Tecniche di problem solving pronte all'uso per leader di successo

I problemi fanno parte della vita, negli affari e non solo. Ogni giorno affrontiamo criticità, sia nel piccolo (che strada devo prendere per evitare il traffico mattutino?) che in situazioni ben più significative (come possiamo rispondere alle mutevoli condizioni del mercato?). 

Non è un caso che, delle tante competenze richieste a un leader, la capacità di risolvere i problemi in modo efficace sia forse la più determinante. Dopo tutto: che cos’è la leadership, se non il sapere come stabilire una strategia e come portarla avanti, nonostante le circostanze mutevoli? 

Raramente affrontare le avversità è cosa semplice, e le responsabilità di un leader sono sempre più variegate. Per questo, è utile chiedersi: quali sono gli strumenti a disposizione del leader per rispondere alla miriade di situazioni che possono presentarsi? Mettere a fuoco specifiche tecniche di problem solving è un ottimo punto di partenza per permettere ai manager di quantificare i problemi, allestendo un piano di battaglia che li aiuti a superare gli ostacoli. 

In questo articolo vogliamo illustrare alcune delle tecniche di problem solving che un leader può mettere in campo per superare gli inevitabili ostacoli della sua attività presente e futura.

Perché le tecniche di problem solving sono così importanti?

Quando un percorso ci pone davanti degli ostacoli, siamo costretti a capire come rispondere alla sfida. Proprio come un pilota deve imparare opportune tecniche per gestire le turbolenze durante un volo, i manager devono dotarsi di un protocollo da seguire quando sorgono problemi specifici. Si parla in questi casi di “capacità di problem solving”, che si rifà a precise tecniche per la risoluzione dei problemi. 

Le tecniche di problem solving permettono ai leader di procedere quando il percorso si fa accidentato. Possono consistere in una serie di elementi di controllo, di processi e di strategie decisionali che permettono di tracciare una rotta attraverso l’incertezza, assicurando che non si perda la direzione.

Le tecniche di problem solving costituiscono quindi una componente vitale della leadership moderna. Del resto, i recenti avvenimenti ce lo hanno dimostrato: in questo mondo sempre più instabile e incerto, tutto può accadere.

Consideriamo l'esempio di una banca privata tradizionale. Prima del 2020, tutte le riunioni di leadership si svolgevano in presenza, e i dipendenti lavoravano dall'ufficio cinque giorni alla settimana. Con le minacce alla salute collettiva che la pandemia da COVID-19 ha presentato, è stato necessario passare a lavorare in remoto, e in condizioni di assoluta emergenza: vale a dire quasi da un giorno all'altro.

Si è trattato senza dubbio di un’emblematica situazione di minaccia alla continuità del business, in generale e per questa particolare organizzazione. Analizzando la situazione del tutto inedita, utilizzando razionali tecniche di problem solving ed esercitando la capacità di adattamento, queste sfide sono state superate. Non solo: la banca in questione continuerà in tutta probabilità a lavorare a distanza anche dopo che la pandemia sarà superata. E continuerà a costruire soluzioni che aiutino a soddisfare le esigenze dei clienti e a mantenere la loro fiducia.

Vediamo più nel dettaglio alcune delle tecniche di problem solving che i leader dovrebbero considerare come approccio generale, a prescindere dalle sfide aziendali che di volta in volta si presentano.

Tecniche di problem solving pronte all'uso

1. Mettere a fuoco il problema

Tuffarsi nel cercare di risolvere un problema non è mai una buona idea: la prima componente di una buona capacità di problem solving è quella dell’analisi. L’ostacolo che siamo chiamati ad affrontare, infatti, deve essere definito. È dunque necessario comprendere la natura del problema, i vincoli di tempo che il problema pone e le aree su cui rischia di impattare. Adottare questo preliminare approccio analitico vi aiuterà a scomporre le criticità, e a conoscerle.

