Software di collaborazione per riunioni efficaci: la marcia in più di Kairos
La pandemia ha mostrato con ancor più chiarezza rispetto al passato l’importanza di tecnologie alleate per la buona gestione delle riunioni. In questa intervista Loris Vallone racconta il contributo dei software di collaborazione in Kairos.
Dr. Vallone: dal suo punto di vista, quali cambiamenti si sono rivelati necessari in queste circostanze critiche, dal punto di vista della cultura manageriale e di leadership?
Loris Vallone: Iniziamo col dire che la pandemia è stata un acceleratore: non ha certo inaugurato un trend. Siamo riusciti a sopravvivere perché molte infrastrutture erano già disponibili, anche se non pienamente sfruttate nel quotidiano. Strumenti come le videoconferenze e la condivisione digitale dei documenti esistevano già: la pandemia ha messo il turbo a un processo già in atto. A cambiare in modo radicale sono gli aspetti che riguardano le dinamiche interne all’azienda.
Se guardiamo all’interno della struttura aziendale, in Kairos sono impegnate 140 persone: abbiamo esteso infrastrutture e software di collaborazione già presenti, adattandoli al cambiamento dei ritmi e dei processi. Questo è avvenuto soprattutto dopo il primo lockdown, quando l’impatto della pandemia sulla quotidianità e sulle routine interne è diventato lampante. In questo mutato contesto, se ci chiediamo cosa ad oggi sia già cambiato in generale dal punto di vista della cultura manageriale e di leadership, siamo costretti a rispondere che ancora - nella prassi - non è cambiato abbastanza. Tuttavia, è indubitabile che dovrà avvenire una maturazione profonda, basata su una nuova cultura del rapporto con le tecnologie e su un uso maturo dei software di collaborazione. L’approccio alle riunioni, sotto questo aspetto, è un fondamentale banco di prova: digitalizzarsi significa anche e soprattutto essere in grado di gestire riunioni efficaci con strumenti dedicati.
Questo non significa appiattirsi sulla tecnologia, ma avviarsi a un approccio ibrido. Da manager, sono un convinto sostenitore del mantenimento di una forma mista, che permette di guadagnare tempo sul piano privato, salvaguardando la salute dei rapporti in presenza e dei suoi rituali: prendere un caffè assieme, poter chiedere alle persone come stanno, capire i loro problemi e adattare di conseguenza i comportamenti.
In breve: mantenere al centro la componente umana, perseguire una cultura manageriale in cui la persona è al centro e in cui il software di collaborazione supporta questo principio. Il lavoro agile è una grande occasione: permette di gestire in modo efficiente il lavoro ordinario salvaguardando i rapporti umani e lo scambio di idee. Il che significa assicurare la possibilità di gestire, in parallelo, gli aspetti straordinari di queste relazioni.
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Nella sua azienda, qual è stato l’impatto della crisi sanitaria sul numero e sulla qualità delle riunioni?
Loris Vallone: Come accennavo, in Kairos non abbiamo registrato un cambiamento nella qualità degli incontri per un motivo sopra gli altri: eravamo preparati. Gestita la prima fase di eccezionalità della situazione, il processo si è rapidamente normalizzato grazie all’uso di software espressamente dedicati al meeting management. La cura della componente qualitativa ci ha permesso di gestire in modo efficiente la conseguenza principale della crisi sanitaria: vale a dire l’aumento generalizzato nel numero di incontri. Le riunioni sono infatti aumentate perché è venuto a mancare tutto quel flow informativo che di solito viene affrontato in corridoio o comunque in presenza. È cambiata la prassi dello scambio delle informazioni. E questo non tanto nella qualità, quanto nella quantità, richiedendo ai leader più tempo, e più attenzione, per assicurarsi che le persone sappiano cosa sta accadendo.
Per manager, amministratori e partecipanti ogni riunione costituisce un significativo investimento di tempo. Nella sua esperienza, quali sono le best practice che garantiscono la buona riuscita di una riunione di leadership?
Loris Vallone: Per gestire riunioni efficienti, è necessario stabilire alcune fondamentali buone pratiche. In primo luogo, il meeting deve essere presentato da un titolo che sintetizzi il motivo dell’incontro, e che risulti integrato a un’agenda e a un ordine del giorno chiari. Inoltre: all’incontro devono partecipare le persone giuste! La prassi del “porta un amico” è deleteria: i partecipanti devono avere qualcosa da dire sui temi che saranno trattati nel corso della riunione.
È importante ribadire la funzione principale delle riunioni di leadership: il cuore dell’attività manageriale è prendere giuste decisioni. Perché questo avvenga, il processo deve svilupparsi in modo fluido e razionale, e serve disciplina nelle diverse fasi di gestione del meeting. A questo scopo, deve esistere una to do list che chiarisca ai partecipanti i “compiti a casa”: su cosa è necessario prepararsi in vista dell’incontro, quali aspetti necessitano di ulteriori approfondimenti, o considerazioni, o discussioni, prima di arrivare a una decisione condivisa. Ai fini della buona riuscita di una riunione di leadership, il ruolo della preparazione delle riunioni è particolarmente importante: spesso le persone faticano a produrre documenti in anticipo per limiti di tempo, si tende ad arrivare a ridosso dell’incontro senza un’adeguata conoscenza dei temi che saranno trattati.
