Améliorez votre communication en réunion en tant que dirigeant

De tous les talents nécessaires pour atteindre le plus haut niveau hiérarchique d'une entreprise, les qualifications professionnelles sont de loin les plus connues. En effet, combien de rapports portent sur les meilleurs MBA nécessaires pour devenir dirigeant ? En revanche, les compétences relationnelles sont beaucoup moins considérées. Il en va de même pour les réunions. 

Par conséquent, lorsqu'il s'agit de l'art de la communication en réunion, on peut affirmer sans risque que de nombreux dirigeants n'y ont jamais prêté une attention délibérée. Pourtant, une communication efficace en réunion est le talent clé méconnu de la réussite des dirigeants. Pour rallier vos collaborateurs autour d'une vision commune, les inciter à se dépasser et guider votre organisation vers ses objectifs, vous devez impérativement savoir comment communiquer en réunion. 

Cette tâche peut sembler facile, en tout cas en temps ordinaire. Cependant, suite à l'essor du travail à distance et à l'adoption de pratiques de travail hybrides, la communication en réunion doit être entièrement repensée. Ainsi, même ceux qui se sentent confiants dans leur communication en réunion physique ont probablement encore beaucoup à apprendre. 

Cet article explore le sujet de la communication en réunion, ce qu'il faut pour devenir un expert en la matière, et donne des mesures concrètes que les dirigeants peuvent prendre pour faire passer leur communication en réunion au niveau supérieur. 

La nécessité d'une communication efficace lors des réunions 

Les réunions sont par essence des événements humains. Interactions en temps réel entre plusieurs personnes, elles sont marquées par les particularités individuelles et nécessitent donc une gestion minutieuse et une communication réfléchie afin d'être efficaces. Sans une communication performante dans les réunions, de la part de tous les participants, mais surtout des dirigeants, elles peuvent rapidement tourner au désastre. Qui ne se souvient pas d'avoir participé à des réunions mal gérées? Chacun d'entre nous a des exemples clairs de personnes qui ont mal communiqué avec nous ou quelqu’un du groupe lors d'une réunion ou d'un appel téléphonique.

En tant qu'êtres humains, nous sommes des communicateurs particulièrement sophistiqués. Par instinct, nous sommes conditionnés pour percevoir le langage corporel, le ton de la voix, les expressions faciales et d'autres traits non verbaux. Par conséquent, la communication en réunion ne comprend pas seulement ce qui est dit, mais aussi la manière dont cela est dit, et les autres moyens utilisés pour le communiquer. Bien communiquer en équipe lors d’une réunion est un concept à multiples facettes qui nécessite une pratique attentive et délibérée.

L'absence d'une communication efficace en réunion peut avoir toute une série de conséquences négatives. Dans le meilleur des cas, il s'agit de simples malentendus innocents, et dans le pire des cas, il peut y avoir des offenses ou une érosion de la sécurité psychologique en entreprise. Ce dernier point est particulièrement préjudiciable aux organisations, car lorsque les personnes se sentent incapables de contribuer ouvertement, les bonnes idées peuvent être mises de côté et l'innovation peut être entravée. Par exemple, dans son livre "Black Box Thinking", Matthew Syed décrit les pièges des équipes incapables de s'exprimer. Dans le tout premier chapitre, un patient meurt sur la table d'opération à cause d'une mauvaise communication entre un dirigeant (le médecin principal) et son subordonné (un chirurgien stagiaire).¹ Bien qu'en entreprise, la communication en réunion soit très rarement un scénario de vie ou de mort, elle est toujours au premier plan de la réussite organisationnelle et devrait être considérée avec l'attention qu'elle mérite. 

Communication verbale : comment parler dans une réunion ?

La communication verbale constitue sans doute l'ensemble de compétences le plus évident à prendre en compte lorsque l'on aborde le concept de communication en réunion. Nos mots, adaptés aux situations, interagissant avec ceux des autres, et nos réactions : tout cela impacte le déroulement d'une conversation. S'exprimer est presque une compétence de base, que même les enfants maîtrisent. Cependant, savoir comment parler dans une réunion requiert une communication de plus en plus nuancée et l'importance de bien choisir ses mots ne peut être sous-estimée. 

