectifs de cette réunion : que souhaitez-vous accomplir à travers ces discussions ? 
• Choisir le bon type de réunion : il existe une douzaine de types de réunion différents. Prenez soin de choisir le format qui correspond le mieux à vos objectifs.
• Créer l’ordre du jour : l’ordre du jour est le fil conducteur de vos discussions. Rédigez-le de manière claire et concise, précisez-le temps alloué à chaque point, notez la personne responsable pour chaque sujet et, éventuellement, les documents associés.
• Sélectionner les participants : choisissez avec soin les personnes que vous allez convier. Sont-elles compétentes sur les sujets que vous souhaitez aborder ? Sont-elles décisionnaires ou directement impliquées dans la mise en œuvre des décisions ? Ont-elles un réel intérêt pour les discussions ? Le groupe est-il assez hétérogène et diversifié, permettant de lutter contre des mécaniques sociales impactant les réunions négativement, comme l’effet de groupe ?
• Envoyer les invitations et l’ordre du jour : dans la mesure du possible, envoyez les invitations et l’ordre du jour suffisamment à l’avance pour que tous les participants aient le temps de bien se préparer. Il arrive souvent que les documents à lire avant la réunion ne soient pas encore disponibles au moment de l’envoi - précisez quand ils seront envoyés et veillez à ce que les délais soient respectés.
• Favoriser les discussions asynchrones avant la réunion : l’ordre du jour et les documents associés sont le point de départ d’une communication asynchrone. C’est le moment idéal pour poser des questions, demander des clarifications et commencer à échanger sur certains aspects.
  
  Cette collaboration participe directement à la réussite de la réunion en elle-même et à la bonne préparation des participants en les faisant entrer dans les différents sujets.

2. Pendant la réunion

Le succès d’une réunion participative repose sur l’établissement d’un cadre solide et propice aux échanges. Il va s’agir autant de délimiter le périmètre des échanges que de clarifier le rôle de tout à chacun et veiller à l’équilibre des échanges.

• Une « charte de réunion » : souvent propre à chaque entreprise, la charte regroupe un ensemble de règles à respecter en réunion. Ce sont des règles de conduite visant à favoriser les échanges en créant un espace de sécurité psychologique. On y retrouve souvent des points liés à la ponctualité, le respect ou à la confidentialité. C’est une bonne idée de rappeler les grandes lignes de votre charte avant d’entrer dans le vif du sujet.
• La présentation des participants et la distribution des rôles : si toutes les personnes conviées à votre réunion se connaissent déjà, vous pouvez naturellement faire l’impasse sur les présentations. Dans le cas contraire, un rapide tour de table s’impose. De même, afin de faciliter le déroulement de la réunion, pensez à rappeler le rôle de chacun. Qui est responsable du respect de l’ordre du jour ? Qui est le gardien du temps ? Qui prend les notes nécessaires à l’établissement du compte rendu ? Qui distribue la parole ?
• Un ice breaker de réunion, pour stimuler l’énergie du groupe si importante au succès des réunions, ainsi qu'une introduction et un rappel des objectifs : une fois les présentations effectuées et les rôles assignés, n’hésitez pas à faire une courte introduction et à rappeler les objectifs de la réunion. C’est une bonne manière de mettre tous les participants au diapason.
• Un équilibrage du temps de parole : charte ou pas, il arrive souvent que certains participants monopolisent la parole et prennent la main sur les discussions. Une réunion participative implique de recueillir la contribution de tous les participants. L’animateur de la réunion doit savoir se montrer ferme et attentif afin de canaliser les personnalités les plus fortes et permettre aux personnes plus réservées de s’exprimer. Il peut, pour cela, s’appuyer sur le gardien du temps pour faire respecter le temps de parole alloué à chaque participant pour chacun des sujets.
• La gestion des désaccords ou des mécanismes de défense face à une objection : qui dit réunion participative dit échange de points de vue avec, à la clé, des opinions parfois divergentes. Il peut arriver que certains participants se braquent et refusent, consciemment ou non, d’aller plus loin dans la discussion. Pire : le désaccord peut virer au conflit. Dans ces deux cas, l’animateur doit agir promptement et avec neutralité en rappelant, par exemple, la charte de réunion, en identifiant la source de désaccord ou en réalisant une médiation.

3. Après la réunion

L’animation d’une réunion participative ne prend pas fin lorsque tous les points à l’ordre du jour ont été abordés. Le rôle de l’animateur consiste également à conclure la réunion et à en résumer les principaux points afin de les transformer en actions.

• Clôture de la réunion : il va s’agir ici de réaliser une synthèse rapide des discussions en résumant succinctement le contenu des différents sujets abordés, les éventuelles décisions prises et les actions qui en découlent. Il est important de ne pas oublier de remercier les participants. Un « merci » sincère a toujours une grande portée.
• Évaluation de la réunion : il est utile de recueillir le feedback des participants sur la réunion. Cette évaluation permet de savoir précisément ce qui a fonctionné ou ce qui peut être amélioré. 
• Partage du compte rendu : transmettez le compte rendu dans les jours qui suivent afin de consolider les engagements pris lors de la réunion.

