Ascom: Formelle Meetings erfolgreich organisieren mit einem sicheren Tool

Die Organisation von formellen Meetings umfasst mehrere anspruchsvolle Schritte. Eine effektive Agenda planen, alle Sitzungsdokumente verteilen sowie das Protokoll schreiben sind nur einige Beispiele. Obwohl Technologie ein riesiges Potenzial für effektives Sitzungsmanagement aufweist, werden formelle Meetings heutzutage leider noch immer mit starren und zeitraubenden Prozessen organisiert. Viele Firmen verlassen sich auf gedruckte Sitzungsunterlagen, andere wiederum verwenden einen Flickenteppich verschiedener digitaler Lösungen, die nicht speziell für Sitzungen konzipiert sind. 

Daniel Lack, Geschäftsleitungsmitglied und Corporate Secretary der börsenkotierten Ascom Holding AG, hat diese Probleme selbst erlebt. Als er im Jahr 2001 die Position des Corporate Secretary übernahm, wurden die Sitzungsunterlagen gedruckt und in Mappen an die Mitglieder des Verwaltungsrates verschickt. Später wechselte Ascom zur E-Mail als Hauptplattform für den Austausch von Sitzungsunterlagen. Meetings auf diese zwei Arten zu managen beeinträchtigt aber sowohl die Produktivität der Führungsgremien als auch die Datensicherheit der Unternehmen. In dieser Fallstudie beleuchten wir diese Probleme und zeigen auf, wie Sherpany sie zu lösen hilft.

Mehr Struktur in formelle Meeting-Prozesse bringen

Ohne ein spezifisches Tool für den Zugriff auf Sitzungsunterlagen verschwendeten die Mitglieder des Verwaltungsrates von Ascom viel Zeit mit der Suche nach Informationen in ihren gedruckten Dokumenten und E-Mail-Postfächern. Viele erstellten auch ihre individuellen Archive. Zudem war die Aktualisierung gedruckter Dokumente zeitaufwändig, während unterschiedliche Versionen im E-Mail-Postfach zu Verwirrung führten.

Heute organisiert Ascom die Sitzungen ihrer Direktoren mit Sherpany, unserer Software für die Organisation von formellen Meetings aller Führungsteams. “Sherpany hat uns geholfen, mehr Struktur in den ganzen Sitzungsablauf zu bringen", sagt Herr Lack. Er betont, dass das Management von Sitzungsunterlagen viel einfacher geworden sei. Die Mitglieder des Verwaltungsrates können auf der Plattform jederzeit problemlos darauf zugreifen. Und sie können von unterwegs aus Anmerkungen auf ihren iPads und Mobilgeräten machen, was Herr Lack als "sehr praktisch" bezeichnet.

Auch für ihn als Organisator der Meetings bietet Sherpany besondere Vorteile: "Ich kann während der Organisation von Meetings Zeit einsparen.” Darüber hinaus können die Dokumente aktualisiert werden, ohne dass Verwirrung entsteht, und alle Mitglieder des Verwaltungsrates haben immer die notwendigen Informationen zur Hand.

Dank der Agenda-Funktion effektivere Meetings organisieren

Tools, die nicht speziell fürs Sitzungsmanagement entwickelt wurden, wie zum Beispiel E-Mail oder Datenmanagement-Tools, unterstützen formelle Meeting-Prozesse nur ungenügend. Ein konkretes Beispiel ist die Agenda. Meeting-Forscher sehen eine spezifische Agenda als das wohl wichtigste Merkmal eines effektiven Sitzungs-Prozesses. Dennoch ist die Agenda von formellen Meetings oft sehr simpel und wird beispielsweise als Notiz in Outlook gehandhabt.

Als erfahrener Sitzungsorganisator ist sich Herr Lack der Bedeutung einer klaren und gut strukturierten Agenda bewusst. Aus diesem Grund arbeitet er intensiv mit der CEO und dem Präsidenten des Verwaltungsrates zusammen, um eine effektive Agenda zu erstellen. Sherpany, so sagte er uns, erleichtere diesen Schritt, indem das Tool den Benutzern ermöglicht, für jeden Agendapunkt die Art (z.B. Informationsaustausch, Diskussion, Entscheidung) und die geplante Zeit zu definieren. Und die Sitzungsteilnehmer können bei jedem einzelnen Agendapunkt auf die jeweiligen Dokumente zugreifen, was ihnen hilft, sich besser vorzubereiten.

Während der Sitzung folgen die Verwaltungsräte der Agenda und öffnen die zu diskutierenden Dokumente in der Sherpany-App. Zusätzlich verwenden sie in der Regel einen Beamer. “Dank Sherpany sind wir immer alle auf der gleichen Seite", sagt Herr Lack.

Vertrauliche Daten mit den höchsten Sicherheitsstandards schützen

Laut Herrn Lack war die Datensicherheit einer der zentralen Aspekte, warum Ascom Sherpany implementiert hat. Sitzungsunterlagen sind hochvertrauliche Informationen, welche in den falschen Händen grossen Schaden anrichten können. Gedruckte Dokumente erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente verloren gehen. Und E-Mail und andere Tools weisen eine Vielzahl von IT-Sicherheitslücken auf.

Sherpany hingegen befolgt die höchsten schweizerischen und europäischen Sicherheits- und Compliance-Standards, wenn es um den Schutz vertraulicher Daten geht. Mehrere Zertifizierungen sind der Beweis dafür. Sherpany ist auch konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) und nicht vom US CLOUD Act betroffen.

Diese Fallstudie hat die Vorteile eines sicheren Tools zur Organisation effektiver formeller Meetings gezeigt. Dank innovativer Technologie können Organisationen starre und zeitraubende Sitzungs-Prozesse hinter sich lassen. Daniel Lack, Company Secretary und Geschäftsleitungsmitglied von Ascom, hebt die Vorteile hervor: “Wir sind sehr zufrieden mit Sherpany. Die Software ist besonders benutzerfreundlich und hat mehr Struktur in unsere Meeting-Prozesse gebracht.”

Ascom wird bald evaluieren, ob die Software auch für ihre Geschäftsleitung eingesetzt werden soll. Denn alle Führungsteams können mit Sherpany von effektiveren formellen Meetings profitieren.