Pour bien maîtriser comment parler dans une réunion, il est important de se développer dans trois domaines clés : 

• L'adaptabilité 
• l'empathie, et 
• la réflexion. 

Examinons-les individuellement : 

La communication adaptable

Ce n'est un secret pour personne : nous modifions notre répertoire de communication en fonction de notre interlocuteur. En effet, nous communiquons de manière totalement différente avec un étranger, un patron, un partenaire et un subordonné. Développer les capacités à adapter son discours de manière très nuancée est une facette essentielle d'une communication verbale efficace. Dans les réunions, cela commence par la capacité à entamer les réunions de manière informelle, par exemple avec un ice breaker de réunion. Cela permet d'établir un lien avec les participants sur le plan humain, et de prendre le pouls des émotions du groupe. Au cours d'une réunion, il est également important d'adapter votre choix de mots pour refléter la gravité d'une situation donnée, par exemple une crise. Globalement, il est essentiel de parvenir à adapter votre communication verbale au cours d'une réunion pour susciter l'intérêt des participants et maintenir la réunion sur la bonne voie - quels que soient les sujets discutés.  

La communication empathique

Les participants à une réunion sont avant tout des êtres humains, et les dirigeants doivent s'en souvenir. Chaque personne assise autour d'une table, appelée par téléphone ou en visioconférence est confrontée à un certain nombre de difficultés qu'il est impossible de connaître, et encore moins de comprendre, dans leur intégralité. C'est pourquoi, en tant que dirigeant, il est important d'aborder tous les participants avec empathie. Pour certains, cela viendra naturellement, pour d'autres, il faudra les coacher. Selon des recherches récentes, "il est possible d'accroître l'empathie cognitive, émotionnelle et comportementale par une formation formelle." Par conséquent, si c'est un aspect avec lequel vous avez du mal en tant que leader, cela vaut la peine d'explorer les occasions plus structurées d'apprendre cette compétence. 

La communication réfléchie

Pour beaucoup, le réflexe de réfléchir avant de parler n'est pas une chose naturelle. Cependant, pour communiquer efficacement lors de réunions, il est important de réfléchir et d'entraîner son intelligence émotionnelle. Les étapes pour y parvenir sont très simples : 

• Faites une pause ;
• Inspirez et expirez profondément ;
• Considérez ce qui a été dit ;
• Formulez votre réponse. 

En tant que dirigeant, il est très important de faire attention à la façon dont vous réagissez, verbalement, aux différentes situations dans les réunions. Répondre de manière émotionnelle sans réfléchir augmente la probabilité que les situations s'aggravent inutilement. 

La communication non verbale dans les réunions

La communication non verbale concerne tous les messages qui sont transmis sans utiliser de mots, qu'ils soient écrits ou parlés. Elle est aussi parfois appelée "langage du corps". 

Bien que nous puissions considérer que les éléments les plus importants pour communiquer en équipe lors d'une réunion sont liés à ce qui est dit, la manière dont cela est dit est en fait plus importante. Le Dr John R. Stoker, expert en gestion des performances et en communication, confirme que seuls 7 % de la communication se fait de manière verbale, 93 % étant représentés par le ton et la communication non verbale.²

Alors que les réunions à distance et hybrides occupent le devant de la scène, beaucoup des signaux sociaux non verbaux des réunions ont disparu. Selon Elizabeth Keating, anthropologue de renom, "[le travail à distance et hybride] représentent un défi car les nuances de la communication non verbale qui sont présentes dans les conversations en face à face ne sont pas transmises par les réunions virtuelles".³

Il est donc essentiel de bien comprendre les techniques de communication non verbale utilisées dans les réunions physiques, afin de pouvoir faire de notre mieux pour les recréer ou en tenir compte dans les réunions à distance et hybrides.

Les méthodes de communication non verbale comprennent : 

1. Les expressions faciales

Les expressions faciales constituent l'une des formes les plus courantes et les plus évidentes de communication non verbale. Par exemple, un sourcil levé ou un sourire indique rapidement ce que les gens peuvent ressentir, et c'est souvent le signe d'un sentiment ou d'une vérité non exprimée. Utiliser nos sourcils, notre bouche et nos yeux pour transmettre une émotion ou une information peut donc s'avérer très efficace. 

