Verwaltungsrat, Gremien und Assistenten: Wie die EHL ihre Meetings mit Sherpany verbessert hat

Meetings haben für Unternehmen eine entscheidende Bedeutung. Sie sind der Schauplatz, an dem Menschen zusammenkommen, um Lösungen zu erarbeiten und Entscheidungen zu treffen. Doch dafür braucht es funktionale Prozesse. 

Somit war es für die EHL Gruppe – eine weltweite Referenzgröße für Bildung, Innovation sowie Beratung im Hospitality- und Dienstleistungssektor – wichtig, ihre Meeting-Management-Prozesse zu verbessern und eine angemessene technologische Lösung zu finden. Sicherheit und Compliance bildeten dabei eine Priorität.

In dieser Fallstudie berichtet Dr. Carole Ackermann, Verwaltungsratspräsidentin der EHL Gruppe, wie Sherpany die Meeting-Bedürfnisse des Unternehmens abdeckt. 

Herausforderung: Effiziente Meeting-Vorbereitung

Vor der Implementierung von Sherpany basierten die Meetings des EHL-Vorstands auf einer Board-Portal-Lösung. Die Dokumente mussten in einem komprimierten PDF-Format hochgeladen werden und Kommentare ließen sich nicht innerhalb derselben Lösung hinzufügen. Stattdessen mussten die Teilnehmenden des Meetings eine PDF-Version der Dokumente und die Agenda herunterladen sowie manuell Kommentare hinzufügen. 

Die Aktualisierungen waren erst während des Meetings zugänglich, was die Vorbereitung erschwerte. "Es war nicht einfach, die Agendapunkte zu bearbeiten oder die Dokumente zu kommentieren", so Dr. Ackermann. Die Herausforderungen bei der Vorbereitung wurden bei kurzfristigen Änderungen sogar noch größer.

So mussten Verbesserungen für die EHL Gruppe her. Die Dokumente sollten auch sicher bleiben, sobald sie in die Lösung hochgeladen wurden: Diese erfordert eine lokale Speicherung und den Verzicht auf ein amerikanisches Rechenzentren. 

Darüber hinaus war die Möglichkeit, die Zugriffsrechte für die verschiedenen Unternehmen der EHL Gruppe zu definieren, eine wichtige Anforderung. Denn die bisherige Board-Portal-Lösung ließ nur zwei Arten von Zugängen zu: Admins, die Meetings erstellen und auf alle Dokumente zugreifen, und Mitglieder, die nur Dokumente einsehen können. 

Implementierung verläuft reibungslos und intuitiv

Mit unserer Software kommt die EHL Gruppe hervorragend zurecht. “Die Lösung ist selbsterklärend und es gab keine Probleme, als wir anfingen, sie zu benutzen”, erklärt Carole Ackermann. “Es ist sehr einfach, sie zu verstehen und zu benutzen – unabhängig davon, ob man technisch versiert oder an eher traditionelle Prozesse gewöhnt ist.” Aus diesem Grund hat die Gruppe sogar auf unser personalisiertes Onboarding verzichtet.

Überarbeitung der Meeting-Management-Prozesse mit Sherpany

Die Umstellung auf Sherpany ermöglichte eine schnellere Einrichtung von Meetings: "Alles ist jetzt viel praktischer und es dauert nur noch eine Viertelstunde, um ein Meeting einzurichten, während wir vorher viel länger gebraucht haben." 

Auch die Vorbereitung und die Abstimmung im Vorfeld wurden erleichtert. Dank Sherpany kann die EHL Gruppe jetzt die Agenda und die zu prüfenden Dokumente im digitalen Format veröffentlichen. "Ich kann die Agenden und Dokumente auf allen meinen Geräten – online oder offline – einsehen, mich auf das Meeting vorbereiten und die verschiedenen Aktualisierungen und Kommentare lesen”, berichtet Ackerman. “Außerdem sind die Mitarbeitenden immer informiert, auch wenn in letzter Minute noch Änderungen vorgenommen werden."

Sherpany als All-in-One-Lösung hat auch den Informationsaustausch vereinfacht, da zur Meeting-Vorbereitung keine Downloads, E-Mails und Telefonate mehr nötig sind. "Jetzt ist die Agenda viel mehr als nur ein Ablagesystem", erklärte Dr. Ackermann

Jetzt ist die Agenda viel mehr als nur ein Ablagesystem.

Dr. Carole Ackermann

Verwaltungsratspräsidentin der EHL-Gruppe

Auch die Nachbereitung gestaltet sich nun effizienter: Die Teilnehmenden können auf Dokumente und Entscheidungen aus vergangenen Meetings zugreifen, was laut Dr. Ackermann ein "großer Vorteil" für den Erfolg ihrer Meetings ist. Sie selbst nutzt Sherpany oft während der Zugfahrt und kann von allen ihren Geräten darauf zugreifen. "Es gibt mir ein wirklich gutes Gefühl. Ich habe alles dabei und ich finde es zuverlässig. Das ist ein großer Vorteil", sagt sie. 

