Die ersten & letzten Minuten einer Sitzung haben die grösste Auswirkung
In meiner Zeit bei einer großen Marketingagentur war der Ablauf unserer Meetings durchgetaktet bis ins Detail. Stundenlange Vorbereitung, hitzige Diskussionen – alles schien wie aus dem Lehrbuch. Und doch: Kaum war die Zeit um, stand jemand vor der Glastür, klopfte, und sagte höflich aber bestimmt: „Entschuldigung, wir haben den Raum gebucht.“
Der Sitzungsleiter nickte, sah auf die Uhr und murmelte: „Alles klar – danke euch. War ein gutes Meeting. Schönen Tag noch.“
Und so war’s vorbei.
Was blieb, waren leise Zweifel:
- Habe ich alle Aufgaben richtig verstanden?
- Haben wir überhaupt etwas entschieden?
- Und mein eigenes Thema – das schiebe ich dann wohl auf nächstes Mal?
Was fehlt, ist nicht Inhalt – sondern Form.
Ohne bewussten Abschluss verpufft selbst die produktivste Diskussion. Was zurückbleibt, ist Unsicherheit – und das Bedürfnis nach Klärung. Wie der US-amerikanische Meeting-Forscher Prof. Joseph Allen herausgefunden hat, führt ein solcher unklarer Abschluss im Schnitt zu drei zusätzlichen Sitzungen, in denen dieselben Themen nochmals besprochen werden.
Dabei ließe sich das alles vermeiden – mit etwas, das uns im Alltag so selbstverständlich erscheint: einem würdigen Anfang. Und einem guten Schluss.
Daher widmen Samuel Schüpbach (reSOLUT) und ich diese Ausgabe einem oft unterschätzten Erfolgsfaktor: der Dramaturgie von Meetings.
Ohne einen starken Start ist eine Sitzung wie ein Film, der schon im Vorspann ermüdet.
Jede Sitzung spielt sich auf drei Ebenen ab: Beziehung, Prozess(e) und Inhalt(e).
Der Sitzungsbeginn spielt auf der Beziehungsebene zwischen den Teilnehmenden. Die ersten Minuten entscheiden über Tonfall, Energie und Richtung. Ein gelungener Einstieg (ein kurzes Begrüssungsritual) wirkt wie eine Ouvertüre:
- Schaffen Sie Verbindung. Ein kurzes „Wie geht’s euch heute?“ kann mehr bewirken, als man denkt.
- Zeigen Sie Wertschätzung. Wer Zeit schenkt, verdient Dank.
Es folgt ein erstes Mal auf der Prozessebene.
- Machen Sie den Zweck klar. Warum sind wir hier? Was wollen wir erreichen? Welche Punkte der Tagesordnung müssen heute vorrangig erreicht werden? Geben Sie diesen Punkten die nötige Zeit («time boxing») – priorisieren Sie.
Nun können Sie wiederholt von der Prozess- zur inhaltsebene und zurück wechseln.
- Stellen Sie (wenn nötig wiederholt) den Bezug zum großen Ganzen her. Wie zahlt dieses Meeting auf unser gemeinsames Ziel ein?
Was für Geschichten gilt, gilt auch für Sitzungen: Ohne Schluss kein Sinn.
Ein Meeting verdient einen Abschluss, der Orientierung gibt und Energie freisetzt. Damit Ihre Teilnehmer das Gefühl haben: Diese Zeit war gut investiert.
Doch – und das betont auch der renommierte Meetingforscher Professor Steven Rogelberg – ein starker Abschluss passiert nicht einfach so. Er muss auf der Agenda stehen.
Planen Sie bewusst fünf Minuten vor Ende ein, um gemeinsam Bilanz zu ziehen:
- Fassen Sie Ergebnisse zusammen (Prozessebene). Am besten lassen Sie reihum jemanden die Entscheidung eines Tagesordnungspunktes wiederholen.
- Fragen Sie nach dem Ziel (Inhaltsebene). Haben wir erreicht, was wir uns vorgenommen haben?
- Skizzieren Sie den nächsten Schritt (Prozess- und Inhaltsebene). Wann sehen wir uns wieder? Was ist bis dahin zu tun? Dies wird übrigens am besten im Sitzungsprotokoll beim jeweiligen Traktandum festgehalten.
- Verabschieden Sie sich bewusst (Beziehungsebene). Ein gemeinsames Schlusswort schafft Verbindlichkeit.
Es sind diese kleinen, bewussten Handlungen, die aus einem gewöhnlichen Meeting einen wirksamen Führungsmoment machen.
Sie signalisieren: Zeit ist wertvoll – und wurde sinnvoll genutzt.
Möchten Sie erfahren, wie Sie diesen Rhythmus in Ihre Führungsroutine bringen? Entdecken Sie unsere Services, oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf.