Tout savoir sur les types de réunion

Les réunions ont beau être des incontournables de la vie de l'entreprise, il n'en reste pas moins important de savoir choisir le type de réunion adapté à chaque objectif. Tout comme dans une partie d'échecs, dans laquelle les différentes pièces jouent un rôle distinct au service d’une stratégie globale, chaque type de réunion a une fonction différente.

Les réunions sont souvent mal gérées, ce qui fait que le type de réunion utilisé ne correspond pas nécessairement aux objectifs qu'il devrait remplir. Nombre d'entre nous sommes résignés à la réunionite, un phénomène rendu encore plus prégnant par le fait que très peu de cadres reçoivent une formation qui leur permettrait de gérer au mieux leurs réunions. Cela explique en partie pourquoi certaines réunions ne sont pas efficaces. 

La maîtrise de la gestion des réunions est essentielle pour établir un avantage concurrentiel. À l'instar de toutes les disciplines, il convient d'abord de bien comprendre le sujet afin de pouvoir le maîtriser. Comme les réunions sont omniprésentes, et que le temps des cadres est limité, il n’est pas facile de dégager le temps nécessaire à la compréhension de la fonction des différents types de réunion. 

Cet article se veut une introduction aux types de réunions et analyse comment chacun peut être utilisé au mieux. Cette présentation a pour but d'aider les dirigeants à se pencher sur leur propre approche de la gestion des réunions, afin de leur permettre de mettre leurs réunions à profit afin d’améliorer l'efficacité, la productivité et la rentabilité de leur entreprise.

Les différents types de réunions : formelle ou informelle

Avant d'aller plus loin dans les spécificités des différents types de réunions, il existe une différence importante que nous devons clarifier : réunion formelle ou réunion informelle.

La grande majorité des réunions font partie de la catégorie des réunions informelles, malgré ce que pensent la plupart des gens. Les réunions formelles se tiennent beaucoup moins souvent que les réunions informelles, mais elles ont certainement plus d’impact.

Une réunion formelle est toute réunion pré-organisée entre deux ou plusieurs personnes qui :

• A lieu pour atteindre un objectif commun et défini
• Se déroule à une date, heure et lieu précis
• Suit un ordre du jour clair
• Fait l'objet d'un compte-rendu de réunion afin de conserver une trace des discussions, des votes et des tâches.

Une réunion informelle est, quant à elle, une rencontre entre deux personnes ou plus qui ne satisfait pas obligatoirement à tous les critères mentionnés ci-dessus. La grande majorité des réunions d’entreprise sont donc des réunions « informelles », contrairement aux idées reçues.

Réunions formelles : de la stratégie à l’avancement

Maintenant que nous avons défini clairement ce qu'est une réunion formelle, penchons-nous plus en détail sur les différents types de réunions formelles que l’on retrouve couramment dans le monde de l'entreprise. Celles-ci comprennent :

1. Réunion de direction

Les réunions formelles les plus fréquentes sont sans nul doute les réunions de direction. Celles-ci se tiennent à une fréquence différente selon les organisations, mais elles sont généralement soit mensuelles, soit trimestrielles. Lors de ces réunions, l'ordre du jour inclut souvent un point à date sur la performance de chaque département, une revue des objectifs ainsi que des votes sur des décisions clé, comme l'implémentation de nouveaux logiciels ou la nomination d'un nouveau membre au sein de l'équipe de direction.

Dans les entreprises, ces réunions sont généralement animées par le PDG. Les participants sont les principaux membres du comité de direction et exécutif, dont les VPs ou la C-Suite. Les procès-verbaux de ces réunions sont consignés et, dans certains cas, sont distribués sous forme remaniée à l'ensemble de l'organisation afin que tout le monde soit aligné.

2. Réunion du Conseil d'administration 

Le Conseil d'administration d'une entreprise rend des comptes aux actionnaires et veille à la performance de l'entreprise. Comme pour les réunions de direction, les CA se tiennent à intervalles différents selon les organisations, généralement de façon trimestrielle ou semestrielle. Ils regroupent des personnes qui ont un intérêt direct dans la performance de l'entreprise et fournissent des informations spécifiques sur la manière dont l’organisation est gérée. Les personnes qui participent aux CA ont souvent plus d’un mandat, et leur temps est extrêmement précieux. Par conséquent, ces réunions doivent être bien organisées et très structurées, afin de donner aux membres suffisamment de temps pour se préparer de manière approfondie.

3. Réunion du comité

Dans de nombreuses organisations, des comités sont constitués autour de questions spécifiques qui nécessitent une plus grande attention que celle qui peut être accordée lors d'une réunion du Conseil d'administration. Ces comités se réunissent plus fréquemment que le Conseil d'administration et font rapport de leurs progrès lors de chaque réunion du conseil. Ils se composent généralement de membres du Conseil d'administration ainsi que d'experts dans le domaine autour duquel ils sont constitués.

Par exemple, un Conseil d'administration peut réunir un comité spécialisé autour de la transformation digitale, afin de remanier l'approche de l'informatique et des infrastructures. Dans ce cas, il est tout à fait pertinent de faire participer un responsable de la direction digitale à ce comité, même s'il ne siège pas au Conseil d'administration de l'organisation.

4. Assemblée des actionnaires

Une assemblée des actionnaires est aussi appelée « assemblée générale annuelle des actionnaires ». C'est une réunion à laquelle participent tous ceux qui ont un intérêt financier dans l'organisation. Ces assemblées se tiennent généralement une à deux fois par an, et sont l'occasion pour les dirigeants d'une entreprise de faire un point d’avancement. Elles permettent aussi aux actionnaires de poser des questions à la direction. L'objectif global est de rendre compte de la performance de l'organisation au cours de la période précédente et de définir la stratégie pour la suivante, afin d’obtenir le soutien des actionnaires.