Anforderung: Hohe Sicherheit und Compliance

Auch in puncto Sicherheit fand die EHL Group bei Sherpany die hohen Standards, die sie suchte. Die sichere Zwei-Faktor-Authentifizierung ist nur ein Beispiel dafür. Dr. Ackermann bestätigt dies: "Ich habe das Gefühl, dass unsere Dokumente sicher sind.” Maßgebliche Faktoren liegen vor allem auch im sicheren Hochladen von Daten. 

Die Einhaltung der Datensicherheit und Compliance durch Sherpany ist für die Gruppe viel Wert: So werden die Daten sicher in unabhängigen Rechenzentren in der Schweiz gespeichert. Sherpany ist auch nach ISO 27001 und ISAE 3000 zertifiziert, erfüllt die GDPR-, BaFin- und FINMA-Vorschriften und ist nicht vom US CLOUD Act betroffen.

Zudem kann die EHL Gruppe nun flexibel unterschiedliche Zugriffsrechte auf Dokumente in den verschiedenen Tochtergesellschaften gewähren. Jeder Nutzende erfüllt seine Aufgaben unabhängig, was den Gesamtprozess erheblich vereinfacht. 

Ergebnis: Meeting-Kultur wird gesünder

Die EHL Gruppe setzt sich dafür ein, dass alle Mitarbeitenden ihr volles Potenzial entfalten können. Die Meeting-Kultur ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenskultur und entscheidend für die Leistung der Organisation. Unsere Meeting Management Software hilft der EHL Group, eben dies zu erreichen:

• Die Planung und Vorbereitung von Meetings wird einfacher. Die Erstellung der Agenda, die Nutzung von Dokumenten, Aktualisierungen und die Zusammenarbeit erfolgen jetzt nahtlos innerhalb derselben Lösung. "Wenn man zu einem Meeting kommt, hat man die Dokumente direkt vor Augen", so Dr. Ackermann.
• Die Zeit des Meetings ist völlig zielorientiert. Alle Teilnehmenden sind in Sherpany in Rollen eingeteilt, es gibt zum Beispiel immer einen Meeting-Leitenden, der die Teilnehmenden durch das Meeting führt.
• Die Nachbereitung der Meetings mit Sherpany ermöglicht es den Teilnehmenden, frühere Entscheidungen und Aufgaben zu überblicken, damit Entscheidungen nicht nur getroffen, sondern auch ausgeführt werden.

Ursprünglich als Tool für den Vorstand gedacht, setzt die EHL Gruppe Sherpany nun breiter ein. "Wir haben viele Tochterunternehmen, die es nutzen wollen. Wir mussten sie nicht dazu drängen, es zu nutzen, sie haben es gefordert. Das zeigt, wie gut die Lösung ist", erklärte Dr. Ackermann. 

Die EHL Gruppe hat Sherpany nun seit zwei Jahren im Einsatz und damit zahlreiche Meeting-Aufgaben vereinfacht und Zeit gespart. "Die Assistenten, Führungskräfte und Vorstandsmitglieder sparen Stunden an Arbeit. Wir sind effizienter und sparen Geld", so Dr. Ackermann.  

Florence Wyss-Bieri, Vorstandsassistentin der EHL, profitiert von dieser Zeitersparnis. Heute braucht sie nur noch wenige Minuten, um ein Meeting zu organisieren. "Wenn die Agenda und die Dokumente fertig sind, kann ich sie mit wenigen Klicks mit der Präsidentin abgleichen." Auch das Support Center ist bei Bedarf schnell verfügbar: "Wenn ich Fragen habe, kann ich die Hotline anrufen oder auf den Online-Support verweisen und direkt mit jemandem sprechen."

Sobald die Agenda und die Dokumente fertig sind, kann ich sie mit ein paar Klicks mit dem Präsidenten abstimmen.

Florence Wyss-Bieri

EHL Vorstandsassistentin

Auch ganz individuell hat Sherpany die Arbeitsweise von  Dr. Ackermann verändert: "Ich empfehle die Nutzung von Sherpany, die es mir ermöglicht hat, die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten und Entscheidungen treffen, zu ändern."

Meetings sind das Herzstück dieser Organisation, denn hier werden Impulse gesetzt. "Jede Art von Austausch findet in Meetings statt. Selbst wenn man ein Buch liest, lernt man nicht so viel wie in einem Meeting. Je besser Sie sich vorbereiten, desto mehr Ergebnisse erzielen Sie. Es geht nicht nur darum, Entscheidungen zu treffen, sondern auch darum, Gedanken auszutauschen und durch die Diskussionen neue Lösungen zu entwickeln", so Dr. Ackermann.