2. Les gestes

Les gestes sont des mouvements et des signaux délibérés, généralement effectués avec les mains, et ils constituent un moyen important de communiquer sans paroles. Dans les réunions physiques, nous utilisons tous différents gestes pour donner de l'impact à nos communications, mais cela devient plus difficile dans les scénarios virtuels. 

3. La paralinguistique  

L'accompagnement musical de nos mots a parfois plus d'impact que les mots eux-mêmes. La paralinguistique désigne la communication vocale distincte du langage réel, y compris le ton de la voix, le volume, l'inflexion et la hauteur. Certaines personnes ont plus de mal que d'autres à projeter leur voix lors de réunions virtuelles ou hybrides, et il semble qu'il existe un facteur lié au sexe dans ce domaine. Catalyst, un organisme à but non lucratif qui s'efforce d'accélérer l'accession des femmes aux postes de direction, a constaté que "45 % des femmes chefs d'entreprise affirment qu'il est difficile pour elles de prendre la parole lors de réunions virtuelles et une femme sur cinq dit s'être sentie ignorée ou négligée par des collègues lors d'appels vidéo".⁴

4. Le contact visuel

Les yeux jouent un rôle important dans la communication non verbale. Regarder, fixer et cligner des yeux sont des comportements non verbaux importants qui aident à identifier l'engagement, les sentiments et les émotions des gens. Lorsque nous rencontrons des personnes ou des choses qui nous plaisent, notre taux de clignement augmente et nos pupilles se dilatent. Regarder une autre personne peut donc indiquer toute une série d'émotions, y compris l'hostilité, l'intérêt et l'engagement, autant d'éléments difficiles à détecter lorsque les individus sont réduits à des carrés sur un écran.

5. Le langage corporel et la posture

Votre posture et vos mouvements transmettent une énorme quantité d'informations, de manière non verbale. Selon un article récent de Forbes, il y a deux erreurs courantes que beaucoup font dans les réunions virtuelles : 

• "Ne vous appuyez pas sur le bureau. Cela donne l'impression que vous vous ennuyez et que vous n'êtes pas intéressé par la conversation", et 
• "Ne vous penchez pas en arrière sur votre chaise, car cela peut donner l'impression que la conversation ne vous intéresse pas non plus".⁵

Bien qu'il s'agisse de positions ordinaires, voire par défaut, que nous pouvons adopter lorsque nous travaillons à domicile, il est important de les éviter délibérément, afin de ne pas transmettre de fausses idées sur notre niveau d'engagement. Adopter une posture droite et ouverte est essentiel pour envoyer le bon message aux autres participants. 

6. La proxémie

La proxémie est le terme donné à la notion de distance physique appropriée à garder par rapport à un autre individu dans une situation donnée. Le besoin d'un "espace personnel" est une facette importante de la communication. Cette différenciation est impossible à recréer virtuellement, surtout dans des situations émotionnellement vulnérables où une autre personne peut avoir besoin d'être consolée ou rassurée. 

Maîtrisez votre communication en réunion

Si communiquer en équipe en réunion peut sembler vague ou nébuleux au premier abord, il existe des mesures concrètes que vous pouvez prendre pour améliorer vos capacités dans ce domaine. Voici cinq actions que vous pouvez entreprendre, immédiatement, pour améliorer votre communication en réunion en tant que leader :

1. Écoutez activement

La première étape dans la conquête d'une communication efficace en réunion est l'écoute active. L'écoute active consiste à donner aux autres participants l'occasion d'explorer leurs idées, leurs pensées et leurs sentiments, avant de prendre votre tour pour interagir. Dans le domaine de la communication en réunion, il ne s'agit pas seulement d'écouter ce qui est dit, mais aussi d'observer les participants - quels signaux non verbaux donnent-ils ? Après tout, cela donnera une image plus complète que ce qu'ils disent. 

