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Fallstudie

Fiduciaria Mega: Der strategische Wert von Investitionen in das Sitzungs-Management

Die Vorbereitung einer Vorstandssitzung kann eine anspruchsvolle und manchmal sogar intensive Aufgabe sein, sowohl für die Person, die für die Organisation der Sitzung verantwortlich ist, als auch für ihre Teilnehmer.

Für die Organisation der Sitzung selbst ist es von grundlegender Bedeutung, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen mit einem Vorlauf von Tagen oder sogar Wochen mit den Vorstandsmitgliedern geteilt werden. Aus Sicht der Teilnehmer ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Informationen zeitnah aktualisiert und korrekt sind, denn nur so können sie ihren besten Beitrag zur Sitzung leisten.

Bei Fiduciaria Mega wurde dieser Prozess vor drei Jahren noch auf sehr traditionelle Art und Weise und hauptsächlich auf Papier gehandhabt. Dies bedeutete, dass die Sitzungsunterlagen fotokopiert und per Post an jedes Vorstandsmitglied gesendet wurden und jeder Teilnehmer der Besprechung seine eigenen Unterlagen in einem geschlossenen Schrank aufbewahren musste, um die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten. "Infolgedessen war die Dokumentensuche ziemlich ineffizient", erklärte der geschäftsführende Gesellschafter Riccardo Biaggi, und bei der Ausführung dieser Aufgaben wurde viel Zeit verschwendet.

Die wesentliche Rolle der Menschen bei der Digitalisierung von Sitzungen

Als ein erfahrenes Vorstandsmitglied Sherpany empfahl, konsolidierte sich das Interesse an einer agileren Meeting-Management-Lösung ebenso wie die Bereitschaft, mit der Ära der digitalen Sitzungen Schritt zu halten.

Die wichtigsten Anforderungen - Sicherheit, ein hohes Maß an Datenschutz und die Möglichkeit, innerhalb kurzer Zeit auf Dokumente zuzugreifen - wurden durch die Software von Sherpany abgedeckt.

Ein schneller Zugriff auf jedes Dokument ist besonders wichtig für alle, die eine große Anzahl von Dokumenten durchsuchen, ihre Daten analysieren und interpretieren müssen. Im Allgemeinen stehen Führungskräfte wie Vorstandsmitglieder oder leitende Angestellte vor der Herausforderung der "Informationsüberflutung" und suchen nach den relevanten Informationen, die es ihnen ermöglichen, trotz der großen Datenmengen einen positiven Beitrag zur Vorstandssitzung zu leisten. Um den amerikanischen Autor John Naisbitt zu zitieren: "Wir ertrinken in Information, streben aber immer nach mehr Wissen", eventuell, gibt es einen Ausweg aus diesem Paradoxon.

Der Umstieg auf eine neue digitale Sitzungs-Kultur erfordert ein Wechsel in Gewohnheiten und Routinen. Dies ist auch für ein etabliertes Unternehmen wie Fiduciaria Mega keine leichte Aufgabe - mit 50 Jahren Erfahrung in der Branche. Was war also das Schlüsselelement, um diesen digitalen Übergang reibungslos und erfolgreich zu gestalten? Die Menschen.

"Ich würde sagen, dass dieser Übergang vor allem auf Offenheit beruht"
Riccardo Biaggi - Geschäftsführender Partner von Fiduciaria Mega

Der Assistent von Riccardo Biaggi, die IT-Spezialisten von Fiduciaria Mega und das Customer-Success-Management-Team von Sherpany trugen alle dazu bei, die Meeting-Management-Software "ganz einfach" zu implementieren. Nach nur zwei Vorstandssitzungen, beherrschten alle Vorstandsmitglieder die Software und seine Grundzüge vollständig.

Die wichtigsten Ergebnisse über die Implementierung einer agilen Meeting-Management-Lösung

Vorstandsmitglieder von Fiduciaria Mega, welche vom geschäftsführenden Partner des Unternehmens, Riccardo Biaggi, immer als "Partner" bezeichnet werden, setzten Sherpany in ihren Vorstandssitzungen ein, die vier bis sechs Mal im Jahr stattfinden aber sie nutzen ebenfalls die digitale Bibliothek wo sie alle wichtigen Dokumente finden können. So haben sie die Notwendigkeit, die Dokumente in einem aufzubewahren erfolgreich eliminiert und können nun alle Dokumente leicht finden und einsehen.

Neben den oben genannten Ergebnissen war eine der bemerkenswertesten Änderungen für Fiduciaria Mega die Zeitersparnis bei der Organisation von Vorstandssitzungen, die auf zwischen 30% und 50% geschätzt wird. Nur bei der Verteilung von Sitzungsmaterialien, welche zuvor gedruckt und per Post verschickt werden mussten, betrug die Zeitersparnis rund 60%. Der Gesamtprozess wurde flexibler, sodass bei Bedarf kurzfristige Aktualisierungen vorgenommen werden konnten.

 

Sitzungsmanagement-Sherpany-Fiduciaria-Mega.png

 

Ein großer Vorteil der Digitalisierung ist die Möglichkeit für Unternehmen, ihren Papierverbrauch zu senken, ohne den Zugang zu Informationen zu beeinträchtigen. In diesem Bereich hat sich diese Erfahrung als sehr positiv erwiesen, und die Papiereinsparungen werden als hoch eingeschätzt - zwischen 70% und 80%. Der zusätzliche Vorteil besteht darin, von einem höheren Datenschutzniveau zu profitieren, da "keine Papiere herumliegen oder verloren gehen können", wie Riccardo Biaggi hervorgehoben hat.

Heute sind die 11 Vorstandsmitglieder, oder besser gesagt, die Partner von Fiduciaria Mega, zufriedener mit der Art und Weise, wie die Sitzungen des Vorstands vorbereitet und durchgeführt werden. Sie haben jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente, ohne von Ihrer Lokalisierung eingeschränkt zu sein, und das hat sie effizienter gemacht.

"Die 11 Partner (von Fiduciaria Mega) konnten sich nicht mehr vorstellen, ohne Sherpany zu arbeiten"
Riccardo Biaggi - Geschäftsführender Partner von Fiduciaria Mega

In der Perspektive des geschäftsführenden Partners Riccardo Biaggi liegt ein strategischer Wert in der Einführung digitaler Werkzeuge für die Abwicklung formeller Sitzungen. „Ein modernes Board-Management, das auf dem neuesten Stand der Technik ist, kann meines Erachtens nicht ohne ein geeignetes digitales Werkzeug erreicht werden. Dies sollte auch bei Familienunternehmen der Fall sein, nicht nur bei börsennotierten Unternehmen oder großen Institutionen.” Diese Ergebnisse, die mit der Meeting-Management-Software von Sherpany erzielt wurden, veranlassten Riccardo, den Einsatz der Software für die Ausschüsse in Betracht zu ziehen, die ebenfalls von einer agilen Sitzungs-Kultur stark profitieren können.

 


Über Fiduciaria Mega

Fiduciaria Mega ist ein Schweizer Unternehmen, das 1969 gegründet wurde und sich auf nationale und internationale Beratungsleistungen in den Bereichen Steuern, Personalverwaltung, Rechnungswesen und Wirtschaftsprüfung spezialisiert hat. "Teilen und lösen" ist das Motto der 70 Mitarbeiter. Wir haben uns gefreut, mit Riccardo Biaggi, dem geschäftsführenden Partner von Fiduciaria Mega, über ihre Erfahrungen mit der Meeting-Management-Software von Sherpany zu sprechen.

Um mehr zu erfahren, besuchen Sie die Website.

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