Les techniques d’animation de réunion pour des échanges fructueux

Faire appel à ses compétences interpersonnelles

La prise de parole en public est un véritable exercice de style qui fait autant appel à la personnalité qu’à la bonne mise en œuvre de techniques de communication verbale et non verbale. Lorsque ces techniques sont maîtrisées, elles créent une communication engageante et convaincante et apportent ce je-ne-sais-quoi souvent désigné sous le terme de « charisme ».

• La communication non verbale : les gestes, les attitudes, les postures et les regards sont tout aussi importants que les mots. Le langage corporel est un véritable vecteur inconscient de la communication qu’il est important de maîtriser. Dans le cadre de l’animation d’une réunion participative, veillez à éviter les postures qui pourraient signaler un état d’esprit fermé ou rigide, telles que les bras ou les jambes croisés. De même, s’il est conseillé de regarder les participants dans les yeux, les regards trop insistants peuvent être déstabilisants. Préférez des mouvements amples et lents qui signalent la sincérité et la confiance en soi, et balayez votre auditoire du regard.
• La communication verbale : autrement dit, l’éloquence. Il s’agit ici de structurer vos interventions en utilisant les mots justes afin de faire passer les bons messages. L’élocution, le débit et le rythme comptent tout autant que la façon avec laquelle vous choisirez de faire passer les informations.

5 exemples de techniques d’animation de réunion

La réussite d’une réunion participative repose sur le rythme. La monotonie freine l’engagement des participants qui adoptent alors une attitude passive et se désintéressent des échanges. Outre l’utilisation de divers supports visuels tels que des vidéos, des Powerpoints ou des paperboards, vous pouvez également recourir à différents outils d’animation de réunion selon vos objectifs.

• Le brainstorming : largement utilisé, le brainstorming est une technique collaborative efficace. Elle favorise la créativité et aide les personnes les plus réservées à participer aux discussions. Facile à mettre en œuvre, le brainstorming demande toutefois de la vigilance de la part de l’animateur afin que le temps de parole de chacun soit respecté, et que le côté ludique de l’exercice ne prenne pas le pas sur ses objectifs.
• Le brainwriting : alternative efficace au brainstorming, le brainwriting consiste à demander aux participants de noter leurs idées sur une feuille de papier, puis d’en discuter avec le groupe. Cette technique repose sur l’efficacité et la richesse de la pensée silencieuse. Puisque chaque personne réflechit seule, il est probable que des approches différentes émergent, ce qui n’est toujours le cas lors d’un brainstorming où les idées des uns ont tendance à être influencées par les idées des autres.
• Le vote indicatif : Cette technique d’animation est parfaite pour évaluer rapidement le positionnement du groupe par rapport à certaines actions ou propositions. Vous pouvez, par exemple, inscrire plusieurs options sur un tableau blanc. Les participants les hiérarchisent ensuite par ordre d’importance à l’aide de post-its de différentes couleurs. C’est une technique rapide et visuelle qui trouve facilement sa place dans les réunions à distance.
• Les mots jetés : cette activité est très efficace pour amener le groupe à avoir une compréhension commune d’un concept ou d’un sujet. L’animateur pose une question relativement ouverte, mais néanmoins suffisamment ciblée pour éviter le hors-sujet. Les participants sont alors invités à énoncer tous les mots qui leur viennent à l’esprit.
• Le métaplan : cette technique d’animation permet de faire émerger des idées et de les structurer. Pour ce faire, il suffit de poser une question et de demander à chaque participant d’y répondre rapidement sur une feuille de papier (un papier = une réponse). L’animateur collecte ensuite toutes les questions, les lit à voix haute, puis les affiche et les classe à l’aide du groupe au fur et à mesure. 

Il existe bien d’autres techniques d’animation de réunion. Peu importe celle que vous choisirez, il est essentiel de veiller à l’implication et à la participation de tous les participants, en faisant preuve de bienveillance. 

Favoriser l’engagement au travail à travers l’utilisation des bonnes techniques d’animation de réunion

Les réunions sont l’outil de leadership le plus utilisé. Leur efficacité repose, en grande partie, sur leur animation. Personne ne se réunit pour simplement cocher des cases sur un ordre du jour : les réunions sont des événements éminemment sociaux au cours desquels s’échangent des idées ou des points de vue. Le rôle d’animateur est donc crucial. C’est à lui que revient la charge d’équilibrer les discussions et de faire en sorte que chaque participant contribue à la mesure de son expertise.

Dans le cadre de réunions participatives, c’est encore à l’animateur d’être le gardien de la sagesse de groupe en proposant des activités permettant de la faire émerger. La maîtrise de l’animation de réunions participatives repose sur une bonne préparation ainsi que sur la mise en œuvre des compétences interpersonnelles et de l’intelligence relationnelle.

Emilyne van der Beken

A propos de l'auteur

Emilyne est une rédactrice expérimentée qui aime écrire des articles informatifs et fouillés, afin d'aider les managers à mieux gérer leurs réunions.