Regole di base per le riunioni: creare un terreno comune per la collaborazione

Come in tutte le interazioni sociali, anche le riunioni sono condizionate dalla varietà dei comportamenti umani. La capacità di creare connessioni fra le persone è solo uno dei tanti motivi per cui le riunioni sono, e saranno sempre, così importanti. Ma non c’è dubbio che le relazioni interpersonali possano anche creare delle sfide.

Per esempio, alcuni individui possono essere più inclini a dominare le discussioni, e altri più portati a deviare dall'ordine del giorno della riunione e dai suoi punti concordati. Possono sembrare comportamenti banali, eppure hanno un impatto significativo sul successo complessivo dei vostri meeting. 

Anche se non avremo mai l’obiettivo di rimuovere la complessità delle interazioni umane dalle riunioni, è importante che i comportamenti possano essere guidati, tenendo presente alcuni riferimenti per garantire che le riunioni raggiungano i risultati desiderati. Dopo tutto, le riunioni occupano molto del nostro tempo: è quindi necessario che siano il più utili e produttive possibile. 

Stabilire delle regole di base per le riunioni aiuta a guidare i comportamenti umani verso direzioni positive, che supportino la produttività senza danneggiarla. Le regole di base per le riunioni assicurano che tutti partano con il piede giusto e perseguano i medesimi obiettivi. 

In questo articolo, ripercorreremo quali sono le regole di base per le riunioni efficienti e come possono aiutare a rimanere concentrati e a migliorarne la produttività.

Regole di base per le riunioni: quali sono?

Stabilire delle regole di base per le riunioni può sembrare un po' fastidioso. Dopo tutto, spesso ci opponiamo alle imposizioni. D’altra parte, esistono netti vantaggi nell’avere un’etichetta comune. Quindi, per i nostri scopi, possiamo considerare le regole di base per le riunioni come "galateo delle riunioni", e considerarle linee guida, piuttosto che vere e proprie "regole". 

Una volta che le avrete spiegate in termini semplici al vostro team, sarà difficile che riceviate contestazioni sulla validità di un’etichetta delle riunioni. Anche perché questa deriva dai fondamenti del rispetto e della cortesia, sia a livello personale che professionale.

Per questo: pensate alle regole di base per le riunioni come alle sedie che accolgono i vostri partecipanti. Ognuna è uguale in altezza, comodità, posizione e rilievo: nessuno parte da una condizione di vantaggio, e tutti sono allineati intorno a un obiettivo comune. Anche le vostre regole di base dovrebbero dare ai partecipanti un terreno comune per contribuire in pari modo e con spirito costruttivo, e questi elementi sono importanti per tutte le persone coinvolte. 

Stabilire una solida etichetta delle riunioni

Proprio come una sedia ha quattro gambe, le regole di base per le riunioni hanno quattro principi o pilastri: 

1. Rispetto

Il rispetto è importante in qualsiasi ambito della vita, e specialmente sul posto di lavoro. È un fattore fondamentale per creare sicurezza psicologica sul posto di lavoro, che a sua volta promuove l'innovazione e una maggiore collaborazione. Nella fisiologia delle riunioni esistono una serie di considerazioni che potrebbero non apparire scontate quando pensiamo al rispetto, e in questa sezione le affronteremo. Il rispetto è una strada a doppio senso, e sia l'organizzatore della riunione che i partecipanti devono abbracciare di default questo valore. 

Per gli organizzatori 

Gli organizzatori di riunioni devono rispettare il tempo dei partecipanti. Se un incontro è organizzato per una certa ora, è necessario iniziare puntualmente e finire all’orario previsto. Può sembrare elementare, ma assicurarsi che i partecipanti possano andarsene in tempo per gestire i loro prossimi impegni costituisce un fattore importante per l’allestimento di riunioni efficaci.

Per i partecipanti

I partecipanti alla riunione devono rispettare l'organizzatore e gli altri partecipanti arrivando in orario e preparandosi in anticipo, in modo da poter pienamente contribuire all’incontro. Dopo tutto, è nell’interesse di tutti che chi partecipa sia puntuale e ben preparato.

I partecipanti dovrebbero anche essere rispettosi nel modo in cui comunicano durante la riunione. Le opinioni devono essere espresse con tatto e tenendo conto di coloro che sono nella stanza, il feedback deve essere offerto in modo costruttivo e con modalità non aggressive. In una riunione efficace, i partecipanti dovrebbero cooperare per risolvere i problemi e affrontare le questioni, anziché considerarsi ai lati opposti di una barricata.

2. Sapere cosa aspettarsi 

Le aspettative sono un passo importante nel percorso verso riunioni di successo, e permettono sia ai partecipanti che agli organizzatori di assicurarsi che la frustrazione e l'inefficienza siano rimosse dal processo.

Gli organizzatori della riunione dovrebbero essere molto chiari riguardo le loro aspettative prima della riunione. Questo significa che i partecipanti devono arrivare alle riunioni sapendo cosa aspettarsi dal meeting, ma anche sapendo cosa ci si aspetta da loro. A nessuno piace essere preso alla sprovvista in un forum pubblico, per questo stabilire chiare aspettative è una regola fondamentale per il buon esito degli incontri.