2. Sortez de votre zone de confort 

En tant que dirigeant, il est fort probable que votre expérience de la communication en réunion se soit construite lors de situations en personne. Cela signifie que dans notre nouveau mode de management hybride, il est possible de développer de nouvelles habitudes. Pour cela, il faut commencer par vous forcer à sortir de votre zone de confort. Tout d'abord, vous devriez envisager de diriger une partie de vos réunions hybrides en étant vous-même à distance. Cela vous donnera un aperçu de l'expérience des employés hybrides et vous permettra d'adapter vos futures communications en réunion en conséquence. 

3. Mettez la caméra

Comme nous l'avons déjà appris, la grande majorité de la communication en réunion est non verbale. Cela signifie qu'il est impératif que les participants aient leur caméra allumée autant que possible pendant les réunions. Cela vous permettra de vous faire une idée précise de ce qui se passe dans vos réunions, de ce que les gens ressentent vraiment, et de savoir où se situent les points de tension ou de désaccord - même si les gens ne sont pas prêts à s'exprimer. 

4. Utilisez la technologie

Un autre conseil clé pour améliorer la communication lors de vos réunions est d'utiliser pleinement la technologie qui supporte les réunions. Utilisez la communication asynchrone en amont des réunions, qui permet aux participants de poser des questions de clarification sur l'ordre du jour de la réunion et de collaborer à l'avance. Brisez la glace de manière informelle en début de réunion afin de débloquer toute l’énergie du groupe. Encouragez vos participants distants et hybrides à utiliser la fonction "lever la main", ou à utiliser une boîte de commentaires/chat pour partager leurs idées afin de transposer dans la sphère virtuelle notre expérience des réunions en personne. Récoltez du feedback après chaque réunion. Tous ces éléments permettront de capter plus d’émotions et de ressentis avant, pendant et après vos réunions.

5. Récoltez du feedback  

Il est prouvé que les dirigeants surestiment régulièrement leur capacité à gérer efficacement les réunions.⁶ Il n'y a pas de meilleure façon de le vérifier que de demander réellement à ceux qui ont participé à la réunion. En effet, une étape clé pour améliorer vos compétences en communication de réunion consiste à demander aux participants un feedback régulier, structuré et anonyme sur la réunion. Vous obtiendrez ainsi une image précise de votre performance en tant qu'animateur de réunion. En recueillant ces commentaires dans un format cohérent et structuré, vous pourrez suivre vos progrès dans le temps. Des fonctionnalités telles que le formulaire d'évaluation de réunion gratuit de Sherpany permettent d'automatiser ce processus. 

La communication en réunion : un sujet qui mérite l'attention des dirigeants

La capacité à communiquer efficacement en réunion, ainsi qu'à reconnaître les moyens verbaux et non verbaux utilisés par les participants à la réunion, est essentielle pour tirer le maximum de chaque réunion.

En suivant les conseils pratiques décrits dans cet article, les dirigeants peuvent commencer à améliorer leur communication en réunion, mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. L'amélioration de vos compétences en matière de communication en réunion doit être un processus continu qui ne s'arrête jamais, et le feedback jouera un rôle essentiel dans le suivi de vos progrès. 

¹ “Black Box Thinking: Why Most People Never Learn from Their Mistakes - But Some Do”, M. Syed, Portfolio, 2015.   

² "Overcoming Fake Talk: How to Hold REAL Conversations that Create Respect, Build Relationships, and Get Results", J. R. Stoker, McGraw Hill, 2013. 

³ "Why Do Virtual Meetings Feel So Weird?", E. L. Keating, American Scientist, 2021. 

⁴ “45% of women business leaders say it’s difficult for women to speak up in virtual meetings” C. Connley, CNBC, 2020. 

⁵ “8 Top Tips For Improving Your Body Language During Virtual Meetings”, B. M. Cole, Forbes, 2020. 

⁶ ”Why Your Meeting Stink - and What To Do About It”, S. Rogelberg, Harvard Business Review, 2019.  

Robert Mitson

A propos de l'auteur

Robert est passionné par la création de valeur et la communication. En tant que spécialiste du contenu anglais, il créé de nouvelles perspectives pour aider les dirigeants dans toute l'Europe à faire en sorte que chaque réunion compte.