5. Réunion stratégique 

Les réunions stratégiques peuvent intervenir à différents niveaux dans le cadre de la gestion d'une organisation. Dans certains cas, une réunion stratégique peut faire partie d'une réunion de direction régulière, même si elle est, plus souvent, une réunion distincte qui se tient annuellement ou trimestriellement entre tous les dirigeants d'une organisation. L'objectif de cette réunion est de déterminer la stratégie organisationnelle pour une période donnée (souvent l'année ou le trimestre à venir) et d'impliquer les parties prenantes les plus importantes de chaque département ou division, qui auront ensuite la charge d’adapter cette stratégie à leurs domaines d'expertise.

Réunions informelles : la clé de la culture d'entreprise et du travail d'équipe

Les réunions informelles représentent la grande majorité des réunions qui se déroulent dans le monde de l'entreprise. Qu'il s'agisse d'un 1:1 régulier avec un manager, ou d'une conversation avec un collègue autour d'un café, ces réunions ne sont pas seulement monnaie courante : elles sont aussi cruciales pour la performance, la culture d’entreprise et l'expérience des employés. Contrairement aux réunions formelles, ces dernières ne disposent pas toujours d'un ordre du jour robuste et aucun procès-verbaux n'est établi. Toutefois, cela ne diminue en rien leur importance pour le bon fonctionnement d'une entreprise.

Les différents types de réunions informelles comprennent :

1. Le brainstorming

Se réunir pour réfléchir ensemble à des problématiques se fait depuis la nuit des temps. Alors que les processus qui entourent ces interactions se sont développés et sont devenus de plus en plus sophistiqués, les fondamentaux restent, quant à eux, inchangés. Une réunion de brainstorming réunit souvent un panel de participants représentant différentes fonctions. L'objectif est de mettre de nouvelles idées sur la table et d'en discuter en groupe. Ces discussions ont généralement lieu sur un sujet précis, comme le développement d'un nouveau produit ou la planification d'une nouvelle campagne marketing. Les différents points de vue aident le responsable d'une initiative à affiner son approche et sa compréhension, et permettent d'insuffler de la créativité dans le processus de réflexion.

2. Réunion de résolution de problèmes

La résolution de problèmes fait partie de la vie pour presque tous les collaborateurs d’une entreprise. Il n'est donc pas étonnant que ce type de réunion se retrouve dans tous les agendas. Les réunions de résolution de problèmes sont de nature informelle, mais elles n’en sont pas moins importantes puisqu’elles contribuent à la réduction des obstacles et permettent de faire avancer les initiatives. Habituellement, ces réunions incluent des experts sur le sujet à l'ordre du jour, ainsi que des membres d'une équipe ou d'un service confrontés au problème en question. Les résultats de cette réunion sont, dans de nombreux cas, la formulation d’une action correctrice ou d’une feuille de route.

3. Réunion de formation

La formation est un autre type de réunion informelle qui, dans de nombreux cas, est classée à tort comme une réunion formelle. Alors que les réunions de formation peuvent satisfaire à certains des critères qui relèvent des réunions formelles, elles ne débouchent généralement pas sur la rédaction de procès-verbaux. Il s'agit plutôt d'une collaboration entre les formateurs et leurs stagiaires dans le cadre d’un partage de connaissances.

4. Point d’avancement

Pour que les entreprises soient productives et atteignent leurs objectifs, il est crucial de mesurer la bonne progression des initiatives. Par conséquent, il est fortement recommandé de tenir des réunions spécifiques pour faire des points d'avancement.

Par opposition aux réunions de direction, les réunions d'avancement impliquent un plus grand nombre de parties prenantes responsables de la conduite des différentes initiatives. Lors de ces réunions, chacune d’elles rend compte à tour de rôle des progrès réalisés, des obstacles identifiés, et du planning actualisé. Ces réunions doivent se tenir de manière régulière, par exemple mensuellement. Si votre entreprise fonctionne en sprint hebdomadaire ou bimensuel, il peut être judicieux de tenir ces réunions plus fréquemment.

5. Team building

Un autre type de réunion informelle qui fait partie intégrante du succès organisationnel - en particulier en période de télétravail - est une réunion de team building. Le team building vous permet de communiquer avec votre équipe, et offre à tous les participants la possibilité de tisser des liens. Si ces réunions sont un excellent moyen de vous assurer que vous êtes tous alignés et partagez la même vision, il n’en reste pas moins important de ne pas négliger leur fonction récréative. Des jeux pour briser la glace sont parfaits pour créer une atmosphère détendue, tout comme proposer du café ou des boissons.

6. Discussions autour d'un café

Les discussions autour d'un café ne sont souvent pas perçues comme étant un type de réunion, alors qu'elles sont cruciales pour le développement et le maintien de la culture d’entreprise. Un café, même virtuel, est une conversation de 15 ou 20 minutes entre deux personnes dans le but de se présenter ou de faire un point rapide. Dans les équipes distribuées ou travaillant à distance, ces réunions courtes remplacent les célèbres « conversations autour de la machine à café ».  

De l’importance de bien choisir le type de réunion

Il est important de choisir le type de réunions adapté à chaque objectif. Par exemple, en tant que dirigeant, organiser une pause café pour demander un point d'avancement ne sera pas forcément bien perçu par les membres de votre équipe qui risquent de se sentir dénigrés. De même, faire un point général lors d’une réunion de direction sera probablement vu comme une perte de temps par les autres participants.

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Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.