Sicht eines Mehrfachmandatsträgers: Eine 10-jährige Reise mit Sherpany – 30 % Zeitersparnis in Sitzungen

 

Wir sprachen mit Marco J. Netzer, Mitglied mehrerer Aufsichtsräte von Unternehmen und Stiftungen, in denen er Sherpany erfolgreich eingeführt hat. Er teilte mit uns, warum sie sich für Sherpany entschieden haben, wie ihr Weg zu besseren Aufsichtsratssitzungen verlief und welchen Einfluss Sherpany seit mehr als zehn Jahren auf ihren Governance-Ansatz hat. 

Die Herausforderungen: Veraltete Prozesse in Aufsichtsratssitzungen 

Vor Sherpany waren Aufsichtsratssitzungen durch Ineffizienzen und manuelle Arbeitsabläufe belastet. Dokumente trafen gelegentlich verspätet ein, wurden häufig per Post oder E-Mail verteilt, und Aktualisierungen führten mitunter zu Verwirrung und erschwerten die Vorbereitung der Aufsichtsratsmitglieder. 

Wie Herr Netzer erklärt: „Bevor wir Sherpany nutzten, hatten wir definitiv verschiedene Herausforderungen. Stellen Sie sich vor, Sie sind ein externer Direktor und nicht im System des Unternehmens. Sie haben keinen Zugang zum Intranet.“ 

Er fährt fort: „Wir haben früher die Unterlagen per Post vorbereitet, später per E-Mail. Man erhält die E-Mails und nimmt mit den Dokumenten an der Sitzung teil, die man bekommen hat … während gültige Dokumente, insbesondere Aktualisierungen, manchmal später eintrafen. Sherpany hat all diese Prozesse verändert und die Effizienz der Aufsichtsratssitzungen deutlich verbessert.“ 

Dies führte dazu, dass sich die Aufsichtsräte nur unvollständig vorbereiten konnten. Der Informationsfluss war nicht klar strukturiert, und kurzfristige Änderungen vor den Sitzungen erschwerten die Arbeit von Aufsichtsratssekretariat und Administration. 

„Eine zentrale Herausforderung, mit der meine Kolleginnen und Kollegen und ich uns vor der Nutzung von Sherpany konfrontiert sahen, war die Vorbereitung. Die Dokumentation, die E-Mails, hin und her, hin und her … das war manchmal verwirrend.“ 

Die Lösung: Eine speziell entwickelte Software für Aufsichtsratssitzungen

Herr Netzer stieß Ende 2014 erstmals auf Sherpany. Er begann, die Lösung bei der Banque Cramer einzusetzen, wo der Großteil der Aufsichtsratsmitglieder extern war. 

„Ich habe schnell verstanden, wie Sherpany funktioniert, und ich habe es der Bank und dem Aufsichtsrat vorgestellt, der zum grössten Teil aus externen Mitgliedern besteht, die nicht täglich im Unternehmen tätig sind.“ 

Sicherheit und Compliance waren entscheidende Faktoren. Um dies in einer öffentlichen Einrichtung, deren Vorsitzender er war, zu verdeutlichen, ging Herr Netzer noch weiter: 

Die Ergebnisse: Ein Jahrzehnt effizienterer Aufsichtsratssitzungen 

Sherpany hat die Governance-Arbeit im Aufsichtsrat grundlegend verändert. 

Sitzungen sind kürzer und wirksamer 

„Ich schätze, dass die Sitzungen des Aufsichtsrats um 30 % verkürzt wurden. Für diejenigen, die nicht täglich im Unternehmen sind, ist die Vorbereitung von völlig anderer Qualität … Man hat Zugriff auf Statuten, Regularien und auf frühere Beschlüsse, die 16 Monate zurückliegen. Man hat Zugang zu Protokollen vergangener Sitzungen und zu einer Bibliothek aller Dokumente, früher wie aktuell. Es ist sehr effizient.“ 

Bessere Abstimmung im Gremium 

Auch die operativen Teams bemerkten den Unterschied. Herr Netzer bestätigt: 

„Es ist viel einfacher. Das operative Management hat naturgemäß ein deutlich tieferes Fachwissen als ein Aufsichtsratsmitglied. Aber es entlastet sie enorm, weil sie mit Personen am Tisch sitzen, die gelesen haben und keine Fragen stellen müssen, die wir dank Sherpany vermeiden können.“ 

Einheitlichkeit über mehrere Mandate hinweg 

Heute nutzt Herr Netzer Sherpany weiterhin in zahlreichen Mandaten – oft in ganz unterschiedlichen Branchen: 

„Ich denke, der größte Vorteil für jemanden, der mehrere Aufsichtsratsmandate innehat, ist, dass man einen einzigen Login hat und damit überall ist. Ob im Flugzeug oder auf Auslandsreise – man loggt sich ein und ist überall. Neben der Sicherheit ist die Einfachheit ein enormer Vorteil.“ 

Sherpany: Ein unbestreitbarer Erfolg 

In den vergangenen zehn Jahren hat Sherpany zahlreichen Unternehmen geholfen, eine strukturiertere, effizientere und professionellere Governance aufzubauen. 

Für Herrn Netzer ist die Entscheidung eindeutig: 

„Die Partnerschaft mit Sherpany war zweifellos die richtige und beste Entscheidung. Ich bin mehr und mehr überzeugt davon – es sind jetzt über zehn Jahre. Kein einziges Mal habe ich gehört, dass ein Kollege im Aufsichtsrat die Entscheidung infrage gestellt hätte.“ 

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