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Fallstudie

Wie Leonteq mit Sherpany zu papierlosen Sitzungen wechselte

Das Schweizer Unternehmen Leonteq stand vor einer Herausforderung, da sie für Führungskräfte und Vorstandsmitglieder einen sehr zeitaufwändigen Meeting-Prozess hatten. Neben der Investition von Geld und Energie in die Organisation periodischer Sitzungen, erforderten diese eine zusätzliche Anstrengungen von allen Mitarbeitern, um hunderte von Sitzungsunterlagen zu drucken.

Während die regelmäßigen Vorstandssitzungen bis zu mehr als 500 Dokumentenseiten umfassen konnten - hielt der Vorstand 2017, 13 Sitzungen und 10 Telefonkonferenzen ab - für Vorstandssitzungen, die zweimal im Monat stattfinden wurden 200 bis 300 Seiten ausgedruckt. Innerhalb eines Jahres würden somit durchschnittlich 7200 Seiten nur für den Vorstand ausgedruckt werden. “Wir mussten viele Dokumente ausdrucken und für jedes Vorstandsmitglied physische Ordner einrichten", erklärte uns Dominik Ruggli, Leiter Investor Relations und Communications.

Darüber hinaus hielten der Prüfungsausschuss, der Risikoausschuss und der Nominierungsausschuss weitere 17 Sitzungen und 7 Telefonkonferenzen ab. Der Aufwand bei der Sitzungsvorbereitung war mühsam und es war notwendig die Zeit und die Ressourcen, welche der Geschäftsleitung für die Sitzungsvorbereitung zugewiesen wurde, zu reduzieren.

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Auf der Suche nach einer einfach zu bedienenden und umfassenden Lösung

Um den Prozess des Meeting-Managements zu verbessern, begann Leonteq mit der Suche und Bewertung einer Reihe von möglichen Lösungen. Das Unternehmen erstellte eine Liste mit wichtigen Kriterien - die für eine erfolgreiche Einführung der neuen Lösung unerlässlich sind. Benutzerfreundlichkeit, schnelle und einfache Benutzerführung, eine kontinuierliche Wartung und eine kurze Implementierungszeit mussten vom zukünftigen Anbieter sichergestellt werden.

 

‘“Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das für alle Beteiligten einfach und übersichtlich zu bedienen ist.”
 
– Dominik Ruggli, Head of Investor Relations and Communications

 

Die Meeting-Management-Software von Sherpany, gehörte zu den mehreren Unternehmen und verschiedenen Produkten, welche zu einer Präsentation eingeladen wurden, und galt schließlich als die beste Lösung, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Leonteq entschied sich für Sherpany, wegen der einfachen Handhabung von Zugriffsrechten und Benutzereinstellungen, dem flexiblen Zugriff über mehrere Geräte und insbesondere die Möglichkeit, die Applikation für Tablets herunterzuladen, welche den Transport von Unterlagen überflüssig macht.

Jenseits von papierlosen Sitzungen mit Sherpany

Seit Leonteq Sherpany nutzt, gibt es einige Features, welche es Ihnen besonders angetan haben: die einfache und schnelle Erstellung von Agenden, sofortiges Hochladen und aktualisieren aller relevanten Dokumente zu jedem Sitzungsthema des Verwaltungsratsausschuss. "Änderungen an hochgeladenen Dokumenten, die häufig benötigt werden, erfolgen innerhalb von Sekunden" und die Vorbereitung der Sitzungen für den Vorstand werden vereinfacht und erfordern nicht, dass die Mitglieder tonnenweise E-Mails oder Papierkram durchsuchen müssen", so Ruggli beim Hervorheben einiger Vorteile des arbeitens ohne Papier.

Sherpany betrachtet Unternehmen, die die digitale Transformation angehen mehr als nur Kunden. Kunden werden zu Partnern, deren Stimme bei der Produktverbesserung zählt. "Sherpany nimmt das Kundenfeedback sehr ernst und implementiert schnell Verbesserungen am System". Der Übergang von traditionellen Sitzungen zu digitalen Sitzungen war unerlässlich, um die Ziele von Leonteq zu unterstützen: Zeit und Ressourcen für die Organisation der Sitzungen zu reduzieren. Der Ausdruck von Dokumenten und die Pflege eines großen physischen Archivs für alle Ordner und Dokumente wurde obsolet. Leonteq ging jedoch weit über papierlose Sitzungen hinaus. Mit Sherpany wurde der Fokus wieder auf die Sitzungsergebnisse gelegt und das Endergebnis war eine höhere Effizienz des CEO und des Corporate Office.

Genau wie Leonteq stehen heute mehrere Unternehmen vor der Herausforderung der operativen Überlastung bei der Organisation und Vorbereitung von Sitzungen. Diese anspruchsvolle Herausforderung ist für verschiedene Funktionen innerhalb des Unternehmens, vom CEO über den Corporate Secretary bis hin zum Vorstandsmitglied, von Bedeutung und wirkt sich auf deren Fokus aus. Die Digitalisierung von Sitzungen ermöglicht papierlose Prozesse und steigert deutlich die Effizienz und Konzentration der Führungskräfte des Unternehmens.

 


Leonteq

Das 2007 gegründete Schweizer Unternehmen Leonteq ist in den Bereichen Finanzen und Controlling tätig. Leonteq hat seinen Hauptsitz in Zürich und ist führender Experte für strukturierte Anlageprodukte und fondsgebundene Versicherungen.

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