Securitas Gruppe Schweiz: Von Papier zu Performance mit Sherpany

Die Securitas Gruppe Schweiz ist ein familiengeführtes Unternehmen mit über 20 Gesellschaften weltweit, welches Sicherheits- und Technologielösungen anbieten. Der Verwaltungsrat trägt die strategische Verantwortung und sichert eine starke Governance über ein breites und dynamisches Portfolio hinweg. 

Mit Aktivitäten, die mehrere Gesellschaften und Rechtsräume umfassen, sind Verwaltungsratssitzungen entscheidend, um Klarheit, Abstimmung und Compliance sicherzustellen. Eine reibungslose Dokumentenverteilung und Meetingvorbereitung sind für die Führung des Konzerns unerlässlich. 

Wir haben mit Daniel Liechti, CEO der Securitas Gruppe Schweiz und ex officio Mitglied mehrerer Verwaltungsräte, über die Einführung von Sherpany und seine Auswirkung auf das Sitzungsmanagement gesprochen. 

Weg mit Papier, her mit Präzision 

Vor Sherpany waren die Sitzungen von zeitintensiven, manuellen Prozessen geprägt. „Bevor wir Sherpany genutzt haben, haben wir die Unterlagen ganz altmodisch verteilt – also ausgedruckt und per Post versendet“, erzählt Herr Liechti. „Durch die Abschaffung dieses aufwendigen und fehleranfälligen Prozesses sparen wir jetzt natürlich viel Zeit.“ 

Der Bedarf nach einem einheitlichen und sicheren Zugriff im gesamten Konzern war ein klarer Treiber. „Wir nutzen Sherpany hauptsächlich im Bereich des Verwaltungsrats als Plattform für unsere Sitzungen. Das bedeutet, dass alle Meetings über dieses Tool laufen.“ 

Unterstützung für bessere Entscheidungen 

Eine besondere Funktion war ausschlaggebend für die Entscheidung für Sherpany. „Damals, als wir verschiedene Lösungen evaluiert haben, war die Möglichkeit zur individuellen Notizerstellung das größte Unterscheidungsmerkmal“, erklärt er. 

„Das heisst, wir verteilen die Dokumente digital, und trotzdem kann jede Person ihre eigenen Notizen machen. Ich glaube, genau das war die Funktion, die uns damals am meisten überzeugt hat.“ 

Weitere Faktoren spielten eine Rolle. „Wir haben uns für Sherpany entschieden, weil der Funktionsumfang sehr gut zu uns passte. Es war ein Schweizer Produkt – auch das hat uns überzeugt. Am Ende war es aber die Summe dieser Dinge, die den Ausschlag gegeben hat.“ 

Alle Mitglieder auf dem gleichen Stand 

Sherpany hat die Verteilung und Prüfung der Unterlagen deutlich verbessert. „Sherpany hat die Effizienz gesteigert, insbesondere bei der Dokumentenverteilung. Alle Mitglieder des Verwaltungsrats erhalten die Unterlagen gleichzeitig. Wir sehen auch, ob sie die Dokumente gelesen haben.“ 

Die Plattform unterstützt auch den Zugang zu zentralen Governance-Dokumenten. „Wir nutzen auch die globale Bibliothek, in der wir wichtige Dokumente wie Satzungen, Organisationsvorschriften usw. für alle Beteiligten zugänglich machen.“ 

Auf die Frage nach der Sicherheit antwortet Herr Liechti klar: „Sherpany ermöglicht uns, zusätzlich zu den Verwaltungsratsunterlagen auch andere wichtige Dokumente digital und sicher bereitzustellen und das überzeugt uns. So können wir auch sensible Inhalte bedenkenlos verteilen.“ 

Bessere Vorbereitung. Mehr Struktur. Effektivere Sitzungen. 

Sherpany spielt heute eine zentrale Rolle in der Vorbereitung der Verwaltungsratsmitglieder. „Der Verwaltungsrat nutzt Sherpany zur Vorbereitung auf seine Sitzungen. Er kann alle Unterlagen durchsehen, Notizen machen und sich so optimal vorbereiten.“ 

Auch die Sitzungen selbst laufen reibungsloser ab. „Die Struktur der Sitzung ist in Sherpany eins zu eins abgebildet. Zu jedem Agendapunkt sind die relevanten Unterlagen hinterlegt. Das hilft uns, die Sitzung effizient und strukturiert durchzuführen.“ 

Auch Aktualisierungen laufen reibungslos. „Alle Verwaltungsratsmitglieder haben die Unterlagen gleichzeitig. Es ist stets sichergestellt, dass sie die aktuelle Version vorliegen haben, auch bei kurzfristigen Änderungen.“ 

Zeit gespart, Klarheit gewonnen 

Sherpany reduziert den administrativen Aufwand deutlich. „Die Vorbereitung ist dank Sherpany effizient, weil wir alles digital verteilen können. Das spart uns vor allem in der Vorbereitungsphase viel Zeit, aber auch in der Sitzung selbst, weil alles klar zugeordnet ist: Dokumente, Agendapunkte, alles.“ 

Für Herrn Liechti ist der Effekt klar. „Wir arbeiten heute effizienter und strukturierter. Zu jedem Agendapunkt ist das relevante Dokument hinterlegt – in Summe haben wir deutlich an Effizienz gewonnen.“ 

Und weiter: „Für mich liegt der grösste Vorteil in der Effizienzsteigerung. Wir sind schneller und dadurch sowohl in der Vorbereitung als auch in der Durchführung effizienter. Das spart letztlich auch Kosten.“ 

Eine langfristige Partnerschaft für bessere Governance 

Die Zusammenarbeit mit Sherpany war von Beginn an positiv. „Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden von Sherpany war stets gut. Am Anfang hat es einen Moment gedauert, bis alles so aufgesetzt war, wie wir es wollten, aber heute laufen wir ziemlich eigenständig, und bisher sind wir sehr zufrieden.“ 

Rückblickend war die Entscheidung richtig. „Als wir uns für Sherpany entschieden haben, war das genau richtig. Es gab damals kaum Lösungen, die so ausgereift und effizient waren, deshalb bereuen wir diese Entscheidung überhaupt nicht.“ 

Würde er Sherpany weiterempfehlen? „Ich kann Sherpany jeder Organisation empfehlen, die Meetings durchführt, insbesondere wenn externe Teilnehmer involviert sind, die sich nicht im gleichen Netzwerk befinden.“ 

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