3. Preparazione 

Analogamente alle regole di base per le riunioni discusse finora, la preparazione riguarda sia gli organizzatori della riunione che i partecipanti.

Gli organizzatori devono assicurarsi di essere completamente preparati per gestire le loro riunioni, con un'attenzione particolare agli obiettivi, un ordine del giorno chiaro e tutti i materiali distribuiti con largo anticipo. Tutti noi abbiamo presente cosa significhi partecipare a riunioni preparate male, e senza dubbio condividiamo la frustrazione del tempo sprecato in questo genere di incontro.

Sempre a condizione che l'organizzatore abbia fatto la sua parte per preparare accuratamente il meeting, i partecipanti devono arrivare completamente preparati. Questo significa aver rivisto l'ordine del giorno in anticipo, aver completato qualsiasi lettura preliminare e aver portato a termine qualsiasi collaborazione o comunicazione asincrona già prima della riunione. In questo modo, i partecipanti possono essere sicuri di aver fatto tutto il possibile per ottimizzare il tempo del meeting, perché alcuni punti dell'ordine del giorno possono essere risolti prima del suo inizio.

4. Risultati  

Potrebbe sembrare qualcosa di scontato: ma che senso ha una riunione se non si ottengono i risultati attesi? Eppure: quanti incontri ricordiamo che hanno ottenuto ben poco? Troppi. Il problema della “riunionite” è massivamente diffuso in tutto il mondo del business. 

Per questo, una regola fondamentale per le riunioni è concentrarsi sui suoi risultati: un elemento che dovrebbe essere chiaro sia per chi organizza, sia per ogni partecipante. Mantenere l'attenzione sui risultati desiderati delle riunioni aiuta a non far divagare troppo le discussioni, e permette di valutare e ottimizzare i meeting in modo più efficace.

Come implementare le regole di base per le riunioni

Ora che ci è chiaro cosa sono le regole di base per le riunioni, e che abbiamo stabilito alcune linee guida importanti, vediamo come metterle in pratica. Come è chiaro, sia gli organizzatori che i partecipanti hanno ruoli importanti da svolgere in questo processo. 

Organizzatori come artigiani

Riprendendo la nostra analogia con la sedia, gli organizzatori della riunione ricoprono lo stesso ruolo degli artigiani. Hanno il compito di assicurare che le regole di base per i meeting siano create in modo tale da soddisfare il loro scopo, fornendo una piattaforma stabile, equa ed efficace per i partecipanti, al fine raggiungere i risultati sperati.  

Potrebbe sembrare un progetto ambizioso, ma in realtà è abbastanza semplice. Per cominciare, l'utilizzo di guide come questa è un ottimo punto di partenza per costruire regole di base per le riunioni nella vostra organizzazione. Una volta che avete sviluppato una serie di regole di base che pensate siano adatte allo scopo, il prossimo passo importante è quello di farle circolare per avere un feedback, e ottenere il consenso della vostra organizzazione. In seguito, sarete in grado di aggiungerle al vostro wiki aziendale, o di distribuirle internamente e iniziare ad usarle.  

Partecipanti: un ruolo attivo 

Ora. Se gli organizzatori hanno il ruolo di chi crea la sedia, allora i partecipanti dovrebbero semplicemente accomodarsi, giusto? Non è così. I partecipanti hanno un ruolo molto attivo nell'assicurare che le regole di base delle riunioni siano rispettate: non ultimo il fatto di seguirle. Oltre a questo, i partecipanti dovrebbero fornire un feedback. La sedia è comoda? È uniforme e robusta? Può essere migliorata in qualche modo? Tutto questo dovrebbe essere in primo piano per i partecipanti al meeting quando si considerano le regole di base per le riunioni.

Regole di base per le riunioni: il loro ruolo centrale per l’efficienza delle riunioni

Anche se molti di noi hanno una visione negativa delle regole e di ciò che rappresentano, dobbiamo ammettere che le regole di base giocano un ruolo vitale nel processo di riunione, fornendo le basi affinché esse si svolgano in modo efficiente e funzionale.

Per questo le regole sono una componente vitale della nostro framework per riunioni produttive: Azend®. Azend^® affronta le tre dimensioni della gestione delle riunioni: persone, processi e tecnologia, ottimizzandole durante l'intero processo di gestione delle riunioni.

Nell'ambito della dimensione "Persone", Azend^® affronta specificamente l'idea delle regole di base, incoraggiando i leader a stabilire chiari "valori di riunione" che dovrebbero essere vissuti in tutta l'organizzazione.

Per aiutarvi a ottimizzare le vostre riunioni di leadership e migliorare la produttività, scoprite di più sulla gestione delle riunioni e sul framework Azend^® oggi stesso. 

Robert Mitson

L'autore

Robert è appassionato nella creazione e la comunicazione del valore e nel suo lavoro come specialista di contenuti in inglese crea intuizioni per aiutare i leader di tutta Europa a fare in modo che ogni riunione conti.