Per gestire riunioni efficienti, è necessario stabilire alcune fondamentali buone pratiche.
Ma la mancanza di preparazione risponde anche a un problema culturale, che deve essere risolto. Per facilitare la fase preliminare all’incontro, il processo di gestione delle riunioni andrebbe spezzato in tante piccole unità: ed ecco che un software dedicato al meeting management e a gestire riunioni efficienti può aiutare ad articolare le deadline in modo più agile. Quello della preparazione è un requisito importantissimo. Con una nota: deve essere salvaguardato il “diritto all’errore”, e il materiale prodotto in via provvisoria non dovrebbe essere tracciabile. Questo perché il draft è una fase di sviluppo creativo, che non deve “andare agli atti”: altrimenti chi lo produce dovrebbe spiegare anche eventuali errori. La tracciabilità deve al contrario essere salvaguardata per i documenti validati, così come per il verbale della riunione, in vista della sua approvazione.
In ultimo: va ribadita l’importanza della puntualità. Proprio perché il valore del tempo è fondamentale, entrare in un’ottica di precisione degli orari significa rispettare le attività dei partecipanti. Sotto questo aspetto, il manager è il primo che deve mostrare puntualità e precisione: un buon leader deve sempre essere in grado di incarnare le esigenze e i valori richiesti al team.
Qual è l’approccio di Kairos alla gestione delle riunioni?
Loris Vallone: Sotto il profilo della governance, l’approccio di Kairos alla gestione delle riunioni è teso innanzi tutto alla garanzia della tracciabilità della documentazione. Avvalersi di un software di collaborazione come Sherpany ci ha permesso di gestire l’aspetto della gestione documentale secondo irrimandabili criteri di efficienza e riservatezza, permettendo una sicura condivisione dei documenti nelle riunioni manageriali, nei Cda e nel rapporto con membri esterni all’azienda.
L’efficienza dei flussi documentali sta proprio nel garantire la sicurezza e tracciabilità dei materiali, gestendo al meglio la loro condivisione in formato digitale e sposando un approccio paperless: il software consente di scrivere commenti e di gestire le collaborazioni confidenzialmente, evitando problematici rimbalzi di file. Nelle prassi tradizionali, il massivo ricorso alle email poneva infatti serissimi problemi di sicurezza.
Sherpany permette invece di ottimizzare sia la fase preparatoria all’incontro (discutendo ad esempio i punti in agenda), che quella della verifica e conferma del verbale di riunione. L’arco di gestione del meeting viene così affrontato in modo collaborativo e verificato, accompagnando in modo armonico il processo verso la fase decisionale vera e propria. La decisione, infatti, è un’onda che si crea piano piano, attraverso networking, discussioni e iter di consenso. È in questi aspetti che le tecnologie dedicate al meeting management aiutano a salvaguardare la collaborazione, sempre garantendo la sicurezza delle informazioni condivise.
Questo vale anche per la fase di feedback: un altro momento centrale, che tradizionalmente è affidato alle email o a un caos di documenti in allegato, e che può essere efficacemente gestito da funzioni tecnologiche studiate ad hoc.
Quali problemi ricorrevano nelle riunioni prima dell’introduzione un software dedicato al meeting management?
Loris Vallone: Come citavo poco fa, l’inoltro dei documenti ufficiali via email poneva seri problemi, sia sotto il profilo della sicurezza che della consultazione dei materiali. Il passaggio a una logica digitale ha permesso di limitare al massimo l’uso di carta nelle riunioni, evitando le tipiche stampe all’ultimo minuto e la difficoltosa gestione delle deadline sui materiali cartacei. Prima dell’introduzione di un software di collaborazione, era necessario dedicare 3 o 4 giorni a questi aspetti. L’efficienza organizzativa ne risultava condizionata, anche nei suoi aspetti logistici e confidenziali. L’elemento della confidenzialità non può essere ignorato, soprattutto quando i processi si sviluppano in sedi geografiche diverse.
E poi, concludo sottolineando un aspetto più generale. L’ausilio della tecnologia accelera la transizione verso un cambiamento di paradigma di fondamentale importanza: le persone vanno valutate sui risultati e non sulle ore di lavoro...un principio che io ho sempre adottato e appoggiato. È necessario gestire i processi in base agli obiettivi, delegare, alimentare una cultura di responsabilizzazione dei professionisti. Il manager deve essere coinvolto solo se c’è un problema, non deve essere “un capo” impegnato a controllare il professionista come sottoposto.
Responsabilizzazione e professionalità costituiscono un binomio che deve guidare sia il leader che il collaboratore, e in questo la tecnologia fornisce un impareggiabile supporto. Per passare da una cultura del controllo e dell’esercizio del potere a una dell’inclusività e della collaborazione, è necessario incoraggiare le proposte dei collaboratori, gli iter di scambio, la capacità della leadership di accettare suggerimenti. Un software costruito su questo modello è senza dubbio un valido alleato.