2. Scomponi il problema in componenti

A volte i problemi sembrano davvero insormontabili, ed è facile sentirsi sopraffatti. Come recita un antico detto: "Come si mangia un elefante? Un morso alla volta...". Lo stesso vale per la risoluzione dei problemi. Una buona strategia per esercitare in modo corretto la nostra capacità di problem solving è imparare a suddividere un problema in componenti più piccole e dunque gestibili. Questo vi aiuterà a trattare ogni componente in modo isolato, anzichè cercare di affrontare tutto in una volta.

3. Coinvolgere gli esperti

Un problema condiviso è un problema dimezzato. Coinvolgere esperti di diverse aree della vostra azienda è un ottimo modo per ottenere prospettive diverse e beneficiare dell'esperienza altrui. E questa può rappresentare una tecnica di problem-solving di valore inestimabile. Una volta che il vostro problema è stato analizzato e suddiviso in parti, organizzare una riunione di brainstorming è un ottimo modo per far avanzare le cose. Naturalmente, è importante coinvolgere solo coloro che sono necessari al dibattito - ma questo dovrebbe valere per ogni riunione. 

4. Offrire una rappresentazione visiva del problema

Dopo aver impostato un brainstorming e aver valorizzato gli impulsi dell’altrui creatività e competenza, per trovare soluzioni efficaci può essere utile mappare visivamente i problemi. Si tratta di una strategia analoga a quella delle mappe mentali, a cui ovviamente possono partecipare le diverse componenti del gruppo.

5. Usare gli algoritmi

Il potenziale della tecnologia è apparentemente senza limiti, e il suo ruolo nella risoluzione dei problemi è ormai ben consolidato. Gli algoritmi permettono di impostare un processo che, passo dopo passo, produce la risposta corretta a partire da una selezione di input. Si basano su leggi matematiche di tradizione millenaria, ma in associazione alla tecnologia moderna possono aiutarci a semplificare il processo di deduzione e a formulare decisioni in modo molto più veloce. Ovviamente, non è detto che un algoritmo sia per definizione appropriato per qualsiasi tipo di problema. Ma per specifiche questioni, un uso attento di questi strumenti può rappresentare un ottimo valore aggiunto per trovare soluzioni efficaci.

6. Strategie per prove ed errori 

Una delle più efficaci tecniche di problem solving è anche una delle più semplici. La strategia per prove ed errori è un ottimo modo per esplorare idee diverse, e trovare le soluzioni che funzionano meglio per una data situazione. Attraverso la sperimentazione e la replicazione delle strategie più funzionali ai vostri obiettivi sarete in grado di trovare soluzioni innovative per i vostri problemi. Inoltre, questo modo di procedere offre opportunità decisive per imparare dai propri errori (vedi punto 7). 

7. Imparare dai propri errori 

Last but not least: imparare dai propri errori è un approccio essenziale per il rafforzamento della capacità di problem solving. Di solito, per trovare tecniche efficaci è necessaria una buona dose di tentativi e di errori. La replicabilità delle migliori tecniche di problem solving si basa in larga parte sull'apprendimento dagli errori che senza dubbio emergeranno lungo il percorso. 

Tecniche di problem solving: la freccia più importante all'arco dei leader

Almeno in apparenza, i recenti fatti avvenuti su scala globale hanno minato la nostra capacità di pianificare con fiducia il futuro. L'ambiente in cui si opera sembra più turbolento che mai, e in quanto guide delle loro organizzazioni i leader devono dimostrare di saper prendere le giuste decisioni strategiche. Per affrontare minacce e sconvolgimenti, le azioni devono essere pronte e rapide, e in effetti il tempismo richiesto è spesso allarmante. 

Dotarsi di buone tecniche di problem-solving è quindi più vitale che mai, e i leader dovrebbero accogliere questa esigenza come una nuova opportunità. E prendere atto che avere un metodo di riferimento per superare i problemi e affrontare le avversità determina la capacità di sopravvivenza delle aziende nella cosiddetta “nuova normalità”.

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.